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网友提问： " `4 N3 |0 s2 \9 A* P
4 h+ V, }9 l' F' {8 g' H: W现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ $ O+ i3 h% q$ h- |5 S$ L
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老秘回答： + M$ N: g- K$ w2 t) U: Z; R
% d+ F( i. W; N% L9 U9 y, @9 i. N会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 $ X& _# ~4 E) h8 j3 \* p, |3 F
9 D Y% Q) |; [7 T; M1 l●使会议开得卓有成效
# s! m4 }" ]- L 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
, H, x( d& r2 D m5 N* N 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
4 @9 n) Q9 }( o- n 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
( H1 Q& T b) m3 o, v7 N/ z" K) D 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
; k4 r4 n' y2 }: R6 Q+ l# T9 O* T 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 $ Q9 t1 s' S8 w5 m
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
5 m; g5 f2 C, Z9 ?% F% p- d7 g 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
% T& I3 F; I' o6 `; } 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 / k6 H7 p6 l6 p& l* ~" e: E$ j3 n
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 , X, ?. f4 Z- A$ p8 P6 [
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 R1 c5 ?+ J2 y4 D7 E/ z; J
10.信息要加以选择，避免过多。
$ o+ [ d$ H4 G( X& W 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 - p$ H4 ?$ [' P7 n& _! L
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
2 Q L3 _" C5 c( ^) P 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 7 G3 F; ^$ }5 A: \
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 , M6 }/ v* G5 W1 a& v' C
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 / O* V8 p% A4 b& Z7 j8 C
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
. n% I: _& R7 K! w9 g j( ? 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 2 H1 Q0 Y# N( m6 w! b6 g, i' ~
18.会前先拉几个盟友。
: V4 f, o% ]1 a1 b7 D 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
4 J7 k5 @2 d9 K 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 ' C1 f9 n) y$ ]5 x( m$ x
●会议准备 8 f& q/ f) Y# m- W) W# f i, o* j
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 1 b5 M* N- ^# E
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
' f! K4 y8 \, [! H5 o 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
. A% L5 o( H& _$ _ h$ E 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 . H( S) P/ @+ z) r/ c
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
; E8 Y8 R6 q# z7 J; g6 k 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
% s' [9 ~% j# Y+ n 26.任何议程变动都必须通知主持人。
6 U( ~9 L" B/ b; M5 U/ q 27.议程要尽可能短小简单。 4 j; T9 X2 z$ V7 R7 A+ a! I. J$ h
28.尽量将议程限制于一页纸上。
5 `9 C' h4 F! A4 ?5 u/ R" X 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 2 d) Y# ]9 L! c9 E7 W$ E. ]" b
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 ! g: d w u& [; x! W3 g* P
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
/ \; \9 W- s5 {% b0 ~7 X4 K 32.必须将电话转移出会场。
5 N3 @' m( U$ `3 S 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
, j! b- v5 R0 n# r$ V# v 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 ; G+ T0 L0 c1 m d1 M
35.要找个确保没有干扰的会场。 & ]/ Y) `9 v5 U8 N- T; V
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
6 ~& I- H* f+ _' S 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 % n8 E+ X J. z! G: w9 q# _
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 ! _" M: ?% g. i+ n1 Q
39.座位之间应有一臂长的间隔。 ( X' T2 \% l& O7 P J
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 8 ]2 ^7 X( v. B
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 ! H0 {! D5 P+ w+ w
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
' M' |" Z- y% t/ ]) U! ^ 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
) Z/ `3 ?- r) Y 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 8 H/ t- k- }7 C( r d# {0 X9 m: z
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 / t6 c! x3 f5 L. E' W' h+ M
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 " X2 T* O4 s* u# C w
●出席会议 : ]. N. t' t; e' Z8 |8 r! I2 o3 G! w0 \
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
- k; c! |( k- M- D. n5 r, j 47.会前拟出自己的发言稿。
/ ~8 T) U. `7 m0 g9 C* x, }& n( v2 h 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 7 v9 R: ^( n$ w% V* z
49.要保持积极的脸部表情和音调。
* {" L6 R& N0 E2 O* `: Z 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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51.开始发言前先作深呼吸。 2 H8 O; w; s# b2 i# f3 x
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 3 X( i. V4 I0 G/ A# j' Z3 T
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 : D% S) d) `0 j, N8 D
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
* b% N# o5 D/ \% |; o 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 , t2 j. ^5 ?- [0 \/ W
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
( G/ W! n2 {3 |" b 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 2 o( P4 K* b8 C2 ~1 I
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 , ]: r5 B; R0 o. k" t
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 6 I" G- v9 j; m8 C
60.必须按照议程顺序作会议记录。
5 g. n2 u6 N) U0 k# A" X& ^ 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
9 g$ j' M7 W6 R 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 # @; c2 Z. q# K9 z: Y/ o
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 7 K) n6 K: W$ f
●主持会议 ( x4 q, z2 J' Y& y# a9 r( P
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
P' x' l0 U" @1 e* @; o 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 1 ?% @5 `+ b+ h7 Y
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
$ ?6 `) W5 w# n7 k* H& u 66.尽量于会前认识新来者。 . i: R* }0 C9 E- b
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 % G8 K2 ?0 T9 Q2 r/ c
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 ! D( d! i# n9 i# T1 l
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
9 h6 b$ h# a# ?! D/ K& R2 V5 b: H3 [ 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
% }2 w' |. N: P$ S; c! w: K4 F. p 71.要制止支流辩论和私下交谈。 % \1 _5 l5 `0 @& v( y+ ^6 u
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
: L! T7 Y5 A+ r 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
6 A3 c' S' h' e. \# g" g 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 ; Y8 W2 w$ R8 H' a( o
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
0 A- `3 g. }' A, |1 n, ~( V 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
" }; J( H! Q" m 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 - U5 q$ R/ Q# d, [& H d* J
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
/ i: U. s: d, w* P% b* s 79.必须清楚每次会议的规则。
: U% `: U& k& J R7 J. L 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 . K% i) Y# J; c6 V% E
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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