秘书培训：详解公文收文处理的十道程序

秘书工作可不要小看它，秘书工作是个很重要的工作，实实在在的讲是从领导的工作中分离出来的，秘书从字面上讲是比较保密的一些文书、资料。
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- N" i$ Q/ b; X/ F: d4 `. @我们共产党这些职务这些官充分体现了我们党的宗旨。就像我原来当过书记，书记是干啥的？就是在那搞记录的，因为我是书记我得带头记，不叫你们记，这个活由我干，我在这搞记录，但是后来又加一个主持，主持会议，召集人，你说总书记是干啥的？总书记是在那总记录，当然又加了一个召集人，又负责这个事，所以我们这些官确实体现了我们党的宗旨，全心全意为人民服务。这是题外话，说一句。

那么今天的重点给大家讲公文处理。公文写作其它的估计好多同志都已经讲了，今天重点讲这个公文处理。
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) e. k- ~; O9 B! O1 O' b5 v8 H我刚才在下面跟刘会长讲这个公文处理和公文写作不太一样，有联系，但是它有区别。公文写作需要的是你渊博的知识和丰富的实践经验和大量的材料，而且特别要领会上头、吃透下头这个精神，而且文笔比较好，思路比较清楚，这样领会领导意图比较好，这样子你才能从事公文写作这个事业。公文处理我觉得除了你有一些其它的知识以外，更多的是责任。要有高度的责任心，就是毛主席讲的“认真”二字，一个是责任，另外一个就是奉献，得有高度的奉献精神，自我奉献，而且领导不催，你自己就该加班加班，该看文件看文件，该咋处理咋处理。但是文件不能丢失，所以公文处理，大量的是比较琐碎，比较繁琐，所以讲起来也比较枯燥。我原来也想写点东西，在职的时候也想写点东西，说让我讲这些课，我又看了看，有些和当前不太一样，有些和当前的要求不太一样。讲课又不是要写书，你得照顾点方法才行，有些重点的给大家说一说，今天也属于给大家一起交流一下学习体会。

4 ^. d  ^5 |4 O5 _) ~今天我想讲五个问题。
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第一个问题讲下公文的概念、特点和作用，以及处理公文工作的任务和意义。第二个问题讲讲收文处理工作；第三个问题讲讲发文处理工作；第四个问题讲讲文件的利用和管理；第五个问题讲一讲文书的立卷归档。

2 i9 I' l  j, G* x& x大家一听可能就感觉着比较琐碎，但是我觉得就是在我们这个比较琐碎的工作当中才能体现出我们的工作程序，才能够体现出我们的工作水平，也不要认为公文处理也就是收收、发发、管理什么等等，好像在咱这，好像是无关紧要，其实不然，这个公文处理在很大程度上来讲，从它的重要性来讲，比公文写作更重要，每一个环节都不能出差错，一出差错那真是吃不了兜着走，早晚得受处分，可不是说着玩的。

- G  ~0 r: W+ V. r; D; ?下面我讲第一个问题的前一部分：公文的概念、特点和作用。

为什么我们讲公文处理简单的这个知识有个连贯性，原来大家都听过公文写作，所以我不展开讲，简单的说一说、提一提。有些比较重要的我说的稍微慢一点，个别的重复一些，有些不是太重要的我就点一点，点到为止。

, a1 G7 Q8 ~6 L公文是处理公务的文书，它是相对私人文书而言，他是统治阶级管理国家、处理政务以及记载各种活动的重要工具，公文它是个工具。公文目前也可以给它分为两大类：一大类是党政机关、企事业单位、群众团体办理公务中形成的一些通用公文。它包括书面文字材料，像文件、编报、报表、电话记录、会议记录、调查材料记录等等，以及用技术手段形成和使用的图纸、照片、影片、录像带等等；另一类是专业公文，包括军事、外交、计划，包括政法等等，像这一方面我们使用的国书、条约、交汇、备忘录，政法机关的法规，起诉书，审判一些文书，公安机关一些文书等等，这些都属于专用公文。国务院对在公文处理办法里头，对公文做过这样的一些概括，国家行政机关公文处理办法是这样讲的：国家行政机关的公文是传达贯彻党和国家方针政策、发布行政规章、请示和答复问题、指导和上下工作、报告情况、交流经验的重要工具，就是刚才我前面讲的，就是统治阶级管理国家，处理政务，以及记载各种重要活动的一些重要工具，这是目前对通用公文概念科学完美的表述，它指明了通用公文的形式和任务，使我们做好处理公文工作的依据。当然这里头涉及到几个名词我得说一下，你说一会儿叫公文，一会儿叫文书，一会儿叫文件到底是怎么回事？涉及到这三个名词，我得解释一下，你比如说，文书，实实在在讲，我们在两千多年前我们就已经有了，那时候是在汉代的时候，那时候国家往来这些材料叫文书，当然它是一个比较集合的概念，文书，当然那时候也包括处理公务的一些文书，也包括一些私人的文书，通称为文书，所以这样子大家就要记住文书这个词，老师讲是在两千多年前我们国家就创造出来了这个文书，而且至今我们不仅沿用，而且好多职务都是，有的可能当兵过的知道，部队的连队配的还有文书，本人在连队还当过文书，它还有这个职务，文书就是像连队的秘书一样，这是这个词。
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第二个词就是公文，公文实际上我们在三国以后，文件就出现很多的公文，就是为了区别文书中的这些私人文书，给它区别开，所以它叫公文，再往后，也就是在清末、明国初年那时候，我们就有文件，就有这样一个词，清末的时候有些咱们国家有时候发一个什么什么文件，明国时期的时候也是发什么什么文件，特别是我们共产党，我们很多党的一些文件大部分都叫文件，包括直到现在我们中共中央文件，所以这三个名词我为啥要说一说，这三个名词是既有区别又有联系，而且现在学术界讨论的好像这三个名词，不好很明确的区别，所以这个比较倾向于为了把私人文书区别开，我们通称公文，所以我今天重点是讲公文处理，所以涉及到这几个名词给大家说一下。
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! t5 I5 m% c) Z1 n' p公文有以下六个方面的特点，这几个特点同志们要了解。
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3 m1 j/ T+ X. w; A9 [第一个特点具有较强的政治性、政策性、广泛性。这三性一定要明确。你比如说中央哪个文件没有政治性，哪个文件都牵扯到政治，广泛的是指每个人，大部分群众都要了解，你比如说过去我们做出建设精神文明建设的一个决议，那和人人都有关，你说政治性、政策性，你不要说别的，我举个别的，可能在座的那时候是小孩，那时候还不一定知道，年龄稍微大一点知道，比如说明天早上打仗，今天晚上政治局才给它定下来，第二天一早战争打响，同时我们向全国传达，是这样的，有很强的政治性，表现在哪呢？我们的国土是不容许敌人侵犯的，寸土不让，这就是很强的政治性。政策性，那就是给你赶出我的国土，赶回你的老家，这属于政策，不一定完全给你占领，我们从来没有占领别国的领土的野心，我政策就是给你赶出去，这是我的政策。广泛性，我让大家老百姓都知道，不仅是国内的群众，而且国外的群众也让知道，我们通过新华社、中央电视台向全世界播发，所以这就是我们公文的特点就有很强的政治性、政策性、广泛性。

5 ?; B: z0 Q' ?8 z, u3 \第二个特点就是我们这个公文具有法定的强制力和行政约束力。你比如说国务院也好，各级人民政府也好，发布的一些条例，更不要说我们国家经过人大通过的一些法律了，那都带有强制性，有很强的强制性和约束力，那是人人都得遵守的。说到这，下面我可能还要点一点，有的可能不太清楚为什么有的叫法律，有的叫法规，有的叫条例等等，这个可不是随随便便的，全国人民代表大会是我们国家最高权利机关，它有权制定国家的宪法，最重要的法律，比如说刑法、婚姻法，有些特别重要的法律必须经过全国人民代表大会讨论、研究、审批，然后受人民代表大会委托，常务委员会代表最高权利机关来研究制定一些相关的法律。那么国务院它可以制定条例，包括部门，国务院的一些部门，我们省人民代表大会可以制定一些办法，比如说这个法规的一些实施办法，所以它这个程序比较严格，另外它具有很强的强制性，那就是必须遵守的，你如果不遵守，违犯了，那就对不起。咱这一年违法的犯罪的也不少，我们全省是个什么概念呢，全省一年违法犯罪批捕一般都是7万多人，这个一听哎唷，这家伙，人不少呀，那集中起来就是不少，职务犯罪一般都是五六千人，那县级干部有多少呢？那也有好几百，光政法部门的干部也不少，所以厅级干部一年也查个几个，所以这是大概情况，我这意思就是强制力表现的很明确，那不得违背的，这些部门是专门管这的。

" q5 {! a$ [* ^$ n4 B6 k# ~第三个特点具有法定的权威性、适用性和特定的适用性。刚才我讲了很有权威性，很有适用性，特定的适用性。比如说有一些重要的文件，你从事这项工作就是要记在心里，运用自如那才行，比如说搞土地管理，那国家的土地法，你得基本上会背才行，这样在工作中才能知道哪些是符合法律程序的，哪些是违背法律程序的，怎么处理，心里就很明确。你从事这项工作你就得会背，张三也好，李四也好，你犯什么罪，受什么处罚，而且程序怎么搞，那是非常清楚的，一点都不能含糊，所以它有很强的适用性。
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0 l* Y# y' A$ f4 o第四个就是公文的特点。它这个问题的特点主要是说明文为主，具有较强的论说性和条例性。论说性是以说明为主，这个就事论理，要办什么事，我把这个道理用三言五句给它讲清楚，论说性而不是理论性，论说就是围绕这个事件来说，围绕我要发什么文件，为什么要这样做而不能那样做？围绕着这个事来说，所以它有很强的论说性，它这个特点就是论说性和条例性。不管是我们起草的一些规章条例，还是我起草文件，比如说你要搞什么教育、指导思想、方法步骤、具体措施、目的要求等等都很明确，不能说随随便便的你把文件发下去，人家不知道是咋弄，那不行。

% X  w1 Y6 N8 R" D5 \: _第五个特点就是语言要求简明、准确，朴实。就是要求言简意赅，就是要简洁、明快、扼要，这个“赅”就是要说完整，你尽量给理说全面一点，问题考虑的正、反两方面都要考虑周到，有些我们在起草要注意这个事，要把握好“度”，不管是要求任何一项事项，这个“度”的掌握非常重要，稍微过一点就可能走向反面，如果达不到，差一点，可能就没有起到那个效果，这个“度”很重要。我们在座的可能有不少办公室主任，有的是从事秘书工作，有的是从事领导工作，但是我们在起草文件的当中要把握好“度”，就是一定要注意这个言简意赅，再一个要准确要恰如其分，你别说模棱两可，也别说过头话，另外要朴实，要求是在语言上不夸张、不修饰、不虚构、不影射、不含蓄、不留悬念，能够做到这一点那就很不简单。

第六个特点就是公文阅读的范围，使用对象明确，时间性强。刚才我举那个例子，那是一个例子，当然在座的老一点可能也许会知道，有的年轻人听说过，林彪，听说过吧？过去在九大是确定为毛主席的接班人，二把手，但是后来他有点等不及呀，等不及也可能是周边的人，我的想法可能也许林彪有那意思，但是更多的我觉得他老婆，儿子，后来毛主席发觉后到南方视察，这时候林彪看大事不好，所以9·13，71年9月13号凌晨仓皇出逃，由于油没准备好，在那逝世。所以这个事件出来以后，党中央立即通知各大军区，当然那大区的司令政委，那都是高级干部，全部进入一级战备，同时中央起草文件，把这个事情的来龙去脉向全党全国进行教育，当然那时候教育是分的步骤非常清楚，先是高级干部，中央委员，省的这些干部，然后市级干部，然后检察院，最后才是省级。这些文件就说明它的一个是有些公文确实有这些特点，一个是实践性，一个是阅读范围，这个实践性，当然这就涉及到我们管理文件，有的同志可能一看文件知道了，对亲戚什么呀说，出大事了呀，一说不要紧，传来传去就传出去了，这个事件出来以后，在传达文件过程中，可以说是我们这个从事办公室机要工作这些人员受处分的不少，那时候我在军区工作，武汉军区工作，那时候我们也有个同事处理了，他就是回去给他老婆说，说你千万不能说，他老婆又给别人说，你千万不能说，都千万不能说，结果都说了，这是个问题。为这事受这个处分真是划不来，当然保密工作还要讲，这一点要向我们周总理学习，像周总理在中央研究两办的时候，重要的会议，机密会议，他谁都没说，所以这个东西可不是闹着玩的，有时候让你传达哪一级你就传达到哪一级就行了，你别好像就你自己知道的多，自己就去说，搞不好就是违法犯罪，要不然就是违纪，前不久你们可能看到中央电视台报道咱们国家统计局，有些干部受处分，追究刑事责任，那就是泄密罪。有些材料，有些文件的统计数据，那不该说的你绝对要保密的，你一说搞不好，人家就给你弄走了。好多年以前我到云南去考察的时候，那是一个保密班，我们到人家大队，那村里，人家就公开给我们讲，中央的文件、国务院的文件、省的文件包括什么文件，都是明码标价，你给他提供一份什么文件多少钱，都是那，你想想我们有些国家机密怎么透露出去的？都是通过这些非法渠道，当然这里头就涉及我们这些秘书工作人员，我说这主要是这个公文这个特点，阅读的范围，对象非常明确，时间性很强。
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公文的作用有这样几个方面，我简单点一点。
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1.法规作用（当然国家出台的一些正式法规这些不用说了，但是你们大家不要忘记，像那一部分同志是共产党员，包括我们党内的一些重要的规章，都属于法规，比如说党章，比如说中央出台的一些廉洁从政的一些有关规定等等，这都是中央的重要法规，它是比照这个法规来看待，因为我们国家是执政党，我们共产党是执政党，我们党中央出台的一些重要文件，就是党内的一些文件也属于法规）。
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2.领导和指导作用。
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3.上通下达、左右联系、互通情报作用。

4.宣传教育作用。

5.凭证和依据作用。
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' W5 g  X& \- A" H. F6.现实执行作用（你比如说我们中央两高，恐怕一说有的知道，过去讲两高通报，两高什么发布的条例规章，“两高”是指最高人民法院和最高人民检察院。你像两高发布的一些通报，它有限制执行作用，你比如说你畏罪潜逃，限定你一个月或者两个月能够投案自首，可以从轻处罚，这些东西）。
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7.就是处理具体事物的作用。

1 _3 i0 h, i3 ^) S6 [这就是公文的概念、特点、作用。这个简单的说一说。大家知道一下。
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. R4 A" p! R9 B' n7 W之前我讲的是第一个大问题的前半部分，下面讲第一个大问题的后半部分：公文处理工作的任务意义。
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% X8 L" Z; u7 X它的任务可以给它这样子概括，就是公文处理就是对公文的办理、整理、管理。简单这样的，实际上是“三理”。具体来讲有7个方面，1就是公文的收发、登记、和分送；2公文的拟办、批办、承办和催办；3公文的印刷和校对；4会议、电话的记录与整理（你像毛主席看过那三大战役，我们看的毛主席那几个常委研究了以后说，那好，你们休息吧，我写一写，当书记就是管记录、管整理。实际上我们共产党的本意那真是很好，你想想我们共产党就是为人民服务，就写在我们的党章上，在我们的一些职务的设置上都充分体现了为人民服务。书记不是官，我不是总统呀，我不是国家总理呀，书记那就是记录，管记录，但是现在还管主持，但是现在有的感到总书记比总理大，实际上也就是这，因为咱们国家现在是执政党，这也不奇怪，党是执政党，我们都是在中国共产党的领导下，所以尽管职务叫的很为人民服务，但是他实际工作也就是为人民服务）；5就是公文材料平时的归卷、保管和提供阅读；6公文材料的调整、立卷、整理、编目和向机关档案室移交入档；7领导交办的一些其他公文的处理事项。

公文处理工作的意义。
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公文处理工作，对加强党和国家领导，密切联系人民政府，提高机关工作效率，维护和保证机密安全都具有重大意义，所以做好这项工作，意义十分重大。这主要是提高大家的认识，大家认识都没有提高，回去做工作是做不好的。所以我得讲讲这。
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这个意义归纳起来有这么几点：1公文处理工作是联系全部党政机关的纽带（我们党的组织原则很重要的是下级服从上级、少数服从多数、全党服从中央，我们国家行政机关的原则也是这。所以一些重要的公文它确实起到了这样子的一些作用）；2公文处理工作是领导和业务部门开展工作的助手；3公文处理工作是加强上下左右联系各方的重要环节；4公文处理工作是保守党和国家机密的关键一环（公文处理有些重要的其他的一些反面的例子比较多，咱就不再过多的啰唆了）；5公文处理工作是档案工作的前提（为啥是档案工作的前提？这我想给大家多说上两句，这里头容易出现的一些问题，我们要竹席。你比如说，我们起草公文，你顺手随便写，稿纸上不留天，下不留地，左右不留边，你这样将来立卷归档就不行，你一钉给正文压住了，有的你用那铅笔、圆珠笔或者红笔乱写乱改，那不行，那要求很严格的，你铅笔多长之后就褪色，那就不行了，那都不允许，所以你在平时你就要注意这个事。你比如说签发公文的时候，只签姓不留名，不写年月日，你只写个姓张，局长也好，姓张就只写个姓张，你要按要求，不要只写个姓，过几年，你退休又是张，到时候万一这个文件出事了，谁负责任？弄不清楚了，底下年月日又不签，这都不符合要求，那不中，你该说得说，有时候领导也不知道，这要求规定该讲就得讲，领导也不是说都万能，啥都懂，也不是那样，他也可能在一个方面懂一点，你得给他讲一讲。所以这些都不行，你比如说行文关系混乱、党政不分、一文说事等等像这些都不行，有些公文格式都不懂，本来是个请示，他弄个请示报告，本来是报告，他弄个请示报告，都弄不清，这些东西都不行，这些东西发现以后，特别是办公室主任、副主任和纪要人员，发现以后及时给他讲，他会听的，因为这事对他也有好处，对以后我们行文都有好处，所以我讲这多说两句就是公文处理工作是档案工作的前提）。

这是我讲的第一个大问题，主要就是公文的概念、特点和作用以及公文处理工作的任务和意义，其中讲了三点。
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第二个大问题，收文处理工作。

: _$ x& P6 L+ J' N! Y收文处理工作，有的同志可能就想，这事你还用给我说？人家给我材料我拿着就行了，但是这个事我该说还得说，你说认真听不认真听，但是这里头，从我所经历的，从我所管辖的，这些收文工作中出现了很多洋相，出现了很多问题，为这事影响提拔的也不少，我这样一说你可能警觉起来了，那是，你得警觉，你不警觉你很可能搞不好下一个处分也许就轮到你了。
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- S3 p  H/ w& J7 D3 `3 v收文就是指外单位送给本单位的一些公务文件和材料。这个我们机关大致的收文有这么几种，文件、编报、信函、内部刊物、资料还有其他文件的材料等等。这些文书材料大部分都是公务性质，但是不要忘记也有私人的。你比如说信函，一种是公文，比如前不久，郑州市市长向全市人民写的一个信函，这个信函是属于公文的性质，有些信函写的是哪哪市长亲收，秘书你就不能随便撕开，你撕开之后，人很烦的，特别是有些领导人家不定有个啥事，人家专门写的谁亲手，你说你替领导分点责任，减少一下领导的麻烦，一撕开，结果是人家爱人写的信，弄的很不舒服，就这一件事，搞不好领导用不用你还不一定，当然不会说马上就不用你，很可能，过了一段时间研究的时候说某某适合其它的工作，就叫你去别的地方了。
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收文处理工作这里头大概有十道程序，当然每一道程序都有好几个步骤：
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第一道程序是接收，接收主要包括签收、清点和分类。不管是机要部门也好，或者邮政部门也好，投递的一些文件资料需要我们签字，要签收，当然签收还有签字有的需要盖章，有的收条等等，但是下面很重要的一个在签收的时候要注意这几点，签收的时候要注意主件检查，来件是不发给我们单位的，有的人家写的是省法院，结果送到省公安厅了，或者省公安厅的送到省检察院了，你就立即给他，这个弄错了。另外你要检查封皮编号是否与记载相符，一看不符就可以退回去，就可以不给他签字，再一个你清点清单和实际数量是不是一致，另外你的几种文件捆到一起装，你要检查一下，捆装这些文件是不是和清单相符，有没有缺页、缺份等等这些情况，这些东西都清点以后，然后再给他签字，你不要一弄，怪大方的给他签上，到时候少一份，少一份又是机密文件，啥是机密文件？绝密文件，那你可等着处分吧，人家说文件我给你了，你签的有字，实际上没给你，这个事你就说不清了，所以这个事要注意，你或者是就那一份文件，你签收了了，结果里头缺一页，你也没检查，你给领导了，结果领导一看，说咋回事呀，接不上呀，里面提了几条要求，咋弄的缺了一条要求，结果一看缺了一页，这个事看来是小事，但是如果弄不好你就挨批评，结果很冤枉，无非就是多尽一点责任心就行了；然后拆封，拆封就是更要细心的检查、认真的检查；另外就是要分类，分类这里头来的文件相当多，有的你可以按机关分类，比如说上面的文件，或者中央一级、省一级、地市一级，或者是下面的一些文件，或者左右来的一些文件也可以这样分，也可以按类分，属于请示的，属于报告的，属于法规的，属于政策的、属于其它一些等等的也可以这样，文件来了以后，有的下面可能收的少，上面一弄就好多了，那办公室主任，这么高的文件，晚上人家都去休息了，咱还在那挑灯夜战，得看，每份文件都得看看，签签，那可是很麻烦的事，对这个分类，所以我们工作人员要注意。。

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第七道工序是传阅。当然这个方式主要是看文件的多少，有的比如说方式上也可以由高到低，纵向的传阅，有些文件可以横向传阅，你签上以后从哪哪哪横向传阅，有些文件也可以集体传阅，当然这个传阅中也会有些问题，有些啥问题呢？比如说有时候一把手的意见跟二把手的意见不一致，二把手跟三把手意见不一致，这咋办呢？这后面的意见不一致，那人家是负责具体工作的，后面的意见你可以拿回来以后再给二把手，给一把手看一看，他说同意，同意谁谁谁的意见，那就可以，所以传阅的学问也很大。当然也可能领导提出的一些意见，应用到具体部门不是这回事，具体部门对这项工作研究的更深刻，他提出的意见更具体，那还要考虑具体部门的意见，具体部门的意见你要拿回来给主管部门领导要反馈一下，这叫回传，所以传阅文件这里头有纵像的、横向的、会议传达、有回传的等等，这些东西很多，大家要掌握好。
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8 N& O. f3 f" i6 x6 k第八道工序就是催办。这个非常重要，文件能不能落到实处，我们现在机关里，有的下级机关有专门负责督察工作，负责催办工作的，上面有的甚至是办公室里头设的有一个科室专门搞督办、督察、催办工作的，所以催办工作从广义上讲是对上级领导机关和领导同志的批示，以及本单位所作出的重要决定、领导交办的事情、以及下级请示的问题、上级的答复等等能否落到实处，一个很重要的环节。所以这项工作同志们千万要重视。催办的范围大概有这么一些，你比如说上级机关主送本机关，并需要具体实施、贯彻执行的文件，这个要注意。第二个就是所属部门以及下级机关主送本机关请示，以及需要办理的，请示得需要答复，其它的问题得需要我们办理。再一个就是平行，不像隶属机关发来的征询事项，这些需要办理的答复的函件，这个需要答复，这个需要兄弟关系问题，你别弄的好像老大，你说我是土地局，你算个啥，我不管你，你都不知道有些事你也是受制于人家的，你这个兄弟关系都是协作互相配合，你说，你是检察院，我是公安局，或者你对人家形成监督，人家有时候不配合你，也不好发展，这东西都要互相配合，有些特别是有些事，也不是他们非要那样做，而是上级领导就这样交代，你必须几个部门共同办理，这些事也不要忽视，也体现了一个国家的作风，人家给你来个文件，来个函，结果你长期不答复，反正，我这提不提他也管不着我，你抱着这个态度，你影响力这个机关的形象，这个当然啊，催办的方法也可以变化，也可以发函，也可以登门，也可以这个请这个承办部门啊，来恢复，这些都可以，可以已向检察院，但是这个要建立健全催办工作制度，落实责任制，从制度上保证催办工作顺利进行，做到逐级负责，事事有人管，件件有人办，使催办工作落到实处，就是每一个事，都要落大实处，由其是我们办公室市领导同志，要特别注意这个事。
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3 E7 ~0 H1 L( N$ b% c6 E* z! Q- L第九道工序就是承办。咱是讲课当中是为了照顾这个体系，他这个催办和承办不是一回事，催办是我作为上级领导崔板有些部门和下级机关，来落实有关事，承办是下边具体的承办工作，这个承办呢，市直机关和有关部门或是有关人员因办副这个领导批办的一些时间一些办理工作他是文件处理中一个很关键环节，是解决具体问题的一个很重要的阶段，承办工作质量的高低，直接反映一个机关工作的质量和工作效率，所以做好承办工作，需要注意这样几个问题，一个就是承办人员接到交办的文件以后，首先要阅读严厉文件的内容，然后分清轻重缓急，安排处理，当然你知道我为啥要给咱这个说说呢，因为你这个办公室也好，你不仅对下级有个指导，有个领导，而且对上也有个完成上级交办任务的职责，所以这个承办有可能落到你身上，这个事是常有的事所以要讲下这个事。要弄清是否属于自己主管的业务范围，如果不属于自己管辖的业务范围，应退回交办的机关并说明理由，应由哪个部门、哪些人去办理比较合适，另外你要弄清文件处理的时间要求，根据什么时候办理，这要搞清楚，这是一个需要注意的问题。第二个问题就是在仔细研究，来文内容要求和领导批办意见的基础上认真办理，凡属自己承办范围的文件，如有领导批示意见，可以根据领导批办的意见办理。未经领导批办的公文，可以遵循有关方面的一些方针政策，以及有关惯例来办理，凡是领导批办意见比较明确，那就要按有关领导的要求去办理。再一个就是承办要讲究时效，分清主次先后，有条不紊，并落实责任法人，你包括一个案一个事都要落实到人，你别弄哪个组，你丢手给组长，你这个事要叫谁落实，要落实。第四个就是有些文件不能一次办结，要需要多次办理，比如下级请示的文体，有的本级解决不了，还需要请示上级的答复，比如说上级的文要报送的情况或材料需要向下级了解，需要下级来汇报，像类似于这些问题的一次办理的不了的，要两次，甚至办了以后要及时上报办理，在一个承办人员已经办理结案的文件要向交办机关报送结案报告，并做好注办工作，注办是什么意思，注是注释的注，就是怎么办理的，什么情况在备注里面的要记录清楚，另外，承办工作还有一个重要的任务，就是办复，这些事我办完了要给有关单位要答复，你比如说你办完了，人大交办你的有些具体事项，你办完了，你要及时向人大报告，党委交待有关事项，你要向党委报告，有关横向的兄弟部门交待的有关事项，办完了，要向兄弟部门通报一下交待一下，下边请示的问题你办完了，你也要交待一下，这就是办复，办完以后啊，要给人家复个函，回个话，就是这个意思，就叫办复，反馈一下。

7 K) s3 D+ c2 W/ b9 C6 G: E第十道程序就是收集。所有的来文经过上边就个层次都处理完了，对需由立卷归档的来文进行汇总和回收工作，所以这里头，我简单的说一说，这里要注意的有几个问题，你收集这个来文啊，对来文份数较多的在普及的同时，要留足归档得份，来文只有一份，又要归档的，要在文件的眉头啊，要加盖印戳，要注明，第三个就是，领导同志有重要批示的文件，如能够复印，可将原件留存，可以将复印件送给阅之有关的部门啊，有关这个人啊，再一个就是这个就是团阅件，要在这个对于文字的目录，要按照文字的目录及时收集，及时收存，另外特别是会议的文件，要按会议的文件目录啊，进行回访，为下一步啊，文件的利用和管理做好准备，这是第二个大问题啊，前面讲了公文处理工作的两个大问题。

* }! ?' Q1 k, n7 Q4 h第三个大问题，发文处理工作。

7 l. w  J; j( ]$ c8 }4 A发文大家都清楚，就是本机关向外发出的，外单位也好，上级也好，下级也好，评级也好等等，向外发出的本机关制发、翻印、复印或者转发的，这些都算上。当然有些公文比如说咱中共中央文件是由各省自治区、党委印发，传真件来了以后，咱就按着传真件的版印出来了，第二天就发出去了，这些属于翻印。这个发文它也有10道工序，我看最少也有10道。这个东西很复杂，实际上发文也是个很重要的事。
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第一道工序就是首先发出之前必须进行登记、编号，记载发文的范围，印制的数量，发出的方法等等。对有些不需要编正式文号的文，也应予登记备查，这你都要清楚。这道工序也是非常重要的。包括你的编制文号，不知道下面有的编的怎么样。编文号有个三要素1.你的机关，你比如说中法他的机关是哪呢？第一要素是中共中央，中法，这是它的第一要素；第二要素是时间；第三要素是序号，2011我发到5号了还是10号了，后面是序号。这个同志们要清楚，你要发一个通，你不盖章你发个通知，那你可以，但是你如果加文号这三要素必须要把握好。

0 I% _: U0 w& a. i5 E第二道工序就是确定我们这个文件的数量以及印刷。这个就不过多的说了，因为这些印刷一般的由于领导的有批示、发放范围，发放范围你就可以计算出它的分数，但是文件千万不要印的太多，可以多一两份，千万不要一份太多，我发现咱们下面有的需要发个20份，一弄印30份，印的多了缺乏严肃性，而且你管理不好管理。如果是机密文件，严格的说，你这个印了多少，那就按多少来管理，你少一份到时候追究你的责任，所以这个事就是印的份数范围，范围确定它的份数，这个意思就要实事求是，需要发多少就印多少。但是这个印这里头又掌握住一些东西、掌握一些情况。你比如说，关于字体问题，关于机密文件印刷问题，机密文件你由哪来印刷？你如果印的多，它有这个保密什么印刷厂这才有这个印刷资格，像咱省里都规定的有，不是说谁都可以承印你这机密文件，你比如秘密、机密以上的，绝密这些文件它不能随便送一个部门就可以印，那是不行的，那必须是有涉秘资质这些印刷部门才可以印刷，如果没有这些部门的话不能印刷。印刷还要注意什么问题？你比如说这一页空白，打到最后了，年月日没头打，你们经常做这个工作要注意，有些上面有些句号有些标点，甚至有个别的一个字，不要占一行，年月就上去了，每个标点可以占半个字的标点，这样一均一行就上去了，这个年月我就主张不单独占一页纸，占一页纸你还得打个此页无正文，还得盖章，万一这个章别人拿去了，再弄个别的啥事，这很麻烦，容易出问题。
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第三道工序就是校对。这个事咱不说都知道，这不仅是错字、别字、串行，该另行的不另行，有些东西里面错的多怎么了，这些都要注意些，我的经验就是你拿来材料以后，看的时候先看大标题小标题，标题看了之后，每个小标题的大段落，这些东西看清，为啥有时候人家说你咋看文件这么快？这边刚送到文件还没回到办公室，就说过来一下。咋回事？你咋掉了一个题呢？或者说掉了一段呢？那看标题一看就知道，掉个大问题，该三个问题弄成了二个问题，有的该另起一行，接到一起了，这不是很明显的错误吗？所以校对的话要注意一些，我的想法是由大到小，关键的字据、重要的数字、人名，张局长你别给他弄个李局长，这些很重要的东西，年月、数字，有些重要的东西千万不能错，我们尤其向下发的带有指示性的一些文件，在校对的时候特别注意。
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第四道工序就是用印（盖章）。这个我要简单的多说两句，因为，公文加章是一个单位，也是权利的象征。你们有的打过官司，有的没打，如果你的单位没有盖章，那打官司很可能就败诉，因为你这没有单位，单位没有盖章，那败诉的机率是很大的，所以这个盖章千万不要小看，那是一个权利的象征。当然盖章要特别注意这几点：首先检查原稿上有没有领导人签字，有领导人签字，让盖章了我就盖，如果没有领导人签字，就算再熟也不行，我得婉转的说他、动员他让他去找领导签字，领导没签字咱就没有这个权利给你盖章，我很想给你盖，但是领导得签字。再一个就是加盖印章的公文的份数，要与原稿交印的份书相同，多了不能盖，因为你在登记的时候是100份，不是101份，你一定要注意，多的时候文件就容易出错。再一个盖章，落款要上不压正文，下要压日期，你别杠一下就随便一盖，那不中，上面你别压正文，下面你要给日期压一下，特别是月日要压住，尤其是月日，因为年份出来以后，你说2011年不可能算成2010年，但是月日一定要压住，印油压住以后再改难度很大。再一个就是印章盖的要端正要清晰，另外以领导的名义行文的时候，应由领导人的职务，在职务后面空上两个字，盖他个人的印章、图章。说到这我要特别提醒大家，千万不要认为他拿了一堆文件，你说我得盖盖章，他说中啊你盖吧！一会儿领导叫你有个啥事，你去办你的事去，杠杠杠几个一盖，往那一压，然后办其他的什么事了，结果以本单位的名义出现了一些文书，但是外单位不知道，有些人就办了，这样造成了严重的后果，就为这么一个小事，刑法上叫玩忽职守，要追究你玩忽职守的责任。像我们那也有这种情况，有一个同志去盖章了，“杠”一下，空白的盖了一个，谁也不知道。后来人家看空白信，就办办出国了，出国了不回来了。这个人怎么不回来了？这家伙一问谁也不知道，后来查到底咋回事，结果一查说，你这没有单位介绍信啊。他说有啊，我咋没有呀，这不是有吗？后来一看真是有，谁盖的呀？最后那确确实实是不知道，那对不起，你管章的，对不起，玩忽职守。那最少是党纪政纪处分，严重警告。到时候竞争上岗，你这权利就没有了，你先休息两年，你这个处分过了再说，警告可能是两年吧，严重警告是三年是几年，要等到这几年过后才行，我们有个同志两年都过后了，还一直抓住这个文体不放，有的很伤脑筋，为这些小事自己受处分、背包袱划不来。这个印章特别要管理好。那你说我们这印章问题不大，你可别说问题不大，我给你讲，凡是我们国家机关，不管你下级政府部门也好，只要设立这个机关它都有一定的权限，法律都赋有他一定的权限，对外它都是代表你这个单位的，所以有些东西你不管理好，印章一出事，这些事比较多，就为这些事受处分的弄啥的，啥都有，都知道这些事，所以一定要管理好。

第五道工序就是分装。这些文件印成以后，有的是一文，有的是多份文件，这个东西要注意，特别是不能怕麻烦，这里头有些东西分装的时候把文件检查下。
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0 y1 k! o, e. E, h第六道程序就是检封。检封就是把那个封头上写字，甚至有的纪要文件贴的有封条，编的有号。

第七道工序就是检查。检查份数，检查有的文件是不是盖章了，检查里面的文件是不是完备，有的是不是缺胳膊少腿，缺一页两页的，这些东西都要检查。

( }2 T* K$ ^" x; r第八道工序就是装封。这个装封这里头起码要清点一下数量，另外你选用这些信封的封头纸大小要得当，你别就那一份小文件，弄了一个大信封，弄的很不协调，结果你一叠文件弄的跟个报纸了，就弄个小信封，那都不行，所以机关里印信封，我的意见是大、中、小都要印点。特别是文件份数要清点好。

. ~/ }. W1 s! n3 k2 |) s2 F第九道工序就是封口。要封口要检查。

4 D$ \0 m6 R( \0 E, O+ G  S0 `最后一道工序就是投送。我特别强调一点，就是对秘密级以上的文件的投送，比如说绝密件要派专人送，要采取一些措施，千万不要在投递过程中出现问题，在这出现问题的也不少，有的是在登记环节上出差错了，那我交给谁谁谁了，那没有手续，你交给我了，我说你没交给我，你弄丢了你说交给我了是不是？你得有个手续。

2 ]' _% A, \, Y/ E, Z; P0 t文件发文里头我简单讲一下。

# v0 z, ^. D# Z; e& b8 z! s2 ]7 K第四个大问题，文件的利用和管理。
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文件的利用总的原则就是既方便工作又利于保密，所有的文件都有它特定的效能，都是为解决问题而制定的，文件的利用是非常重要的。文件怎么利用呢？这里头有好多种方法，你比如说，一个就是文件的传阅、阅读、传达、节约等等这都属于文件利用，你通过文件阅读好知道，文件传达对大家能够通过文件的力量、文件的政策、文件上说的一些道理来统一大家的认识，可以宣传教育，这是一个。这个问题就是咱们这个文件传达了、贯彻了这样特别要注意，有些重要的文件不是光传达一下就行的，而且还要组织大家讨论，让大家提出问题来解决思想认识问题，然后才能够统一问题。有些政策性很强的文件，有些还要做一些研究，还要对参加实际工作的一些人员在一起研究，那样才行，这是一个。再一个就是文件的翻印，由于文件少，需要翻印，但是翻印文件需要注意一个问题，特别是对秘密级以上的文件，必须由制发文件单位同意后才能翻印，绝密文件不准翻印，你说上级弄了一份绝密文件，我来给他翻印一下，绝对不能翻印。包括秘密和机密这两个等级的文件，凡是翻印的文件要和正式秘密的文件同样进行管理。再一个就是文件的管理，文件的管理就是统一渠道、集中管理，这个统一渠道是啥意思呢？这个渠道的来源分发基本上都要从办公室来出，包括各个部门，下面可能也管的也有一些科室，科室的那的一些文件都要发，他发他弄可以，最后要到你那登记，要到你那管理归档，你要统一给他管理起来，统一渠道，要集中管理，总的原则是这。统一渠道集中管理要注意这样几个问题，一凡给本机关的文件材料，除领导同志亲自拆封的以外，一律由秘书部门有关人员统一接收、拆封、登记、分发、处理，其它部门人员不得随意接收处理，这个要作为一个制度在那个单位要讲一讲，再一点就是凡以本机关下发上报的文件，无论哪个部门承办，均应由秘书部门和秘书人员统一登记编号发放，各承办部门不得随意发放。比如说你盖章了，都装好看完了，他拿到哪哪收发室或者拿到哪哪发行也可以，但是要由你那统一管理。凡本机关接收所有的文件材料和发出的文件材料，均由秘书部门和秘书人员集中保管，不要随意保管。另外要建立严格的保密制度和保密规定，涉及到党和国家秘密的这些文件、材料要统一管理、统一处理。再一点就是文件的存放，说到这要注意，你们这个秘书部门一定要搞纪要保密室或机要室，阅文室这都可以，另外建议下面都要搞点铁门、铁窗，要安警报器，千万不能出事，这个存放文件，保密工作一定要注意。咱们基层有个单位，有个刑检部门办的案，有个科的文件放到一个木柜里头，那个木柜也锁住了，但是那个门不是铁的，那些盗窃份子我估计是属于这个案件有关，也比较知根知底，窗户弄开以后，木柜子也好撬，撬开把案卷拿走了，第二天发现以后，动用全市的警力来破案，最后这个案卷也没有找到，为这个事处分了好几个人，从科长到承办人员，包括检查长都受处分，有些东西是不可挽回的损失。你说谁偷拿呢？有的专门干这是的，你说党的办案的材料文书太多了，我估计是涉及到他那一个团伙，所以这个刚才我说了，不管是机要保密室也好，机要室也好或者是阅问室也好，你们都要也铁门、铁窗、铁柜，还要安警报器，要注意这个事，千万不能粗心大意。这个文件的存放可以按制发机关分类，可以按制发机关分类，比如说中央的文件，国务院的文件，省委、省政府、政协等等，也可以按文件的内容进行存放，你比如说请示、报告、规章、制度等等，也可以这样存，也可以按办理过的文件和当前急需要办的文件这样分类，都可以，或者按秘密、机密、绝密等等这都可以，这个文件的存放，我的意思就是你们在实践工作中摸索，怎么方便工作、怎么便于管理就怎么存放，但是原则是方便工作、便于管理，而且要注意保密。做到这几点。第六个程序就是文件的清退。这个包括一些重大案情的文件，借阅、传阅的文件、征求意见的函件、会议文件、本期的发文、承办件，包括离职人员的文件，撤销合并单位的文件，未经本人审阅的领导同志的讲话等等，所有这些文件都要注意清理，按清退以后的话，根据文件的情况进行处理，比如说有些多阅的文件，除了我们归档的以外，还需要销毁，有些文件属于纪要文件，销毁的程序又不一样，有些文件多了送到哪去，比如说省里，郑州有一个保密车间，你这个文件不管拉去一堆也好，什么也好，完全都弄到那个池子里头，在那里头机器开着，打碎打成纸糊，注意文件的清退销毁，销毁的文件必须进行登记，而且至少是办公室主任要审核批准，要审核以后、批准以后才能按一定的程序进行销毁，所以这些文件要注意这几点，这是我讲的第四个问题，文件的利用和管理。
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第五个大问题，文书立卷归档。

* K$ V3 `; q* s! H这个问题我要给大家讲一讲，因为这牵扯到我们这个公文处理里面文书的立卷归档。文书立卷归档是秘书工作的重要组成部分，也是文书处理工作的重要内容。立卷主要是讲工作中具有查找保存价值并处理完毕的文件材料，以及内在的联系，分门别类的组成一个案件，所以文书立卷归档是文书处理程序的最后一道环节，也是现行文书找到档案的开端。因此文件材料已归档，归档前是文书，归档后是档案。文书与档案的立档，这也是文书工作与档案工作的结合。过去我在办公室也管了好长时间的档案，也负责这些工作，这个工作是很复杂很琐碎的工作，但是又很有意义，我原来就给档案部门讲，我说你们要是有兴趣了话，把哪一类的档案资料找出来，我通过10年的档案、资料统一，假如说这一种违法犯罪，你就可以通过这十年当中搞一个调研，翻翻就可以写一篇很像样的文章，有些很典型的案例，你写写就可以出一个对其他群众进行警示教育，包括对官员进行刑事教育就是一个很好的教材。

, T% r5 q$ h& \6 C% D- m7 R( H我们搞档案工作是很辛苦的一项工作，解放初期，有的参加全国劳模大会，有些材料档案有的个人丢失了，也没有其他的证件，可是人家确确实实参加了，但是这些单位就不承认人家是全国劳模，人家费很大周折，到我们那找，我们给人家从多少材料中，把档案资料扒来扒去找出来，还有照片，都黄了，字里行间还有人家的名字，这整个一复印，好啦，全国劳动模范。人家最后敲锣打鼓给我们送锦旗送啥都有，包括平反错案。高法公安厅的有个厅长在那给我说的，他说说实话，我这控告申诉工作，我现在不收一件控告信，我三年也查不完，所以有些文件要求复查、平反的，有的是领导批示的，有的那农民什么时候能见到领导呀，他只能在电视上看看还差不多，他去哪见到呀？比如说解放初期因为一个小事给他弄个处分，按贪污也好，什么也好，贪污多少钱，判了一年或者两年，他就写申诉信，申诉材料一、二、三、四一直到一百多，人家说这么不服气，这么有心力，人家写申诉写了一百多次了，咱没事咱去查查吧，他肯定是有冤情，结果这两个人就去了，一问这个老头70多了，一问这个事确确实实解放初期他搞了一个小卖部，卖的那东西都很便宜，但在他这涨了两分三分出去了，最后给人家弄贪污，那像现在那不算任何事，那可能还会表扬呢，是吧？可是当时就是个问题，给他按贪污了，就是这么一个事，所以最后高法通过把档案材料找出来，扒来扒去，那档案堆积如山，从那多少档案里面查，查出来以后给人家平反了，这老头高兴的最后敲锣打鼓来感谢，我的意思就是说我们搞文书档案工作的重要性。
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文书要转化为档案，我们要注意好这样几点：一就是本机关工作活动中所形成的一些文件材料，主要是指本机关按照法律和行政法规的有关规定，形成自己主要职能活动中所形成的文件材料，包括收文发文和其他的一些文件资料等，都要注意收集立卷归档；第二就是已经办理完毕的文件材料，主要是指文件材料已按文书处理程序办理完毕，至于在实际工作中的贯彻执行，不一定已经全部完成，有的还可能要长期执行，但是这一类的材料也要进行收集；第三就是具有查找价值的文件材料，主要是指文件材料转化为档案的条件，这里头当然有些文件材料中无需立卷归档的它也不会转化为档案，就是说不需要归档的这些就可以不那样，可以销毁就行了。但是对以后有查找价值的，比如说出台的一项政策、一项措施，有些规定，特别是有些处分，包括形式行政党纪等等这些材料，这个要注意收集；第四个就是关于文件电报，这个统一立卷归档的问题的话，就是如果来往的电报，也是常用的一种问题，只不过传送的方式不同，电报和文件一样都是在机关工作活动中形成的，应该和文件一起立卷。这是在收集文件材料的时候要注意这，这里头上面前面我已经讲了，这些文件包括收文、发文，这个文件的电报、会议文件、电话记录、会议记录、本期编发的刊物、图表、有关的照片、录像带、录音带等等，这些都是属于我们收集整理的范围。有几个具体的东西我想给大家说说需要对大家工作上有所帮助，我再说一说。比如说会议文件，这个会议是传达贯彻党的路线、方针、政策的重要手段，会议中形成的文件材料直接反映了机关工作活动里面使文件转化为档案的重要组成部分，所以会议文件立卷归档的范围，一个就是比如说党的代表大会、代表会议、人民代表会议、政协会议所形成的会议通知议程名单报告、总结决议、纪要选举结果，领导人讲话，提案、会议纪要，大会发言通过和未通过的文件、参考文件、、简报、重要的贺电贺信、照片以及会议机构计划、总结等等，这都要注意。我在这提醒大家就是咱们有些办公室，尤其是我们办公室主任，当领导的比较忙，会议日程组织，忙着领导的讲话，最后会议开了一晚上，你就少说了一句话，你给工作人员交代，把所有的文件材料就手给我整理好收集好，专门弄一个档案袋给我弄好，整两套或者三套比较完整的东西，我以便留存，也免得过后的时候找来找去找不到，这个有时候就是办公室主任少说那么一句。那时候收集很容易，因为会议刚结束，材料一收集整理就全了，这个要注意。再一个党委会议有关的一些文件材料，机关党组、党委，机关行政领导，另外本机关召开的一些工作会议，专业会议等等，这些会议材料就是这些东西都要注意收集。第二个就是要注意收集上级机关的文件，上级机关确定为本机关立卷范围，其文件内容必须同本机关工作有密切联系的，如果缺少了这部分文件就不能全面完整系统的反映本机关主要工作情况，所以较为密切关系的这些文件是指上级机关的文件内容必须记载反映本机关的情况。你比如说有时候总结、有时候通报这些都涉及到有些本机关的情况，再一个就是属于本机关专业主管工作和职责范围工作，并需要贯彻执行的。比如说省委关于政法工作，里头涉及到检察院的工作或者涉及到公安的工作，这你都要注意收集保存，再一个必须针对本机关需要直接办理的，比如说案件，比如说其它的事项，再一个就是必须属于本机关进行工作的依据和需要执行的方针、政策等等，这一类的东西都要注意收集报告，这一类都包括决议性的文件、指导性的文件、交办性的文件、督察性的文件、批复性的文件、任免性的文件、评价性的文件等等，这每一个里头都有很多，我只是点点。你们千万不要认为上级的文件是由上级的机关管理的，咱就不需要怎么样了，那就不对，上级机关上级机关的责任，文件发到你这个机关，你有贯彻执行的责任，有解决文件的规定、要求，也有收集保管的责任，这是上级机关的文件。本级机关的文件就是需要注意，本级机关颁发的命令、决定、决议、指示、条例、规定、通报、通知等等这一类，另外本级机关向上级机关的请示、报告，或下级机关对我们本级机关的请示、报告或批复，或本级机关的批复，或批转的这些文件材料。另外就是本级机关印刷主要职能的工作、计划、总结、报告等等。另外就是本级机关调查研究形成的一些重要的文件材料都要留存，你们可千万不要忽视这，有很多一些重要的决策，虽然它可能没有用红头，或者也可能上级机关没有转发，但是你这个文件是领导或者部门领导带了几个人下去写了很长时间形成的调研报告，对以后的关于都有借鉴性、参考性，所以这些材料要注意收集。包括本级机关领导的汇报、提纲、讲话材料、批示等等，以及本级机关的统计报表、统计资料，另外年度计划总结，包括制度，以及本级机关、党委、纪委、常委、工会等组织所形成的报告、总结、请示、批复、简报等等，以及本级机关处理人民来信来仿所形成的记录摘要，领导批件处理报告，以及本级机关批准有关区域变动，解决有些纠纷什么的等等，另外本级机关干部的任免、职称的评定、录用、转正、退职、退休、离职、抚恤、死亡材料等等。包括我们的干部、职工工资、关系转移、行政档案组织关系转移等都要注意收集，另外本级机关成立、合并、撤销、更名，所启用的印信等等这些资料，另外本级机关一些重大事迹，反映本级机关职业活动的一些简报，另外本级机关的财务、物资、档案、交接凭据，本级编辑、出版的内部刊物，本级机关形成的文字材料，包括我们这个国家的有的对外签署的一些条约、协定、协议等等。材料很多，说起来太多了，堆积的文山会海，文书只能弄的低点，你说不叫它堆积很高的山是可以，不叫它堆积是不可能的，因为我们领导机关指导工作、领导工作主要的手段，文件这是首要，另外通过开会，另外还下去面对面的指导，但是文件是重要的、是第一位的，白纸黑字，人家的依据，所以你说这文字，只能说文山会海我们修剪一点，但是文字材料以后也不会老少，也不会太少了，只能说压缩一点，可有可无的压缩减少一点。下级机关的文件，包括下级机关的请示报告、汇报、报表等等，这些资料要注意收集，要注意保存，尤其是这里头我刚才说到声像资料，声像资料现在有的单位不怎么注意，领导来咱这检查工作，哪些很重要的一些声像资料，有的不注意保存，当然有的政法机关，你比如说询问犯罪嫌疑人的时候，那些声像资料是要保存的，那到法庭作为一个证据，那都要注意保存，当然其他的有些机关的声像资料也要注意保存。
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% `& l: s2 ^2 O今天就重点围绕公文处理讲了这几个方面的问题，很琐碎。我想说的一点就是公文处理工作需要很强的责任心，需要奉献精神，需要“认真”二字。你做这项工作你没有责任心做不好，没有奉献精神做不好，你说只按部就班那八个小时，我简单给大家一说，你们可能又说我成天这么忙，你这么一说，我回去弄个什么文件签，我还得在设计设计，是啊，你回去要弄一个，你包括传阅的那些文件签都要整理一下，你都要弄，以后有据可查啊。你说我这事才干不完呢，你只要有奉献精神，人家晚上休息了，你在办公室多加两个小时的班，人家星期六、星期日，人家带着孩子、老婆逛公园了，你在办公室多抠抠文字材料，得有奉献精神、得有很强的责任心，这才行。好不好？

0 B3 I5 K# Q1 i/ k; Z5 Z谢谢大家！以后我们有啥问题咱再说，今天就给大家说这么多。（主讲：聂增福）

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