对企业档案工作的几点思考

档案工作是企业管理工作的重要组成部分，也是增强企业综合竞争力的一项基础性工作。鹤壁煤业（集团）有限责任公司作为国家520户重点企业、全国工业企业500强、国家大一型企业、河南工业综合实力百强企业之一，近年来，始终把档案规范化管理作为强化企业管理的一项重点工作来抓，积极做好档案的开发和利用，促进了企业发展，多次被省、市档案局评为档案工作先进单位。随着企业经济运行的不断发展，特别是企业改革、经营格局的变化，企业的档案工作内容、档案管理体系等均发生了新的变化，企业档案工作必须不断加强和改进，这对于深化企业改革、促进经济发展、保持矿区稳定具有不可替代的重要作用。

1. 鹤壁煤业（集团）有限公司档案工作现状

鹤壁煤业（集团）有限公司现有22个单位建立了综合档案机构，专职档案人员26人，兼职档案人员300人，保存档案127584卷，排架长度3210米，底图103246张，照片10750张，目前共有3个单位档案管理工作达到国家二级标准，14个单位达到省级标准。建局50多年来，在集团公司领导下，经过广大档案人员的共同努力，企业档案管理工作发挥了举足轻重的作用，但是也存在不少问题。

1.1企业经营的多元化增加了档案管理工作难度

    引进外资及对外投资合作建设项目，使企业形成了多元化格局。由此带来了企业档案管理工作的多元化，由于控（参）股企业的董事会成员是两个或两个以上的合资主体组成，存在着相互协商、互为约束的管理因素，因此，以往的档案管理模式已不能适应多元化要求，增加了档案管理工作难度。

1.2企业内部档案工作发展不平衡

    一是全民单位与集体单位之间档案工作发展不平衡，前者档案工作好于后者；二是不同规模的单位之间档案工作发展不平衡，规模较大单位的档案工作要好于规模较小单位；三是相同规模的单位之间档案工作发展也不平衡；四是不同行业类型的单位之间档案工作发展不平衡。

1.3现代化管理水平较低，不能适应企业发展需要

就鹤煤集团来看，大多数单位的档案管理、查阅、统计等工作还是手工完成，即使有计算机的单位也只是停留在简单的目录打印阶段，现代化的存储、缩微复制技术、档案数字化管理等仍未启动，导致档案利用服务工作的滞后，不能最大限度地开发档案信息资源。

1.4产业结构的调整，使档案门类发生了巨大变化

近年来，鹤煤集团拉长产业链条，大力发展循环经济，新增了煤化工、煤气化、电力、矸石砖、矿井水、商贸、服务等新兴产业，档案门类也由原来比较简单的煤炭企业档案逐步发展为多门类、多载体、多种形式的档案。

2. 对鹤煤加强和改进档案工作的几点思考

为使档案工作更加适应企业改革发展的需要，更好的为企业安全生产、经营决策、科学管理、权益保护提供有效地服务，结合企业实际情况，提出以下几点看法。

2.1进一步加大《档案法》宣传力度，提高全员档案法制意识，增强法制观念，使每一个员工都能够了解《档案法》，认识重要性。根据《档案法》修改框架，进一步修订完善《鹤煤集团公司档案管理办法》。让每一名员工都懂得将工作中形成的文件资料及时收集归档，懂得损毁档案、丢失档案都是违法行为，在公司内部形成一个“人人学习《档案法》，人人懂得《档案法》”的良好氛围，以此来推进和深化档案工作的开展。

2.2针对当前在档案管理方面存在的档案多元化、多形式、多门类等一些新情况，需要各级档案管理人员依照国家政策、法规和现代企业管理制度去探索和实践，采取“走出去，请进来”的方式，到同类型档案管理先进企业去参观学习，学习其先进管理经验和做法，针对企业特点，逐步建立和健全一套适应鹤煤多元化发展新形势下的档案管理体系。

2.3采取“狠抓先进，鼓励后进”的办法，解决档案工作发展不平衡问题。强化对规模大、档案管理基础好、已上等级单位的档案管理工作，使其发挥先锋模范作用，以促进规模小、档案管理不规范单位的档案工作。同时，加大业务指导力度，提高专业人员的业务素质，增加资金投入，对个别不能依照《档案法》管理、档案工作不规范的单位通报批评，使其走上正确发展轨道。从而带动中等管理水平的单位向更高层次发展，以此全面提高公司档案管理工作的整体水平。

2.4加大力度，开展档案信息化建设。将档案信息化建设列入单位电子政务规划。建立电子档案管理数据库，实行文档一体化，建议集团公司内部各企业加大投入，把纸质档案数字化转换列入议程，实现本企业档案管理联网，用现代传输方式开展档案业务指导，提高企业内部各级档案管理人员的业务水平，逐步实现管理现代化，存贮数字化，利用网络化这一现代化管理标准。
文/刘春英

建立医德档案的几点建议和思考

鹤煤综合办  刘春英


建立医德档案，对全体医务人员医德进行年度考评，是面向基层、面向农村、面向困难群体、实现以人为本的主要保证；是改进医患医疗服务、规范医疗服务行为、提高医疗服务质量、改善医疗服务态度、优化医疗环境而采取的一项有利措施。建立医德档案，对于卫生医疗行业的档案工作者来说，无疑又增加了一项全新的工作内容，如何做好此项工作，笔者有如下几点建议。

1、应及时建立健全和完善各项规章制度

1.1把建立医德医风档案工作纳入医疗行政管理部门及各级各类医疗机构领导管理体制，纳入部门领导的考核目标，明确一名领导分管医德档案工作。

1.2建立健全各项规章制度，以确保医德档案应归文件收集齐全、整理规范、管理科学、使用方便。

1.3医德档案是一项全新的工作，要想让其更好地发挥作用，做到管理有序，有章可循，各级档案管理部门，应根据医德档案的特点、内容制定出医德档案的管理制度、归档范围、保管期限及分类方案，为做好医德档案管理工作打下良好基础。

2、医德档案的建立必须领导重视，行业协作

    首先，各级医疗主管部门及医院管理者必须高度重视和支持，把这项工作引入各项工作监督机制，为做好医德档案工作创造良好条件;其次，要加强行业协作，增强横向交流，不断吸收同行及不同行业专门档案管理的先进经验和办法，使医德档案建立伊始就做到高起点、严要求、高标准；三是为了把对医护人员医德医风考核落到实处，真正为每位医护人员建立起一份“信誉”档案，在全行业内可建立统一的医德档案电子网络系统，将每位医务人员的医德考评内容定期在本系统或院域网络上进行公示，接受广大患者、医务工作者的监督。同时，建立医德档案电子网络，也是科学发展观的重要体现，通过电子网络，可以实现管理现代化，存储数字化，利用网络化这一现代化档案管理标准。

3．医德档案的建立需要引入公共监督机制

《指导意见》中规定医德档案以考核记录医务人员的医德医风为主要内容，分为自我评价、科室评价、单位评价三个步骤。因此，医德档案的内容一般由三个部分相关的文件材料构成，所以必须保证应归档材料的真实性、客观性和完整性。

3.1要保证文件材料的真实性。医德档案文件材料之间紧密相连、丝丝相扣，构成了一个不可分割的主题，在文件材料形成过程中，要切实保证医德档案能够真实反映客观现实情况，准确记录每个从业者在从业过程中的德能勤绩，以及科室、单位对从业者真实的评议和评价，通过医德档案的真实性记载，能够真正起到激励先进、鞭策后进的效果。

3.2要保证应归档文件材料的客观性。医德档案是对医务从业人员德能勤绩的记录，是反映一个医务工作者的工作状态、精神面貌重要的依据性材料，它的建立，直接关系到医务人员的晋职晋级、岗位聘用、评先评优、定期考核。因此，在文件材料形成过程中，要切实保证文件材料对每个人的评议评价客观公正，能真实地、全面地反映每个从业者的工作，经得起历史的考验。

3.3要保证应归档文件材料的完整性。医德档案和其他档案一样，完整性是保证档案工作真实的前提，医德档案的完整程度是衡量每个从业人员德能勤绩的重要依据性材料。要确保医德档案的完整，就必须建立健全相应的规章制度和监督监管机制。譬如，应归档文件材料收集制度，档案文件材料形成过程中的监管制度，责任追究制度。同时，还要把医德档案的建立列入领导、主管负责人和档案人员的目标中，确保医德档案在初建伊始，做到有章可循、管理规范，

4、医德档案的建立需要加入患者的评价

医德档案除了上述曾经提到的自我评价、科室评价、单位评价之外，还应在医德档案的建立过程中，把患者评价列入医德档案的建档内容。

4.1患者对医务人员服务态度最有发言权，患者及其家属在和医务人员交往过程中，医务人员的一言一行、一举一动都体现了每个医务人员的服务态度，体现了医患之间的关系。好的医患关系，对患者疾病的治疗、康复会产生良好的效果。反之，就会对患者造成极大伤害，会加重患者病情。因此，从某种意义讲，患者对医务人员的服务态度最有发言权。

4.2患者对医务人员的医疗技术最具有发言权。每个医务人员技术水平怎么样，直接关系患者的安危，因此医德档案的建立，有必要将患者的评价纳入医德档案的文件材料归档范围，这有利于促进医患之间关系的改善，有利于促进医务人员提高医疗水平。

5、医德档案的管理需要随着社会的发展而不断改进和完善

加强和完善对医德档案的管理，使之更有效地为构建良好的医患关系，营造一个和谐的社会局面服务，是建立医德档案的根本目的。因此，随着社会的发展，必须改进和完善医德档案的管理。医疗卫生战线的广大档案工作者应当承担起这一重任，不断探索和掌握做好医德档案管理工作的方法，使这一关系民生、民心的工作真正发挥作用，这是历史赋予我们的职责。

总之，医德档案的建立，是改善医患关系、促进社会和谐的一项重要举措，是卫生行业践行科学发展观的具体体现，作为医疗行业的档案工作者，我们要把这一工作做好，使医德档案真正能够反应每个医务工作者的医德、医风、医貌，为促进社会和谐，促进医疗事业发展提供服务。

对河南省机关档案工作认证标准的               比较研究

鹤煤综合办  刘春英


2006年10月，河南省档案局发布了《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》（豫档〔2006〕54号），本办法自2006年11月1日起实施，原《河南省各级机关档案工作定级升级试行办法》和《机关档案工作等级标准》（豫档〔1988〕39号）同时废止。这是河南省档案局为适应新形势下全省机关档案工作发展的需要，不断提高全省机关档案工作水平，更好地为经济发展和机关各项工作服务而制定的新办法。与（豫档〔1988〕39号）相比，新办法无论是在内容上还是在形式上都有较大的改变。本文从结构形式、内容设置等方面将新办法与（豫档〔1988〕39号）进行比较，对它们的优劣进行揭示并给以评价。                  

1、从文件适用范围上

    新办法适用范围增加了民办非企业单位。这与国家现行体制相符合，体现了该认证办法与时俱进的指导思想。

    2、从文件结构上

（豫档〔1988〕39号）标准分省直机关（70条）、市地直机关（60条）、县（区）直机关（50条）档案工作等级三个标准，三个标准中内容相似，结构独立的等级标准共180条，造成篇幅冗长，结构零散，操作烦琐。新认证办法将老标准合三为一，共分四个认证项目，40个条款，采用百分制，以分数的形式，规定了从高到低四个等级。省特级（96-100）为最高等级，其次为省一级（91-95）、省二级（81-90）、省三级（70-80），新标准具有结构严谨，语言简练，操作方便，实用性强。

     3、从证书的管理上

机关档案规范化管理认证等级证书是已通过认证单位档案工作达到相应管理水平的标志，是档案工作部门和档案人员年度考核、评优评先和评聘专业技术职务的重要依据。因此在证书的颁发上，新办法改原办法等级证书由省档案局、市档案局或县（区）档案局分级颁发为省档案局统一编制颁发，实行代码制即一个省辖市一个代码，增强了证书的权威性和防伪性。且新的认证等级证书规定有效期为五年，在五年内对不能保持认证等级标准的单位，令其限期整改，到期仍未达标的，作降级处理或收回等级证书；五年届满，从新组织复核，这样就可以避免各级机关档案管理水平的下滑，推动机关档案工作健康持续发展。
    4、从认证标准的认证项目设置上

新认证标准设置改原认证标准三个认证项目为四个认证项目，即改管理工作为档案管理体制，业务建设为档案业务（两基）建设，档案信息开发为档案信息化建设，并将档案提供利用单独列出，不仅增加了信息化建设内容，而且突出了档案的服务功能。认证项目名称的改动，使得各项认证内容与认证标准更加贴切。

5、从认证标准的相关内容上

   5.1新认证标准第一认证项目档案管理体制（一）组织领导条款第1条，增加了每年至少召开一次档案工作领导小组会，专题研究档案工作，切实解决档案工作的人员、经费和设备等问题。这一规定从制度上解决了多年以来困扰档案工作者经费难的问题。第4条，增加了档案登记、备案、年审工作及对违反《档案法》案件，不报不处理的，不予认证的规定。这有利于加强法制观念，增强《档案法》的执法力度。（二）机构人员中第7、8两条对机构设置、人员调整都有严格要求；对人员素质、文化水平有较大提高。如第7条增加了配备与机关档案工作相适应的专兼职档案人员且保持相对稳定；调整档案人员时，要全面清点室藏档案数量；新老档案人员交接工作时，在交接清单上签字等规定。第8条规定档案人员达到相应素质要求，大专以上文化程度达到80%以上（原标准为30%）等。

5.2新认证标准第二认证项目档案业务（两基）建设（三）基础业务建设第11条中新增建立档案保管应急处置方案和计算机档案信息网络应急处置方案等工作制度，这对防止档案发生突发性事故采取了预防机制。为保证各类归档文件齐全完整，新标准第14条对收发文登记本上没有登记的党委党组会议记录、办公会议记录、民主生活会记录和各种年度统计报表及人员编制名册专门列出，以做重点关注、及时收集归档。

5.3新认证标准第三认证项目档案信息化建设，为进一步加强档案信息化建设，规定把档案信息化建设列入单位电子政务规划，实行文档一体化管理，建立电子档案管理数据库，实现本系统档案管理全部联网或建有专业老秘网，用现代传输方式开展档案业务指导，提高各级档案管理人员的业务水平，实现信息资源共享。这一认证标准充分体现了档案工作要适应科学发展观要求，逐步实现管理现代化,存储数字化,利用网络化。

5.4新认证标准第四认证项目档案提供利用，本项目内对编制检索工具、编研材料、档案科研成果等条款的设置比原标准都有较高要求，更加重视档案人员的综合编研能力、归档文件材料的开发利用、档案科研成果研究。取消了查准率、查全率这一模糊概念，对提供利用的服务水平及熟练程度有严格规定。通过这些条款的设置，从根本上改变了档案人员坐等服务、你来我查的旧观念，突出了档案为经济社会发展和机关各项工作服务的宗旨。

通过以上对新旧认证办法的对比研究，可以看出，新认证办法是加强全省档案事业管理，推动机关档案工作健康持续发展，不断提高档案管理水平的重要举措，也是档案工作依法行政，实现档案工作规范化管理不可或缺的重要措施。