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网友提问： - H ^/ M, I7 r: C9 b# N
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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8 ^ Z( w. b! C4 p" t老秘回答： : Q" M# _# W* S, |: `
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 ! q5 O( O# S2 V/ H: f' t
) ?" Q7 d! E0 `( F/ j●使会议开得卓有成效
/ w( w# h4 q) E: h5 ` 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
/ V D$ g* O, G9 y- }( E 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
5 J) M5 \2 q. d$ G! e& Q! C1 B, z1 p 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
: }" k" B) H: D x7 Z) k 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 ! j5 A2 G( a; i( O1 Q5 J" r, ~! l5 E
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 " T( p' X0 T' _" F
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 * @: ~4 x( D! v0 i: q
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 ) u6 W' m1 z1 n ~2 y4 d% l! Q
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 9 w! j0 u0 `) F; C
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 " J0 f: E, T! z: w$ S, ^9 L
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 ! c- }6 N" A, }% q
10.信息要加以选择，避免过多。
, z: f/ h, W% Y1 C6 S6 r+ i 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
; |% ?8 @2 B+ m" P. S: \# p4 T6 o 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
0 I) a3 B- V; G 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
+ A2 v7 ~$ M3 w 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 ! q* a, D3 ^" X) v
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
B T* \' K- u) l* D 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 $ N* v- Q" N- Z& y& ]# Q _8 |" ^
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 . x7 w- G2 j: b$ }6 ^
18.会前先拉几个盟友。 $ ~2 T, _0 v3 t
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 * ]4 \9 c5 u6 p
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 . {/ `: o9 a9 F
●会议准备 ' F$ b; F: Z5 Y" \
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
+ e1 x7 l- S! S( f4 U8 k 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
- D! j; [ \8 D* B! e: O 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 % d0 ?8 p' Y! @& V" c5 T5 m' v; w( E4 u
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 9 d K) R0 O1 j! y) s) }: ]
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
$ |* A3 q& O( q 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
9 j9 @+ d& Y& D' \6 X 26.任何议程变动都必须通知主持人。
9 X/ L; R8 W$ n6 W4 a 27.议程要尽可能短小简单。
2 x& g4 V: c3 C1 C9 U( c 28.尽量将议程限制于一页纸上。
+ G* [9 L0 ^$ x5 y- T 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 ) ]& y/ W0 u& }8 [& z
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
# Q* Z3 T2 a. R; h( w' `6 S9 E 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
. Z7 x3 C+ w4 T: N 32.必须将电话转移出会场。 2 A' |; b9 Z0 y) V
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 Z1 i$ p2 a8 J& {7 A
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 - r+ Q" w ?3 K0 b5 m3 `/ a8 [) w5 t
35.要找个确保没有干扰的会场。 1 t6 P' r4 W3 j5 G
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
3 [$ V+ E9 p5 p8 u 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 5 z, g# ~+ o. U0 q/ f) g
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 % j$ H6 F- M7 c5 X2 C
39.座位之间应有一臂长的间隔。 8 I2 ]- ^$ X- M \
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 ) a9 y, ^3 v9 Q. [0 e
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 ( z+ l. r8 I, ], I
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
& Q4 Z! Z C. y7 g: z 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 ' y4 F k6 X }! e- _( B" M8 t
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 % }; `! z, s5 g4 r2 J5 f
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
% b, j: g& N/ t& g R 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 & p' M5 R) \, E% _) [( q7 w$ g8 L! |
●出席会议
+ @* _* X* w/ `& c2 C( Q9 [ 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
/ Q4 N) d' C, y* k2 z! I. }* K 47.会前拟出自己的发言稿。 0 q j% d4 l' p9 N
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 6 a, V6 d3 J, T1 U6 y) ^9 i
49.要保持积极的脸部表情和音调。
$ a' @( j. a) o 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 % O1 v: m5 i, E7 n( ? ]
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51.开始发言前先作深呼吸。
: K3 T* Z+ J/ w' O$ k 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
" B. w/ r' Y }1 ^3 T( \) i0 B 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
) ~2 w- k, z) F! Q% a9 z# _ 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
5 b2 V$ p, s: s6 v/ {" V 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
% Q9 L( x0 J+ |/ I! |7 E7 I 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
& K0 A3 ^; e- ~/ Y 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
9 C2 X/ {. H6 f 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 0 a5 [. D) X0 ]0 b: b: v
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 - J) N8 K9 w, L& i$ ^
60.必须按照议程顺序作会议记录。 * c# ]- D# z& w8 O/ X' L
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
* G* j$ k( D5 L 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 9 o! |2 k0 I9 e' p
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
+ ^# ^' l4 s( M, z5 y ●主持会议
% ?- O% \8 B7 a) y- l. @: P 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 9 N" Y' m' J$ e/ r% ~
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 , U& E* [5 [9 x8 G% f) N) u
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 . q0 o' K/ U- t
66.尽量于会前认识新来者。
! H5 P2 z/ M: g v( [2 f4 Y* x 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
5 [# }; V! U0 L& a) K$ e 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 6 ~. p; G: X6 g* m
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
9 I3 `) R$ w# F Y7 w 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 0 n }5 g5 V. v o+ s9 @
71.要制止支流辩论和私下交谈。
H/ O: H: V% h6 U- Q 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
: r) n5 z4 C. Q; U: V8 X- y& O 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
9 h4 F. [1 ]4 }7 k# D 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
- ~9 d; E' ]/ i1 L+ P/ [7 l" d 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 2 ~2 i$ U9 Y7 b3 l- ^8 }
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
+ O8 `# O8 I8 E 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 1 S" }% \2 s( V% g0 u, B
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 $ s0 L7 [1 D' H9 o8 h# }: E% m
79.必须清楚每次会议的规则。
) {" Q) v' K' G. {6 Y7 s8 B: p 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
6 ~" @% K3 ?; w9 ^+ h 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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