筹备大型会议中的秘书工作 董汉庭

　　各级党政领导在加强经济工作活动中，经常主办或承办一些非规范性的以经济内容为主题的大型会议，比如，经贸洽谈会、商品博览会、纪念活动会、某某节活动会，等等。这类会议不是法规规定的，也没有时间、规模的限制，有的是一个地区独办的，有的是几个地区或几个部门联合举办的，也有是全国性或国际性的会议由某市承办的，如“全运会”。对于这些会议中的秘书工作内容如何？笔者通过调查了解，大致情况如下：

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一、秘书机构的名称
此类会议，一般要成立领导小组（有的叫筹备小组）或委员会，由地方党政领导担任组长或主任，各有关方面负责人参加为成员，领导整个会议期间的活动。在领导小组或委员会下面，设大会秘书处或办公室，作为大会的办事机构，负责安排会议活动和处理具体事务。同时，根据大会工作任务需要，可设商品展销部、项目洽谈部、投资部以及专业或业务性等机构，分别承担大会的某项任务。
现就大会秘书处的工作介绍一二，大会秘书处可以根据工作需要，分设若干小组。大会秘书处设秘书长一人，由同级党委、政府的秘书长担任，设副秘书长若干人，由有关方面人士担任，协助秘书长分工某一方面工作。
会议领导机构和秘书工作、业务工作等机构，一般为临时性的，会议结束后随之撤销。

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二、大会秘书处的作用
大会秘书处对推动会议目标、任务的贯彻落实，使会议开好、开成功，取得圆满的效果，具有至关重要的作用。这种作用主要体现在：1?郾科学合理地安排大会活动和议程，使会议正常有序地进行；2?郾优质、高效、廉洁地开展活动，发扬良好的会风；3?郾协调各方关系，创造团结、友好、和谐、愉快的气氛；4?郾做好会议的各项服务工作，使参会人员特别是外国外籍外资和外省市人员，有一个安全、舒适、轻松的生活、工作环境；5?郾向领导返馈会议过程中的信息，便于领导及时掌握情况，调控会议进程。
总之，大型会议的秘书工作是一项极为重要的工作，在会议期间，各级领导都集中精力、集中人力，把会议开好。作为领导参谋助手的秘书工作，必须全力以赴投入，供谋献策，充当参谋长的角色，发挥不可替代的重要作用。

三、大型会议秘书工作的特点
会议秘书工作与党政机关正常的秘书工作不同，主要区别在于：一是临时性。机关秘书工作是连续性的，只要机关正常的办公、只要领导有活动，秘书工作就不能停止。而会议秘书工作是有时间性的，会议结束后，这阶段的秘书工作就算完成任务。因此，会议秘书工作在会议结束后，机构就要撤销，参与工作的人员就要回到原来工作岗位。二是综合性。一次大型会议需要多方面的服务，除秘书事务服务外，还有宣传、广告、文艺、交通、通讯、电脑、摄影、保卫、卫生、财务以及饮食、住宿等很多方面，平时这些工作分属于各个有关部门管理，但这些部门又不能全部搬到会上，只有抽调几个专业人员派到会上服务，由大会秘书处统一管理指挥。因此，会议的秘书工作就显得复杂多样，包罗万象，既有秘书性事务，又有与秘书有关和非秘书性事务，统称之谓会议秘书工作的内容。三是创新性。除党代会、人代会有比较统一的规范外，许多大型会议尤其是经济、科技、文化艺术、体育运动方面的会议，没有统一的模式，也无一定的规范。有的如名人（孔子、屈原等）、名花（牡丹、茉莉等）、名物（龙虾、茶叶、服装等）的节日活动，过去很少甚至没有搞过，现在比较盛行。目的是借以提高地方知名度，有利于发展地方经济。此类会议的开法，既要参考外地的经验，又要有创新精神，使会议收到预期的效果。四是突击性。大型会议的时间一般较短，仅仅几天时间，在这短短几天，必须做很多的工作，而且挤在一各起做。这就要集中力量，采取快速的办法，进行突击，不容许慢腾腾的拖拉，否则将贻误会议的进程。因而会议秘书人员要有预见性，考虑问题要细致周到，工作方法要快，效率要提高，才能适应会议的要求。比如会议闭幕式上的各种文件，事先就要准备好，若是两三天会议，等会议开完再写就来不及了。

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四、大会秘书处的工作内容
大会秘书处的工作内容较多，如何完成这些任务？一般地说，就是在大会秘书长的统一指挥下，成立若干小组，明确分工，各司其职；如有工作界限不清或相互扯皮的，则由秘书长从中协调解决。各小组的工作大体分工：

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秘书组。负责：1?郾文件、材料、图片的印刷、登记分发；2?郾来文、来函、来电、传真（含电子邮件）的登记、呈批、办理；3?郾有关出席证、工作证、车辆通行证、参观证等证件的印制、登记、分发，以及证书、奖状的印制、填写；4?郾座位卡的设计、座次的排定、大小（总、分）会场的安排；5?郾参会人员的统计、通讯录的编发，会议期间的摄影、照片洗印及分发等；6?郾会议期间的临时通知，日程与活动内容的安排；7?郾办理参会人员因病因故不能出席、退会或提前离会的告知与请假；8?郾回答或解释参会人员不明确和有疑的问题；9?郾秘书处指定办理的事务。
文件组。有的也叫材料组，主要起草会议上的文件、材料、文告等，具体工作：1?郾会议开幕的文件，会议闭幕的文件，会议期间形成的文件，领导讲话稿；2?郾会议记录、纪要、原始笔记；3?郾会议计划，会议资料，会议函电；4?郾贺电、贺词、贺函、贺信及一切礼仪性的文字材料；5?郾编写会议期间的信息、情况、简报等；6?郾把关以会议名义发出的文电发材料。上述文件、材料等文字作品，除起草、撰写、修改外，经有关领导或大会秘书长签字印刷后，还须校对出样，确定印刷份数。

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接待组。它的具体工作：1?郾办理报到、登记、收费；2?郾发给会议材料、代表证件、乘车证件、会上必须用品；3?郾安排住房房间、吃饭餐厅和桌位，发给票券；4?郾安排宴会席次、座位、时间；5?郾介绍大会服务的各有关小组所在地点，以及其服务内容；6?郾组织参观、展览，并口头或用文字图表，说明参展的时间、项目、次序及往返路线；7?郾代表返程时，送至机场、车站、码头，直至代表登机上车为止；8?郾高级领导和高层人士的专门接送；9?郾大会秘书处交待的其他任务

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宣传组。负责大会的宣传工作，包括：1?郾编写和印发会议的宣传材料；2?郾路牌、广场、过街横幅、公共场所等一切可以利用的空间，进行标语、口号、任务目标方面的宣传；3?郾会议期间各个阶段的摄影、录像；4?郾接受记者的采访、询问，回答他们提出来的问题；5?郾举行记者招待会，向媒体介绍大会情况和进程，并有计划地向媒体报到，使社会公众得知大会情况，提高本地区的知名度；6?郾接受和办理商业性广告；7?郾组织文艺演出，合理核定票价；8?郾属于大会内容的其他宣传工作。

交通组。负责大会的交通工作：1?郾会前到机场、车站接待，会后送至机场、车站，大会同意的代表自备车，则安排停车场所、驾驶员食宿；2?郾会议期间的交通，除规定使用专车接送外，安排大、中、小车接送，也可发每人的乘车证，防止混乱；3?郾所有会议使用的车辆，一律贴上具有不同颜色标记的“会议用车通行证”，与社会车辆区别；4?郾按规定地点停放车辆，驾驶人员在会议期间集中食宿，便于听候调用；5?郾办理参会人员返程的机、车（火车、汽车）、船票；6?郾有专人统一指挥和调度用车，并对投入使用会议的车辆，会前都要检查维护，保证会议期间不出交通事故。
电讯组。负责大会期间代表们的通讯、网络等方面服务。主要有：1?郾国际、长途电话服务；2?郾电报、传真、电子邮件服务；3?郾手机服务；4?郾电脑和网络服务；5?郾邮寄信件、资料、物品服务；等等。
卫生组。在大会期间，成立临时医务室或指定附近医院，为参加会议人员可能发生疾病与身体健康服务。同时；负责检查代表们的饮食、饮水、宿舍的卫生状况，防止疾病的发生或其他不正常的事故。
财务组。负责大会的收入和支出及账目结算等方面的工作：1?郾会前编造收支预算，会后编报会议期间收入与支出的决算，单独建立会上的账册、报表；2?郾单独向指定银行申请开户，建立专用账户，领取有关使用的存款、汇款、付款、转账等结算凭证；3?郾收入向大会的捐赠款、赞助款和国家、地方财政的下拔款；4?郾参加会议人员（含代表）交纳的会务费用；5?郾利用大会期间做商业广告的收入，以及其他收入；6?郾会议期间的各项开支，包括宣传、文化、交通、医卫、租赁、招待、宴请、赠品、参观、保安、办公、雇用临时服务人员等费用；7?郾实行批核制度，大会领导机构指定一位领导成员或大会秘书长审批，按照规定用钱，不得大手大脚，节约使用会议经费，做到勤俭办会；8?郾大会结束后，负责结清账目，造具表册，连同账簿、单据、剩余现金、银行存款、未用物资等，请示领导决定，按照规定向有关部门办理移交。

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保卫组。负责大会期间的安全保卫工作，保证大会的顺利进行，具体任务：1?郾大小会场的保卫，特别是主会场的安全保卫工作，要万无一失，不使会场受到外来干扰，维护良好的环境；2?郾宿舍、餐厅的保卫，要防盗防偷防泄密，餐厅、饭堂要防坏人投毒、破坏，使与会代表人身、财物、文件资料绝对安全；3?郾交通安全保卫，随车要有保安人员，确保不出任何事故；4?郾参观、展览要做好安保工作，严防发生意外事故；5?郾财物保护与保卫，如展览馆、展品销售部以及其他参观服务项目的物资、展品、商品、设备等要加强保卫，防止损失或损毁；6?郾专项保卫，即国家规定有专门保卫的高级人员，应按照规定配备专门保卫人员，跟随服务。管理归属大会秘书处，业务由公安或安全部门指导。
除以上九个组外，根据工作需要，还可以设立其他小组，如公关小组、翻译小组等；但也可以减少或合拼小组。

五、大会秘书处外的秘书工作
大型会议的秘书工作，主要由大会秘书处承担，同时，有一部分秘书事务，不由大会秘书处直接负责，而是由与大会秘书处平行的机构自行处理。例如，在经贸会议上，有投资公司、项目开发公司、商品展销部等，这些机构中都有秘书事务，像会谈纪要、意向书、各类合同、往来函电以及一些技术性、说明性、宣传性的资料，一般应由该机构中的秘书或文员处理，大会秘书处可作一些业务指导。但在大会结束后，会上所有设立的机构，必须将会议期间取得的成绩，如商品交易额、投资额、项目研发数字、接待接谈人数等数据，报大会秘书处，既为会议总结需要，又归入档案，作为历史资料。其他如运动会、文化活动会、节日纪念会等大型会议的秘书工作，大致情况也是如此。

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六、大会秘书长角色的条件
在大型会议中，秘书长这个角色极为重要，领导确定召开大会的方针大计以后，详细计划就要秘书长来构思设计、贯彻实施。从某种意义上说，大会开得如何，成功率多少，与秘书长的能力和努力有着重要的关系。因此，领导对挑选秘书长都很重视。大会秘书长应当具有以下条件：

1要有全局观念。处理问题从大局出发，兼顾方方面面，不能局限于某一部门、某一单位、某一方面的利益，甚至为了全局的整体的利益，宁可放弃局部的个别的眼前利益。因此，在注意人选时，曾经担任全面工作领导的人员比较适宜。

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2要有法律和政策意识。目前，我国法制正在逐步完善，许多工作的政策性很强，在这种情况下，作为领导参谋助手的秘书长，必须有强烈的法律和政策意识，才能辅助领导正确的决策。应该既坚持政策的原则性，又能在执行时具有高度的灵活性；就是在执行政策时，不僵化、不教条，也不出格、不滑边。触法违法的事情不能干，搭边的事情慎重干，不涉及法律的事情放手干。这就要求担任大会秘书长的人，应当是能够懂法执法、善于掌握政策的人。

3要有组织协调能力。一般地说，大型会议不是一个常设机构，其人员来自各个单位，临时集中一块，共同办好会议。会议任务完成后，他们又要回到各自的单位和工作岗位。因此，大会的领导者必须将他们组织好，分工合适的岗位，发挥其特长，以便在会议期间显示其才干。这项工作责无旁贷地由大会秘书长承担，他们要在大会秘书长指挥下工作，这里就有分工、合作、协调等方面的问题。大会秘书处好象一个乐队，秘书长就是乐队的指挥，大家在乐队指挥下，演奏出一曲又一曲的美妙音乐。所以，大会秘书长必须有很好的组织协调能力。

4要有广博的知识和才能。大会秘书长不仅要有领导才能，还需要兼备多种知识和才能，否则工作很难担当起来。就以大会秘书处来说，涉及到文书写作、宣传公关、文化艺术、摄影录像、新闻报道、行政事务、保密保卫、交通卫生、接待礼仪、电讯电脑、财务收支等多方面的常用的知识。如果是经济内容的会议，需要懂得经济、贸易、金融方面的知识；如果是运动会，需要懂得体育方面知识和竞赛活动的规则；凡是开到那个方面内容的会议，就需要懂得那方面的知识。除此，为了开好会议，还须有与会议内容直接联系的专家担任大会副秘书长，协助秘书长工作。因而在挑选大会秘书长人才时，应注意知识才能的广博精深，通才与专才结合。
  （作者单位：盐城市秘书学会副会长、盐城工学院人文学院副教授）

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