老秘答如何正确运用机关或单位名称的“全称”与“简称”？

网友问题:

如何正确运用机关或单位名称的“全称”与“简称”？

老秘观点:
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公文中要经常涉及机关或单位名称的表述问题，不仅版头部分用，发文字号中用，公文标题、落款（发文机关署名）以及印章中也要用。至于正文部分的写作，使用得就更多。但在表述时究竟是用其全称还是规范化简称，并无硬性规定，一般情况下二者是通用的。但有时需要根据具体情况作适当处理。主要是：
1、以党委名义所发的文件，如系采用《中共××文件》形式的版头，其发文机关名称可以使用简称。例如《中共中央文件》；但如系采用《中国共产党××委员会（）》形式的版头，其发文机关名称则需用全称，以示郑重。这就是说，下行文的版式中，发文机关名称既可用全称，也可用简称，但上行文版式中的发文机关名称一般只能使用全称。
, ]6 O2 k2 g  J5 P/ e' T2、要根据文字的繁简视情确定使用全称或是简称。例如公文版头、标题、发文机关署名（落款）中所涉及的发文机关名称，究竟以使用全称还是简称为宜，应当根据实际情况酌定。一般而言，如果机关名称字数较多，特别是一些企业名称往往冠以一二十个字，为简洁起见，则通常应当使用简称，以使行文趋于简洁，并求得文面布局的醒目、匀称、美观。但需要注意的是，发文字号中的机关代字必须是简称，而且是高度浓缩了的称谓；印章中的发文机关名称则应使用全称，以示庄重、严肃。
" j4 w$ N2 r9 X3 [) h, ?: p9 R3、要根据公文的运行范围和内容性质酌情确定使用全称还是简称。就一般而言，对于系统或机关单位内部运行的公文，其发文机关名称可以使用简称，既不会令人费解，又会使行文显得简练，便于接受；但对于那些政策性、规定性较强的公文以及会议性公文，如公报、决议、会议纪要等，则应以使用全称为宜，以体现行文的庄重性和严肃性。
4、要注意讲究规范。根据公文处理法规的规定，在公文写作中第一次使用机关名称时应当使用全称并用括号注明简称，下文再出现相同名称时，则始可用简称。
值得注意的是，对于简称的使用必须注意讲求规范，不可随意简化。例如“中共××委员会”、“中共××乡党委”之类的简称即不符合规范。其中前者的问题在于繁简混杂，“中共”是简称，但“委员会”又不是，故而应改为“中共××委”；后者的问题属于叠床架屋，其原由已如前述。

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