秘书协会安排我来讲课，能够和这么多的秘书界同志们见面，感到非常亲切，因为我也是从你们现在这种状况走过来的，一步一步的熬过来的，用‘熬’这个词不太恰当，每天都在熬，每天都怕出错，每天晚上睡觉都要总结一下今天怎么样，然后明天怎么办，就这样熬过来的，熬三天三夜，熬五天五夜，最多是15天15夜没睡觉，三天三夜不睡觉是家常便饭，有紧急任务就必须完成，完成任务主要是靠晚上，身体熬的，但几十年过去了，身体没熬垮，我手下熬死了几个人，但是我自己还没事，还能给你们来讲课，就是老天爷关照我，在座的同志们关照我。秘书同志们工作很辛苦，再加上现在文字工作量很大，无论是干秘书的还是不干秘书的都要写东西，不管是政府机关，单位机关，还是哪个公司都要写东西，领导人还特别重视写东西，在乎写东西，要写的好，写出特色来。所以说我到这里来给大家讲一点切身的感受、经验、体会，体会给大家借鉴，我这是给大学里的教授讲课不一样，怎么写你们看一下就知道了。
我1965年从部队刚提了少尉以来，不到半年就无意调到了军委办公厅，当时叫国防部，我也不知道是干啥的。叫我紧急来报道，一报道才傻眼，是干这个的。我小时候学习比较好，参军前老底子就是高中，所有的东西在工作实践过程中学习的，办公厅倒是挺重视我，其次是单位秘书， 纪委办公厅，党委秘书，研究室副主任、主任，这样下来，从毛泽东一直到江泽民，这样下来。我要讲的都是我的体会，我没有参照任何教学书，也没有参照任何别人的东西，讲的都是纯粹的我的东西。因此就避免不了这个狭隘性，局限性，所以我想提醒大家，我讲的这些仅供大家参考，更多的是在意识引导大家。
我今天讲三个部分的问题。
第一部分讲一讲，公文写作当中我们经常遇到的一些问题，我讲十个问题，十个问题有一讲而过的，一说大家都懂的，有的我展开讲一讲，这个就是一个高度，写文章就是一个高度。第二个问题就讲一讲，如何写好这个讲话稿，给领导人写讲话稿，我总结了一些经验。第三部分就是讲起草公文，基本素质修养和五大修养，我就讲一讲我的经验。现在从第一部分开始讲起：
这个公文写作当中经常遇到下面这样的一些问题，有的是我们军委机关本身的问题，有的是下面的问题反映到我们这里。
第一，请示与报告不分。因为所有的文件上到经委那里，上报到那里就分为两类，一类叫阅件，一类叫办件，请示厅要办的多少多少号，凡是阅的就装到袋子里送给机关，你爱看就看，不爱看就拉倒了，凡是要办的就写办多少多少号，但是经常会接到这样一些文件，是请示还是阅件，你说它是阅件，信里说的好像是要请求怎么办这个事，你说他是办件，它又和前面讲的事不相关，这样接到以后就告诉单位，你究竟要干啥，你要是报给领导看，我们就当阅件扔掉了，不给你办了，你另外再写报告，就是这样处理的；你屁股上挂的小尾巴，请求办这个事的，你另外再写报告，就这样处理的，这就是阅件和办件。
第二个问题就是请示件当中这个主报或抄送单位，搞不清楚，不全面，是在办理这个事情的过程中带来很多的麻烦，也就延长了办事的时间，办事的效率，这个我举个例子说一下，大家就清楚了，比如河南有个军用机场，河南省政府申请要把这个军用机场申请军民合用，要开设一个方案，就这么个事，怎么报呢？河南省人民政府写报告，别人写报告是没用的，写给谁呢？主报单位，国务院中央军委两家并排在前面，有时候这写一下国务院这写一下中央军委，怕你们两家不知道谁办，怕我们弄不清楚，这都是，我们两家怎么弄，这不用你管了，肯定我们两家会协调的，必须写两家，写两家收到之后，我们军委办公厅和省委办公厅就协商，协商这个问题，这个文件谁来主办，这肯定是省委主办，起先由军委先办，几月几号注，他那就存起来了，等着这边办，这边办好之后，军委办好之后，肯定会批给他的，这个问题就是抄送单位很重要，抄送单位实际上好多单位都接不到人家文件，人家没法研究，抄送单位比如说，总参谋部你必须抄送，总部必须抄送，军委空军要抄送 ，民航总局也要抄送，发改委你得抄送，环保部你得抄送 ，还有哪些我不知道，这个事情涉及到谁你就抄送谁，为啥抄送这些单位呢？比如说这个文件来了，军委主办，军委办公厅首先找个总参谋部，这件事就你牵头来办，他一牵头办就把这些所有有关单位找来，就是要归纳起草一个报告，而且代理国务院中央军委批复文件，就起草好了，上头一批就好了，就这个过程，下面有时候搞不清楚，丢三拉四是可以补救的，这是没关系的，我那个时间影响了效率，这个我今天讲的上层工作，讲的例子比较大一点，讲了好多毛泽东周恩来什么的，我举的例子就是大一点，大家听了以后就参考一下，那个总理、总经理差不多，都是大官，反正你给经理、总经理写东西也差不多，你就这么想就行了。
第三个问题，电话报告容易发生人名地名的错误，有时候地名是相同的，有时候人名相同的，有时候人名和地名是相同的，容易出错。军队有个习惯，在重要的情况下，地名打括弧，里面写上坐标，打仗打错了就是个问题了，那不是马虎的，甚至人名和地名都有一样的我给你讲个笑话，内蒙古有个地方叫童门，军委办公厅派童门去内蒙古，字完全一样，有一次我们这个童门局长要到那个童门去，打电话给军分区秘书要做一个电话报告，派军委办公厅童门明天下午6点去童门，让我们明天派车到童门车站去接童门，接到以后要给军委办公厅回话，就说童门已经到童门，这个就会出错，我们要小心点。
第四个问题，各种简报，难以做到文字精简，简单说就是简报不简，怎么办？现在可以说很多会议都要出简报，不光是出综合简报，还有小总简报，一大堆一大堆的简报，本来简报是简要报告，简报本来就是让人一目了然，让人知道了，太多了领导没法看，怎么办呢？有时候就告诉我们，你们把这综合一下，我们只好把一大堆简报拿来，把真正需要反映的东西捞出来，渣子都不要了，废物都不要了。送给军委领导，这就是简报。后来就渐渐形成一个文件，一种格式，叫陈阅件。我就办过给毛主席写报告的事，毛主席就要求一事一报，当时我在中央抗日指挥部工作，毛主席身体不大好，对这个地震情况很关心，天天要了解情况，我要一事一报，一个报告专写一件事，一目了然，一两张纸，每张纸两百个字左右。我记得第一个报告很简单，38、39纵队以每小时40公里的行军速度向唐山灾区开进，第二个报告是一个17个抢救大队从全国各地空运到灾区实施抢救，第三个报告是第5个是大桥已经修复通车，一天报几个都可以，但是一事一报，一目了然。
第五个问题，会议纪要。 会议纪要容易出什么问题呢？就是各有特点表述结论，就是会议怎么定的，要 准确的表述，有时候表述上会有产生误差， 会出这样的问题，这种会议纪要的长短，不同的会议纪要不同的人主持的会议，大体上就讲个类型，一个类型就是特别简单，几月几号召开胡锦涛主持召开中央书记处书记会议，1.会议讨论通过了《关于什么什么的研究报告》，这是一方面的讨论，两句话就可以了，像他这种纪要，很简单。但也有的纪要，同样的会议纪要，他内容比较多，议论的东西多，凡是要议论这种有思想，有原则，有些东西的主要观点一般都是用会议认为什么什么什么？会议指出什么什么什么，会议强调什么什么什么，一般是这样的，表述在上面，最后是决定怎么怎么的？但决定你要记清楚，你认为强调一大堆，都是为了这个决定，最后看你怎么决定的？办还是不办？究竟是写长的还是写短的，要根据会议情况，根据主持会议领导人的要求来定，主持会议领导人要把这个要求这个思想写上去。
第六个问题，工作总结。要在提炼概括上下功夫，这是个难度。你每年各种单位都有工作总结报告，但是一些报告就犯两个毛病，通病，第一个毛病文字太长，没时间看，第二个毛病就提到问题的时候轻描淡写，一笔带过，太长的问题，我们曾经三令五申，周荣鑫当秘书长的时候在会上强调多少次，要求下面总结报告不能超过三千字，我们这些人写长文章写惯了，一写就收不住，不像古时候的人，写个小散文。孙子兵法也就两千多字，我们现在一写就是上万字，就怎么也减不下来，第二个问题就是写问题，写到问题的时候怎么也展不开，前面就收不住，后面问题就展不开，说到问题的时候，没几句就完了，希望以后在但是后面多做些文章，把问题讲的透一点。两大毛病，这是人的党性修养问题，不是一个简单的问题，报喜藏忧，比如说，我要求我们在座的同志跟你们单位搞个总结，要求不超过三千字，你怎么办？就死任务，就三千字，一个字不让超过，你没有办法，你就只能在提炼和概括上下工夫，另外，要舍去一些次要的东西，抓住一些主要的东西，就两招，一招就是舍去次要的，抓住主要的，第二招就是概括和提炼，提炼到最高度的时候，一句一个句号，就是把逻辑连起来。我们有时候考试，考作文，要求出一个题目，写一个八百字的文章，这个有讲究的，只能写八百字，写长了要扣分，老师没有好印象，你就写刚好八百字，恰到好处，打一个句号就没了，既没有拉长的感觉也没有缩短的感觉。这个水平很高，感觉上一看，这个写的很漂亮。是长好还是短好呢？就是短好，我建议大家练一些短一点的文章，这边讲一个节外生枝的小故事，大家轻松一下
我在解放报日纸看到了一篇文章，这篇文章题目叫做《简单》，这是一个重要的问题，我就马上打电话给报纸，了解这个人是何许人也？是干什么的，是个编辑，我就找他那个编辑部的头，这篇文章是怎么写出来的？我找他个人了解，你是怎么构思的？因为我们追求的目标，最终目标是简单，那么多复杂的线路，最后就知道上下箭头，认识了几个阿拉伯数字就可以操作。相机现在有傻瓜相机，飞机出来的自动驾驶，汽车现在正在实现无人驾驶，简单才是我们的目标，只要能把复杂的事情简单了就完成了，越弄越复杂的人，肯定还没弄明白，这个事情没搞明白，俄罗斯人经常把简单的事情说复杂的，美国人经常把复杂的事情说简单了。民族的传统文化不一样，能够用简单的语言表达观点，那是水平高的人。无工不富，无农不稳，无商不活，就三句话概括了多少？结论到底怎么弄好？这样的要抓，那样的要抓，想到一条就要写出一个卡片，想到一条就写一个，最后就概括四条，五条都没有。这样概括能力就很强，很概括。
第七，调查报告。如何抓住事物的本质，这个问题我要重点来讲，因为这个是大家比较关心的问题。又是比较难的问题。不管是大干部小干部都经常遇到这个调查研究，搞调查研究。你写文件，特别是写总结报告必须先调查研究，不调查研究你写不了这个报告，总结报告。过去毛主席讲，没有调查就没有发言权就讲的很清楚。调研活动，大体有以下几种类型：第一种类型就是评估形式，总结工作这种综合性调研；第二种类型就是制定某项政策的专门调查；第三种类型就是就某件事进行的单项调研。你像现在这个温州动车事故，这就是单项调研，这个事故究竟是怎么回事，最后要向老百姓做个交代。以上三种类型的调研活动，无论是哪一种，都要按照以下四个程序展开，怎么展开呢？首先第一项是明确调研目的，你这调研就是要干什么的，达到什么目的，所有参加调研的同志、兄弟都要明白，就像这次动车事故调研，从组长到下面的每一个人，你必须清楚，我们最终 要拿出什么东西来，要形成一个什么东西？这是明确调研目的。可能很关键，还是摸一摸领导的意图，下去调研之前问问领导是怎么想的，有什么要求，有什么指示？摸一摸领导的意图。第二步制定调研计划。到哪些单位去，找哪些人来了解情况，具有代表性的。采取什么方式去调研，如果能够使被调查的单位和个人能够讲真话，报实情，要他讲真话并不容易，这里抽象的说不大好说，说来说去还是那几句话，我讲个例子来说：
1992年，军委会取消军委下的生产经营活动，当时部队各项经费很紧张 ，就说这个训练费、卫生医疗费、伙食费、房屋维修费、汽车维修费都不够，它不是差一点，差的比较多，差到什么程度呀？有个顺口溜：训练费不够买靶纸，政工费不够订报纸，伙食费不够填肚子。我去调研的时候去了解情况讲话，他说不能讲真话，我说怎么不能讲真话，今天就要你讲真话，他说讲真话就挨训，我说讲什么真话挨训呀，他说就这三句话，我说这三句话挺好的吗，没错呀！他不敢讲，大概有领导批评过他。我们这次下去调研军委发的红头文件，就决定取消这生产经营，但是后来搞一搞又坏了，风气也搞坏了，就是后来搞铺张浪费，大吃大喝，出现这样一个问题，后来不让部队再搞生产经营了，中央军委下了个红头文件，中央军委下了一个强硬的措施，检查是否落实，任务落到我的头上，要我下去，下去怎么办？这个东西涉及到别人的切身利益，我说咱们先学文件，打破常规，你就是师长，你就是军长，你就是后勤部长，这个军委收摊子，不让搞生产经营，思想上还有很多情绪 ，偷偷地要留一些，打个擦边球，变相给他搞点生产经营，留一点，有什么办法要留？就根据这个文件，打擦边球。 结果大的贯彻，毫无疑问的雷厉风行，但是发现了很多具体问题，最后我们把这个好的部分，贯彻的部分和问题都集中起来，形成材料交给他们召开常委会，我要讲，我跟工作组商量，这怎么讲，招待挺好的，酒也喝了，怎么办才好呀？大家哈哈笑，叫我拿主意，我说这样吧，吃归吃，干归干，咱们对共产党负责，讲还得讲，怎么讲的他们心服口服呢，成绩必须说够，有多少成绩我都给说的满满的，问题要说准，按照这两条，第二天就开始讲，成绩给人说够了，采取了多少措施，过程怎么样，说的很好，问题一二三四五总结出来，讲的时候这么讲，司令员挺高兴，他说徐主任，你这个讲的挺好，咱以后多联系，中午还要喝酒。这是经验，你吃归吃，讲归讲，你不能不负责任。你像这个走马观花似的下去看一下，先排练好导演好，那还叫什么研究呀，根本就看不到什么实际情况，不可能了解到真实情况。
第三部分，实施调研活动。。
第五关于体现个人风格问题。这个讲话稿的个人风格都不一样，因为个人的文化修养和工作实践，甚至个人的个性特点都不同，他的讲话稿讲出话来就不一样，你看他看电视剧看电影都知道，那工农干部没文化的跟秀才有文化出身的人讲的都不一样。风格是不同的。其他讲话稿要考虑什么因素，这个不是很重要，但是弄的好可以锦上添花，我发现有这么大概两种情况，两个类型，一个类型就是领导人讲话，喜欢开一个口子，抓一个问题，从这个口子进去，把全部问题都给你讲清楚了。毛泽东在《论持久战》那么长的文章，实际上就讲一个持久战，为什么是持久，怎样持久，最后胜利是我们的。三年自然灾害吃了很多苦头，72年召开七届人大会，高级干部会议总结，还得好长时间会，白天出气，晚上看戏 ，两干一稀，大家满意。这是毛主席的话，最后毛主席总结讲话，他就是从一个口子进去，我不唱天不唱地，我就唱一个湘潭戏。我今天就专门讲一个民主集中制的问题，为什么三年自然灾害吃了那么多苦头，为什么决策失误，民主集中制制度不健全，把一系列问题给你说清楚，开一个口子进去。另一种风格就是平面展开自然特点，这种领导人都是处理政务的，抓的事情多，管事情多，哪方面不点到不讲到是不行的，他在这个岗位上上就得这么讲，比如周恩来他什么都要管，他讲话什么都要讲到，你总理能不讲这个事吗？李瑞环讲话的最大特点：深入浅出，最大的特点，不同的事情能讲出很深的哲学 道理来，两会期间到香港 ，都傻呵呵的听着他讲话，李瑞环有次在宣传工作会议讲话说，脏的布擦地，越擦越脏，是什么意思呢？我们自己脏，我们自己擦去擦别人，不是越擦越脏吗？要想把地檫干净，我们自己得搞干净了，李瑞环给香港代表团讲改革开放，好不好呢？好，但是会出现问题，这问题不奇怪，春天好不好呢？希望春天到来，但是春天有苍蝇，夏天好不好呢？夏天也好，庄稼也成熟了，果实累累，但是有蚊子，看事情得这样看才行。改革开放好不好？好。带来一些问题是不可避免的，能够克服的，一讲人家都心服口服的，讲到宗教问题，他就讲他妈，说我每次出去，我妈怕出问题就烧香祷告保佑我平安 ，我终于平安 的回来了，就说我烧香保佑你回来，看显灵了吧。他讲这个能听懂，还有一次他讲，弄虚作假，说搞形式主意，弄虚作假，连野猪都不想去，说林子里野猪比较多，经常出来吃庄稼挺讨厌，没法弄，最后想了个办法，在野猪经常 出没的地方埋了个柱子，柱子上绑了个高音喇叭，野猪出来的时候就放鞭炮，这第一天野猪出来看看听到这个声音撒腿就跑，第二天出来看看摇摇晃晃的走了一圈，没看到什么，就回去了，第三天出来看一看，在柱子上蹭一蹭就把它晃倒了，你看弄虚作假，连野猪都不相信，就讲这么通俗易懂这是个本事，确实是个本事。美国有一些人也有这个本事，卡特过去竞选说过一句话，公众在澡堂里，饭桌上议论的问题，就是总统办公桌上要解决的问题，一下选票上来好多。这话讲的很朴素，如果他说我们要从战略的高度去看待群众的问题，完了，老百姓肯定不知道战略的高度是什么？毛泽东领导老革命的时候，打土豪，分土地。那时候没地，跟老毛就有地了，就一下起来了。抗美援朝保家卫国。弄不好又丢了，去抗战 ，你看我们现在可能就是要，太苦了，打土豪 ，分田地，土了一点，再改 一改。抗美援朝保家卫国，我们再给它改一改，抗美援朝反抗侵略。老百姓搞不懂了。有些道理看似很高，确实很低，看似叫的很响，但是实际上没有用，要说的很实在，入木三分。毛主席说，谁见过水果，没有见过，就见到香蕉，苹果。谁见过房子呢？没见过，就见过洋楼、四合院，写文章能用具体概念 ，就尽量不用抽象概念 。在写讲话稿的过程中，可能还有点有些难办的事情，经常出现一个领导意图不清楚怎么办，不明确，这个没办法，你就研究，提出框架，再想办法，让他点头再写。第二个问题就是说领导的讲话变来变去怎么办，你也没办法，你跟着他变，不是你自己的讲话稿，是领导人的讲话稿，你跟着他变来变去，总的变到最后，越办越好。
第三个问题就是自己那个领导，处长写的东西，办公厅主任要修改，显示自己要负责任，越改越坏怎么办，这个东西就难办，你要看看你的领导什么脾气，你还不能得罪他，不能被打掉饭碗，那是不行的。我就遇到过这么个情况，有个副主任，老资格，搞宣传的，写个东西，我写过去，他改掉了，最后我又把他的改掉了，改掉了以后拿过去，他又给我改了，拿过来我又给他改了，他呆不住了，跑过来了，你给我改来改去什么意思，老同志脾气好，我就跟他讲，这样怎么不好，他说好好好，以后你们就这么给我把关。有的领导脾气不好，弄不好要秋后算账，可能要卷铺盖。做事情要因地制宜，这种事情要因人而异，看看这个领导什么性格 ，我讲的是实实在在的话，那目的就是要把事情做好，写讲话稿这个问题就讲到这里，
第三部分我简要的讲一讲，就是写好文件的基本素质修养。这个就是光知道方法还是不行的，文件怎么写，公文格式都很熟，你不一定能够写的好，就是要有基本的素质修养，这里讲：五大修养。
一是文学修养。
你写东西是用文字的，字组成词，词组成句，句在组成文章。这个文学修养，这个题目还是很大，希望大家在这个现代汉语，语法修辞，词语锤炼，这方面多下点功夫，你至少知道这个语法结构，知道你会不会有什么语病，残缺不全的，能够知道。这个是基本东西。你只要知道，你才能有所进步，才能有写好文件的基础条件。枯滕老树昏鸦，小桥流水人家，古道西风瘦马，夕阳西下，断肠人在天涯。实际上语法结构 就这一句话，断肠人在天涯。前面那些东西都是修饰天涯的，内容容量很大，这篇文章字数很少，词组很少，容量很大。山不在高，有仙则灵。水不在深，有龙则名。
二是理论修养，理论如浩瀚的大海，我们不可能完全拥有它，怎么办呢？就是用什么学什么，边用边学，边学边用。领导的话有好多也是对的，事情都有先来后到，你既用肯定要先学了，翻翻这书看一看，我老底子就是高中，战略与管理那是我自己学的，北京大学经济管理研究生班那是我自己弄的，靠自己学，要在工作当中自学。当秘书太好了，虽然很辛苦但是提拔的快，为什么提拔的快呢？都成精了。开会不光是做记录，他听主持人你们怎么主持会议，主持的好是不好，他心里就会想了，要是我去主持的话，我会怎么主持，那不就提高了吗。见的多就是容易把一般各种东西连贯起来思考，水平不就出来了，所以说秘书很辛苦，但提拔的快。在实践中提高。
四是人格修养，现在是党性原则性的修养。我们一定要从客观存在的事物去思考问题。看领导眼色行事，这一点特别重要。请同志们在工作实践中磨练这一方面的修养。
第五是全局意识修养，这一点很要紧。能够很习惯的把思考问题放到全局当中去思考，在各级领导机关工作中，工作的同志都需要这个，就是在公司的秘书工作人员也需要全局 意识修养，这个全局 可以是一个公司一个乡镇也可以是一个县，也可以是全国全世界，怎么办呢？你给县长写稿子，你就把自己当成县长，你给省长写稿子你就把自己当成省长，我是省长，我怎么想，我怎么去考虑问题，我就把自己当成军委领导去考虑，我才能去给他们写东西，我写的东西就是我自己的，说是容易但是很难，这全局意识很难。全局意识看不见摸不着，但是管用，我们在机关工作已经形成这东西了，一考虑问题就从全局意识考虑。但是有的人很聪明，虽然他职务不高，往往做人家想不到的事情，他有全局意识，大家都去抢那一件事的事，这个老兄不是，他做这件事了，这件事没人去做，这就是全局意识，而且他知道做哪个好，这个好了，下面才能好。 1917年，大文字学家李秉新在湖南办了个报纸，请了三个人抄这稿子，不像现在有微机，那时候完全是手抄，这3个人完全不一样，第一个人就是照葫芦画瓢，对的抄对的，错的抄错的。第二个人边抄边改但是恰到好处，第三个人大段大段不抄，人家问他怎么又少了一段，他说这个是个屁话用抄吗？这三个后来发展道路完全不一样，第一个人终身都是一个小职员，第二个人是有名的剧作家钱汉，第三个人就是闹的天翻地覆的就是毛泽东。所以意识领导是很起作用的。今天我就讲这些了，谢谢大家！
补充：
讲漏了一点，很重要，第三个修养，逻辑修养，这个太重要了。这个写文件处处遇到，概念，判断，推理。逻辑学建议大家学好，有一次是逻辑学救了我，有一次在星级宾馆，薛报告，没有人翻译，翻译最好的是王丽，王丽他在焦化，那两人他不在，翻译他讲话，跟翻译外国人讲话一样，听不懂一句也听不懂，讲一句翻译一句，那两个翻译不在，台下的人没一个人听懂的，记录整理落到我头上，我在哪儿翻译听不懂，放录音也听不懂，总是有人听懂的，我这样先把能听懂的先写上，听不懂的话位置留着，然后再放一遍，把那些似懂非懂的写上去，最后那完全听不懂的就靠逻辑判断，这地方他必须说什么话，他只能说什么话，就写上去，就考了逻辑推理这样弄了一夜，我也是靠逻辑推理，我说这个有些话我们听不懂，向你问一问，请你帮解一下，我说这句话他肯定听懂了，他说几句我没听懂，最后上午很快就回来了，改了没几个地方，签了字，这个没有逻辑功底弄不了这个，建议大家学逻辑学。这个逻辑学我想讲完了，讲多了。谢谢。
主讲人：中央军委办公厅原副主任、少将 徐长友
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