老秘答如何正确使用"函"这个文种?

网友问题:

如何准确把握“函”的本质？有关“函代请示”、“函代批复”与“函代通知”这三种提法正确吗？

老秘回答:
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; K2 ]4 N* J( F0 r7 {1 O      在党政公文主要文种中，“函”是唯一的一个平行文。按照党和国家行政机关两大公文法规的规定，“函”是相互商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准时使用的文种。虽然它也可用于平行或上报与下发，但其本质是中性行文。
     “函”虽然是平行文，但在一些特殊情况下（如上级向下级询问工作情况或某一具体事情，下级向上级机关及主管部门询问有关方针、政策、规定和工作中遇到界限不明确的问题等）也应用于上下级组织之间，但这种“函”只是一个外壳，并不是事情的本质，它的实质是“函代请示”与“函代通知”（这是外壳与内在实质相统一的叫法）。所谓函代请示，是说虽然在内容上是询问，但总归是下级对上级行文，在形式上表现为“函”，实质上包括了请示的因素；所谓“函代通知”，是说虽然在内容上是询问，但总归是上级对下级行文，在形式上表现为“函”，但实质上包含了指挥的因素，所以人们管上述这两种被变通了的“函”称作“函代请示”与“函代通知”，它反映了外壳与内在的完整统一。由此也给我们以深刻的启示：公文处理工作的实际是纷繁复杂的，不可死抠一些法规条文去机械地加以理解。我们设想，假若不允许“函代请示”、“函代通知”这种形式出现，那么下级用什么文种向上级咨询常规性的事宜，难道要用只有请求批准与指示的文种“请示”吗？假若不允许“函代通知”的使用，那上级答复下级的询问要用具有指挥功能的“通知”吗？我们不能也没有必要“超前”于党的机关公文《条例》和“超越”行政机关公文工作的大量实际去轻易否定它，也就是说我们不能把这种“代用”与“实质”相提并论，导致不应有的混乱。
. R& g) g8 x( h' ?. p     至于“函代批复”的提法也是如此。“函”指的是公文的外形，“批复”是它的实质。具体地说，当上级机关对下级机关上报的“请示”是由上级机关的办公厅（室）代行批复时，通常使用的“函”这一文种，这就构成了“函代批复”，的状态。从形式上讲是“函”，但在实质上却是千真万确的“批复”。
1 f5 D1 ^) s" D) [. o      在当前的公文处理实践以及在公文学术界，经常出现对“函代请示”、“函代通知”与“函代批复”问题的争议，其根源恐怕就是流于现象，疏离本质，没有从内容与形式相统一的角度来加以理解和把握。

不相隶属的机关之间相互行文，对涉及的某一主要问题所提出的见解和处理办法，如属供对方参考而不需要回复时，应用“意见”；如需对方回复时，则要用“函”。