老秘谈应用文写作如何做到前后连贯

  应用文的语篇功能是指应用文写作本身前后连贯，并与语境发生联系的功能。语篇功能的实现是由文本结构、信息结构和衔接系统协同完成的。凡是能够在一定的语境中发挥作用或实施一定功能的语段都可以被看作是语篇。语篇功能满足了语言在运用中的相关性的要求，使实际的情景语境具有将任何一段书面的话语组织成连贯统一的篇章，这样的情景语境可以将实际的篇章同语法或词典中孤立的条目区别开来。人们通过应用文语篇来建立发文者与受文者之间的关系，使交际的双方互换着言语角色，从而达到沟通目的。
    一
    “ 篇之彪炳，章无疵也；章之明靡， 句无玷也；句之精英， 字不妄也；扼本而末从，之一而万毕矣。”(《文心雕龙·章句》) 文章是有规律的，应用文是由宏观篇章、微观词语和逻辑等构成的，其组织成品的过程都离不开文章的内在规律。所以，语篇方面的问题和文章规律是紧密相连的。要发挥应用文的语篇功能，就需要灵活掌握文章的规律。
    （一）宏观角度——篇章结构
    从宏观角度来看，应用文的语篇功能主要表现在其篇章结构方面。在应用文写作时，首先要考虑语体特点，即需要符合相应语体的要求。各种类型的语言进入各自使用域后，受使用域中种种非语言因素的制约而产生了一系列的个体特征。这些个体特征在某一使用域或语境中成为相对独立的系统，我们便可称之为语体。语体呈现出的种种个体特征与其使用域的各种因素是密切相关的。应用文体因其独特的使用领域，而产生了特定的语篇效果。而且其写作规律也受限于具体的写作对象。如同样是邀请类的文书，一般礼节性的请柬和正式会议的邀请函就存在一定的差别。前者属于生活文书，后者则是公务文书。
! t8 Z3 _! T! F- _; R9 M, I    应用写作的文体性很强，一般包括：公文语体，其中有法规体、通报体、条据体、函电体；科技语体，包括专业科技语体、通俗科技体；媒介语体，包括新闻体、评论体等；融合语体，如演说体、书信体、广告体等。应用文的宏观语篇功能有以下几个特点：
    1. 句式要求简练、周密和严谨。经常使用联合短语，表意更加明确简要。从句类来看，应用语体多用陈述句、祈使句，而少用疑问句和感叹句。
' h: O: Y& c- U' h    2. 具有一套固定的习惯用语。例如“现将有关事宜通告如下”、“特此函达”、“妥否，请批示”、“此致”、“为荷”、“欣闻……之际，我谨代表……向……表示衷心地祝贺”等等。此类特定的习惯套语是在处理特定社会关系时，在应用文中表现出来的语言仪式。
    3. 语篇功能表达方式。由于应用语体重在说明，而不是重在抒情描写，所以形象性、描绘性的修辞用得很少。记叙一般采用顺叙或倒叙，很少有插叙。议论则很少用驳论。
    4. 应用文语体有固定的写作程式。例如公文中文件往往包括标题、发文字号、主送机关、正文、附件、落款、日期等。合同、规章制度、启事、申请书等都有一定的程式，而且这些格式有严格的规定，在应用文语篇生成过程中必须严格遵守。
    （二）微观角度——词语运用
    1. 应用文语篇的内在要求。应用文词语的使用有着严格的限制，即词语概念一般符合其本意，要求准确严密地界定词汇的内涵和外延。应用文所负载的意义是概念以及一组概念按一定逻辑形式所构成的语义，它诉诸人的理解能力，所表达的信息是客观世界中物理、生理信息的准确再现。譬如“她性格活泼”这句话，受文者通过逻辑语义知识的过滤，获知的词语所指与实在事物所反映的信息是一致的，受文者由此推断发文者是按字面内容来传递信息的，其传递的理性信息是显在的、明确的。应用文词语为了实现准确表述事实的功能，一个能指只能表示一个所指，反过来，一个所指也只能被一个能指所表示，它们之间是互指的，这是普通语言符号的单义性和可逆性，违背了这一条，普通语言就无法准确客观地把事实陈述出来。语句的真假值是由参与讨论者在相关的社群规范制约下达成的共识来决定的。如合同，必须是合同双方共同意愿的准确表达。应用文语言力求客观准确地表述人类的认识，不能有太多主观情感的介入，而文学语言创造作为一种审美创造活动，是一种饱含着主体情感的语言。比如，同样对于“柳”这一事物，应用文写作与文学写作的表述方式就大相径庭：
    例① ：柳，柳树，落叶乔木或
3 ~( j$ W  l& Z    灌木，枝条柔韧，叶子狭长，柔荑花序，种类很多，有垂柳、旱柳等。(《现代汉语词典》第5 版)例② ：“花絮柳眼各无赖，紫蝶黄蜂俱有情。”（唐·李商隐《二月二日诗》）“ 柳眉桃脸不胜春”（唐·王衍《甘州曲》）“ 贴鬓香云双管绿， 柳弱花娇，一点春心动。”（宋·李冠《蝶恋花·佳人》）例①是客观、直白的表述，目的是将“ 柳”的概念和特征客观准确地展现给读者，例②诸多诗句中，“柳”已经被拟人化，它不是客观的表述，而是描写对象与主体情感相互作用的产物。因此，应用文词语运用上应力求明晰准确，避免发生歧义和误解，时间、数量、范围等方面一般都要求表达明确无误。能愿动词和介词的频繁使用，使庄重严肃的应用语体带有较强的制约性和实施效能，所用词汇多是规范的书面语，忌用描绘性、表情性的语言。
' d4 H; a6 S5 m# Y5 ~1 \9 O* v    2. 应用文语篇的外在限制。应用文语言与现实世界特定的对象相联系，通过其指称功能在符号与符号之外的现实世界之间建立起一种较强的对应关系，而艺术语言符号与现实事物间并没有稳定不变的联系。应用文的词语选择有很大的制约性，一般来说受制于外在因素，如广告，可以有一定程度的夸大行为，从而形成独特的晕轮效应来吸引消费者，但要受限于产品的特定功能和价值，否则其后果就会将广告变成了神话，失去了消费者对其信任。应用文写作往往不是孤立的，它受限于社会各种实在的关系。如公文类的写作，必须以基本的事实为依据，和相关的法律政策保持一致性。这种外在的限制就决定了类似应用文写作的基本语篇内涵，同样，法律类应用文更是有着类似严格的要求。应用文写作过程中的语言不是一种静态的工具，而是一个动态变化的过程。它会随着社会实践的发展变化而变化，可以由旧推新，不断地衍生出新的语言。这在应用文过程中表现得比较明显。为适应现实社会的需要，也会产生一些新概念和词汇，这往往是为了特定的目的而赋予其特定的内涵，但其指向仍是可实证的。如“小康社会”、“低碳生活”等具有独特内涵概念的词汇。
    （三）逻辑和修辞的使用
    对文学文本的阅读过程是读者不断在文本中填充和丰富内容的过程。因文学文本有一些边缘性因素，从而产生了可供寄生的“缝隙”，使文本解构者挤进去，参与进去。但应用文恰好相反，其语篇构造不能任意地填充和曲解，改变文本作者所表达的相对稳定的内涵，否则，会严重影响其在现实中的正常操作。因此，应用文写作要求语言严密，尽可能地使用消极修辞，削弱读者联想的可能，增强其理性认知并且促使受文者准确领会并付诸实践。应用文通过运用语言的抽象性、概括性来形成概念，运用语言的组合结构、句式等语法规则来进行判断、推理、预测。这就决定了其表达含义的明确性和稳定性，有着一而二，二而三的逻辑结构，从而应用文的语篇可以游刃有余地充当交流沟通的媒介。应用文主要强调语言的所指功能，侧重于概念、对象、意义的指称和陈述。因此更强调写作的内在限定性和逻辑性。应用文要求语言准确达意，但由于语言自身的属性问题或是使用者主观操作所致，在写作过程中往往存在“走形”的问题。因为语言是概括抽象出的符号，存在着模糊性，再加上语言本身所具有的隐喻、引申等功能，容易出现言不及意的问题。再者，语篇构造过程中逻辑思维的误用，也多导致歧义现象的出现。应用文的语言需要严格遵守语法和常识逻辑，追求语言的表述功能和理性功能，通过正常的语言格式，准确精练地描写、表述事实或推求事理。它主要适用于政论文章、新闻、公文、学术性论著等应用文，其表述功能和理性功能主要采用规范的、合乎语法和逻辑的语言形式。文学创作的语言，为表达主体情感而对常规语言有所超脱和违背，同时具有理想的美学效果，形成追求语言美学功能和表情功能的语言形式。文学语言在艺术这一使用域中发生了种种变异，通过用许多独特的结构传递着规范语言无法传递的体验，显示并解释这些变异特征。如“红杏枝头春意闹”是一个具有变异特征的结构形式，在应用文中没有任何语用价值，因为现实世界中并无与之对应的客观实体。当然，在应用文中也存在一定程度上追求美学和表情语言的形式，如广告、演讲稿和书信等，但其内在的实质仍要可实证。
+ O6 B/ ^- Y& Q- u' H4 k& F, a  R( j    二
    应用文的语篇功能是一种社会行为，它是社会语境中的一种社会实践，因而具有互动性。在语篇互动过程中，不同的社会文化群体选择不同的社会语言构建不同的社会活动和身份，表达不同的政治观点和态度。应用文的语篇功能具体表现为：
    1. 阐释现实。在唤起人们对情景、人物和事件的注意时，应用文写作有选择地解释社会事件场景，解释事件的意义，指出其因果关系以及同其他事件的联系，对特殊情景的益处予以判断。把作者的行为与美好的动机、目标和发展结合起来，以显示行为的正义性。所有这些都可以通过对资料的不同安排或明或暗地做到。作者总是通过自觉不自觉的材料选择形成某种因果、概念或类比的联系，构建其信息的意义和影响。
# z3 Y+ K; _. c* m$ F- |    2. 创造概念。应用文直接反映社会现实问题，因此往往根据现实社会中新事物的产生而不断地创造和发明新的概念和术语，创造概念就成为应用文语篇功能的重要表现之一。应用文的语言定义就成了现实行动的思想基础。应用文作者允许他们根据现实的需要创造概念，从而通过新的概念控制公众看问题的角度和公共舆论。如“三个代表”是中国共产党在社会主义建设的新时期提出的新理论总结；再如“科学发展观”“和谐社会”等语言概念的产生，都是社会发展的成果在应用文中最直接的体现。
" O& z1 a/ p. t# k3 R( b    3. 认同作用。共同体成员要取得认同必须通过语言进行交流，而语言交流的目的就是发动共同体成员参与社会活动，尽量避免人们游离于社会圈层之外。一些公文语篇具就有强烈的政治认同功能，它促使人民群众积极地参与到社会政治生活中来，从而加速我国社会主义建设的进程。如一些公益广告和企业广告，也意在取得观众的认同感。
    4. 宣传作用。政治团体通过意识形态的宣传来达到团结一致的目的，这些意识形态包括政治理论和制度主张、标语、口号、信仰等。团体的新成员可以通过机关的应用文来吸纳。公务文书运用于权力对象的经典之作就是“宣传”。多数理论家认识到宣传机制包括委婉语、信仰和半真理。这样，应用文语篇就发挥了它的凝聚力，促使意识形态的统一。“科学发展观”的宣传与实践无不与中国共产党同广大干部和人民群众进行政治交流形成的政治认同有关。宣传和实践的目的在于统一认识、统一思想，统一协调人们建设有中国特色社会主义的行动，避免防止干群关系相互脱离而陷入危机。应用文语篇是反映社会经济文化变革的一个重要晴雨计，语篇的变化是社会变化的直接反映和表现，所以对它的研究必然要建立在其所形成的社会大背景之下，对语篇功能的分析有助于对社会秩序的理解。在改革开放和全球化的背景下，我国目前正处于社会转型期，正发生着日新月异的变化，各种新的社会现象层出不穷，随之反映社会发展变迁的应用文语篇不断涌现。如宣传党和政府有关下岗职工再就业的优惠政策的，顺应改革开放的主流思潮和党的方针政策、发挥正确的舆论导向作用的，塑造自立自强、自主择业的下岗再就业明星的，等等。再如《邓小平文选》和每年的《政府工作报告》等语篇，它们既对中国改革开放的进程起着强有力的促进作用，又是中国社会发展的直接产物。作者：陈　龙 办公室业务
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