如何学习公文知识 提高写作水平

作为一名办公室文秘人员，写作各类公文在日常工作中占较大的比重，因此对公文写作知识的掌握是做好工作的基本要求。参加工作的这一年中，也看过一些关于公文写作的书，写过不少通知、会议纪要、报告、函等公文，一般都是按照自己的理解对照着单位发放的公文格式写作，自认为格式基本上是符合要求的。通过这次系统的秘书公文写作培训，更准确地掌握了公文的分类、格式、写作要求等一系列公文写作知识，为以后更好地做好工作打下了良好的基础。
以往，我们在公文写作方面，只注重公文的实际内容，但对文种选择及格式方面强调不严格，总觉得只要把事情交代清楚了，使用什么文种以及什么格式都是小事，不太重视。然而通过这次各位老师结合多年的工作经验，深入浅出的讲解让我深深体会到作为一名政府机关工作人员对工作要严谨，对公文的写作格式、内容的选择和写作过程要认真对待，严格按照相关规定来操作。通过这次培训，对提高公文写作质量有以下几点体会：
一、注意资料的积累，提高写作质量
资料的广泛积累是提高写作质量的基础。不积跬步，无以至千里；不积小流，无以成江海。资料的掌握同样需要一个过程，在日常工作中应多留意，多学习，做好整理积累。积累资料可以通过工作和生活中收集，也可以从文件和有关材料中获取。收集、获取资料，要立足于本部门、本单位，关注社会有关情况，遵循适度、有用原则，广泛采集感性与理性资料、现实与历史资料、直接与间接资料、正面与反面资料。收集资料的方法，就是要用好“两把刀、一支笔”。所谓两把刀：一把是“机械剪刀”，剪贴报刊等资料；一把是“电子剪刀”，剪辑网上资料。所谓一支笔：就是采取摘录、提要、心得式的笔记方法，摘录文电资料，记录会议讲话等。积累资料的诀窍：一是多读伟人传。从伟人传中认识伟人、领悟伟人的处事招术，从中得到启迪，提高观察问题、分析问题、处理问题和解决问题的能力。二是多看上级机关文件。从上级机关的文件中学习公文写作知识，熟悉公文写作规范，提高思维层次。三是多学本职业务知识和有关政策法规。通过持之以恒的学习，不断丰富业务知识，提高政策法规水平，熟练掌握有关标准制度。四是注意留心身边素材，参加集中学习、开会，日常工作交流，参与有关活动等，要注意留心听记领导的讲话、同志的发言，善于对比分析和思考归纳。
二、正确理解上级部门及本单位的各项政策法规，领会领导意图
起草公文要完整准确地体现领导意图，必须注意以下三点：一是要完整准确地把握领导意图。要做到这一点，平时就要注意学习领会上级机关的有关指示精神，熟悉有关工作部署和要求，善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。二是要创造性地体现领导意图。由于上级机关的指示精神有时是指导性、原则性的，加之领导在考虑成熟某个问题前，其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰，因此，起草公文时要善于把握领导意图的精神实质，进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新，做到融会贯通。三是要善于拾遗补缺，完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话，有的没有明确的标题，有的只是要点，这就需要整理者提炼标题，调整结构，补充内容，修正语句，规范口语，做到既不偏离领导讲话的主旨，又要“高于”领导即席讲话的“水平”。
三、重视写好提纲
公文的构成与写作通常包括“四大要素”、“五大步骤”。“四大要素”，即公文的主旨、材料、结构、语言；“五大步骤”，即精心设计提纲—认真拟制标题—划好层次段落—巧设过渡照应—斟酌开头结尾。其中最重要的是“精心设计提纲”。写提纲，就是搭建公文构成中的“骨骼框架”，是公文作者思路要点的文字体现形式，是公文的间架结构和思想内容的“蓝图”。提高公文写作质量，强调重在写好提纲，目的是便于在写作时按“纲”行文，一气呵成，形成逻辑性较强的文脉。写提纲好比“修房子”，只要把框架搭好，再砌砖和装饰就不难了。根据不同的时限和文种要求，公文写作提纲可分为三类：（1）粗纲，只简略标出公文的层次段落和各部分之间的大致关系。(2)细纲，除粗纲所标内容外，还要标出开头结尾、过渡照应、层次段落的安排与处理。(3)粗细纲，就是两者的结合，将某些部分详细列明，有些部分只用简略语句加以概括。公文提纲写作方法：可采用“纲目设计法”，即首先使用序码标识的方法，将全文分成若干部分，标出每一部分要写的主要内容；然后采取划分逻辑层次的方法，把各部分要叙述的具体内容用序码标注出来。公文提纲写作步骤：一是确定主旨，即要反映的主要问题。这一步实际就是写主标题，是写好提纲的关键。二是全面罗列素材，从素材中精心归纳提炼各层次的标题。精心提炼标题，既可大题小做，也可小题大做。无论采取哪种方式，都要注意标题必须涵盖所要表达的内容。对标题的提炼，尽量采取“对称”和“排比”等写作手法，尽量使用短语，使其便于记忆。三是细分写作层次。公文提纲越细，往往写作质量就越高。写作公文提纲时，尽量具体到一、二、三级标题以下各层次的内容，并对每一级标题下所要表述的内容都作相应的注明。
以上是此次培训的一些体会，在以后的工作过程中将运用学到的公文写作知识，规范公文的应用和写作格式，提高公文的质量，更好地为领导服务、为基层服务、为群众服务，认真履行公务员的职责。
（作者单位：新疆自治区政协 阿布都艾尼·麦麦提