业务培训：如何规范拟制公文标题？

公文标题是公文的“眉目”,也可称作“眼睛”和“窗口”，尤可堪称公文所有组成项目中最精华的要素。它最能体现行文主旨和行文关系，最能体现公文内容和文种的正确使用，最能体现公文处理法规的最新规定，最能体现语法、修辞和逻辑等多学科知识的综合运用技巧，也最能体现作者的才华和智慧，因此在很大程度上能反映出行文单位制作公文的水平。公文标题不规范，往往会影响一个单位乃至整个系统的形象。所以要提高公文质量，就必须高度重视公文标题的规范化。我们今天就和大家一起就公文标题的规范拟制进行共同的学习和探讨。
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一、行政公文的文种
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3 I# v) k3 c1 }7 Z行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体， 具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式并有行文规则和办理办法。2001年实行的《国家行政机关公文处理办法》规定公文种类主要有13种:

（一）命令（令）

8 |; G2 v; y$ r9 ~! h% |4 V适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

3 \5 r2 g* E% T& A/ Q（二）决定

决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。它适用于对重要事项和重大行动做出安排。这里的重要事项，是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项，重大行动是指对社会产生巨大影响的行动。当然，重要事项和重大行动是相对而言的，并不是事事都是党和国家的重大方针政策。各级党政机关、企事业单位经常使用决定，比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项都可用决定行文。

　　由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排”，所以决定具有如下两方面的特点： 一是制约性：因为决定比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指挥和处置意图，要求下级机关无条件执行，决定的制约性和强制性虽然没有命令那么严格，但比其他公文都要强，有些决定还有法规作用，在某些方面，决定往往是法规的延伸和补充，具有较大的强制性和行政约束力。二是指挥性和指导性：因为决定是对重要事项或重大行动做出安排，这对下级机关就有指挥性和指导性。

( X- q$ r. S; a- |××省人民代表大会常务委员会
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! D9 O8 X! O( v1 q2 @关于批准《××市环境保护条例》的决定

* b& z* T3 K7 X/ |8 ^& s3 a(1990年5月10日)

××省第七届人民代表大会常务委员会第十五次会议决定：批准××市第×届人民代表大会常务委员会第××次会议通过的《××市环境保护条例》，望认真贯彻实施。

2 ~( ?+ ]* o5 Z# R9 P: s（三）公告
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* a% c6 ^. I1 {8 k* Y7 r. {0 t适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
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" H9 ?1 q7 X) o# U' p% C6 ^(四）通告

适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。
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（五）通知

' @0 F+ F' w, u7 x3 U  V适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
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××市环保局关于转发《××县环保局
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# `& y" o6 |: K+ Q, a关于开展环保自检互检工作的总结报告》的通知
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各县(区)环保局，各直属单位：
( H/ a3 K# D9 q, r# Z! O2 S
7 ~- k! i+ J" Q5 u3 c8 ?　　××县环保局是我省环保工作的先进单位，积累了丰富的工作经验。近年来，他们通过开展环保自检和互检，有效地推动了环保工作的深入开展，并取得了良好效果。他们的经验基本也适于我老秘网市。现将《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》转发给你们，望参照执行，以推动我老秘网市环保工作的深入开展。
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　　                              ××市环保局
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- q7 M* B3 Q/ j9 e# P　　                           一九九九年二月十六日

8 v2 q# U. j  ^1 {" C; u" I+ R　　 [简析]

% @+ z, M  c2 q, Z* [* y% V4 Q, x　　(1)体式规范。文中已明确写出“现将《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》转发给你们”，故不必再于正文之后落款之前标出附件标题；××县“总结报告”也不以“附件”出现，而是该“通知”的直接发出件，即为同一件。
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　　(2)理由充分。××县与××市无隶属关系，但××县的环保工作做得好，并是全省的先进单位，而且“他们的经验基本也适于”××市。所以，予以“转发”是正常的。
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（六）通报
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适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
) a3 G2 U4 L8 L! k# }
  n3 _7 \% D+ u' C（七）议案
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+ g0 [; H9 z7 O9 j& r适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
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（八）报告
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适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

- F2 \% s4 N# g& b0 @; E（九）请示
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适用于向上级机关请求指示、批准。
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# Y) ~# ~" I! w3 S1 B【政策性请示】
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×××化工厂关于贯彻按劳分配政策

两个具体问题的请示
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. a# D. I1 m1 I9 d# I, n- B4 n) z省劳动厅：
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　　按劳分配，是社会主义分配的基本原则，也是社会主义优越性之一。几年来，我厂由于认真贯彻了按劳分配政策，极大地激发了广大职工的社会主义劳动积极性，使得生产率成倍地增长，乃至几倍的增长。

$ g6 Y+ C0 `6 U- V2 n$ H+ y* ]　　为全面贯彻按劳分配原则，进一步调动职工的劳动积极性，现就两项劳资政策问题请示如下：
+ n( [* Q6 S, h8 ^1 l" Y  F' }% t
+ ]) Y* f* ?: j" }1 @　　一、拟用1990年全厂超额利润的10%为全厂职工晋升工资。其中，1990年4月30日在册职工每人晋升一级，凡班(组)长和车间先进生产(工作)者及其以上领导和先进人物再依次晋升一级；全厂技术突击组成员每人浮动一级工资，组长每人浮动两级工资。
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　　二、拟用1990年全厂超额利润的10%一次性为全厂职工每人增发奖金平均100元，具体金额按劳动出勤率和完成定额计算。

　　以上请示，妥否，请批示。
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　　                              ×××化工厂

, y; X* g- I2 o' C　　                          一九九○年十一月十日

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9 U7 v0 ^( L6 X( {【简析】：

5 x+ a; A# c6 E　　(1)“拟用”用得好，工厂“拟用”这笔资金给职工晋升工资和发奖金，先行请示，这是请示的关键一环。执行得好。

. {9 x& y8 D, @$ n　　(2)注意政策的请示，政策问题是个原则性问题，凡把握不准时，都应及时请示，以便工作主动。
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- Z: J( I1 r6 q6 ^/ _& @) A) b5 j　　
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; K; n' W5 l, x3 o; a" |5 y【嘉奖性请示】

省经济研究中心关于嘉奖刘××的请示

# g, g# e3 I0 k. P省总工会：
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　　我中心是省政府的事业机构，负责全省的经济研究工作。由于中心尚无工会组织，故未能及时参加工会的有关活动。近闻总工会正在全省开展评奖活动，故将为我中心刘××同志立功一事请示如下：
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　　刘××，男，52岁，1964年大学毕业，现为副研究员。该同志长期从事农业经济的研究工作，做出了许多卓著成绩，多次受到领导的好评，并为农业生产创造了显著效益。其中《×××××××》和《×××××××》两篇论文分别荣获全国农学会一、二等奖，《×××》一书被评为全国科普鼓励奖，其本人已被编人中青年科学家辞典。

6 r# L, F" j7 d$ F　　根据×总发【19××】××号文件精神，刘××同志符合立功条件，望予嘉奖。
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　　以上，妥否，请批示。

% F, g& J; R2 L5 X& U, m% \1 I　　                          省经济研究中心
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　　                         一九九○年×月×日
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（十）批复
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适用于答复下级机关的请示事项。

××市教委关于修建××师范学院教学楼的批复

××师范学院：

5 y7 ]# t; O) S5 G1 m　　你院关于修建教学楼的“请示”收悉，经研究批复如下：

, d$ g  J6 q- v, M* T　　一、同意教学楼面积为8000平方米。
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　　二、投资400万元，分二次拨款。不足部分请自行解决。

　　三、建筑材料和施工力量请自行组织。
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　　请抓紧组织，并加强管理，降低成本，提高效率，力争明年底竣工使用。

* F9 x6 U4 S9 q3 I  m3 i/ K　　特此批复。

××市教委

2 |& B0 E1 d5 O) k& _1 v　　                          一九九○年三月十五日
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（十一）意见
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适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”可以上行、下行，也可以平行。“意见”作为平行文，一般是在答复不相隶属机关询问和征求意见时使用。

（十二）函
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6 j) X: V. p+ o, L" [函适用于平行机关或部门或不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的平行文。结尾，用惯用结语，一般不离开“函”字，如去函的结语为“特此函商”，“特此函告”，“请即复函”等；回函的结语为“特此函复”，等等。

: A0 I8 \4 d8 ]8 B××市统计局关于请求拨款的函

市财政局：
+ `( r- l, J' k- u; ^  {
　　我局原有132m2砖瓦结构车库(平房)一处，因年久失修于今年雨季突然倒塌，急需修复。经测算，共需资金30万元。因我局除财政拨款外无另外资金来源，故请能予临时拨款为盼，以便解决车辆越冬之急需。

　　以上，望关照。
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　　附：维修图纸与预算

　　                             ××市统计局

$ _7 n- f' Z/ `% [" B$ @$ p6 b4 K　　                            一九九七年八月八日

) D! Q4 e! U' V% w) T[简析]

7 r$ I4 v) n& u! t9 k这则请求性函的优点就在于理由充分。

0 p7 N0 W, I6 I+ y2 A7 ^5 s（十三）会议纪要
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& B+ A' L% w8 w5 ?& s适用于记载、传达会议情况和议定事项。
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二、行政公文文种使用技法

. U" _! o+ |0 J4 R1 a（一）公文标题不可张冠李戴
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" r7 q" h1 `- x5 v9 `公文标题“张冠李戴”主要指对法定公文和非法定公文分辨不清，把“规范”、“计划”、“要点”、“安排”、“方案”、“总结”、“制度”、“讲话”等一般常用公文以及“办法”、“细则”等法规规章混同于法定公文，冠上法定公文版头，直接编排文号上报或下发。
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- ^( M6 p- B/ g% {如《关于实现全省党风根本好转的规划》，则不可作为“万能”标题。正确的行文方法是：若呈报省委或中纪委，可修改为《××省纪委关于呈送实现全省党风根本好转规划的报告》；若直接下发，可修改为《××省纪委关于印发实现全省党风根本好转规划的通知》。
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3 H! N7 e9 N" S# B9 Y9 b* y（二）公文标题不可乱抬身价

5 Y  e. v! }  \# v7 ^“乱抬身价”主要指司空见惯的“两告一通”的滥用，即应该用某些社会事务性文书（如广告、启事、声明等）而不用却滥发公告、通告和通知。

（三）公文标题不可文种并用
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+ B4 K; ^& k) Y8 S7 m' s6 m“文种并用”指两种法定公文文种在标题中同时使用，除比较常见的“关于……请示报告”外，还有“关于……请示函”、“关于……决定（批复）的通知（通报、决议）”等。应根据公文内容及行文关系合理选择其中的一个文种，“函呈”不分的“请示报告”则应将“请示报告”改为“函”。
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（四）公文标题不可文种错用　

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" T9 ?9 k9 Y" v* \* Q# D（1）公文中的数字应当使用阿拉伯数字。数字单位和小数点位数应当前后一致。概数用汉字，中间不加顿号，如“三五个”、“七八十种”、“十之八九”等。　　

1 b% g6 U: l& M4 q' Z! ^（2）除成文日期外，包括标题在内年月日也应用阿拉伯数字。“1999年”不能简写成“99年”，“1998－1999年”不能简写成“1998－99年”。星期、农历用汉字，“星期三”不能写成“星期3”。尽量不用“今年”、“明天”、“下个月”等概念。成文日期用汉字而不用阿拉伯数字。 “二○○三年”不能写成“2003年”或“二零零三年”。年、月、日要标全，不能省略年份，也不能用简写。如“二○○二年”不能简写为“○二年”。用汉字的小写数字而不用大写数字在标识成文时间时，最容易出错的是将“○”写为“０”，如将“二○○二年”误写为“二００二年”。“０”是阿拉伯数字，属于阿拉伯文字系统，应与其它阿拉伯数字“１、２、３”等搭配使用，而不能与汉字的数字“二”搭配使用。
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8 Q  C5 A3 T3 y3 ^. w6、序号使用不规范。公文文稿中，序号使用不规范的问题经常出现，主要是层次混乱，或者是序号中标点符号使用不规范。
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$ c5 }. J, E3 P) {! O/ u第一层次为：“一、……”（作为小标题时，句尾无标点）；
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第二层次为：“（一）……”（括号后不加顿号。作为小标题时，句尾标点可有可无）；
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8 U. o" G; A" d, [" l6 u1 V第三层次为：“1、……”（无论是否为小标题时，句尾要有标点）；
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- u% b+ L( w/ ~2 Z4 K第四层次为:“（1）……”（括号后不加顿号。句尾必须有标点）。
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公文的眉目,也可称作眼睛和窗口，尤可堪称公文所有组成项目中最精华的要素。它最能体现行文主旨和行文关系，最能体现公文内容和文种的正确使用，最能体现公文处理法规的最新规定，最能体现语法、修辞和逻辑等多学科知识的综合运用技巧，也最能体现作者的才华。

公文的“眉目”,也可称作“眼睛”和“窗口”，尤可堪称公文所有组成项目中最精华的要素。它最能体现行文主旨和行文关系，最能体现公文内容和文种的正确使用，最能体现公文处理法规的最新规定，最能体现语法、修辞和逻辑等多学科知识的综合运用技巧，也最能体现作者的才华和智慧，因此在很大程度上能反映出行文单位制作公文的水平。公文标题不规范，往往会影响一个单位乃至整个系统的形象。长期以来，公文标题中出现的病误甚多，许多人在拟制公文标题时感到十分困惑。而公文标题如何规范，至今仍存在不少分歧，以致许多公文写作著述和教材表述不一，其中有相当多的书把病例作为了“范例”，自觉不自觉地误导了读者。笔者以为，要实现公文规范化，必须重视公文标题的规范化；而要如此，又必须摒弃积非成是的做法，走出种种误区，运用多种技法规范拟制公文标题和对标题病误进行综合矫正。

; o7 N* O+ q1 N+ K1 _一、文种使用技法
  （一）公文标题不可张冠李戴
  X" \) X+ b) T! I& }   公文标题“张冠李戴”主要指对法定公文和非法定公文分辨不清，把“规范”、“计划”、“要点”、“安排”、“方案”、“总结”、“制度”、“讲话”等一般常用公文以及“办法”、“细则”等法规规章混同于法定公文，冠上法定公文版头，直接编排文号上报或下发。如《关于实现全省党风根本好转的规划》，则不可作为“万能”标题。正确的行文方法是：若呈报省委或中纪委，可修改为《××省纪委关于呈送实现全省党风根本好转规划的报告》；若直接下发，可修改为《××省纪委关于印发实现全省党风根本好转规划的通知》。
+ I4 `& c* x; `4 o6 G3 f' A8 ]$ u3 E       （二）公文标题不可乱抬身价
        “乱抬身价”主要指司空见惯的“两告一通”的滥用，即应该用某些社会事务性文书（如广告、启事、声明等）而不用却滥发公告、通告和通知。其中，对“公告”认识和使用上的误区尤为严重，至今仍有人主张行文单位不分级别高低、发文对象不必面向国内外。近年出版的新书，仍有不少错误阐述，所举“范例”多带明显的广告色彩，必须彻底纠正。
       （三）公文标题不可文种并用
       “文种并用”指两种法定公文文种在标题中同时使用，除比较常见的“关于……请示报告”外，还有“关于……请示函”、“关于……决定（批复）的通知（通报、决议）”等。矫正一般应根据公文内容及行文关系合理选择其中的一个文种，“函呈”不分的“请示报告”则应将“请示报告”改为“函”。
8 C+ D( a8 s& x) j1 Q       （四）公文标题不可文种错用
! w( L1 ?, \# r6 [       “文种错用”专指法定公文不同文种的混淆错用。
. g5 t# z1 k* A- o, ~* k" V. [6 f         1．“呈发”不分而错用。主要有两种情况：一是将应该呈报上级的公文错用了“通知”、“决定”等下行文文种，或者将“通知”“决定”等下行文主送给了上级机关，结果闹出了下级给上级发通知和作决定的笑话；二是将应该下发所属单位公文错用“报告”、“请示”文种，或将“报告”、“请示”类上行文主送给了下属单位，结果闹出了上级向下级“报告”、“请示”的笑话。
         2．“函呈”不分而错用。主要表现在四个方面：一是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题不用函而错用“请示”或“报告”；二是向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而滥用“请示”和“报告”；三是答复上级机关的询问不用报告而误用“函”；四是向上级机关请求指示不用请示而误用“函”。
         3．“函发”不分而错用。主要表现在通知和函不分而错用上：一是某些单位出于自己业务工作需要，把本属于商洽性的函错用成“通知”；二是上级机关把向下级机关发的指示性或事项性通知错用成“函”。另外，也有的该用“函”却错成了“通报”。如《××市财政局关于……情况的通报》（主送各区、县人民政府……），用“通报”行文违反行文关系，可修改为《××市财政局关于通报……情况的函》。（“函”为文种，“通报”为事由中的动词，和“文种并用”之病误不同。）
         4．报告请示不分而错用。主要指该用请示的却用了报告，该用报告的却用了请示。如《中国人民银行××市支行关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告》，可修改为《关于申报专项救灾贷款指标的请示》；《全国工业普查领导小组关于两年来工业普查准备工作情况和今后意见的请示》，“工作情况”无须请示，文种应改为“报告”（此种“呈转性报告”也不能用“意见”取代）。
         5．公告通告不分而错用。主要是将“通告”错用成“公告”，如《××市供电局关于……某一区域暂时停电的公告》、《×××关于……禁行公告》、《×××房屋拆迁公告》等，均不属于向国内外宣布重要事项和法定事项，“公告”改为“通告”为宜。
! m+ d7 f, l0 {) z+ z         6．通告通知不分而错用。多将通告印发或播发成通知，如《关于注意交通安全的通知》、《关于使用文明礼貌语言的通知》、《关于节约用电的通知》、《起坟通知》等，面向社会公民或有关方面，“通知”改为“通告”为宜。
         7．通报通知不分而错用。主要有四种情况：一是习惯性地认为通报只是批评错误而缩小了其使用范围，不适当地让通知取代通报；二是把握不准它们的区别，需要传达重要精神或情况时也用通知行文；三是将指示性通知错用通报行文；四是将批转性通知错用通报行文。对文种功用理解错误或对事由“已然”和“未然”的时态认识不清，表述不当，则往往会把通知错成通报。如《关于对参与嫖娼活动者必须严肃惩处的通报》、《××部关于加强打击走私倒卖黄金犯罪活动的通报》，可视公文内容将文种改为“通知”或分别删掉“必须”和“加强”。
         8．批复通知不分而错用。主要有两种情况：一是将下级的呈转性报告未用通知批转，而错用批复；二是将下级的请示未用批复回文，而错用批转性通知。例如上世纪80年代影响较大的公文《中共中央对〈关于进一步开展学习宣传张海迪活动的报告〉的批复》、《国务院批转进出口管理委员会、国家经济委员会〈关于建立中国工艺美术行业协会的报告〉的通知》（主送进出口管理委员会和国家经济委员会），曾被许多著述和教材误作了范文。
. V4 y: z( n) [& `+ a# o4 t         9．批复决定不分而错用。主要反映在安全、交通等部门和纪检、监察机关对事故和违纪人员处理时的不规范行文。规范行文应是上级针对下级的请示予以批复，或针对下级的处理意见作出处分决定；而应改变下级向上级报“处理意见”或“处分决定”，上级据此给下级“批复”的错误做法。
         10．通报决定不分而错用。主要指用于奖励时两文种错用的情况。如《×××关于授予×××等同志……标兵称号的通报》，“通报”宜改为“决定”；《×××关于表彰×××同志见义勇为行为的决定》，“决定”宜改为“通报”。
' W  Z, j8 e) V. x          11．批复“复函”不分而错用。主要表现：一是主管部门对询问问题或请批事项的不相隶属的单位错用批复行文；二是上级机关针对下级机关的请示不用批复而错用“复函”行文。如《关于同意建立××市供销合作社工人中、高级技术培训站的批复》，××市劳动人事局主送××市供销合作社，违反行文关系，“批复”宜改为“函”；《最高人民法院关于执行〈……规定〉中有关问题的复函》，是针对江苏省高级人民法院请示的答复，“复函”宜改为“批复”。
( b( j) t+ x3 u, L         二、要素去留技法
- a) {' Z1 l6 @0 Q4 q$ X       （一）公文标题不可随意省略行文单位
       “行文单位”即公文处理法规所称的发文机关。从写作实践来看，下行文错误省略行文单位的情况比较普遍。这样做不仅不庄重，也不利于今后的使用，有时还会造成歧义和误解。如《中国人民解放军驻澳门部队进驻澳门特别行政区的命令》，很容易让人误以为是中国人民解放军驻澳门部队发的命令，可修改为《中华人民共和国中央军事委员会关于中国人民解放军驻澳门部队进驻澳门特别行政区的命令》。
! J$ U: }* Y: n9 L（二）公文标题不可随意省略事由
“事由”即公文主要内容。某些《公告》和《通告》，若正文特别简短，概括事由又很冗长，省略事由未尝不可，但却不可以不适当地省略。如《××市人民政府决定》，应补上事由，修改为《××市人民政府关于……的决定》；《中华人民共和国最高人民法院函》，根据公文内容，可修改为《最高人民法院办公厅关于搞好〈最高人民法院公报〉征订工作的函》。
, `$ p* ~. M. w5 Q) x! ^( ]（三）公文标题一般不可只有文种
/ N0 `" C) X9 w0 B3 i公文标题即使省略，也不宜将“三要素”省略两项。在一般情况下，只有文种的公文标题是不规范的。如《通知》（×政发〔19××〕140号）、《通报》（××办〔19××〕36号），则不适当地省略了行文单位和事由，均应补上。
" Z# v' l  ]) @" o' |+ y4 y（四）公文标题绝对不可无文种
作为确切表示公文这一事物名称的文种来说，无论在什么情况下都不能省略。无文种的公文标题大体有三种类型：
    1．一般常用公文被误作法定公文，致使标题无文种（如前面所说的“张冠李戴”病误）。
0 z4 K. d7 U8 E+ G7 T" \    2．批转、转发、印发性通知文种被无故舍弃，致使标题无文种。主要误区有三：一是错将被批转、转发、印发的某公文文种视为本公文的文种；二是错将无“通知”文种的批转、转发、印发类公文视为省略；三是错将“批转”、“转发”等视为新文种。
    3．连一般常用公文文种也没有而随意乱造或采用非公文式题目，致使标题无文种。
! L/ p- h( Q' d  l, G5 @9 S    第二种类型，在理论和实践上的错讹均相当严重。例：《××市人民政府批转市规划局关于继续实施有关城市规划管理、道路建设四个文件的请示》，这应该是批转性通知，但给人的感觉不是通知而是“请示”。试分析，若“批转”和“请示”搭配，“批转市规划局……的请示”仅仅是事由，标题本身无文种；若“批转”和“四个文件”搭配，“批转市规划局……四个文件”也可视为事由，“请示”成了该文文种，则造成了市政府向上请示“可不可以批转这四个文件”之歧义，岂不是笑话！
" `" V& g; w9 y& s2 Y+ h    第三种类型，也不仅仅局限于下级机关。过去，国家级机关公文也偶尔出现类似病误。如《转发全国地方对外宣传和对台宣传工作会议两个文件》（中办发〔1982〕25号），《当前农村经济政策的若干问题》（中发〔1983〕×号），《把农村改革引向深入》（中发〔1987〕5号）等等。
( k8 l  {: g0 J1 C+ d三、事由概括技法
$ i1 T+ w+ T; y（一）公文标题不可繁杂冗赘
. w- u6 N) ?5 i. [: Q繁杂冗赘的公文标题往往含混不清，让人难解其意。避免此病误的关键是善于概括和精练词语，这需要语法修辞技巧。如《国务院办公厅转发发展改革委等部门关于制止钢铁电解铝水泥行业盲目投资若干意见的通知》（国办发〔2003〕103号），不仅对联合发文的诸多部门用“等部门”形式进行了概括，而且对转发的三份公文主要内容也进行了高度概括，因此拟制得相当漂亮，尤为简洁、规范。另外，层层转发公文时，尽量不要弄成“×××关于转发×××关于转发×××……的通知的通知的通知”，可采取“自拟摘要”、“适当修辞”等方法解决，而不以牺牲公文规范化为代价。如：转发××部财务司《关于转发中国农业银行“印发〈关于进一步做好支持农业社会化服务体系建设工作意见〉的通知”的通知》，虽然如此冗长繁杂，但还是缺少文种，倘若后面再加上“的通知”三个字，更令人望而生畏。可修改为《×××关于转发有关进一步做好支持农业社会化服务体系建设工作等文件的通知》；也可体现出转发环节，修改为《×××关于转发由中国农业银行印发××部财务司转发的关于进一步做好支持农业社会化服务体系建设工作意见的通知》。
（二）公文标题不可简而不明
简而不明的公文标题，往往似是而非，让人不知所云。矫正须根据公文内容恰当地提炼出事由。如多部公文写作书中的例文《×××航运管理所航行通告》，可修改为《×××航运管理所关于确保施工和航行安全的通告》；《关于假冒商标案件两个问题的批复》（法（研）复〔1988〕73号），可修改为《最高人民法院关于假冒商标案件确认犯罪主体和适用法律问题的批复》。
（三）公文标题不可出现语病
/ J  r" p$ w5 v1 p9 Q) N各种语病类型在公文标题中大都有所反映，主要有：搭配不当，语序不当，成份残缺，成份多余，句式杂糅等，应运用语法、修辞、逻辑等多学科知识加以矫正。值得注意的是，此种病误也不仅仅局限于下级机关。
（四）公文标题不可层次不清
1 p7 l* z; c( S* c有些公文标题不见得有语病，但由于语气停顿较难把握，或缺少必要虚词或虚词使用不当，或语句安排不尽合理等，往往造成层次不清而影响表达。司法公文标题大多文字较长，出现的病误有一定代表性，如《最高人民法院关于第一审人民法院判处被告人死刑缓期二年执行人民检察院提出抗诉的二审人民法院可否直接改判死刑立即执行的答复》（法发〔1996〕39号），可修改为《最高人民法院关于二审人民法院可否将人民检察院对一审人民法院判处被告人死刑缓期二年执行提出抗诉的案件直接改判死刑立即执行的批复》。
. z; W% Q7 n8 B8 t. X（五）公文标题不可题文不符
- R5 ~' V$ x- U题文不符指公文标题事由和正文内容不相符或不完全相符。如《××省人民政府教育厅关于××大学开设新闻专业的批复》，正文是“限于校舍和经费开支有一定困难，暂缓进行”，故标题“开设”前应加上限制动态的词语“暂缓”。又如一些公文写作书作为“范文”、“例文”的一份早期公文《中国人民银行总行关于××省××专区用储蓄或存款方式发动群众进行水利投资问题的请示》，阅读全文会发现，标题事由提出的问题并无请示的必要，而将储蓄存款实行中央和地方分成以解决农村小型水利资金不足问题才是请示的主旨。
（六）公文标题不可“两转”印发错用
“两转”指“批转”、“转发”，加上“印发”可统称为“转文性通知”。其错用主要表现：一是批转下级机关公文错用转发；二是转发上级机关、不相隶属机关公文错用印发；三是印发本机关形成的公文错用批转或转发；四是错用批转（或转发）形式下发本机关下属单位或部门的通知；五是错用印发形式下发本机关的通知；六是错用转发形式发布法规或规章。前三种情况，各级机关公文不同程度存在，因而比较普遍。第四、第五种情况在地（市）级以下机关公文中表现突出一些。第六种情况基本表现在国家部委个别公文上。
- t9 b* P! Q& x, o. y四、其他方面技法
- _" ]9 T1 K7 x  P（一）公文标题不可随意不用或错用介词“关于”
# z+ U8 n0 [* z  D. z介词“关于”在标题中不可滥用，也不可随意不用，而且位置必须正确。此种病误主要是：
% ^7 u6 T0 g7 E" {7 h1．缺少介词“关于”。一是既无“关于”也无其他介词；二是用“对”、“有关”、“就”等代替“关于”。如《××省××局四十五岁以下干部培训规划》（××党（19××）35号），发文机关和事由直接发生联系，会使人误以为是局机关的规划而不是整个系统的，可修改为《××省××局党委关于印发45岁以下干部培训规划的通知》；《最高人民法院对执行〈……的解释〉有关问题的通知》（法〔2001〕129号），“对”明显不妥，应改为“关于”。

“文种并用”指两种法定公文文种在标题中同时使用，除比较常见的“关于……请示报告”外，还有“关于……请示函”、“关于……决定（批复）的通知（通报、决议）”等。应根据公文内容及行文关系合理选择其中的一个文种，“函呈”不分的“请示报告”则应将“请示报告”改为“函”。

“文种并用”指两种法定公文文种在标题中同时使用，除比较常见的“关于……请示报告”外，还有“关于……请示函”、“关于……决定（批复）的通知（通报、决议）”等。应根据公文内容及行文关系合理选择其中的一个文种，“函呈”不分的“请示报告”则应将“请示报告”改为“函”。