党政机关秘书工作要实现“三个转变”

中国作为一个文明古国，政治文明起源早、发展快、历史长、影响大，其中，文秘文化内容极其丰富。追根溯源，公文一开始是作为记载朝政活动和国家大事的史料档案面目出现的。殷商的甲骨文乃是迄今世界上最古老的公务文书之一。老子就曾是周朝掌管文书档案的官吏（“天府”守藏吏）。孔子毕生从事搜集各国文书档案，并整理删定了诗、书、礼、乐、易、春秋“六经”。汉代以降，随着文字的发达和统治的需要，统治阶层就用这类文书来发号施令、管理事务，逐渐形成了各种各样的公务文书。公务文书也就成了辅助政治的工具，其重要性不言而喻。尽管随着政治制度的建立和完善，历朝历代对公务文书及其运作都作了许多改进，逐步形成了一些管理规范，但总体来说，在人治的传统下，定位于辅政功能的文秘工作都带先天的缺陷：一是文秘工作制度失范，公文运作往往因人因事而定，朝令夕改，带有相当的随意性；二是文秘非职业化，文秘工作因领导人的需要而需要，因领导人的改变而改变，职能不能法定，而且秘书人员对服务对象有严重的人身依附关系；三是文秘工作效率不高，文秘工作神秘化，环节多，程序繁，从而导致决策无序，措施失当，政令不畅，执行不力，在很大程度上削弱了统治阶级的执政能力，加速了一个政权的灭亡。现代社会，随着政治制度的不断发展和完善，文秘已经从辅助政治的地位变成为政治制度的一部分，甚至于它从一个侧面反映着一国的政治文明程度。进一步加强和改进文秘工作势在必行。

8 O% i" I" i# x1 T1 @. e（一）文秘工作要从随意性向规范性转变

这是加强执政能力的内在要求，是适应时代发展的客观需要。党的十六大报告指出：“我们党经历革命、建设和改革，已经从领导人民为夺取全国政权而奋斗的党，成为领导人民掌握全国政权并长期执政的党；已经从受到外部封锁和实行计划经济条件下领导国家建设的党，成为对外开放和发展社会主义市场经济条件下领导国家建设的党。”这就特别需要加强和改善执政方式和领导方式，即依法治国，建设社会主义法治国家。其核心是各方面工作都要纳入法制化轨道。对于文秘工作来说，就是要求文秘工作必须做到制度化、规范化、程序化。

1. 公文定位要科学化。公文平常耳熟能详，但深究起来往往似是而非，廓清对公文的认识很有必要。公文既不是可有可无的东西，也不是万能的灵丹妙药，它有自己特定的功能。一般来说，党政公文有以下四大功能：一是执政党意志和主张的集中体现，这里要注意把握其政治性、体制性、战略性，体现党的政治意识高度；二是执政党实施政治领导和国家事务管理的重要手段，这里要注意把握其严肃性、法定性、技术性，体现党的执政领导力度；三是执政党对党员干部和人民群众进行宣传教育的重要渠道，这里要注意把握其说服力、感染力、号召力，体现党的思想领导深度；四是一般公务活动接洽，这里要讲究精炼、简洁、实用，体现公务职能的效率原则。根据这四大功能来定位公文，文秘工作部门在拟制公文时就必须注意把握好以下几个方面的问题：
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（1）要有立意高度。党的十六大报告指出：“党的领导主要是政治、思想和组织领导，通过制定大政方针，提出立法建议，推荐重要干部，进行思想宣传，发挥党组织和党员的作用，坚持依法执政，实施党对国家和社会的领导。”文秘部门在起草党委加强领导的文件时，既不能用一般的政治概念去图解具体问题，把什么工作都填进党的文件的“大箩筐”里去，也不能站在局部立场上考虑问题，就事论事，陷于事务性工作之中，而是要以“三个代表”重要思想来统领，以党的路线方针政策为指针，具体问题具体分析，分类指导，具体落实。如我们在起草“中共浙江省委关于进一步加强人民法院基层建设的若干意见”时，就不能简单机械地用科学发展观、加强执政能力建设等政治概念去生搬硬套，而是要把它提高到贯彻党的十六大精神和依法治国方略，推进司法改革、保证审判机关依法独立公正地行使审判权，推进社会主义政治文明、构建社会主义和谐社会的高度来认识。

5 t; k+ p6 Y$ Z$ w* \1 Y（2）要有政策水平。党委文件始终要有一个执政党的政治意识，既要着意巩固执政党地位，又要注意依法律和政策办事。特别是在涉及人大、政协、政法等领域时，更要注意把握好政治领导与依法办事的关系问题。如我们在起草省委加强和改进对人大、政协工作的领导文件时，就不能片面地强调法律制约问题、干预干部人事问题，而是要站在党的总揽全局、协调各方的高度，强调坚持党的领导、人民当家作主和依法治国有机统一，善于把党的主张通过法定程序变成国家意志，从制度上法律上保障党的路线方针政策的贯彻执行，善于运用民主程序推荐和监督干部，并从党员干部要模范遵守宪法和法律，自觉地在宪法和法律范围内活动的角度来对党的机关和广大党员干部提出要求。
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& O6 p" t. h8 r+ g& }0 M9 u0 A4 l- |（3）要有权威性。政策和策略是党的生命。我们党作为一个执政党，是领导我们社会主义现代化事业的核心，在新的历史时期，要科学执政、民主执政、依法执政。这就要求我们在制定政策措施时，必须在坚决贯彻上级的指示精神的同时，依照宪法和法律，坚持立党为公、执政为民，以维护最广大人民的根本利益为旨归。因此，在起草文件时就必须体现政令的权威性，既要忠实贯彻党的意志和领导意图，又要依法审慎，严肃认真。在文件中要尽量避免出现职能部门之间政策打架、片面强调主管部门的管理权限，或者主管部门只规定权利、不规定义务，不公平对待行政相对人；或者只讲大道理，不讲小道理，文件操作性不强；或者政出多门、朝令夕改，只立不改、只立不废等现象和问题。

: h/ O/ l0 |( b. _8 M+ G' |（4）要有说服力。作为一个先进的执政党，做群众工作、做人的思想政治工作是我们党的政治优势和一贯作风。体现在文件中，就是要不断增强党的思想理论工作的创造力、说服力、感召力，从而运用方针政策去组织群众、宣传群众、教育群众、服务群众。因此，我们在宣传党的路线方针政策时，就不能一味地进行政治说教和训示，而是要激发思想、贯注情感，解疑释惑、循循善诱，寓理于情、寄意于理。在这方面，毛泽东的文章是光辉典范，他的文风既激情飞扬又朴实无华，既纵横捭阖又通俗易懂，体现了思想性和艺术性的高度统一。素有“党内第一枝笔”称号的胡乔木同志，在起草党的重要文献《党的若干历史问题的决议》时，曾经对起草小组成员说：“要研究写作的技巧……除了科学性、逻辑性之外，还要给人以美感，给人以愉快。”他的写作特点是内容求深、语言求新、形式求美。他说“文章尽管是讨论工作，但应该有感情，提倡什么、促进什么要有感情，反对什么也要有感情”，“党八股，没有一点感情，是官样文章，不痛不痒”，“文章的生动不生动，也不是光看句号、问号和惊叹号的多和少，更主要的是看能不能提出问题，解决问题，有没有感情和激情”。
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# l! \: ^. b5 S- p4 z（5）要准确精炼。俗话说，“一字入公文九牛拔不出”。文件是领导机关作出决策部署、发布政令措施的载体，必须叙事简明扼要，态度端正谦和，语言精炼明快，措辞准确有力，文风平实得体。因此，我们在起草文件时，一是要防止和克服官僚主义，大话套话满天飞；二是防止和克服浮躁作风，行文不顾实际需要，层层相因、逐级加码；三是要防止和克服工作不顾对象，拼凑口语数字，总结不符实际，炫耀成绩、讳言不足等等。至于纯粹文字表达，总要让人看得明白，便于操作。1951年，毛泽东曾专门主持起草《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定中的文字缺点的指示》，针对当时电文中最常见的滥用省略、句法不全、交代不明、眉目不清、篇幅冗长五类缺点，提出了不许滥用省略、必须遵守文法、纠正交代不明的现象、纠正眉目不清的现象、凡文电必须认真压缩五项纠正办法。毛泽东还在文件结尾郑重指出：“中央认为此种文字缺点的纠正，将使我们同志的头脑趋于精密，工作效能有所提高。”很能说明问题。

2. 公文处理要规范化。公文处理主要指撰文规范和办理规范两大部分。随着现代政治制度的确立和行政管理的完善，目前党政公文管理已经被纳入了制度化管理。如中共中央办公厅于1996年颁布了《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号），国务院于2000年颁布了《国家行政机关公文处理条例》。但是，在执行过程中，我们仍然存在着凭老经验、按旧积习办事的现象。如请示与报告纠缠不清，请示多事一报或多头请示、越级请示，请示直接送给领导个人等等；平行规则紊乱，越级行文、忽视抄报、用下行文取代平行文、平行文不会用函以及滥行文等等。特别是在公文办理规范方面，不按程序办事，规避审核、拒绝协调、先入为主、主观臆断的现象时有发生。如典型的“文件倒流”问题就是例证。

& r$ y$ @0 s& \# X进入新阶段，我们党要适应新形势新任务，实行科学执政、民主执政、依法执政，很重要的一个方面就是要建立科学、民主、规范的公文处理制度。上述这两个条例的许多规定还比较原则，需要我们根据需要和结合实际进行细化。中共浙江省委办公厅曾于1999年11月发布了《关于规范省委、省委办公厅公文格式的意见》（厅发〔1999〕47号）。但是，其中有的内容也有待于进一步细化。如在撰文方面，许多形式类规范还过于抽象原则，操作中难以准确把握，在一定程度上影响公文的严肃性和权威性。如文种的把握尺度还需要进一步细化，同样一件事，是用决议、决定、指示还是用意见、通知、规定？需要对文种的适用内容进一步作出具体的规定。如发文字号问题，厅发〔1999〕47号文件对于省委转发上级机关的文件内容就没有包括进来；对于发浙委办文件，其第一项内容“经本级党委授权，传达或代党委发布、部署某些事项”概括就不够周严，应把传达贯彻党委的指示，发布有关事项，部署有关工作等内涵包括进来；因此，造成秘书人员在实际操作中有时很难把握，是该用浙委、浙委办，还是该用浙委发、浙委办发？是该用浙委办函，还是该用厅字？如标题问题，《条例》中规定得很原则：“由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方”。对此，厅发〔1999〕47号文件进了一步：“批转文件应连同单位名称和原文件名加书名号”，但在执行中却大相径庭。如中央文件中就出现有三种情况：一是连同单位名称和原文件名加书名号的，二是单位名称不进书名号的，三是都不用书名号的。另外，国务院条例又是这样规定的：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”如行文规则问题，《条例》中规定的“可发可不发”、“可长可短”究竟怎么掌握？2004年1月，浙江省人民政府办公厅曾以浙政办发〔2004〕19号文件的形式，通报了当月收文中的不符合公文管理规范的案例，其中，文种、格式、行文规则等不符合规范的文件50件，占收文总数的15%；省直机关报送公文无电子文件的102件，占收文总数的53%。
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在办理方面，公文办理分为收文办理和发文办理，其中，收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。在这些环节中，拟办和请办是两个关键性环节，是文秘部门的参谋助手作用集中体现之所在。一方面，综合机关要充分发挥总揽全局、协调各方的作用，拟办和请办过程就是文秘部门调查研究、分析认证、综合协调、提出意见和建议的重要过程；另一方面，领导同志既不可能通晓所有方面的知识本领，也不可能没有角色偏差或个人偏见，经由文秘部门的审核把关，有利于促进领导决策的科学化、民主化。但是，两个条例对此却没有足够重视，只有简单的两款，迫切需要加强具体规范。例如，如何进行调查研究？如何进行分析认证？如何进行综合协调？如何进行审核把关？文秘工作人员和领导同志的权利与义务如何界定？公文的时效如何确定？公文的立改废关系如何处理等等。
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- R$ i+ R7 |% E& C% R+ u6 i3. 秘书职业要制度化。为政在人。文秘工作部门在各级党政机关中处于枢纽位置，决定了秘书职业的特殊重要性。但这个特殊性并不是指秘书身份特殊的地位，而是指文秘工作人员需要具备特殊的素质和本领：既需要具备较高的文字能力，又需要较高的政治素质。中国传统政治对秘书职业缺乏科学研究，往往因秘书接近领导而变得讳莫如深。封建社会的秘书机构往往成为特殊的阶层，秘书既是助手，也是官僚，往往利用职业之便，要么为统治者讳，闭着眼睛说瞎话，歌舞升平、歌功颂德；要么为自己捞取利益，偷梁换柱、公文旅行、吃拿卡要。今天，随着经济社会的发展、现代管理的兴起和法治社会的建立、政治文明的倡立，秘书职业的制度化势在必行。

（1）科学界定秘书的职责。秘书究竟是干什么的？在一个法治社会里，文秘工作部门迫切需要职能法定，以便于加强自身的思想建设、组织建设、业务建设和行为规范，正确地履行自己的职责。换言之，文秘工作的专业化、职业化、制度化、法定化是现代政务管理的重要特征之一，否则，文秘工作人员就很难适应新形势新要求，真正做到尽职尽责，创造一流的业绩。
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4 F& n1 t$ u8 D（2）合理确定秘书的资格。文秘工作人员处于机关的中枢地位，担当着重要职责，需要较高的政治素质、优秀的道德品质、合理的知识结构以及很强的文字能力，关系重大，不可不慎。要建立完善文秘工作人员的资格准入制度、优胜劣汰机制，健全科学的考核办法和奖惩制度，借以提升综合素质，提高工作质量和效率，促进机关整体工作绩效。据调查，许多机关里文秘工作人员的素质偏低，包括学历、专业和职业培训都很不够。据湖南省秘书学会2001年对全省14个市州和100多个省直机关的文秘工作人员从业状况所进行的一次问卷调查表明，通过竞争上岗、公开招聘走上秘书岗位或担任现任职务的，分别只占被调查对象的5%和3%，具有硕士、博士学历的人员只占1%。
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" U! e. J( M( m2 ]8 u8 @+ N（3）明确规定秘书的权利与义务。文秘工作虽然具有辅助性、从属性的本质特点，但是，作为一种专业职能，其应有的基本权利和义务必须给予明确规定，否则，文秘工作的专业特性就难以体现，文秘工作人员就难以真正做到“到位而不越位”。在新的形势下，秘书工作理论与实践必须与时俱进、改革创新，适应新世纪新阶段对党政机关文秘工作的新要求，适应现代秘书理论与实践的发展方向，建构现代秘书工作新体系，把秘书工作人员的基本职能、基本权利与义务规范起来、健全进来，形成制度。这是今后秘书工作理论与实践需要研究解决的一个重大课题。

& c2 }6 S  Q4 ~- d" M6 g! k' m0 q8 J（二）文秘工作要从被动性向主动性转变
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（三）文秘工作要从低效向高效转变
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从传统眼光看，秘书是从事幕后工作的，所干的多是些办事、跑腿、打杂等低层次的服务，秘书工作的事务性、服务性、从属性特征，遮蔽了秘书工作的有效性。造成这种认识和现状，很大程度上是由于过去经济社会文化相对不发达，文秘工作活动领域相对狭窄，文秘工作人员没有社会地位。现代社会则完全不同，不仅社会领域极其广阔，内容极大丰富，社会分工越来越细，而且管理工作越来越重要、越来越规范、越来越科学化，任何一个领域和部门，如果不借助于文秘工作部门，再能干的领导都无法胜任其职责。今天，文秘工作无所不在，秘书队伍极其庞大。据统计，现今我国秘书部门的从业人员达到了1000万左右，甚至在一个机关里，文秘工作人员的数量远远超过了其他人员的数量。加上自动化、智能化办公的广泛应用，可以说，文秘工作已经逐渐从辅助性走向了职业性，从服务型走向了管理型。同时，随着我们党的执政方式、领导方式的转变和政府职能、工作作风的转变，公务文书已经不仅仅是机关内部转运的工具，而更多地成了实施政治领导、社会管理的有效载体，日常公文中大量出现的是改革措施、政策法令、管理规范和制度建构。文秘工作人员直接担当着研究制定路线方针、改革决策、发展大计、管理制度的责任人，其工作质量和效率在一定程度上代表了执政能力和领导水平。文秘工作事关工作大局，事关政治文明，事关天下兴亡。文秘工作要不辱使命，其效率和质量必须得到进一步提高。

　我曾在机关办公室抄材料五年,深知为领导写材料的甘苦,有的写手靠一个材料能连升三级,有的则可能卷铺盖滚蛋。我一直希望挤身于写材料的行列,但终未能如愿,于是拍拍腚去了文联。
　　在文联也是写材料，但此写材料与彼写材料是不同的，过去写材料署的是领导的大名，而现在写材料署的是自己的名，不替别人卖命而是为自己出名，不亦乐乎！
' u# L3 f! ]7 |% l- b1 ^　　有一年，市文化局长调文联任主席，行家认为是降格使用。所以这位老先生便没了工作激情，终日鏖战麻坛。
　　一天上午，他安排我写一份当年的年终总结和下年的工作打算。我说，我在创作室工作是写文艺作品的，不会写公文。他说，文理相通，文件和文艺创作没多大区别。我一犹豫，便答应下来。当天下午上班时，我把五千多字的总结及打算交给了主席，主席将文稿往桌子上一摔，不悦地问：你胡弄我？
　　文件你还没看怎么知道我胡弄你？我摔门而去。
$ q3 n5 L) J9 D& d; U! }' b5 H　　下班时他叫住我笑道：写的不错，真的不错。我想到的你写了，我没想到的你也写了；咱干的事你写了，咱还没干的事你也写上了。不亏为创作室主任，这个文件很有创新精神！他后来对麻友说：原来在文化局工作时，写一份这样的材料，总要组织一班子笔杆子，到宾馆包房间奋战十几个昼夜才能拿出一个很不成熟的草稿。没想到某某一个上午就拿出了这么成熟的稿子，不简单，不简单！
# O" E% n& I- o) N  r　　我也不客气地说：畅销书咱都能写，何况“创作”这么一个简单的总结报告！
　　过了几年，主席退休了。文化局的副局长提拔为文联主席。这位新主席是政策研究室出身，写文章喜欢用一二三，如：一要学好一个文件，二要办好两件实事，三要搞好三个落实，四要明确四个目标，五要制定五项措施，六要立足六个实际，七要打胜七个硬仗，八要完成八项任务，九要理清九个思路，十要力争十全十美。以后几年，我又为他创作了一些文件、讲话、报告之类的初稿。
　　有一次他为了显示自己高人一筹，见解独道，说，为了修改某某起草的一份文件，弄得一宿没睡。有人把话传给我，我耻笑到：我出版了十几本还算好销的小册子，没听说哪位编辑为修改我的书稿而被害得整夜不能休息的。
　　我以此为契机，宣称：不给稿费的“创作”再也不搞了！
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思网发展基础；五是抓工业，加快县域经济发展步伐；六是抓党建，为经济社会发展提供保障。

秘书工作的被动性还包括秘书只能执行领导的指令，不能发挥子的主观能动性，在党政机关，层级分明的单位尤其明显吧，没出事还好，出事了，秘书顶着，秘书人员就处于劣势地位了。