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[会务安排] 老秘答如何做好会议筹备和组织工作

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老秘书 发表于 2011-8-4 17:58:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

网友提问:

0 _7 A2 b% g% _0 @3 Z

 

; y3 l# i6 y7 R: X3 i- Z2 C5 P l( y

现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?

' Z1 O( o3 n' `, x( j

 

) b2 \* f$ d# R$ h3 [4 P

老秘回答:

8 k& W+ v( E# f b/ G/ b. V, O0 P

 

8 p% F J4 a+ |% ^7 }( b$ `% z

会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。

8 [% X, ^ b/ \. C: }( e

 

: P9 N, y' h9 o: l. {" N, F% A

●使会议开得卓有成效

. D- f4 ?( U% |

  开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。

! M5 |( b, K7 U8 T

  1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

2 F* p* G8 o( Y, P+ P3 v# `6 b

  2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。

, m& e% E9 i1 H4 ]# ?( |

  3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。

' X7 F3 ^6 {" S

  4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。

/ S8 V7 K! r z. F3 g; L

  5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。

0 p/ I! W3 [6 _0 e' v' b/ J" B9 ]5 ?

  6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。

9 [6 c; |1 b9 z4 W g3 H

  7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

8 G% \2 x) \+ y& i0 k* a9 f

  8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

/ [ s$ `& p7 F+ D: E: V

  9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。

6 q. y7 @. z+ \ s5 O5 e

  10.信息要加以选择,避免过多。

# b; t& U; a' h- s: k

  11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

* L& c# W( ]) S! S# i. o

  12.通过限制网上会议时间使会议完善。

( G' Y) J$ A5 A ^

  13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

J6 P+ P! `5 ^ V

  14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

& C b* d. B, G2 W& E* a1 t

  15.会议要尽可能小,以免分散注意力。

8 }" [" }; S, L7 Y- J- R

  16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。

! y* y p" f" i, K9 F) \# z: J! g9 q

  17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

) n, ^4 v0 n/ J

  18.会前先拉几个盟友。

2 j* H: k+ Q/ m1 L

  19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

: V7 p3 f' }* _! w7 Y% P$ N2 m

  20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。

& ~$ T; [: u! c( t2 x

  ●会议准备

, |) o* d. a4 w- U( y" L

  为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。

Y# F1 h- x8 ]$ T- H7 d

  21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

( G" t6 P8 z8 H5 }3 C

  22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

5 e( B) U0 p0 u1 D/ Z; i

  23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

6 q3 o/ K. i$ y/ D

  24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

1 F y) ]0 ?) ^* V" X+ V/ X

  25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。

+ c$ |* M# ? Z% D" j* l n

  26.任何议程变动都必须通知主持人。

8 w% q+ k. C7 {' A

  27.议程要尽可能短小简单。

; h; Y, q* C/ x' x; G* w

  28.尽量将议程限制于一页纸上。

/ o0 ~: O+ H/ ^( k9 A

  29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。

% L- z0 n1 j) ^- k9 ^. Y

  30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

- h; i- r- E: d$ V$ a$ g" l

  31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

) r, V; ?# t9 ?) c

  32.必须将电话转移出会场。

) g# t) z% h3 F5 J5 y: D

  33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

+ `2 m6 x: a, _, v

  34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

% g& ^; u* n9 {0 i2 ?+ M

  35.要找个确保没有干扰的会场。

J+ z) U6 Q& v/ ?5 `3 R

  36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

: W I4 j# s$ d* }' [# e1 z& Z }+ T

  37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

# _" N( M# u: ~& K2 f. J8 R

  38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

/ e9 [7 U& W4 i

  39.座位之间应有一臂长的间隔。

% e$ {- Z8 [6 ~+ P: G

  40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

0 i: h! b* s$ x! k5 E8 Q8 e

  41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

, H1 @0 E0 a" G* S% C4 j6 Y1 j$ X

  42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。

* |' l- v# h5 }! f

  43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

7 X3 W/ G( ?7 q- t& U* u- Y n

  44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

9 Z8 Z# }/ O2 J

  45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

- s. Z5 J* a! G9 [9 {5 K; P$ @

  46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。

4 N) g. Y9 s$ c1 |( c

  ●出席会议

) t/ [* y u' P) o( Y# _( Q) j

  一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。

0 G Y, h I& n5 |; d

  47.会前拟出自己的发言稿。

" [9 n l% D+ M8 h& R/ l, g

  48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

$ }6 l- Y: c' l( {4 Z9 q8 k$ G8 j

  49.要保持积极的脸部表情和音调。

0 d( g$ p* X$ f

  50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

2 x3 J- K7 l+ Q" W4 B. C9 E
: g) u9 H$ w; w) r( Y

  51.开始发言前先作深呼吸。

) L9 {6 \( R; }- S. q( Z* N! a

  52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。

2 V+ C1 c& W0 k9 \- H

  53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。

* f3 Q- K9 H$ ]+ I7 W5 t

  54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。

& S$ k8 l4 H' `

  55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

! i* L; ?+ W6 C4 P, z

  56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。

9 i; L9 W3 s1 v+ B: e% @ E/ T

  57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

$ d3 m j* k8 Y: r. k

  58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。

: k; K3 Q$ C+ m; i$ t, P

  59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。

3 ~. P/ t5 K8 T, G* f1 q* x

  60.必须按照议程顺序作会议记录。

, Y4 U }1 D7 z$ |) C9 a5 j: i

  61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

1 G$ z1 Z4 Q. N1 @6 W

  62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。

! C0 W4 e T8 N- {

  63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。

' I+ `' ]" R' g* X' R! e

  ●主持会议

$ l: f: T" C. B3 A* ?

  每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。

$ c, t5 t3 X# p$ p q/ q/ D) F0 \) A" [

  64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。

* [% f7 o a! `: R4 h9 f

  65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

4 \; V0 Q, R4 L L6 z

  66.尽量于会前认识新来者。

8 M8 g/ K0 j' Q6 r0 j9 p) ^) L% n% K. N8 s

  67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

& X' Z* I/ F! B6 f" D

  68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。

0 r# ?: l+ y- s$ q5 j8 X

  69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

; ^, i/ \ J4 Y! O) R5 u! \

  70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

% i. j+ k9 I! c! V1 [+ M5 G( w

  71.要制止支流辩论和私下交谈。

( x7 Q8 N3 f, q; R0 @' P" h$ H

  72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。

$ C4 {8 g# ]8 }8 ]" D+ H

  73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

3 ~; A9 `" A: ~3 f

  74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

" o& X& B9 d6 K5 h5 g

  75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。

; K1 \4 i4 T e

  76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。

, i( }1 N, d! n7 D( s [

  77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

* S6 a9 O( N2 b+ g8 b6 n" k6 H

  78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

- c5 e; s; T( k' W' v( ^

  79.必须清楚每次会议的规则。

- u2 A7 w Q* S6 I

  80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。

7 I* F) D4 D, i7 P1 M/ z* s

  81.要改变会议气氛,须先改变议题。

! u; a1 x p% Y

  

! c% E! }8 C/ J

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精彩评论5

正序浏览
老猫 发表于 2012-8-25 08:00:17 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
州第八次党代会是在我州“十二五”规划刚刚起步、推进文山科学发展关键时期召开的一次十分重要的会议,也是一次承前启后、继往开来的大会。会议规格高、规模大,任务重、要求严。各级各部门和全体工作人员要充分认识大会的重大意义,进一步把思想和行动统一到州委的要求部署上来,切实增强使命意识、责任意识和服务意识,以高度负责的态度,以良好的精神状态,全力以赴投入到大会筹备和服务中,认真细致、优质高效地完成好每项工作,保证大会的顺利召开。要进一步明确职责、严谨细致,努力提高服务质量。强化细节意识,牢固树立“细节决定成败”的思想,坚持高标准、严要求,精益求精、严谨细致,认真对待每一项工作,高质量完成每一项任务,努力实现“零差错”目标。大会秘书组、组织组、宣传组、会务组要搞好各项服务工作;州及文山市公安、交警等部门要切实抓好市区、会场、住宿地的安全保卫等工作;州级各部门要高度重视并认真做好代表的接待和服务工作。进一步团结协作、密切配合,全力搞好大会服务工作。各工作组、各部门和每位工作人员要切实增强全局观念和大局意识,相互理解、相互配合,努力形成整体合力,做到让领导满意、让代表满意,为大会的顺利进行作出积极贡献。
) t& R) [( H+ o1 T( p8 M
% g0 Y% A. ^, `  a  就贯彻落实会议精神提出要求。他强调,要高度重视、明确责任。各级各部门要站在讲政治的高度,按照各自的职责分工,全力以赴做好大会的各项筹备服务工作。要严谨细致、注重细节。坚持高标准、严要求,对每项工作都要细心研究,每个环节都要精心组织,力求把各项筹备服务工作考虑得更周全一些、准备得更充分一些、衔接得更紧密一些,确保每个环节不出纰漏、不出差错。要团结协作、提供保障。每一位工作人员都要有全局观念和大局意识,切实增强工作的主动性,扎扎实实地做好筹备服务工作,优质高效地完成好每一项工作。要服务周到、不出差错。各部门、各工作组要在前一阶段工作的基础上,进一步细化责任、落实措施、查缺补漏,抓好落实。
 
czl 发表于 2017-3-23 10:31:48 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
学习了,新手求指教!感谢无私奉献!
 
青蛙 发表于 2017-6-22 15:04:19 | 显示全部楼层
 
专业写文章
谢谢楼主大人不吝分享
 
小马奔腾哒哒哒 发表于 2018-5-27 19:54:31 | 显示全部楼层
 
学习了,很详细,认真拜读
 
buding 发表于 2019-5-16 21:58:49 | 显示全部楼层
 
认真学习。谢谢分享!
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