秘书协调工作的沟通技巧

    随着时代的发展，协调工作在秘书工作中的重要性日益提高。今天，作为一个称职的秘书，不仅要能处理文件、接待来访、安排活动，而且还要能说会道，掌握语言艺术，懂得沟通技巧，做好协调工作。
    一、沟通在秘书协调工作中的必要性
    由于在立场、角度和观点等方面的不同，不同的部门或不同的人对同一事件或问题的看法肯定有差异，这就需要进行有效的沟通来协调。只有进行了良好的沟通，才能达到使有关各方互相配合、减少磨擦、同心协力、增加效益的协调目的。秘书沟通的内容是多方面的。不仅要跟领导沟通，同时也要跟同事沟通；不仅是对工作进行沟通，同时也要对思想观点进行沟通。这样才能减少、消除双方的分歧，达到协调的最佳效果。
    当然，作为一名优秀的秘书，不但要能沟通，还要会沟通，也就是说要掌握沟通的诸多技巧并能灵活运用。“灵活、合理、有效地运用沟通，会最大限度的提高秘书协调工作效率”。
    二、秘书协调工作中的沟通技巧
    (一）语言技巧是有效沟通的利器。常言道：“良言一句三冬暖”。得体的语言既能简明扼要地表达自己的意图，又能使对方愉快地接受协调。秘书在沟通工作中，必须讲究语言技巧，说话适度，讲究分寸。只有这样，沟通才能取得好的效果。秘书协调沟通中的语言艺术，目前学界已多有学者论及。我们认为还有以下三系的目的。3.运用表情语言。“表情个方面的技巧可以达到良好的沟通语言主要指面部表情，包括眼、鼻、效果。1.注意语气、语调、语速。秘嘴、颜面肌肉的变化等，也指交际过书在沟通过程中，根据不同的沟通对程中的一种有声但没有固定语义的语象、不同的场景应采用相应的语气，音，如哭、笑和‘哈 ’‘哼 ’等语气并注意语速和语调。在沟通中，很多词。”好的表情语言不但可以增强讲人喜欢用命令口气压制对方。其实这话的效果，而且通过情感的影响可以往往会使对方产生抵触情绪，适得其起到让对方信任的作用。这里主要探反。因此在沟通过程中，切忌语气强硬，语调过高，语速过快，而应多用两种表情语言：目光语和微笑语。（1）目光语。“眼睛是心灵的窗口 ”，协商的口吻，诚恳地或委婉地表达自眼的奥秘在于它能如实地反映出人的己的意见，这样更能达到沟通的目喜、怒、哀、乐，如实地反映人的思的。2.善于过滤信息。善于过滤信息维活动，也如实地反映一个人的内心在秘书的协调沟通中是非常重要的技世界。目光语是运用眼神、目光来传巧。秘书的工作需要经常上传下达，递信息、表达情感的语言。在与人沟沟通信息。不论是“上传 ”还是“下通时，眼神要根据内容的需要而变达 ”，都要忠实、准确、客观、全面。化，不能随心所欲。目光的运用要主在确保主要信息“忠实”“准确”的动自然，别人与你谈话的时候，你的前提下，秘书在传达信息时，不能简眼睛要注视着他，无论对你说话的单地成为传声筒，而是要注意过滤信人，地位比你高或低。要正视对方，息。例如，当传达领导对下属的批评不能看着其他地方。眼神随着谈话内意见时，应淡化情绪色彩；确需转达容给予对方回应，表现自己交谈的专领导对另一领导或下属的评论时，点诚。这样有利于更好的达到协调的到为止，不可过于细致；向领导汇报目的。（2）微笑语。微笑语是一种世下属的意见时，要有所选择地汇报善界通用语 ,除了表示友好、愉悦、乐意、中肯的意见，否则无异于打“小意、欢迎、欣赏、请求、领略之外 ,报告 ”。当然，信息过滤，并不是说还可表示歉意、拒绝、否定。微笑往就否定秘书要忠实的传达指示，准确往能大大缩短双方的心理距离 ,彼此的汇报情况，也不是说秘书可以随意获得好感与信任 ,促进沟通工作的顺加进自己的意见，任意的发挥、解释利进行。因此，微笑是秘书工作者的甚至曲解领导的意见，而是说要在忠最佳情绪表现，也是沟通当中最易接实把握领导主要的、关键的和实质性受的表情。
2 o  t; Y8 u0 i6 W8 m2 u2 C    （二）情感调控是有效沟通的法情境性的或随意性的容易引起误解，协调是一种让对方认同与接受的产生隔阂，引发矛盾的一些信息过滤工作，只有对方心理上接受时，思想掉。这样会有利沟通和交流，消除误上才能认同。要做到这一点，除了要解，减少矛盾，形成和谐的人际关注意语言技巧，把握好时机外，情感是十分重要的。秘书人员只有在内心对沟通对象充满着爱与尊重，才有可能以极大的宽容心去化解矛盾，消除误解；才有可能以一颗坦诚之心去建立互信；也才有可能以尊重之心去凝聚众力。正如法国著名作家拉罗什富科在《道德箴言录》中所说：“唯有感情是始终具有说服力的演说家。 ”1.以宽容之心消除误解。由于每个人所处的时间、地点、地位、经历和个性不同，对一个问题的理解和把握的程度不一样，就容易产生意见的分歧。
    如未及时沟通，消除误解，会造成人际关系紧张，甚至无法开展自己的工作。要打破这种僵局，秘书人员要心中有大爱，继而把这种爱具化为宽容。宽容不仅可以避免矛盾的激化，还可以感化别人，从而达到非常好的沟通和交流。面对误解，要能够展现宽容之心。同时，误解一经消除，同事们也会心存感激和佩服。“爱人者，人恒爱之；敬人者，人恒敬之。 ”（《孟子·离娄下》）长此以往，秘书人员的人格魅力就会充分展现，这是秘书人员进行有效沟通的坚实基础。2.以坦诚之心建立互信。“推之以诚，则不言而信。 ”（《中说·周公》）只要能够推心置腹，以坦诚之心待人，不用言说也会相互信任。这句话对于秘书人员的人际沟通具有很好的启示作用。如果对方对秘书人员没有信任感，要进行有效沟通还是很困难的。
7 a7 w1 P( `( Z/ u' b" X( F( E    因此，对于秘书人员来说，要想有效沟通，必须要有坦诚之心，取得对方的信任。3.以尊重之心凝聚众力。有这样一句名言：“人性最深切的渴望，是得到别人的尊重。”人，不论从事什么工作，也不论在什么场合，都希望别人认可自己、尊重自己，这是由人的自尊心所决定的。秘书人员在沟通工作中必须深谙此道。要把对对方的诚挚之情化作尊重之心。一般来说，秘书人员在与领导沟通时，很容易做到尊重。与职工沟通时，同样也要注意理解与尊重。理解与尊重的实质，就是把他们视为组织的主人，有参与决策、参与管理的权利和机会，使他们感到自己是组织中平等的一员。当职工感到自己得到理解和受到尊重时，自然就会萌生一种主人翁意识和责任感。这样，开展沟通会收到事半功倍的效果，从而达到凝聚众力的效果。同时，沟通还要注意时机的把握，要适时、适地、适当，即要注意沟通的时机是否成熟、场合是否合适、分寸是否得当。
    综上所述，秘书人员在协调沟通中必须注重方法，讲究技巧，调控好情感。如果秘书人员能认真深入地领会和运用这些技巧，不仅有助于协调沟通工作的顺利进行，而且可以加深感情，凝聚众力，形成良好的人际关系，从而对秘书其他方面的工作也起到促进作用。 作者：陈春梅 办公室业务
6 J4 D$ u, m" F9 _/ r. D( M4 p  t7 d