老秘答如何编制公文主题词？

网友问题:

什么是主题词，如何进行编制？

老秘观点:

主题词是确切表达出公文主题的规范化的名词或名词性词组。
编制主题词的原则与做法是：
第一， 标引时应根据主题词的涵义由大到小，从内容到形式这样的次
6 h. A4 T% w$ ^) ~序进行。一份公文一般不超过五个主题词，而最后一个主题词一般都是表示文种的。
! n- E6 {1 C  b6 N2 _  o. Z# x第二， 主题词构成格式是“类别词”加“类属词”。所谓“类别词”是
反映主题内容的类别，所谓“类属词”是反映文件内容和形式（文种）的词。
第三， 动词不可单独使用，应与相关的词组配成名词性词组，以“打
击经济犯罪”为例，不可出现“打击”、“经济犯罪”，应为“经济”、“打击犯罪”。第四，标引地名、人名时尽量使用全称。
第五，标引出的主题词词目之前要靠左顶格冠以“主题词”三个黑体
  p  X$ t) B+ c- C. K3 w5 C字，加冒号，主题词词目之间要空一字格的距离。主题词位于抄送机关上方，中间有一条隔离线。
: x/ ]9 V/ N- R; I& j  第六，主题词与公文标题的确有着十分密切的关系，但仅靠公文标题是不行的。 “类别词”通常并不在公文标题文字之中，而“类属词”由于是由直接反映公文内容和文种形式的词构成的，通常存在于标题之中。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》的主题词是“农业   水土保持   通知”，其中第一个词是“类别词”，标题中并没有，而后面两个是“类属词”，都在标题之中。
7 x6 Q8 d: X$ y4 H7 G* g  `  第七，编制主题词完全靠《国务院公文主题词表》是不够的。《国务院公文主题词表》的开端语中已有明确说明：“词表主要用于标引国务院、国务院办公厅印发的文件和各地区、各部门上报国务院及其办公厅的文件。”由此可以使我们看到，省、地、市等机关及各个系统均应编制自己的主题词表，否则，没有一个大体的遵循，撰写主题词时“临时抱佛脚”，势必感到既头疼又不准确。
第八，当主题词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够反映文件内容的词标在类别词后面，并在该词后面加“△”以便区别。
第九，一份文件如有两个以上的主题内容，应先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。例如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。