老秘谈批复类公文怎么写？

一、批复类公文的类别
" H3 X" D2 R7 f/ j          1.批复类公文与请示类公文是一一对应的行文
    请示类公文在先，批复类公文在后。前者是主动行文，后者是被动行文。
/ b/ K9 O. e0 ?( I, o, g) J" t
          2.批复类公文有两种
3 N2 ]8 ~. U1 @$ U2 t1 E! S6 A" `    批复是对应请示的；批答函是对应请批函的。
          3.批复类公文内容基本相同
    在批复（批答）内容上，“请示”与 “请批函” 、“批复”与“批答函”大致相同。
) s  Q1 s0 `7 t+ I    “批复”“适用于答复下级机关请示事项”，对应于“适用于向上级机关请求指示、批准”的“请示”。
6 n1 M# `3 D7 N, f$ K    “批答函”“适用于不相隶属机关之间……答复审批事项”，对应于“适用于不相隶属机关之间 ……答复审批事项”的“请批函”。
         4.批复类公文有不同行文方向
    “请示”是上行文，对应于是下行文的“批复”。
7 d0 C. }1 B5 W, V4 N- v; k    “请批函”与“批答函”之间跟“商洽函”“问答函”（“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题”）一样，都是平行文。
' l( B* @4 G) J; L% C% _( x5 T    亦即，使用“请示”的，只能是也必须是相对的下级机关（是上行文）。使用“批复”的，只能是也必须是相对的上级机关（是下行文）。而“函”的使用广泛，各级机关都可以使用，上、下、左、右都可发函（是平行文）。

" X: C! u7 Y1 t) t' T   二、批复类公文的格式
    国家质量技术监督局发布实施的《国家行政机关公文格式》国家标准（以下简称《公文格式》）按照国务院发布施行的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）的要求，对国家行政机关公文设计了两类5种格式：
    第一类，“文件式”公文格式
    它包括“上行文格式”“一般文件格式”等 2种形式。
0 o' V; N) [9 b8 S: M' Q) [    第二类，公文的特定格式
  K9 D  z* Y$ p    它包括“信函式格式”“命令格式”“会议纪要格式”等3种形式。
    《公文格式》国家标准规定详尽、明确而严格。依此，“批复”公文格式有“一般文件格式”和“信函式”两种。“函”（包括“请批函”与“批答函”）的公文格式只有“信函式”一种。
         1.“一般文件格式”的公文格式
+ I  |6 ]2 h5 Q0 ~5 n+ ]/ s    “一般文件格式”即下行文或平行文格式。其设计规定要点是：
- Z) {1 U9 ~5 g4 S7 ]. s" a1 _    公文用纸天头为37mm±1mm 。订口为28mm±1mm。版心尺寸（不含页码）为156mm×225mm。
' S9 A9 z& O2 `. M& N! H    发文机关标识上边缘至版心上边缘距离一定要留出25mm（约2行）位置，用于标识份数序号、密级和紧急程度等3项公文要素。也就是说，在设计“批复”发文机关标识（即俗称的公文“红头”）时，发文机关标识位置应自上页边起留出天头37mm＋25mm＝62mm 的距离。要注意，即使“批复”事项内容既非秘密又非紧急，不需要标识上述3项公文要素，也要留出这段空白，即自上页边起留出天头62mm 的距离。
/ F9 f; e4 o- f- v, H5 T    行政机关的重要公文、特别是上报的公文，其发文机关标识（即“红头”），一般均由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，后面不加“文件”二字。如国务院就有“国务院任免通知”的“红头”形式，但这只限于这极个别特定公文而已。
, v8 m+ J, u- ]. R( p8 D    置于公文首页眉首发文字号之下4mm处的一条与版心等宽（即156mm）的红色反线。此外，公文版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。但版记反线跟公文首页眉首与主体之间印的那一条红色反线颜色不同，是黑色的。
         2.“信函式”公文格式
    国家行政机关在实际制发公文时，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文和下行文，而且使用频率很高。这种公文除了不标识签发人以外，其它各要素均与“文件”公文相同。
    显然，“函”自然采取的是“信函式”公文格式（见例1国务院办公厅《复函》，以下国务院办公厅均简称国办）。而“批复”理论上应有“一般文件格式”和“信函式”两种格式。但我们发现，实际上国务院和国务院办公厅常用的“批复”公文，基本上都是采用“信函式”公文格式行文的。
    谓余不信，笔者专门为此查看了近年《中华人民共和国国务院公报》登录的“批复”公文，2003年为55件，2004年为59件。在逐一检验这些“批复”公文的发文字号“××〔2003〕×号”或“××〔2004〕×号”时发现，其机关代字“××”竟全部是“国函”，而不是“国发”。其机关代字第一个字“国”字代发文机关“国务院”，而其机关代字第二个字“函”字代发文形式为“国务院函”，“发”字代发文形式为“国务院文件”。也就是说，这114件“批复”公文竟无一例外，全部是用“信函式格式”行文的（见例2国务院《批复》）。
    因之，讨论“批复”和“函”的公文格式时有必要重点讨论最常用的“信函式”这种公文格式。
7 j- o9 C0 n" Z& {
8 s0 \( p# q( S5 S0 b# C' y
    【例1】国务院办公厅复函：

   注：这里两条红色反线是上粗下细的“武文线”
' T( Q& |9 p& |' Y+ s
6 _2 j& P( w3 V  w/ |8 F中华人民共和国国务院办公厅

  }7 c6 Y2 n+ i+ a
4 I: k# \5 r$ E8 U3 P3 u% }--------------------------------------------------------------------------------

/ V0 f/ d$ ~+ J
/ x7 o, R8 D3 ?5 F; m. D. ?, P

  f0 V+ k/ j6 c, J& X4 Z6 u


- {4 a2 j1 Z5 G

$ @4 b5 r/ G( x* I--------------------------------------------------------------------------------
4 P. @& K' I+ Y5 K+ h                                                                                                  国办函〔2003〕57号  
国务院办公厅关于扬州雕版印刷
1 p% l4 }. X2 L博物馆冠名问题的复函
江苏省人民政府：
' ?' d- U. Q$ A$ g$ l$ s, @    你省《关于请批准将扬州雕版印刷博物馆冠名为中国雕版印刷博物馆的请示》(苏政发〔2003〕34号)收悉。经商有关部门并报国务院领导同志同意，现函复如下。
( E) `! T8 I0 M% E7 R    同意“扬州雕版印刷博物馆” 冠名为“扬州中国雕版印刷博物馆”。
( ]' p( M6 {+ b                                                                                               (中华人民共和国国务院办公厅印章)
9 D. h: b+ U/ ^* Q) i
2 }1 E$ x1 x0 c$ f                                              二○○三年八月二十二日
; ?5 Z. H: t- r  j+ A* L     注：这里两条红色反线是上细下粗的“文武线”


--------------------------------------------------------------------------------
3 W" B+ r! s& p
+ f6 n! D6 h7 V7 O( q6 O

& i6 x) B- w' `! A
--------------------------------------------------------------------------------

                                                                                                                                                                 
0 |" y. Z5 F* y
" M' z( J' W, y# X! U主题词：文化  文物  江苏  函
  抄送：中编办，文化部，文物局。


. O. o; i% s3 [; r(笔者附注：正文均在首页，未标识页码。
主题词标注在第二页（相当于封四），亦未标识页码)
6 p- g  j, i$ S* \2 m6 g


2 S" z' H6 M, Z- a7 A4 j+ }3 P    【例2】国务院批复：

    注：这里两条红色反线是上粗下细的“武文线”
" l! V1 [3 J1 I4 I7 s: {" @中 华 人 民 共 和 国 国 务 院  
( a6 Z. _: ?( E# m
  N- x' Y# r, H! ]% z! c0 ]7 V
--------------------------------------------------------------------------------
0 k: h1 j2 C5 g# ~8 \3 Y
" Y; a( i& V% d2 m) I
; g: k2 m- K7 B: C
' R% V5 }% Y9 }3 ^) ^; d


' i$ o$ D4 N  k* H+ V& D, ?
% p7 r) h) [/ [9 F5 F9 S: D, t8 y

1 K9 c0 u3 U/ R# Z7 ?/ k--------------------------------------------------------------------------------
, J/ {: E  k; b" `4 j2 G3 y
, }5 p* @7 l7 d3 n( i) `* S% b                                                                                                               国函〔2004〕77号
" U' c- u* q9 D# c
2 r6 {' p6 ?. \& O
7 I" P6 m" D1 _1 ]4 m' o( q7 D0 R国务院关于同意将南京海关驻禄口机场
办事处调整为南京禄口机场海关的批复

  [* g7 B) C, x- i
- f3 }9 a: f6 v* u江苏省人民政府：
    你省《关于设立南京禄口国际机场海关的请示》(苏政发〔2000〕130号)收悉。现批复如下：
& y% \/ B- A! E4 M. j    一、同意将南京海关驻禄口机场办事处调整为南京禄口机场海关(正处级)，隶属南京海关。
3 A- ]- s8 w* @5 L+ ^+ M  H    二、核定南京禄口机场海关人员编制31名，在南京海关现有编制内调剂解决，不另增加编制。以上人员主要从应届大学毕业生、军队转业于部及地方党政机关现有人员中选调，不从社会上招收。
    三、南京禄口机场梅关所需办公、生活用房和开办费、交通工具、通讯设备由你省负责解决，检查检验设备由海关总署负责配备。
9 ?9 V, ?' m: \" d; G     注：这里两条红色反线是上细下粗的“文武线”
6 y2 m& x2 I! `" b# r

--------------------------------------------------------------------------------


' O* I+ D8 [) t8 k; n* j

7 a- J$ C7 H: s5 E$ l' ]--------------------------------------------------------------------------------

# o# n- @$ u# C1 j# \+ \                                                                                                                                             
5 x3 m/ G4 U6 {+ ^! T" R6 C
/ f/ M/ E% D* r) ~1 x% L    有关具体事宜，请与海关总署商办。
8 s* F* T2 s: _* K, _                                       (中华人民共和国国务院办公厅印章）                                                二○○四年九月十六日


' Z* A8 [! f- }- h$ z  X. r' \主题词：机构  海关  江苏  函
5 |* @  _% o) R, R# H( {  抄送：中编办，财政部、人事部、商务部、海关总署。


(笔者附注：首页未标识页码。
* A9 f& v" y- e* J: Q( J. W5 O正文最后一部分与主题词均在第二页，亦未标识页码)

7 P/ ~% G& w' m0 ]6 S5 b' k        由例1国办《复函》和例2国务院《批复》可见，它们的格式完全合符《公文格式》国家标准设计的“信函式格式”，即其“发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行距中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。”
         3.“文件式”与“信函式”公文格式的区别
+ p# \! y$ x( f! c* W, c5 ~' P    例1国办《复函》和例2国务院《批复》都是“信函式格式”，与“文件式”格式比较，大致上可以归纳为5个“有所不同”。
    一是公文上白边的大小有所不同。“文件式”公文格式，上白边为37mm。 “信函式”公文格式，上白边略小，为30mm。
; ?9 |0 ?, f: [    二是发文机关名称标识规定有所不同。“文件式”公文格式，发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。由于“信函式”公文格式不加“文件”二字，这时发文机关名称一般只用全称。如例1国办《复函》和例2国务院《批复》，均标识全称“中华人民共和国国务院”“中华人民共和国国务院办公厅”。而国务院、国务院办公厅的“文件式”公文则一般用规范化简称加“文件”二字，标识为“国务院文件”“国务院办公厅文件”。
    三是公文线条标识的名称、方式和颜色有所不同。“文件式”公文格式，分割公文眉首与主体的红色反线与版记中的黑色反线，一红一黑，都是单线条，线长均与版心同宽，为156mm。而“信函式”公文格式，如例1国办《复函》和例2国务院《批复》，其首页上下各有一组红色的双线条。上面的双线条是上粗下细，标识在发文机关名称之下4mm处，叫“武文线”。下面的双线条反过来，是上细下粗，标识在距下页边20mm处，叫“文武线”。上下两组红色双线条的线长均为170mm，较之“文件式”公文的红色反线与版记反线稍长14mm。这样设计，可以保证“文件式”公文与“信函式”公文的版心宽度基本一致。
    四是发文机关标识（即“红头”）的位置有所不同。“文件式”公文格式，发文机关标识在版心之内。而“信函式”公文格式，如例1国办《复函》和例2国务院《批复》，发文机关名称移出了版心，在红色的上粗下细的武文线之上。
: ?) U+ @/ O, _2 r0 U4 T; U: ^- j+ O    五是部分公文要素标识位置有所不同。“文件式”公文格式，份数序号顶格标识在版心左上角，密级和紧急程度顶格标识在版心右上角，发文字号在红色反线以上居中标识。“信函式”公文格式，份数序号、密级和紧急程度等3项公文要素可以放在发文机关名称之下的武文线下左上角顶格标识（一般说来，“信函式”公文很少同时出现这3项），发文字号则在武文线下右上角顶格标识。首页的页码以放在文武线之上右下角为宜。但由于“信函式”公文首页格式是事先印好的，编页码易与底下的“文武线”相交错，因之一般“信函格式第一页不编页码”。第二页及其以后页是空白纸，其格式仍同一般公文，可顺序编页码2、3……
9 T1 V% U1 O3 r5 A+ h: N    除此而外，“文件式”公文与“信函式”公文其它各要素的标识方法均相同。
( ?4 j) e- P  X8 @   三、批复类公文结构的要求
1 M2 R1 l3 J" p" t    在写作要求上，“批复”与“批答函”基本相同。其结构也大致相同，均由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。
         1.标题
. [$ E8 C+ o6 M! c6 _  z    批复类公文标题与一般公文基本相同。此外，还有以下两种。
    （1）含受文机关名称：发文机关＋批复（或函复）事项＋受文机关＋文种
    这种标题也称“完全式”。如《国务院同意北京市政府关于防治非典取消2003年“五一”放假的批复》《国务院关于同意江苏省调整盐城市部分行政区划的批复》《国务院关于××市私人建房问题给××省人民政府办公厅的批复》《国家旅游局关于同意进一步发展张家界假日旅游给张家界市人民政府的复函》等。
. F$ ]! ~4 f+ k    （2）不含受文机关名称：发文机关＋批复（或函复）事项＋文种
- h* F: m4 e! [1 h- {    这种标题也称“不完全式”。如例1国办《复函》和例2国务院《批复》以及《中共中央关于进一步开展学习宣传牛玉儒同志活动的批复》《国家旅游局关于同意进一步发展张家界假日旅游的复函》等。
    批复类公文与其它一些公文标题中的发文机关名称有时可省略（仅“请示”文种需严格标识发文机关名称）。但标题中的批复（或函复）事项应把公文主题内容高度概括成简明扼要的一段话，说明全文要点。
    关于公文标题，《办法》规定，“除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。请注意这里“一般”二字所含的伸缩余地，不要机械理解。以上各例公文标题均符合这一要求，只有其中的“五一”是具有特殊含义（法定节日）的词语，与一些政治术语（如“三个代表”）一样，必须加引号标识。而公文标题《国务院办公厅对<国务院关税税则委员会关于新修订的《中华人民共和国进出口关税条例》有关解释权限的请示>的复函》（国办函〔2004〕46号）之所以书名号套书名号，一则是因为《中华人民共和国进出口关税条例》是法规，应加书名号；二则是因为其中所含来文标题《国务院关税税则委员会关于新修订的<中华人民共和国进出口关税条例>有关解释权限的请示》所标识的请示机关名称（国务院关税税则委员会）与《复函》发文机关名称（国务院办公厅）紧挨着，都有“国务院”字样，假若去掉原请示标题一个书名号，变为《国务院办公厅对国务院关税税则委员会关于新修订的<中华人民共和国进出口关税条例>有关解释权限的请示的复函》，虽然可以读通，但总觉得句式太长，念起来吃力，不如多加一个书名号，显得清楚。
- M: E; v5 |4 t/ Y" k& i         2.主送机关
    通常，批复（或批答函）只有一个主送机关，即报送请示（或请批函）的机关，两者是一致的。   

  t3 u" g8 }/ u+ Q7 G/ f    如果要求更多的部门了解或执行，可以“抄送”的方式给有关机关和单位。如例2国办《复函》和例3国务院《批复》，除主送江苏省政府外，前者还抄送给中编办、文化部、文物局；后者还抄送给中编办，财政部、人事部、商务部、海关总署。
; |! R3 d7 \( b          3.正文
    批复（或批答函）正文一般包括三个部分，即批复（或批答）的依据、意见和结语。
    （1）依据
    批复（批答）依据主要说明是针对来文机关哪一份请示（或请批函）给予批复（或批答）的。
0 v$ B5 F4 U- ?% x' A5 w: G    批复（批答）依据要写得严谨、明确，符合《办法》规定。要先引来文标题，后引发文字号，再以承启语“现批复（函复）如下”引入批复（或批答函）意见。这里承启语“现批复（函复）如下”之后，可以用冒号，也可以用句号。
    如例2国务院《批复》为“你省《关于设立南京禄口国际机场海关的请示》(苏政发〔2000〕130号)收悉。现批复如下：”是冒号作结；例1国办《复函》为“你省《关于请批准将扬州雕版印刷博物馆冠名为中国雕版印刷博物馆的请示》(苏政发〔2003〕34号)收悉。经商有关部门并报国务院领导同志同意，现函复如下。” 是句号作结。
    在应用时要注意的是：。

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

    （3）结语
    批复（或批答）一般以惯用语作为结语。如“特此批复（函复）” “专此批复（函复）”“此复”等。但也有批复（或批答函）不用任何惯用语，戛然而止的。如前述近两年《中华人民共和国国务院公报》登录的114件“批复”公文均无一有结语；其登录的“批答函”公文，2003年为14件，2004年为15件，合共29件，也绝大多数是没有结语的。
    其实，其它的函类公文也有类似的情况。2004年《中华人民共和国国务院公报》一共登录了或意在告知或意在传达的问答函3件，其中之一用惯用语“特此函告”作结语，即1月12日向“各有关部门和单位”发出的《国务院办公厅关于支持做好国家中长期科学和技术发展规划制定有关工作的函》（国办函〔2004〕1号）；其余两函，亦即4月6日向“国务院有关部门、单位”发出的《国务院办公厅关于印发<国务院有关部门和单位制定和修订突发公共事件应急预案框架指南>的函》（国办函〔2004〕33号）和5月22日向“各省、自治区、直辖市人民政府”发出的《国务院办公厅关于印发<省（区、市）人民政府突发公共事件总体应急预案框架指南>的函》（国办函〔2004〕39号），则均无结语。
        4.落款
# h& A+ `* q% \/ q: P/ ?5 Q+ i    笔者案头有多本2004年年底出版的关于写作的高校教材。其中关于批复类公文落款的表述都值得商榷。例如，认为“批复的标题包含有发文机关和日期的，可不必另行落款；没有的，应在正文右下方签署发文机关和日期”或者“正文结束后签署发文机关和发文日期”；认为函的落款“一般在文后署名和标注成文日期”或者“正文结束后写上发函机关名称和发函日期”。其实，无论是批复还是批答函都是呈报请示机关的上级机关的“一家之言”。按照《办法》和《公文格式》国家标准，批复（或批答函）既是单一机关制发的公文，在落款处不应署发文机关名称，只标识成文时间（右空4字），加盖印章（用红色）应上距正文2mm-4mm,端正、居中下压成文时间。例1国办《复函》和例2国务院《批复》的落款均为范例。
    四、批复类公文写作的模块化可能
7 x( ^. S/ `( n( X& `5 Q    值得一提的是，2004年9月16日，国务院一天同时分别向江西、四川、浙江、江苏和新疆自治区政府下达5个批复，同意设立新余海关，同意将成都、杭州、南京、乌鲁木齐各海关驻机场办事处调整为成都双流、杭州萧山、南京禄口、乌鲁木齐机场海关。例3国务院《批复》就是其中之一例。
    这5件批复的发文字号顺序为国函〔2004〕74号到78号，是联号的。
# [/ k( K1 X. _8 O3 x    这5件批复的标题可以概括为《国务院关于同意设立××海关的批复》或《国务院关于同意将××××海关驻机场办事处调整为××××机场海关的批复》两种。亦即《国务院关于同意……的批复》
    这5件批复的主送机关可以概括为“××省（自治区）人民政府”。
) [/ o9 l) A' R. p9 q) R    这5件批复的正文可以概括为：
    “你省（区）《关于……的请示》(请示发文字号)收悉。现批复如下：
    一、同意设立（将××海关驻机场办事处调整为）××××机场海关(正处级)，隶属××海关。
4 }: b* I5 l) [( O1 i    二、核定××××海关人员编制××名，在××海关现有编制内调剂解决，不另增加编制。以上人员主要从应届大学毕业生、军队转业干部及地方党政机关现有人员中选调，不从社会上招收。
9 @% z! K/ b% V+ i9 Q+ Z9 l2 T    三、××海关所需办公、生活用房和开办费、交通工具、通讯设备由你省负责解决，检查检验没备由海关总署负责配备。
    有关具体事宜，请与海关总署商办。”
0 \' Y' D8 Y* Y    这5件批复的抄送单位也悉数为“中编办，财政部、人事部、商务部、海关总署。”
% @! r8 O  G, x+ X! o# H    这同一类型5件批复的大同小异，不正是从某种意义上说明了批复（或批答函）写作其实是有规矩可遵循的吗？深究下去，或许可为公文写作在一定程度上实现电子计算机模块化提供一种现实的可能性。
; A5 V2 ]2 |. U4 T! T2 W% m3 m; F! G( \    但毕竟事物有多样性，模块化永远不能代替公文拟制的创造性。这就要求公文拟制者要不断提高自己的包括公文写作、秘书实践、政策历练等等在内的方方面面的素养。

+ L( L' e$ X# f3 h3 Q) r6 D/ [    五、批复类公文写作的小结
    在实践中使用批复类公文应当注意如下几点。
          1. 批复（批答）主送机关要单一
0 Y/ M5 o$ |. t' V% |. e8 R8 i0 P9 ~    在公务活动中，“批复”（或“批答函”）使用的前提条件是，下级机关有“请示”（或无隶属关系机关发来“请批函”）。因此，“批复”（或“批答函”）只主送请示（或请批）机关。如果其他机关也需要知道该批复（或批答）内容，则只能以也必须以抄送形式送达。
          2. 批复（批答）应当一事一批复
    批复（或批答）是针对请示（或请批）的，既然请示（或请批）要求一事一文，批复（或批答）比较具体，也应一事一批复。
4 h! @3 A+ ]: F' C# @5 b          3.批复（批答）一定要符合实际
* I) Y$ J; x2 l2 L    就是批复（批答）意见要坚持牢牢抓住“三个依据”，即依据党和国家的方针、政策和有关规定批复，依据下级机关的请示事项批复，依据以人为本、实事求是、与时俱进的原则批复。
          4.批复（批答）态度一定要鲜明
) ~5 A" y5 y' f9 Z6 v' I    如果同意下级机关的意见，要直接给予肯定的答复。如例1国办《复函》，“同意‘扬州雕版印刷博物馆’冠名为‘扬州中国雕版印刷博物馆’”。如果不同意或者部分同意部分不同意，要明确表态。对否定的部分，要事先有周密的思考和研究，并有简要的说理分析。譬如，有一批复，其内容是：“你处《关于添置IBM笔记本电脑10台的请示》（×科技〔2005〕2号）收悉。经研究，同意如所请数购置。但鉴于此属计划外追加项目,请暂先购置3台,其余7台待一季度末本年度费用计划调整时一并解决。” 这答复既清楚，又肯定，针对性还强。切记：批复表态绝不可以用可能产生歧义的词语。
! ]" p# s8 g/ a: w7 X; N) Q8 U+ A    批复（或批答函）表态同意还是不同意，固然主要体现在正文中，但也经常体现在标题中。如例2标题《国务院关于同意将南京海关驻禄口机场办事处调整为南京禄口机场海关的批复》，就是缀有“同意”二字的。
# E+ w7 F6 V2 f0 E8 g' h* L          5.批复（或批答）一定要注意及时
  L% J  Y. f  s4 Y9 {' d  I$ q# V8 B    答复下级机关请示，是上级机关（上级主管部门）的职责所在。一般情况下，下级机关（业务有关部门）是遇到无法自行解决的问题才写请示（请批函）的。因此，在收到请示（请批函）后，上级机关（或上级主管部门）无论同意与否，都应及时予以批复（批答）。
2 \" `% S# ?  Z( o9 f# D6 T    但是，一些涉及全局性统一步调统一部署的请示事项，尤其是类如设立海关这样一些涉外布局的请示事项，要另当别论，统筹考虑。上述国务院对五个省（自治区）政府先后报送的关于请求新设新余海关或将成都、杭州、南京、乌鲁木齐各海关驻机场办事处调整为机场海关的5个请示的同时批复就是一个非常典型的案例。其中，四川、浙江和新疆的请示是2003年上报的，江西的是2002年上报的，江苏的是2000年上报的。国务院不是来一个批一个，而是在2004年9月16日一天之类悉数批复的。相对地说，得到批复最快的四川、浙江和新疆等了1年，江西等了2年，江苏则等了4年。原因是，时机不成熟不能批。类似的例子还很多。对各省（自治区、直辖市）其它一些请示（例如，地方行政区划的变更、城市建设总体规划的申报等等），国务院总是站在全全局战略平衡的角度，加以“同类项合并”，待时机相对成熟时或分批或一体予以批复。
. b& }% d, y! w0 q         6.同是“请示”其答复形式可能不同
7 Y1 z2 x2 W  s- o; O6 c    ——请示事项涉及较重大的原则、政策性问题的，一定用“批复”答复。如主送各省、自治区、直辖市人民政府，发展改革委、财政部、环保总局的《国务院关于全国危险废物和医疗废物处置设施建设规划的批复》（国函〔2003〕128号）。
    ——请示事项一般、内容具体的，有时也以“复函”（批答函）答复。如主送信息产业部的《国务院办公厅关于同意发行特种邮票时使用国旗国徽图案的复函》（国办函〔2003〕75号）。
. d" ~1 X% F& V! g  W! c- d- M7 ^- _    ——如果批复的问题重要，并具有一定的普遍意义，也可采用批转的方式行文下发至请示机关及其它各有关机关。其实质虽仍是对“请示”来文的批复，但文种已由“批复”改变为“通知”，是为批转性通知。
         7.批复类公文使用范围权限各个不同
    ——批复一般为上级机关使用，中、下级机关较少使用，基层单位不用。上述国务院《批复》（国函〔2003〕128号）就是就一项重大问题对所属省级政府和部级机关的答复。批答函是函的一种，上下左右以及平级机关、不相隶属机关之间都可使用。上述国办《复函》（国办函〔2003〕75号）就是就一个具体问题对不相隶属的信息产业部的答复。
    ——上级机关可以直接使用批复答复下级机关。部门经授权可以答复不相隶属机关向自己上级机关的请示，但一定要注明“经政府同意”“经政府领导同志同意”之类的字样。如上述主送信息产业部的国办《复函》（国办函〔2003〕75号）正文全文是：“你部《关于申请授权使用国旗国徽图案的函》（信部办函〔2003〕363号）和《关于补充说明申请授权使用国旗国徽图案情况的函》（信部办函〔2003〕421号）收悉，经研究并报领导同志批准，同意国家邮政局在2004年国庆节发行的《国旗国徽》特种邮票上使用国旗和国徽标准图案。望正确使用，切实维护国旗国徽尊严。特此函复。”注意，国办《复函》中“经研究并报领导同志批准” 这句话正是强调了是经授权答复的。公文语言讲究精练，但这句话却是万万不能少的。
5 @. X/ T; A4 r  I+ |    ——使用“请批函”的请批机关与负责制发“批答函”的有关主管机关之间，彼此之间只能是也必须是没有隶属关系的。他们之间之所以“函”来“函”往，完全是因请批事项而互相有关联的。
4 ^6 f( P! \9 P2 X    这里所谓的主管机关，是指对提出审批的事项拥有管辖权和决定权的部门。虽然他们与请批机关之间不相隶属，没有直接的上下级关系，但它主管着某一方面业务，所以办理该事项必须先征得它们的同意。
    如，国务院台湾事务办公室答复中国石化集团《关于赴台参加两岸石油化工环保技术研讨会的请示》、国家劳动和社会保障部办公厅答复某省劳动和社会保障厅《关于劳动争议受案范围的请示》以及青岛市物价局答复该市住房委员会办公室《关于制作并发行青岛市住房货币化分配软件系统的函》（请示收取直接成本费的标准）等。他们行文批答时没有因为对方来文是“请示”而错用“批复”文种，都无一例外地选用了“复函”。这是由于这些请批机关的直接上级机关分别是国务院、某省政府和青岛市政府，而国台办、劳动和社会保障部以及青岛市物价局仅仅只是相应请示事项的业务主管机关而已。
. X* c% t) w; @# ^! I! ^' f          8.“批转性通知”与“批复”区别明显
; p9 |- \$ w; e1 x3 D    区别之一，从文件结构看。“批复”是上级对下级请示事项的回复，发文时不再附“请示”原文，只标明来文标题和发文字号即可，而批转性通知则要将“请示”来文一并批转下去。但须注意，有关法规、规章、制度的请示，批复时虽不附请示原文，但须附上请示所附的请批的法规、规章、制度，以示确认（见例3国务院《批复》）。

" C( n; }3 d* f    【例3】国务院批复：

( R/ a& _( X# |" r$ h5 V4 Q
2 ~8 x) b; @  X3 P; g& b国务院关于同意建立全国油气田及
: i( n% M, G' |, e( c6 L6 V6 t输油气管道安全保护工作
部际联席会议制度的批复
! ^: \% R% b) @, G6 e; u" _
5 |( b7 S$ I+ p4 q1 W                                                                                  （国函〔2004〕91号）
# {$ V! `  e) ?0 |6 }9 {公安部：
$ h" P; |" l& ?$ {& M    你部《关于建立全国油气田及输油气管道安全保护工作部际联席会议制度的请示》（公部请〔2004〕94号）收悉。现批复如下：
6 D' [0 s  c- I3 C7 A    同意建立由公安部牵头的全国油气田及输油气管道安全保护工作部际联席会议制度。请按照有关文件精神，认真组织开展工作。
0 Y" T# q, g) f# q    附件：全国油气田及输油气管道安全保护工作部际联席会议制度
                                                     （国务院印章）
                                                    二○○四年十一月四日
0 ~% o. Z& s) Z6 T8 z
( k( S* }) W. f% b1 k$ H: b# w
    此例3国务院《批复》（国函〔2004〕91号）的附件《全国油气田及输油气管道安全保护工作部际联席会议制度》就是原公安部请示的附件。
( h( K! }! \2 `# h    区别之二，从批示的内容看。“批复”具有专向性，即一事一批，简洁明确。批复中有时也可提出一些要求，但一般对非请示单位不产生直接影响，也不必悉数遵办。而批转性通知的批语，则具有广泛的指导意义，不单是对被批转文件的答复，而且也是对所有受文单位的指示。 (文/龚仕文)

更其重要的是要结合实际，充分运用秘书工作的经验积累，使文字严谨，操作有序，尽量“滴水不漏”。

关于设立南京禄口国际机场海关的请示

如例2国务院《批复》为“你省《关于设立南京禄口国际机场海关的请示》(苏政发〔2000〕130号)收悉。现批复如下：”是冒号作结；例1国办《复函》为“你省《关于请批准将扬州雕版印刷博物馆冠名为中国雕版印刷博物馆的请示》(苏政发〔2003〕34号)收悉。经商有关部门并报国务院领导同志同意，现函复如下。” 是句号作结。3 @7 @+ ^+ d6 i$ e6 j