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[会务安排] 老秘答如何做好会议筹备和组织工作

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老秘书 发表于 2011-8-4 17:58:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

网友提问:

) H& u& j z1 A1 B, B% r8 e1 o

 

/ V! t6 f6 t1 Y; _) [

现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?

4 W6 y4 O* F! J/ i4 L. }9 A/ V" {

 

4 p9 i5 U) j- C

老秘回答:

% t1 x$ E" K# h/ e

 

: e/ P/ N9 H: }1 k9 }

会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。

4 w# ^0 Y C! V' [' _1 v8 A0 E( o

 

: q. k8 N$ z+ \5 b

●使会议开得卓有成效

4 ~' u V' B& A) a- M3 B7 t

  开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。

2 ?$ i2 Y; l, l9 ~! r. D# _

  1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

0 r4 T& p" X- @0 K$ _' j3 n' i

  2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。

8 l: c$ x. y8 p5 u i

  3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。

+ J' q4 B' J" T& W# T8 O

  4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。

# X. l) @$ t1 K7 g/ z. N/ s( @

  5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。

. D- ^5 F+ I* ?7 y

  6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。

& \0 T! u) k) d0 c

  7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

; b6 X3 K. G+ y" S

  8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

/ M' l2 e3 |/ K4 x5 k

  9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。

( j, r8 d" s# W" ?$ V$ M

  10.信息要加以选择,避免过多。

7 b" L# x8 Z4 Z% y3 K$ D, a- A

  11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

: j/ E$ `1 c) H8 s' z' _

  12.通过限制网上会议时间使会议完善。

: K- v( v3 F) h6 U4 C1 L

  13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

6 X2 \6 y! U9 P% Z2 q

  14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

{/ r; j6 u7 y% F& x0 D

  15.会议要尽可能小,以免分散注意力。

3 D* w4 `' O+ u+ N+ Y- t1 Z

  16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。

! K0 F6 r0 j m7 b2 N

  17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

4 s0 T7 Y/ a0 u& E ]( W

  18.会前先拉几个盟友。

3 _5 k7 Z2 |. D

  19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

$ A, G! R7 g% r# \* R3 Z9 n

  20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。

# ?: L# W1 |! h1 I. r

  ●会议准备

8 v- c: w6 U/ e6 E' m4 c

  为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。

5 Q; ^: @9 j0 C9 E8 Z. {

  21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

0 u" l. D* V0 _/ d; A7 P8 M

  22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

8 H0 \0 x2 u/ `1 P! S) z1 \1 m

  23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

1 `# j* y# d/ q- o( y

  24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

' R' O$ Q2 J2 H

  25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。

- N( n' q& X j0 z3 _

  26.任何议程变动都必须通知主持人。

2 b- `8 S! s3 d: S1 a9 X0 h

  27.议程要尽可能短小简单。

2 B1 [5 }9 u1 ~# g9 @1 ^) Y9 h

  28.尽量将议程限制于一页纸上。

! ~4 K" e; U+ ]9 f5 Y

  29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。

- t9 p( Q9 Y! E5 f

  30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

' ?' ?3 e' ~7 w% ~; w [& ^

  31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

# f# C' `% C$ r1 \6 K+ @& X

  32.必须将电话转移出会场。

4 V' c$ K3 U1 @' s# d

  33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

7 G/ G# s1 i& F/ B

  34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

0 c' E. H3 O1 O* y

  35.要找个确保没有干扰的会场。

& N# {" S! h$ O

  36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

|6 \+ @* @+ m2 U9 W( j5 _

  37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

& T5 l) C3 v4 o5 p0 R0 y

  38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

0 m5 v6 @$ N5 |/ k

  39.座位之间应有一臂长的间隔。

- M3 P+ x- j7 X# Z+ d

  40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

& r( q; H" G, t

  41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

& Y& R( j0 q; s& W$ l6 l

  42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。

F/ Z# H P( F z1 v3 Q

  43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

& @& S; Q4 d- T

  44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

v3 w- H+ M7 `) F1 R( Q

  45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

. ~4 {4 @) ?! X1 C, E% L5 w% N% D

  46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。

/ {; q8 Q8 q) C" | V3 v/ Q0 R

  ●出席会议

: H: B' f! W ?: c

  一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。

4 G+ S# q4 R" d9 b) t

  47.会前拟出自己的发言稿。

$ p4 L2 [4 D* {/ b0 x( q' A

  48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

4 w/ u* z; s @+ [( Q2 N

  49.要保持积极的脸部表情和音调。

: ]" G7 U( f1 n5 r/ O% x

  50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

+ r% L, z0 X w! b1 }! P
8 h$ Y% x2 O. P1 R. E; |2 F

  51.开始发言前先作深呼吸。

# t, r- V; t. D1 Q( b

  52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。

4 c1 [2 a* L, B& h8 f1 s

  53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。

1 S2 X( K. W) v6 f

  54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。

8 B0 ?. n2 b( H6 r

  55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

) [; x8 N, a7 M8 }

  56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。

4 L6 X7 |' C0 e6 k2 H4 b8 t3 [5 `

  57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

% x- o2 C3 E- F

  58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。

! z5 n0 D& o- X( L1 S

  59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。

0 l9 \8 q- j4 W

  60.必须按照议程顺序作会议记录。

% H6 J! E; _! _) q" f; @

  61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

7 o6 P: p- N! F

  62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。

0 T6 k5 B( |. b' F% _

  63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。

+ [" \* Z# T$ B. e0 |

  ●主持会议

% W0 T U/ r! x) L

  每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。

6 {, t# O0 u3 l: M: n/ k( o

  64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。

. ]/ k b3 t0 J/ i; O

  65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

; V- M' B8 ?8 E

  66.尽量于会前认识新来者。

2 R" M6 b; ?5 Y# s7 ~$ Q6 Z) o

  67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

- J3 l( P+ n5 q0 b" k* U

  68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。

0 V6 E, W+ s d5 E3 \& x1 t

  69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

* h( H# ~% f6 m$ T$ h& o2 f$ d

  70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

3 a3 d* o6 b$ A) L P) z

  71.要制止支流辩论和私下交谈。

0 V& }0 H3 A I7 n

  72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。

& @+ ]6 A5 M) @2 y6 n3 z2 O' S

  73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

4 U6 ~: ~3 L( k* J# f9 O8 u

  74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

/ K# Q7 K6 [! e1 r( c

  75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。

8 u& E! s& O6 }! K6 m, h

  76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。

+ V8 R- _2 G- p

  77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

' F+ t4 J8 n, w7 N* M# x3 F4 h" |

  78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

: ?% ^" |4 y/ w

  79.必须清楚每次会议的规则。

! D3 h! Y4 B' m" N, G* F

  80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。

! k2 i& }$ w+ v1 Y" g; t

  81.要改变会议气氛,须先改变议题。

+ w7 n& G) J. e

  

' V+ H: p8 X- M

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精彩评论5

正序浏览
老猫 发表于 2012-8-25 08:00:17 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
州第八次党代会是在我州“十二五”规划刚刚起步、推进文山科学发展关键时期召开的一次十分重要的会议,也是一次承前启后、继往开来的大会。会议规格高、规模大,任务重、要求严。各级各部门和全体工作人员要充分认识大会的重大意义,进一步把思想和行动统一到州委的要求部署上来,切实增强使命意识、责任意识和服务意识,以高度负责的态度,以良好的精神状态,全力以赴投入到大会筹备和服务中,认真细致、优质高效地完成好每项工作,保证大会的顺利召开。要进一步明确职责、严谨细致,努力提高服务质量。强化细节意识,牢固树立“细节决定成败”的思想,坚持高标准、严要求,精益求精、严谨细致,认真对待每一项工作,高质量完成每一项任务,努力实现“零差错”目标。大会秘书组、组织组、宣传组、会务组要搞好各项服务工作;州及文山市公安、交警等部门要切实抓好市区、会场、住宿地的安全保卫等工作;州级各部门要高度重视并认真做好代表的接待和服务工作。进一步团结协作、密切配合,全力搞好大会服务工作。各工作组、各部门和每位工作人员要切实增强全局观念和大局意识,相互理解、相互配合,努力形成整体合力,做到让领导满意、让代表满意,为大会的顺利进行作出积极贡献。0 R- s3 q2 G8 t4 ?& _" d% J
# I3 @! a/ k6 z2 z4 e3 I
  就贯彻落实会议精神提出要求。他强调,要高度重视、明确责任。各级各部门要站在讲政治的高度,按照各自的职责分工,全力以赴做好大会的各项筹备服务工作。要严谨细致、注重细节。坚持高标准、严要求,对每项工作都要细心研究,每个环节都要精心组织,力求把各项筹备服务工作考虑得更周全一些、准备得更充分一些、衔接得更紧密一些,确保每个环节不出纰漏、不出差错。要团结协作、提供保障。每一位工作人员都要有全局观念和大局意识,切实增强工作的主动性,扎扎实实地做好筹备服务工作,优质高效地完成好每一项工作。要服务周到、不出差错。各部门、各工作组要在前一阶段工作的基础上,进一步细化责任、落实措施、查缺补漏,抓好落实。
 
czl 发表于 2017-3-23 10:31:48 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
学习了,新手求指教!感谢无私奉献!
 
青蛙 发表于 2017-6-22 15:04:19 | 显示全部楼层
 
专业写文章
谢谢楼主大人不吝分享
 
小马奔腾哒哒哒 发表于 2018-5-27 19:54:31 | 显示全部楼层
 
学习了,很详细,认真拜读
 
buding 发表于 2019-5-16 21:58:49 | 显示全部楼层
 
认真学习。谢谢分享!
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