秘书是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助性服务的人员,是决策者和执行者之间的桥梁,是一种特定的社会角色。因此,需要掌握各种基本知识,需要具备良好的职业素养和较强的工作能力。下面笔者结合自己的工作实践,谈一下做好秘书工作必须具备的四种基本能力。
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一、 必须具备参谋助手能力( ?1 x |5 G4 J! E. d: m* Z
/ Y4 P- ]( D8 L9 J: |8 h当好参谋助手、服务领导决策是秘书的重要职能之一。秘书在领导心目中有没有分量,关键看能否为领导决策提出”真知灼见”。因此:
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首先要加强调查研究。调研是谋事之基、成事这道。要突出三个方面:一是加强国际国内经济形势研判和宏观政策解读:二是有针对性研究外地经验,结合实际提出见解;三是经常性深入到镇区、部门、企业,主动撰写有情况、有分析、有措施、有建议的调研报告。撰写的调研报告,要注重”三性”:谋领导之谋,增强超前性;想领导之想,增强针对性;急领导之所急,增强实效性。大到发展战略、发展思路,小到某个具体问题都要主动为领导出谋划策,出以公心地提出建议。
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. L' a# E$ V* F" I" O" `" |3 ~3 ~3 Q其次要注重以文辅政。秘书工作平时要注重积累领导言论,处处留心领导的工作方法、思维方式、语言风格;善于总结工作中具有创造性的新思路、新方法、新经验,为撰写文稿提供鲜活的素材。撰写文稿时要准确把握上级政策和领导意图,用心去感知领导决策的出发点和期望值,从较高层次和更广阔的视野来丰富领导的思想观点,并学会”换位思考”,”不在其位、学谋其政”,有意识地站在领导的高度认清形势,分析问题,提出对策,做到立意新、主题明、内容实、层次清、逻辑强、语言精。5 R5 @2 A: v) v" T9 y8 P2 {
" `6 a* @0 |- [) w/ _/ n再次要重视信息搜集。当今信息时代,信息面广量大。领导工作繁忙,很难广泛阅览,所以就需要秘书人员精选最新政策、外地经验、经济动态、社会热点等,有针对性地提供给领导参考,服务领导决策。
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二、 必须具备行文办会能力: @! G* y4 L: N* n" b- Z& x, K
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办文要零差错。办文有三个关键点:一是准确。要把好政策关、法规关、文字关、格式关、程序关,保证文件的严肃性和权威性。二是规范。对一些正常运转的文件,要进行分类,搞清楚哪些先送主要负责人,哪些先送分管负责人。三是高效。运转要提速,减少在每个环节滞留的时间,及时催办,急件急办,特事特办。发到基层单位的文件,必须及时分送,不得积压。: j5 l1 Y. K' y I7 x
6 O3 {" O! g5 H1 R办会要零缺陷。办公室组织的会议特别多,会务组织水平代表办公室水平,从发文、会务、领导讲话、会标、文件发放、会场秩序到车辆管理等各个环节,都要严格把关,会前要认真筹备、会中要强化服务、会后要落实督查,会议纪要要及时成稿印发,确保会议的权威性和高效率。
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7 I( E1 |( F# _" ?: C办事要零失误。办公室需要办的事情太多,办好一件事容易,办好每一件事很难。怎样才能更好地办事,做到办事零失误?一是按程序办事。要按照办公室既定的办事程序做事,并不断优化办事流程,提高工作效率。二是按实际办事。不同的事情,办事方法各不相同,同一件事情,也有多种方法。要因事制宜,从实际出发,不拘泥于惯例,在不违背原则的基础上,尽可能的把事情办好。三要按规律办事。办公室无小事,要在繁杂的事务中寻找规律、举一反三,确保忙而不乱、忙而有序。6 v: g: x3 W- y) a4 i2 R9 ^" ?% i
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三、 必须具备督促检查能力
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四、必须具备沟通协调能力8 ?3 L% @ W. E* j) x5 {! r% c: B8 v
( D S2 S% H) J6 E办公室的协调工作面广量大,往往涉及利益关系调整和矛盾问题的调解,工作难度大,但必须做好。# Z9 D! ]" I& V) H+ W( a! w/ C
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要做领导工作的”润滑剂”。办公室秘书在领导身边工作,完成领导交办任务,维护领导形象是本职。对领导交办的协调事项,要多动脑筋做好沟通工作,多想办法解决问题,多圆事、多成事。对领导交办下级的事项,要多解释、多引导,争取部门的理解的支持,确保不折不扣完成到位。对领导与领导之间的意见转达,注意讲话方式方法,把意思准确、清楚、恰当的表达到位。# [" G: _. E0 P, k$ E, o
0 v* R/ P A3 t" G要做沟通协调的”粘合剂”。协调处理好与各工作部门的关系,不弄权、不傲气,当好中介者;在部门之间的关系上,顾全大局、讲公正,当好协调者。协调处理好办公室内部的关系,团结干事,凡事多商量、不争论,多交心、不猜疑,做到思想上同心,行动上同步,大事讲原则,小事讲风格,形成融洽和谐的工作氛围。
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8 k0 [# L5 l D! a- h1 B4 U要做外部公关的”催化剂”。办公室与外部的交往极其密切,秘书人员在做好接待工作的同时,还要增强公关意识,与外来领导、外单位来客多沟通、多交流,注重培养感情,拓展合作空间。作者:林树军
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