评吴新元著《公文正文三要素说与公文正文格式化导论》李昌远

  我接触吴新元先生的“公文正文三要素说”，是从阅读他2003年在《秘书理论与实践》上发表的几篇文章开始的，当时理解得较肤浅。2006年我被邀参加中国公文写作研究会在威海市举办的全国第十届公文学术研讨会，有幸结识吴新元先生，并获得他赠予的大著《公文正文三要素说与公文正文格式化导论——公文写作一读通（修订本）》（中国档案出版社2005年10月第3版，以下简称“吴著”）。对这一著作，我先是粗读，最近抽时间又细读，收益匪浅。
吴著根据作者多年来的公文教学经验，将普通写作学理论和现代系统论原理应用于对现代公文正文的研究，揭示公文文本正文内容由“主旨、依据、分旨”三要素构成，主旨、依据要素集中体现在公文的开头，公文分旨含盖公文的主体部分和结尾（有的公文结尾也表现为主旨）。同时，按照系统层次论，主旨又分为目的主旨与意图主旨，依据分为事实依据与理论依据，分旨分为办法与事项等各个二级要素，往下还可以继续分解为三层以至更多层次的要素。这些概括的基本精神是正确的，而且它是从部分公文例文中提炼出来的，因而对指导公文写作与教学有一定意义。可是，笔者认为，吴著中还有一些理论观点值得探讨。本文仅围绕公文正文内容结构这个主题，提出几点商榷意见。
一、吴著对研究公文正文结构开拓了一条思路，但尚有缺陷
公文同其他文章一样，包括思想内容和表达形式两个方面。从思想内容讲，有主题与材料、观点，前者是全部文章内容所表达出来的基本思想或中心思想，后者是表达主题思想的一系列事实根据和概念、判断、推理等。拿它们和“人”相比，主题好比人的“灵魂”，材料和观点好似人的“血肉”。文章的表达形式，即我们通常讲的篇章结构和语言，结构就像人的“骨架”，语言恰似人的“细胞”。主题思想解决“言之有意（立意）”、材料和观点解决“言之有物”、篇章结构解决“言之有序”、语言解决“言之有具（工具）”的问题。因此，我们研究公文及其他文章的写作都可以从思想内容和表达形式这两个方面进行研究。在写作学界，研究公文的结构问题，从表达形式方面进行研究的较多，而吴著开辟了另一条新路，即从思想内容方面去研究公文正文的结构要素规律，这是具有开拓性的。但是，从作者建构的“公文正文三要素说”体系看，有以下几点似应商讨。
（一）公文正文内容“三要素”的研究对象未坚持同一律。形式逻辑的同一律告诉我们：A就是A，即在同一论证或同一思维过程中，每一个思想必须保持其同一性。吴著的研究对象是“公文正文”内容。按国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》规定，“公文正文”与“公文标题”、“附件”是三个并列的要素（概念），它们属于公文“主体”的有机组成部分。而吴著将“标题”与“附件”分别作为主旨与分旨的语言表现形式之一〔1〕，也就是将它们作为“正文”去对待，从而把研究对象不适当地混淆了，这在逻辑上属于“偷换论题”。公文写作的一般原则是开门见山，直书不曲，即于“正文”的开头用极简要的文字说明全文的目的意图与行文的主要依据。因此，吴著揭示公文正文的主旨、依据这两要素，集中地放在公文的“开头”段或开头句的剖析上，这是正确的。但是也有一些公文，没有开头，只有中间与结尾，意图主旨不在正文之中，而在标题里反映出来，这时，吴著便从公文“标题”去寻找主旨，以证明“公文正文三要素说”，“是适用于所有公文的普遍性的存在”〔2〕。这种把公文“标题”等同于“正文”，将其作为论据去证明“公文三要素的普遍性”，显然在逻辑上是说不通的。
吴著一方面借助于“标题”去论证“公文正文三要素说”，另一方面又贬低“标题”的意义。该书将我国内地公文与港台公文作比较，认为：大陆公文“通过标题事由将意图主旨突出在先。但这个方法有一个缺点，即标题事由和正文主旨句两次重复公文主题，造成信息浪费，不符合语言使用的经济原则。而港台公文由于采取的是两要素标题（只有发文机关和文种，没有事由），所以无此弊病。”〔3〕这段话很值得研究。我们知道，中国内地现代公文格式，在1955年前除正文外采取固定的表格式，在公文用纸第1页的纸心上，自右至左打印了发文机关（文种）、发文字号、事由、附件等栏目。人们撰制公文时，在事先印制的公文格式纸上，照栏目要求依次填写。这种表格式难以适应公务活动发展的需要，因此在1955年后进行了改革，由固定的表格式改为现行的随文安排，以“标题”代替“事由”。1956年10月国务院秘书厅在《关于公文名称和体式问题的几点意见（稿）》中强调标注“标题”的必要性：“所谓‘标题’，就是发文机关、公文事由和公文文种三者所构成的文件名称。例如：《农业部关于加强防灾、救灾、力争晚秋增产的通知》。取消‘事由’改为‘标题’，好处是改变了以往把‘发文机关’、‘事由’、‘公文文种’三者分割的现象，一看‘标题’就知道是什么机关来的什么文件，对于公文处理工作提供了便利。”〔4〕可见，公文“标题”是公文格式的改革和创新，实践证明，它对公文的登记、阅办、存档、检索等都提供了方便、快捷的条件，并不是什么“信息浪费”！此其一。其二，吴著说“港台公文由于采取的两要素标题”，所以未造成“信息浪费”的“弊病”，这也不完全符合实际。现行的台湾公文格式根本没有“标题”，其正文之前标注有“发文机关和文别”，其中的“发文机关”类似内地公文的“发文机关标识”（由机关全称或规范化的简称加“文件”组成），但没有“文件”二字，而“文别”只属于内地“公文标题”中的一个要素。至于香港公文，在正文之前是有“标题”的，但尚无统一的标题格式标准，或只标明公文的主题（事由），或事由＋文种，或机关名称＋事由＋文种等，决不是吴著讲的只存在机关名称＋文种这“两要素”标题。〔5〕
（二）对“依据”和“分旨”所属要素的划分缺乏科学性。吴著根据“系统”的组成要素可逐层划分的理论，将说明主旨的“依据”，分为“理论依据”和“事实依据”这两个二级要素；理论依据又分为“法规文件”、“会议精神”、“领导批示”、“主观议论”等四个三级要素；事实依据又分为“现实状况”、“过去事实”两个三级要素。同时，吴著又将“分旨”分为“办法”与“事项”两个二级要素。所谓“办法”，系针对“祈使性”主旨而言，凡围绕“祈使性”主旨而提出多种多样的复杂要求，均属“办法”范畴；所谓“事项”系针对“告知性”主旨而言，凡围绕“告知性”主旨而提出的告知事项并展开详述的具体情况、前因后果等均居“事项”范畴。〔6〕
这里，笔者不去评论吴著将众多的公文归纳为“祈使性”与“告知性”两大类主旨是否全面的问题，只着重提出该书对“依据”和“分旨”要素的划分有不妥之处。这涉及如何使用逻辑划分的方法问题。所谓划分，就是把一类事物分成若干种小类，或者把一个属概念分成若干个种概念，或者把一个系统分成若干个要素的逻辑方法。划分的规划：一是要掌握“分”的统一标准，对同一事物（或概念或系统）的划分，其标准应当是同一的，而不是多元的；二是从整个事物（概念、系统）即“母项”分出来的若干“子项”，在子项之间应当是互相排斥的，而不是互相包容的、交叉的，否则会导致“分”的逻辑混乱。吴著对“依据”和“分旨”这两个要素的划分没有完全坚持以上原则。比如该书将“理论依据”划分为“法规文件”、“会议精神”、“领导指示”、“主观议论”等四个要素，是缺少科学性的。什么是“理论”？它是指系统化了的理性认识。任何一门科学的理论都是由反映客观事物本质及其规律的许多相关的概念、范畴所构成的，以形成一个完整的理论体系。上述“法规文件”，如法律、命令、条例、规定等是由国家立法或行政机关制定的行为规范，它们虽然是法学的研究对象，为法学所指导，但“法规文件”本身不属理论范畴。至于“会议精神”、“领导指示”、“主观议论”，都是非常宽泛的概念，其中可能引述或阐明了某些理论观点，也可能没有，只是某些行动要求，因此不加区别地将它们归入“理论”范畴也是不妥的。其实，无论是“法规文件”还是“会议精神”、“领导指示”、“主观议论”，它们的共同点不是“理论”，而是理性形态的抽象材料，它和感性形态的具体材料是对应的，都可作为反映公文主旨的依据。
再者，吴著将“祈使性”公文分旨所包括的众多要素统统纳入“办法”范畴，这也是违反逻辑上的划分规则的。哪些属于“办法”这一个范畴呢？该书举例说：“临时性公文（包括计划等）分旨要素结构为‘指导思想、时间地点、任务标准、具体措施、步骤期限、责任分工、组织领导、奖励惩罚’8个项目；长期规范性公文（包括法规等）的分旨要素结构为‘范围对象、定义、主管部门、具体规范、奖惩办法、施行方式、施行日期、其他说明’8个项目；成绩总结的分旨要素结构为‘成绩、缺点、今后意见’3个项目；经验总结的分旨要素结构为‘认识、做法、效果’3个项目；对策调研（包括情况报告、情况通报等）的分旨要素结构为‘情况、问题原因、对策’3个项目等等。”〔7〕我们通常讲的“办法”，是解决问题或处理事情的方法。但吴著在以上5类公文所列举25个项目中，明眼人一看就知其中有不少项目并不属于“办法”范畴，这无疑将“办法”作为一个框，不管什么都往里面装，成了概念混乱的大“杂烩”。
（三）将公文正文内容“三要素”的立论根据归结为“反映人类意志心理”缺少说服力。吴著认为，“公文正文三要素说”是“根据公文反映人类意志心理这一本质”来划分为主旨、依据和分旨的。〔8〕所谓“意志”，即根据预定目的来支配行动的心理过程。公文主旨是指“一篇公文最主要的目的和意图”，它是“人类意志的表达”。〔9〕为此，该书辟专节（一章八节）来论述公文三要素划分的理论基础，由此将公文称为“表达人类集体意志”的“表意文”。吴著这些论述，指出了公文撰制是集体意志的表达，具有目的性，这是对的。但是，这并非公文写作的特殊本质。任何文章的写作都是有鲜明目的性的。古人讲“文以载道”，“诗以言志”，这是讲作文写诗都是“有为而发”，决不是毫无功利性。毛泽东也说过：写文章、做演说，“是专为影响人的”，“是要去影响别人的思想和行动的”。〔10〕除了私人应用文是个人的“私事”外，其他任何文章（含公文）的写作都是一项“社会性”的活动，作者准备用什么立场、观点、情感、趣味去“影响”读者的“思想和行动”，应当是清楚明白的。所以，尽管公文写作的目的、意图（如吴著讲目的主旨、意图主旨）更突出些，是为解决实际问题而写作的，但目的与意图绝非其独有。以文章写作的共性去代替公文的特殊性，将其说成是公文的本质属性，是欠妥的。从社会功能看，公文区别于其他文章以至文学作品的特殊本质不在于意志表达的目的性，而在于它是办理公务的工具，此点才是公文唯有的属性。这是第一。
第二，吴著笼统讲公文是“人类意志表达”，这个论断也欠妥。公文所表达的“意志”，不是抽象的“人类意志”，而是具体的法定作者的意志。所谓法定作者，是指依照法律和其他有关法规规章性文件成立并能以自己名义依法行使权利和承担一定义务的社会组织或代表该组织的领导人，他们才有权制发公文，以实施公务管理活动。法定作者包括“法人”单位和其他依法成立但不具备法人资格的组织实体，如党政机关、社会团体、企事业单位等。私人文书、普通文章和文学作品的作者都是自然人，当然法人也可撰写公文以外的文章以至文学作品，但自然人任何时候不能制发公文。所以，说公文是“人类意志表达”的论断是与事实相悖的。
第三，吴著虽然以专节（一章六节）论述了“公文正文三要素”的内容标准，如要求“主旨和分旨”明确、正确、切实等，但在谈到公文表达“意志心理”时又过分强调公文是主观意志（目的与意图）的反映，而忽视其客观性和社会效果。根据实践是检验真理的唯一标准，写作公文的主观意志（目的与意图）是否正确切实，要看公文在实践中的客观反映即社会效果如何。主观意志与社会效果，这两者可能一致，也可能不一致，不一致说明公文的目的与意图主旨有问题。我们是动机与效果的统一论者，所追求的公文写作目标，应当是主观意志与社会效果的一致性。
二、不宜将公文内容格式化，更难说掌握内容构成“三要素”就能“一读通”
吴著认为，“作为对传统的文章式公文正文写作方法的革命，公文正文格式化已是一种必然发展趋势和方向”。〔11〕而格式化，首先要解决公文正文内容“先后有序”的问题。吴著强调不仅主旨、依据、分旨这三大要素层次适合排序，而且它们的二级、三级要素以至更小的层次要素也适合排序。其中最基本的“正确的排序应当按照‘事实依据→理论依据→目的主旨→意图主旨→分旨’的顺序”〔12〕这个顺序不能错乱和颠倒。在此基础上，吴著以主要的章节结合例文，设计了众多的法定文种与非法定文种的写作标准格式。这样，写作公文就可以做到“一读通”了，按照有关格式套路去“填空”即得。作者断言，“有了‘公文正文三要素说’理论，有了科学设计的标准格式，只要你愿意学习，每个人都能成为“倚马可待”的高手！”〔13〕据《世说新语》：“桓宣武北征，袁虎时从，会须露布（露布，公文名称，汉末将军书称露布—引者注），唤袁倚马前令作，手不辍笔，俄得七纸，殊可观。”从此，“倚马可待”成为对那些文思敏捷、运笔极为迅速的写作高手的赞誉。你看，掌握吴著的公文标准格式，就会发生古人袁虎式的神奇作用！
（作者系中共河北省委原副秘书长