秘书长谈办公室请示汇报、公文办理和会务安排的基本程序

做好会务工作的主要做法和心得体会        近年来，随着***区域经济的快速发展，“三区”建设步伐的日益加快，区各级领导各项事务不断增多，行政系统办公室作为贯彻执行领导各项决策部署的重要工作机构，各项工作尤其是会务服务工作面临着许多新变化新挑战。按照市党委、政府提出的“改进会风、精简会议”的指示精神，行政系统办公室应以高度负责的工作责任感和使命感，始终保持严谨求实的工作作风，不断加强队伍建设，积极抓好会前、会中、会后的各个环节，有力保障会务意图的全面实现。现将会务工作的主要做法和心得体会总结如下：    一、主要做法在办公室会务工作中，应坚持“团结拼搏、积极奉献、力求卓越”的工作理念，着力抓好六个关键环节：   （一）高度重视，加强组织领导。各类会议的胜利召开，都事关中心工作的安排部署，代表着形象，承担着传递工作思路、要求的重要使命。因此，对于每次会议，不论会议规模大小，办公室都要高度重视，精心组织安排。具体办会时，一般由办公室主任负总责，分管会务工作副主任具体抓，会务工作人员、秘书、工勤保障全体人员上下联动，分工协作，确保会务服务工作高标准、高水平、高质量完成。   （二）务求细致，拟定会议筹备方案。按照领导或上级文件的明确要求，结合近期工作的统一安排，在明确掌握会议的意图、目标和要求的基础上，拟定详细的会议筹备方案。方案内容着重对会务各项工作任务，如确定会议名称和时间、协调会议室、预估参会人数、草拟会议通知、制定会场布置方案、安排与会者食住行等进行详细的工作任务分解。草拟完成会务筹备方案后，及时向领导请示，在征得领导同意后，指派专人迅速协调落实。   （三）言简意赅，编发会议通知。会议通知是会前准备工作的基础性工作，其内容应力求表达准确、条理清楚、一目了然，绝不能出现歧义。要力求涵盖会议意图、会议名称、具体时间和地点、参会范围、安全保卫和宣传报道等各项内容。一般正式会议，都要争取在会前2天编发会议通知。拟定的通知草稿经主要领导和各常委审阅把关。一些动员或总结表彰会议，除区领导总结讲话外，还要安排部分单位进行表态发言或经验汇报。对此类会议，通知中应明确发言材料撰写要求、发言时间，避免会上发言拖沓冗长、偏离中心。对一些重要的大型会议，如党代会、区委区政府（扩大）会议，通知中还应加入由参会单位反馈参会人员名单的要求，了解参会人员的主要信息，包括姓名、职务、电话、性别、民族等内容，为制作会议序册、安排与会者食宿等工作奠定基础。   （四）全员动员，安排电话通知。会前进行电话通知是一个有效且必要的程序，对于确保参会人员按指定时间到场参会具有十分重要的作用。因此，办公室每次在会议召开前一至两天，由分管副主任，召集秘书或办公室工作人员，按照常委领导、四大班子领导、党群单位、行政单位、事业单位、公司企业等类别，分批进行电话通知。电话通知要与各部门负责人充分沟通，切忌该说不说、模棱两可，很可能一次疏忽，就导致预定参会人员不能及时参会。对于临时有事无法参会的人员，要询问原因做记录，并要求其严格履行书面请假手续。通过发动全体办公室干部协同配合，有利于培养和锻炼能力，同时也有利于保证会务工作质量和效率。   （五）注重细节，抓好会场布置。会场布置是会务工作的重头戏。需要注意和做好的细节颇多，关键是要始终保持严谨求实的作风，认真负责地做好会场布置的各项工作。会场的布置一般在前半天进行，即使是40人以下的小型会议也要尽量提前布置，以妥善应对可能出现的错漏或突发情况。会场的布置要依次做好“五个摆放”。实际办会时，根据会议类型也可能增减两三项。一是摆放花卉。主席台上的花卉既要枝繁叶茂，又不能太高，以免遮挡主席台就坐领导的视线。台下的花卉则要蓬勃怒放，其旺盛的生命力能够为会议渲染昂扬向上、意气风发的良好氛围。会前半小时，可适当喷水，使花卉显得更加鲜艳。二是摆放会标。即将会标悬挂到指定高度和适宜位置。会标的内容应体现会议主题和会议口号等。对于一些重要的外事会议，还应加上外方语言的会标。悬挂位置一般应在主要与会领导的正上方。一些小型座谈会或者工作汇报会，也将会标悬挂在侧上方。三是摆放座签。召开的会议，一般都需要为台上台下的区各级领导，严格按照排名顺序摆放座签。而一些特别重大的会议，则需要为全体与会人员摆放座签，确保与会人员整齐有序、各就各位，同时也烘托了正式隆重的气氛。四是摆放饮用水。摆放为茶水杯的会议室，请会议勤务人员注意水杯的整齐摆放。饮用水为瓶装矿泉水，除务必摆放整齐外，每一瓶的正面都要统一朝向与会人员。五是摆放材料。根据会议需要，一般要将会议议程和会上宣读的正式文件印制出来，同简装笔记本、笔等一并装袋，摆放在会场上，这对与会人员来说十分方便，也避免了忘记拿、丢失某份材料等情况。这里的材料装袋，往往需要秘书、办公室工作人员全体出动，一份份整理装袋，并尽量避免错页、缺页的情况发生。通过精诚协作，有利于集中精力和时间快速完成材料装袋任务，同时也很好地培养了办公室全体人员协作配合的意识。   （六）及时总结，不断完善提高。办成一次高质量、高水平的会议，会前的精心组织十分必要，会后的总结提高一样也不能缺少。一是归档整理会议资料。会后要将会议所有文件，包括会议通知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等统统收集起来，以备查考。同时还应做好录音、录像资料的收集整理，以便会议纪要、会议总结等材料的撰写。根据保密原则，对需要回收的会议材料要逐份清查回收。二是严查会议参会情况。要收集整理收到的书面请假条，比照参会人员名单和签到参会情况，对旷会、迟到、早退人员给予通报批评。这对于按要求参会的人员是一种激励，而对于不按会议要求参会的人员则是一种警示，有利于形成按制度办事的优良会风。三是及时分析总结会务服务工作。分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好今后的会务工作。注重收集参会人员对会务服务工作的反馈意见，虚心采纳，以便在下一次会议前整改提高，防止出现类似的错误。二、心得体会会务服务工作是一项细致繁杂的工作，没有捷径可走。唯有按部就班、认真负责地抓紧抓好抓实每一个细节，并在长期的会务工作实战中，全体办公室干部同心协力，集思广益，不断总结，形成一套操作性强、行之有效的经验做法，才能灵活运用到实际会务保障工作中。现将其梳理总结如下：   （一）主动作为，做好会前准备工作。充分发挥主观能动性，主动加压，积极作为，以严谨务实的服务者姿态，把工作想在前、做在前，确保会务工作组织严密、准备充分，即使遇到临时突发情况，也能及时妥善地应对。正所谓“台上一分钟，台下十年功”。一个人员齐整、流程顺畅的会议，需要会务工作人员付出更多的时间和精力。会前编制专门的会议电话簿，把与会领导，街道和各部门负责人的联系电话梳理成册。提前与与广告公司联系制作适合会场大小的会标，根据参会人员名单制作座签，会标和座签必须反复核查，确保准确无误。要与花卉店联系订好会议室需要的花卉，花卉种类、颜色、形状和数量必须适合会场的要求。根据会议方案印制会议材料。与文具用品店联系，购置文件袋、笔记本、笔等必备品。与矿泉水公司联系提供足够的饮用水。准备屏蔽设备、签到册和录音笔。在冬天，对室温偏低的会议室要提前进行取暖保温工作。按照全面周到的原则，会务服务工作要做好的环节颇多。每个环节，都要坚决避免出现“可能”、“应该”或者“差不多”的情况，一定要落实到位、责任到人。   （二）开拓思路，座位安排有妙招。在没有设置座位牌的会议中有个现象很常见，那就是“后排现象”。所谓“后排现象”，顾名思义，即参会人员往往因重视程度不够或者想着会中临时出去办事等原因，习惯于坐在后排座位，致使后排满满当当，前排稀稀拉拉。“后排现象”的出现，影响了会议的有序进行，严重者还会影响到会务意图的实现。尤其是对于国家、省、市三级召开的各类视频会议，每个区分会场情况一目了然，参会情况的好坏直接体现出一个地方的形象和干部的整体素质。必须想办法予以解决。实际办会中，会议文件要求、由工作人员督促到前排座位等办法收效甚微。对此情况可以借鉴电影票对号入座的办法，在会场为每个座位标上行列序号，同时按从前排到后排的顺序，依次为每位到场参会的与会人员派发座位卡，从而杜绝“后排现象”发生。   （三）加强考核，建立办会激励机制。在办公室内部建立一套会务服务制度，形成用制度管人、按制度办会的良好格局，促进会务服务工作朝着规范化、制度化、标准化的方向发展。研究制定工作人员办会量化考核办法，充分调动全体办公室干部的办会积极性，促进形成积极参与会务服务工作的良性竞争机制。考核办法鼓励工作人员多办会、多参会，根据参与会务服务情况给予一定分数。根据会议和办公室工作人员的实际，会议按参会人数分大中小型三类会议，30人以下为小型会议，30至80人的会议为中型会议，80以上的为大型会议。主办会议人员小型会议计2分，中型会议计4分，大型会议计10分。协办会议方面先确定总分，小型会议1分，中型会议3分，大型会议10分，然后根据实际会务工作中协办人数将分数平均分配。年终根据个人得分情况兑现一定的物质奖励，同时将考核结果作为评先评优和推荐提拔使用的重要依据。    会务工作是一项复杂的系统工作，也是机关行政办公室的一项重要职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难于弥补的错误，造成不良影响，如何确保万无一失，切实把这项工作做实做好做出特色，成为所有办公室工作人员面前的一项重要课题。现将一些好的办法及流程作为附件供大家参考。 附件：1.会务工作“24节点法”2.会务工作流程图及解析3.会议领导座次安排          附件1：会务工作“24节点法”会议是各级党政机关研究部署工作的重要手段，会务工作的质量与水平直接影响到决策及其落实的质量和水平。通过办公室实践探索总结，可将会务工作归纳为“24个节点”，把会前筹备、会中服务、会后总结“三步曲”细化量化为24个节点，将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。一、会前筹备1.拟定会议方案。会议方案是组织会议的总纲，是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制定会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则，增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各项任务进行分解。2.起草、审核会议通知。会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式，也是参会人员反馈信息的前提和条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。会议通知一般由会议的承办单位负责起草，报办公室审核，由分管领导或办公室主任签批。做好这项工作，关键在于落实会签制度与提高效率相结合，既要严格按程序逐级审核把关，又要迅速及时。3.下发会议通知。要把握好两点：一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备；二是准确，防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时，要注意言语的使用，避免出现“明天”、“后天”等字眼，必要时说明“星期几”，防止产生歧义。4.落实与会人员。按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后拉出请假人员名单，并及时向有关领导报告。5.协调出席领导。根据会议性质拟写领导出席安排，报请分管领导或办公室主任同意后，逐一进行电话通知。内容包括：会议时间、地点、议程。并帮助对接、督促讲话稿或主持词的起草与报送，确保及时送到相关领导手中。会前半小时再对出席领导或分管秘书进行一次手机短信提醒。6.预定会议室。会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预定会议室，并安排做好先期准备工作。7.编印会议须知。与会者通过会议通知得到召开会议的信息，但会议的有关安排、要求，需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简介。内容包括：日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。8.制作会议证件。有些会议需要制作会议证件，包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题，从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。9.布置主席台。主席台是会场的重点和中心部位，是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等当面综合考虑。10.制作会标，摆放花草。会标体现会议的主题，会标制作一定要准确无误，并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。根据会议性质精心选择不同数量、品种、颜色、形状的花草来装饰会场，可以调节会场色彩，点缀会场气氛。某些法定会议，还需要悬挂党徽。11.检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实“三检查”：布置会场时检查；会前半小时检查；会前十分钟检查。某些法定会议播放《国歌》、《国际歌》，要提前进行演练并做好备份，确保万无一失。检查会场内是否有灯泡损坏，如有损坏，提前及进行更换，有投影演示时须及时调节灯光。12.编制座区图，摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对，防止遗漏、重复、防止出现错别字。13.组织调度会议用车。大型会议活动，需要借用或者租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编排乘车分组，并对车辆进行编号。14.安排新闻报道。需要新闻报道的会议，要提前通知有关新闻单位，并要求其将记者名单报会议组织办公室，再按名单通知到具体人。15.安排会场警卫和交通疏导。通知公安、交警、信访等部门做好会场警卫及交通疏导工作，防止会议过程中出现意外情况。规模较大的会议，由于到会车辆较多，要安排交警在会场附近进行交通疏导，必要时进行交通管制。16.电力保障。会前与供电部门沟通联系，安排保电任务，同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需安排专人值班，以便应对突发情况。二、会中服务17.组织会议报到。会议报到是与会人员身份再确认的过程，是与会人员领取会议证件、文件材料、办理参会手续的必要环节。通过报到能及时使与会人员了解会议安排，掌握会议动态，同时也能使会议组织者及时知晓与会人员情况。会议报到工作要求热情周到、迅速准确、有条不紊。18.分发会议材料。会议材料可以在会前通知各单位派人领取，也可以在会场签到处一并发放，或是提前放置到与会人员桌上。要做到“三不”：即不错一字；不漏一份；不掉一人。对摆放在主席台上的材料，要从头到尾检查顺序和页码，确保不出差错。19.与音响师对接。准备一套会议材料，包括会议的主持词交音响师，以方便其把握议程安排与音响的调配。20.会议值班。会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班，及时沟通情况，确保联络畅通。值班人员要实时将会议的实际进展情况与会议议程进行对比，掌握会议进程。21.会场服务。提醒工作人员定时供应茶水，巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况，发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时，要采取灵活的方式处理，最大限度的减少对会议的影响。22.维护会场秩序。会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时，在会议室门口安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为，予以提醒和制止，要注意做到言辞温和有礼，态度严肃认真，行动不温不火。会议开始后安排专人到会场清点人数，对迟到、缺席者进行登记。三、会后总结23.会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册，以备查考。有些会议还要做好录音、音像资料的收集整理。根据保密原则，对需回收的会议材料要逐份清查回收。24.召开分析总结会。分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳、整改提高。有的会议还应写出专门的总结，连同其他会议文件，一并归档。

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履行程序是政府的职责，履行程序的过程就是民主决策的过程。

误会和麻烦。二是多头汇报。对某项工作多头汇报，就会因领导看问题的方式、方法和工作阅历的不同，对某项工作作出的指示也可能不同，这就容易使汇报者模棱两可，无所适从，不知所措。因此，汇报工作一定要逐级汇报，定向汇报。一个单位的股长应先向分管副局长汇报，副局长向局长汇报，局长向主管副市长汇报，副市长向市长汇报。作为单位来讲，凡

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逐级汇报有以下几点好处：一、便于直接领导及时了解事情的动态，必要时做出正确的方向指引；二、逐级汇报不会导致多个领导因为了解渠道的不同而产生多种评价，影响事情的进展

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履行公文办理程序，首先要避免公文倒流。所谓公文倒流，是政府部门以政府名义行文时，将公文先送给领导同志签批，再交办公室处理。公文倒流有三大危害：一是人为地增加了办事多余环节，降低了办事效率；二是容易加入人为因素，不利于领导决策，影响公文办理的程序审核；三是损害政府按程序、依法行政的良好形象，所以对倒流公文，国务院办公

在汇报工作过程中，大家应注意避免两种倾向：一是越级汇报。越级汇报容易扰乱行政秩序，影响领导之间的团结，造成不必要的误会和麻烦。二是多头汇报。对某项工作多头汇报，就会因领导看问题的方式、方法和工作阅历的不同，对某项工作作出的指示也可能不同，这就容易使汇报者模棱两可，无所适从，不知所措。因此，汇报工作一定要逐级汇报，定向汇报。一个单位的股长应先向分管副局长汇报，副局长向局长汇报，局长向主管副市长汇报，副市长向市长汇报。作为单位来讲，凡属政府工作范畴的，需要向市委汇报的，应先向政府主管市长汇报后，再由主管市长按程序汇报。