网友提问:
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现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?
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老秘回答:
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会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。 8 [% X, ^ b/ \. C: }( e
: P9 N, y' h9 o: l. {" N, F% A●使会议开得卓有成效
. D- f4 ?( U% | 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。 ! M5 |( b, K7 U8 T
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 2 F* p* G8 o( Y, P+ P3 v# `6 b
2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。
, m& e% E9 i1 H4 ]# ?( | 3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。
' X7 F3 ^6 {" S 4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。 / S8 V7 K! r z. F3 g; L
5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。 0 p/ I! W3 [6 _0 e' v' b/ J" B9 ]5 ?
6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。 9 [6 c; |1 b9 z4 W g3 H
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 8 G% \2 x) \+ y& i0 k* a9 f
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
/ [ s$ `& p7 F+ D: E: V 9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。 6 q. y7 @. z+ \ s5 O5 e
10.信息要加以选择,避免过多。 # b; t& U; a' h- s: k
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 * L& c# W( ]) S! S# i. o
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
( G' Y) J$ A5 A ^ 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 J6 P+ P! `5 ^ V
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 & C b* d. B, G2 W& E* a1 t
15.会议要尽可能小,以免分散注意力。
8 }" [" }; S, L7 Y- J- R 16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。
! y* y p" f" i, K9 F) \# z: J! g9 q 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 ) n, ^4 v0 n/ J
18.会前先拉几个盟友。
2 j* H: k+ Q/ m1 L 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
: V7 p3 f' }* _! w7 Y% P$ N2 m 20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。 & ~$ T; [: u! c( t2 x
●会议准备 , |) o* d. a4 w- U( y" L
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。 Y# F1 h- x8 ]$ T- H7 d
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 ( G" t6 P8 z8 H5 }3 C
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
5 e( B) U0 p0 u1 D/ Z; i 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 6 q3 o/ K. i$ y/ D
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 1 F y) ]0 ?) ^* V" X+ V/ X
25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。 + c$ |* M# ? Z% D" j* l n
26.任何议程变动都必须通知主持人。
8 w% q+ k. C7 {' A 27.议程要尽可能短小简单。
; h; Y, q* C/ x' x; G* w 28.尽量将议程限制于一页纸上。 / o0 ~: O+ H/ ^( k9 A
29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。 % L- z0 n1 j) ^- k9 ^. Y
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
- h; i- r- E: d$ V$ a$ g" l 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
) r, V; ?# t9 ?) c 32.必须将电话转移出会场。
) g# t) z% h3 F5 J5 y: D 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
+ `2 m6 x: a, _, v 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
% g& ^; u* n9 {0 i2 ?+ M 35.要找个确保没有干扰的会场。
J+ z) U6 Q& v/ ?5 `3 R 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
: W I4 j# s$ d* }' [# e1 z& Z }+ T 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 # _" N( M# u: ~& K2 f. J8 R
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 / e9 [7 U& W4 i
39.座位之间应有一臂长的间隔。
% e$ {- Z8 [6 ~+ P: G 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 0 i: h! b* s$ x! k5 E8 Q8 e
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 , H1 @0 E0 a" G* S% C4 j6 Y1 j$ X
42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。 * |' l- v# h5 }! f
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
7 X3 W/ G( ?7 q- t& U* u- Y n 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
9 Z8 Z# }/ O2 J 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 - s. Z5 J* a! G9 [9 {5 K; P$ @
46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。 4 N) g. Y9 s$ c1 |( c
●出席会议 ) t/ [* y u' P) o( Y# _( Q) j
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。 0 G Y, h I& n5 |; d
47.会前拟出自己的发言稿。 " [9 n l% D+ M8 h& R/ l, g
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
$ }6 l- Y: c' l( {4 Z9 q8 k$ G8 j 49.要保持积极的脸部表情和音调。
0 d( g$ p* X$ f 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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: g) u9 H$ w; w) r( Y 51.开始发言前先作深呼吸。
) L9 {6 \( R; }- S. q( Z* N! a 52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。 2 V+ C1 c& W0 k9 \- H
53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。
* f3 Q- K9 H$ ]+ I7 W5 t 54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。 & S$ k8 l4 H' `
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 ! i* L; ?+ W6 C4 P, z
56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。 9 i; L9 W3 s1 v+ B: e% @ E/ T
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 $ d3 m j* k8 Y: r. k
58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。 : k; K3 Q$ C+ m; i$ t, P
59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。
3 ~. P/ t5 K8 T, G* f1 q* x 60.必须按照议程顺序作会议记录。 , Y4 U }1 D7 z$ |) C9 a5 j: i
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 1 G$ z1 Z4 Q. N1 @6 W
62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。 ! C0 W4 e T8 N- {
63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。 ' I+ `' ]" R' g* X' R! e
●主持会议
$ l: f: T" C. B3 A* ? 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。
$ c, t5 t3 X# p$ p q/ q/ D) F0 \) A" [ 64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。 * [% f7 o a! `: R4 h9 f
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 4 \; V0 Q, R4 L L6 z
66.尽量于会前认识新来者。
8 M8 g/ K0 j' Q6 r0 j9 p) ^) L% n% K. N8 s 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
& X' Z* I/ F! B6 f" D 68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。
0 r# ?: l+ y- s$ q5 j8 X 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
; ^, i/ \ J4 Y! O) R5 u! \ 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 % i. j+ k9 I! c! V1 [+ M5 G( w
71.要制止支流辩论和私下交谈。 ( x7 Q8 N3 f, q; R0 @' P" h$ H
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。 $ C4 {8 g# ]8 }8 ]" D+ H
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
3 ~; A9 `" A: ~3 f 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 " o& X& B9 d6 K5 h5 g
75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。
; K1 \4 i4 T e 76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。
, i( }1 N, d! n7 D( s [ 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 * S6 a9 O( N2 b+ g8 b6 n" k6 H
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 - c5 e; s; T( k' W' v( ^
79.必须清楚每次会议的规则。
- u2 A7 w Q* S6 I 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。
7 I* F) D4 D, i7 P1 M/ z* s 81.要改变会议气氛,须先改变议题。 ! u; a1 x p% Y
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