一、几个概念性问题
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１、关于会议和公务活动 ( @( H" U% T5 k
. Z* p* d7 y9 k7 p% a0 G0 ~6 `7 j 从广义上说，“党委领导公务活动”包括了党委工作的全部内容，会议也是其中之一。 9 v z6 E' D# g9 u0 G6 t
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在实际操作中，“党委领导公务活动”不包括处理公文的活动。
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之所以把“会议”与“公务活动”并列，是因为会议作为公务活动中最重要的内容，服务工作的要求更高、量也最大，会议服务工作做好了，其他公务活动的服务工作可以借鉴甚至移植会议服务的具体做法。
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' t' E1 I; {+ E H. Q3 ] 2、会议与公务活动的区别 & _. X* ?0 e. m6 S8 V
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% v& s; C- I+ ~, X 一般的区别，在实际操作中有的会议作为公务活动来搞服务：党委领导同志出席其他部门召开（主办）的会议。
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今天所讲的公务活动，仅指需要办公室筹办并安排领导同志参加的活动。
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3、会议和公务活动的主要形式
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; u9 I+ D0 j$ b, f9 a5 ^9 }" R d 党委会议的主要形式：书记办公会、党委常委会、党委全体委员会议（党委全会）、党委工作会议、党代表大会、党代表会议、党委学习中心组集中学习会议，等等；每种会议都有不同的具体形式。 ' j4 `: t* [! f, }
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公务活动的主要形式：出席其他部门或上级召开的重要会议，接待、会见重要客人或先进模范人物，下基层调查研究、检查指导工作，到外地考察，参加纪念、慰问、庆典活动，参加经贸洽谈，参加其他有重要影响的活动，等等。 * C4 q1 s, ?7 ?0 O r8 L/ x+ o |1 c
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4、会议和公务活动的地位、作用 7 J7 s7 v F/ {5 B) }! Z$ Q4 N6 U( g
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召开会议、出席会议和参加公务活动，是领导机关和领导同志实施领导的重要手段和形式；会议和公务活动的效果直接关系到领导机关和领导同志的工作实效。
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筹办会议和公务活动，是办公室工作的重要内容；筹办会议和公务活动的水平直接体现办公室工作的服务态度、服务水平和服务质量，同时还直接影响领导机关和领导同志的工作实效。 4 k) `; s8 v2 c X2 ^
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二、做好会议和公务活动服务工作的基本原则 ) d, K. D7 C5 N6 p7 w& q' f: [ _
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第一，严格按照上级指示精神和领导意图办事。上级有明确指示或领导同志已经明确表明意图的，就应严格遵守和执行，这是整个办公室工作的根本指导思想，也是筹办好会议和公务活动的前提和基础。 2 \" T/ a: |6 \" N8 e4 Y5 {
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- P+ y; c) d4 \: J; a 办法和途径：一是认真学习上级文件和有关规定；二是注意从广播、电视、报刊等新闻媒介了解上级的最新精神和要求；三是及时、恰当地请示汇报。 4 o! z# F+ x* U) K
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第二，注意围绕中心和全局工作，突出重点，兼顾一般。围绕中心、突出重点、兼顾一般，这是整个办公室工作都要遵循的基本原则，筹办会议和公务活动同样要遵循这一原则。 3 [& p6 J0 z/ G R5 P: w
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\1 @, @; `4 i) t# G: {4 a: O 要点：对于与中心工作联系紧密或对全局工作有重大影响的重要会议和公务活动，应当优先安排、高规格安排，对这类会议和公务活动服务工作的组织领导、力量配备等都要突出保证，对其拟议事项和活动内容的研究筹备、议定事项的督促落实等也要重点做好；对于不属于中心工作范畴或对全局工作影响不大的一般性会议和公务活动，也要认真做好服务工作，但应注意在规格、规模、时间安排上不冲淡或影响中心工作。 + F$ Q" o. A8 b, r
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/ W' ]3 s) o+ ?0 p" h+ K 第三，加强协调，力求各方面都满意。服务对象是否满意及满意度高不高，是衡量办公室工作好坏的根本标准。筹办会议和公务活动也要力求做到使领导、机关和基层干部群众“三满意”。
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要点：对拟议事项事关重大或涉及多个部门且分歧较大的会议议题，要在充分调查研究的基础上牵头协调，形成比较成熟和一致的意见，如确实无法达成一致，一般应建议暂缓召开会议；确属事情紧急需要立即开会的，也应如实将各种分歧意见提交会议讨论。对于会议和公务活动涉及的有关部门，要保持密切联系，及时发现和协调解决会议和公务活动在准备、进行过程中的各种问题和矛盾。 7 X9 H1 N+ ?, v& F4 J0 u W
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8 L) {1 H3 |3 A5 U0 B; ~5 U: N+ { 第四，力求全面具体、周到细致，狠抓落实。筹办会议和公务活动是非常具体、细致的工作，如果哪一方面、哪个环节有所忽视或考虑不周，事到临头就很可能造成混乱，甚至有可能导致这次会议或公务活动无法进行。 3 @2 {- p; \. }8 }) M
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办法：一是讲求规范，严格按规范办事。规范主要是指党中央、国务院和省委、省政府制定的有关工作条例、工作规则，以及上级办公室系统和秘书部门制定的一系列工作规范。二是从实际出发，根据不同会议和公务活动的具体需要周密安排，一事一案制定详细的会议或公务活动服务方案，必要时准备好几套工作预案。三是明确职责，狠抓落实。特别是对重要的大型会议和公务活动，一定要职责分明，并及时检查督促落实。 : E4 R3 `9 k7 Q
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第五，力戒形式主义，注重实际效果。精简会议和公务活动，力戒形式主义，注重实效，这是筹办会议和公务活动的一条重要原则。 $ M6 h( e- }) l- D0 [ e' t
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5 J% K7 w+ A8 }- h- a6 ~5 p 要点：对于有利于领导机关和领导同志研究解决实际问题、有利于领导机关和领导同志深入基层和人民群众的会议和公务活动，要尽量多安排、重点安排；对于图形式、争规格，对工作没有多大实际意义或不需要单独提交会议讨论的会议和公务活动，要理直气壮地不安排或予以修正；对能够合并即内容相近或不相斥的会议和公务活动，尽量合并安排；对于会议和公务活动的出席人数、时间长短、材料内容等，要严格把关，尽量压缩不必要的出席或参加人员、缩短会议或公务活动的时间、精减材料数量和内容。总之，形式要服从内容。
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* W6 W0 k! @3 M% S8 A 三、怎样做好会议和公务活动服务 . Z6 }( H. p. R! d* c
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总体来说，筹办会议和公务活动主要包括三个环节：事前服务，事中服务，事后服务。 - o7 H7 [1 f. |1 i D
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1、会议服务 ! [$ y3 f, G/ ~" s
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第一，会前服务。按照对等原则、全局原则、时效原则、组合原则筛选和安排会议议题，报审后编制下一时段会议安排表印发有关领导和部门（即会议的计划管理）；对需要决策的重大问题，按照重大问题决策程序充分做好前期准备，形成比较成熟的预案；对涉及多个部门且分歧较大的议题，先协调形成倾向性意见，经协调仍不能统一的应暂缓开会或将分歧意见如实汇报；议题确定后通知有关单位或人员准备好会议文件和有关材料，对大型会议或议题重大的会议，还应就会议的主题和内容、会议文件材料或现场准备、会议的开法、会议精神的贯彻落实等有关问题拟出建议方案送审；提出出席、列席会议人员建议名单（如果是大会，还应提出主席台座次、出席人员住房和座位及编组等建议方案）报审；根据与会人数确定会议文件和材料的印数，印制后提前（一般是三天以上）送办公室把关报审；对会议材料进行把关，对不符合会议要求的应及时通知有关部门或人员修改、重印；提前通知与会人员（一般要求提前2天以上），通知内容包括会议时间、地点、主持人、议题、出席和列席人员、会议要求与会人员所做的准备工作以及其他需要通知的事项；将会议文件和材料提前报送有关领导并提醒领导准备意见；按规定准备好会场，包括会场的整洁卫生、温度湿度、灯光照明、笔墨纸张、音像设备、保密保卫以及其他需要准备的有关事项。 8 l G7 j5 x- i, E
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第二，会中服务。提前半小时到达会场检查会场准备情况，发现问题及时采取补救措施；负责会议签到，并向会议主持人报告到会情况（请假、缺席的原因）；分发会议文件和材料；协助领导搞好会场管理（控制列席人员、汇报时间和与会议无关的电话、会客、材料等）；做好会议的扩音、录音、记录工作；做好会场保密保卫工作；指导工勤人员做好服务工作；对需要公开报道的会议，负责通知新闻单位派员摄像、摄影和旁听，并协助领导做好新闻报道的把关工作；会议期间做好领导临时交办的其他工作；散会时仔细检查会场遗留的物品和文件资料。 & @8 y3 v1 y8 w' |" X
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' s8 z6 ?3 ]% p) p4 n: S4 P+ d. a 第三，会后服务。及时整理会议记录（真实记录会议内容和过程）；根据需要撰拟会议纪要（要求：忠实于会议决定，观点鲜明、语言准确、内容精要、格式规范，按程序送审，严格控制印发范围）；需要印发文件的按发文程序办理；以适当方式及时向未到会的应到会领导通报会议情况；需要有关部门具体落实的，及时催办落实并报告有关领导；将会议文件和材料及时归档。如有必要，还应及时总结经验教训并认真整改。 I5 M. p3 G0 j5 J, T$ ?
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2、公务活动服务
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第一，公务活动的把关、报批与安排。根据上级工作部署和领导意图并综合有关部门的请示意见筛选和安排公务活动内容，报审后编制下一时段的公务活动安排表并印发有关部门；对重要节日、纪念日以及纳入年度工作计划的其他重要公务活动，应主动与有关部门协商，提出具体方案报审；对有关部门邀请领导同志出席某项公务活动的请示、函件和请柬，应根据有关规定和领导同志其他工作安排等情况综合平衡，提出拟办意见报批。筛选把关的主要内容：着重安排好有利于领导密切联系群众和对全局工作起示范、推动作用的公务活动；一般的庆典、新闻发布等，除有重大意义的以外一般不安排领导出席；一般性工作会议和公务活动，一般不安排非主管和分管领导出席；与重大会议或公务活动在时间上冲突的一般不安排领导出席；安排领导出席公务活动应适度分散，避免过分集中在少数领导同志身上，应听取并尊重领导同志本人的意见。 ! d6 k& \* i8 p2 ]- u2 u2 j) a
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第二，公务活动的组织和随行服务。第一类是安排领导同志出席其他部门或地区组织的公务活动，我们一般注意掌握活动的日程、议程特别是有关领导同志的活动程序、活动方式、讲话材料、座位排序、交通路线、相关背景材料、提前通知、出发时间地点及交通工具、安全保卫等，保证衔接紧密、不出差错。第二类是具体组织重大公务活动，前期准备工作主要包括提出书面建议方案报审，与有关部门联系协商并按方案分头准备，察看活动现场，及时妥善地协调处理准备过程中出现的问题，将与活动有关的文件资料及时送审，提前通知领导同志，商定并落实具体的行车路线、出发时间、集合地点和交通工具，编排领导座次，通知有关部门做好安全保卫；现场组织工作主要包括提前半小时到达现场并迎候领导同志，引导领导同志入座和按既定程序参加活动，机动灵活地协调处理活动过程中出现的有关问题，承办领导同志现场交办的其他事宜。第三类是安排领导同志下基层调查研究、检查指导工作，主要是协助领导同志安排好活动日程和活动路线，通知拟往地区或单位做好有关准备工作，通知随行人员做好准备并准时集合，安排好工作用车；随行时应与有关地区和单位协商尽量减少陪同人员和车辆、从简安排食宿，谢绝当地负责同志到车站、机场或边界迎送，协助领导同志把好廉洁自律关。第四类是安排领导同志接待或会见重要客人、参加经贸洽谈，主要是协同有关方面提出活动建议方案送审，按方案做好有关衔接、现场准备、现场记录、现场服务等工作。第五类是安排领导同志参加宴请活动，主要是按照对等原则提出建议送审，准备好客人背景材料、谈话参考，通知有关领导同志按时出席，确定宴请地点和标准，引导客人和领导同志入席（必要时先摆好席卡）。第六类是迎送领导同志或重要客人乘飞机、火车抵离本地，主要是做好领导同志行程记录并报告有关领导同志，确定出发时间、集合地点和用车，按规定办理进入机场、车站的有关事宜，通知到达地区和单位安排接机、接站事宜，安排有关人员参与迎送，安排工作人员随行服务，将领导同志返回的时间及时通知其家属。
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第三，公务活动的宣传报道和其他服务工作。需要作新闻报道的应提前1天以上通知新闻单位，及时向新闻单位提供有关材料，对新闻单位的报道方案和新闻稿件进行初步把关并协助做好新闻稿件送审工作；不宜公开报道的应谢绝新闻记者和其他无关人员到场，并协同有关部门做好机要保密工作；每次公务活动结束后应及时妥善地做好有关资料的收集、立卷、归档工作，对重大活动还应认真总结经验教训。 + F% N+ O7 Q' n) m! |
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四、与会议和公务活动服务有关的几个具体问题 M" s2 Y% u6 e" [; T
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1、人员排序和座次安排问题
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排序方法主要有两大类：一类自下而上产生，一般按姓氏笔划排序；另一类由上向下决定，依据主要有上级任命、机构序列等。 8 F N' ~% g5 V4 M0 K2 X
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领导同志出席会议和公务活动的排序及座次安排：基本原则是依照惯例、对事不对人、老同志适当靠前。 / }7 y b; \' n" x
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2、现场布置和会场布局安排 ' ^7 I- s( m5 L' B" z9 Z9 |7 i
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8 T' p! X# L4 ~' L, K+ U9 X 现场布置的主要原则：现场氛围与内容协调一致，中心现场与周边环境协调匹配，大气、简洁、节俭办事。
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会场布局主要有两种形式：报告会式、座谈会式；采用哪种形式主要从两方面考虑，一是内容的需要，二是现场条件的可能。
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S' e: v% F& q! q9 ~4 x- B 3、座次安排 3 }0 S# _. ]7 o% B
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主席台，现已没有单、双数的区别。 ! P7 A0 i: a0 Z4 o# u/ K+ c
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; ]3 d) a* u0 l& [* O 其他人员座位安排，一般按排名顺序安排，但对基层干部群众代表、先进模范人物等应安排到突出位置。 作者：冯波 |
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