网友提问: ) H& u& j z1 A1 B, B% r8 e1 o
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现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作? 4 W6 y4 O* F! J/ i4 L. }9 A/ V" {
4 p9 i5 U) j- C老秘回答:
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会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。
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: q. k8 N$ z+ \5 b●使会议开得卓有成效
4 ~' u V' B& A) a- M3 B7 t 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。 2 ?$ i2 Y; l, l9 ~! r. D# _
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
0 r4 T& p" X- @0 K$ _' j3 n' i 2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。
8 l: c$ x. y8 p5 u i 3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。 + J' q4 B' J" T& W# T8 O
4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。 # X. l) @$ t1 K7 g/ z. N/ s( @
5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。 . D- ^5 F+ I* ?7 y
6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。
& \0 T! u) k) d0 c 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 ; b6 X3 K. G+ y" S
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
/ M' l2 e3 |/ K4 x5 k 9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。 ( j, r8 d" s# W" ?$ V$ M
10.信息要加以选择,避免过多。
7 b" L# x8 Z4 Z% y3 K$ D, a- A 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 : j/ E$ `1 c) H8 s' z' _
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
: K- v( v3 F) h6 U4 C1 L 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 6 X2 \6 y! U9 P% Z2 q
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 {/ r; j6 u7 y% F& x0 D
15.会议要尽可能小,以免分散注意力。 3 D* w4 `' O+ u+ N+ Y- t1 Z
16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。 ! K0 F6 r0 j m7 b2 N
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
4 s0 T7 Y/ a0 u& E ]( W 18.会前先拉几个盟友。 3 _5 k7 Z2 |. D
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
$ A, G! R7 g% r# \* R3 Z9 n 20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。 # ?: L# W1 |! h1 I. r
●会议准备
8 v- c: w6 U/ e6 E' m4 c 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。 5 Q; ^: @9 j0 C9 E8 Z. {
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 0 u" l. D* V0 _/ d; A7 P8 M
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 8 H0 \0 x2 u/ `1 P! S) z1 \1 m
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
1 `# j* y# d/ q- o( y 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 ' R' O$ Q2 J2 H
25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。
- N( n' q& X j0 z3 _ 26.任何议程变动都必须通知主持人。 2 b- `8 S! s3 d: S1 a9 X0 h
27.议程要尽可能短小简单。
2 B1 [5 }9 u1 ~# g9 @1 ^) Y9 h 28.尽量将议程限制于一页纸上。 ! ~4 K" e; U+ ]9 f5 Y
29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。 - t9 p( Q9 Y! E5 f
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
' ?' ?3 e' ~7 w% ~; w [& ^ 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 # f# C' `% C$ r1 \6 K+ @& X
32.必须将电话转移出会场。 4 V' c$ K3 U1 @' s# d
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
7 G/ G# s1 i& F/ B 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
0 c' E. H3 O1 O* y 35.要找个确保没有干扰的会场。
& N# {" S! h$ O 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
|6 \+ @* @+ m2 U9 W( j5 _ 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 & T5 l) C3 v4 o5 p0 R0 y
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
0 m5 v6 @$ N5 |/ k 39.座位之间应有一臂长的间隔。
- M3 P+ x- j7 X# Z+ d 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 & r( q; H" G, t
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 & Y& R( j0 q; s& W$ l6 l
42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。 F/ Z# H P( F z1 v3 Q
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
& @& S; Q4 d- T 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 v3 w- H+ M7 `) F1 R( Q
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
. ~4 {4 @) ?! X1 C, E% L5 w% N% D 46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。
/ {; q8 Q8 q) C" | V3 v/ Q0 R ●出席会议
: H: B' f! W ?: c 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。 4 G+ S# q4 R" d9 b) t
47.会前拟出自己的发言稿。
$ p4 L2 [4 D* {/ b0 x( q' A 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 4 w/ u* z; s @+ [( Q2 N
49.要保持积极的脸部表情和音调。
: ]" G7 U( f1 n5 r/ O% x 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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8 h$ Y% x2 O. P1 R. E; |2 F 51.开始发言前先作深呼吸。 # t, r- V; t. D1 Q( b
52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。
4 c1 [2 a* L, B& h8 f1 s 53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。
1 S2 X( K. W) v6 f 54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。 8 B0 ?. n2 b( H6 r
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
) [; x8 N, a7 M8 } 56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。
4 L6 X7 |' C0 e6 k2 H4 b8 t3 [5 ` 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
% x- o2 C3 E- F 58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。
! z5 n0 D& o- X( L1 S 59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。 0 l9 \8 q- j4 W
60.必须按照议程顺序作会议记录。 % H6 J! E; _! _) q" f; @
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 7 o6 P: p- N! F
62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。 0 T6 k5 B( |. b' F% _
63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。 + [" \* Z# T$ B. e0 |
●主持会议 % W0 T U/ r! x) L
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。 6 {, t# O0 u3 l: M: n/ k( o
64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。 . ]/ k b3 t0 J/ i; O
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 ; V- M' B8 ?8 E
66.尽量于会前认识新来者。
2 R" M6 b; ?5 Y# s7 ~$ Q6 Z) o 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 - J3 l( P+ n5 q0 b" k* U
68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。
0 V6 E, W+ s d5 E3 \& x1 t 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 * h( H# ~% f6 m$ T$ h& o2 f$ d
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
3 a3 d* o6 b$ A) L P) z 71.要制止支流辩论和私下交谈。 0 V& }0 H3 A I7 n
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。
& @+ ]6 A5 M) @2 y6 n3 z2 O' S 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 4 U6 ~: ~3 L( k* J# f9 O8 u
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
/ K# Q7 K6 [! e1 r( c 75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。
8 u& E! s& O6 }! K6 m, h 76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。 + V8 R- _2 G- p
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 ' F+ t4 J8 n, w7 N* M# x3 F4 h" |
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 : ?% ^" |4 y/ w
79.必须清楚每次会议的规则。
! D3 h! Y4 B' m" N, G* F 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。
! k2 i& }$ w+ v1 Y" g; t 81.要改变会议气氛,须先改变议题。
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