老秘谈整理领导讲话录音需要注意的几个问题

根据领导脱稿讲话录音整理成书面的讲话稿，是文字秘书经常碰到的工作任务，也是深刻领会领导思想、锤炼文字能力的一种有效途径。自己在尝试把领导讲话录音整理为领导讲话稿的过程中，深感还有不小差距和许多困惑，经过卢主任点拨，结合实践，得到了一些心得体会，概括起来就是需要关注几个问题。

    第一，要把握领导讲话实质。认真学习领导讲话录音，深刻领会领导讲话的精神实质，是整理出高质量讲话稿的首要前提。做到这一点最好是能够到现场收听，记录下相关重要的内容，然后在此基础上整理出来原汁原味的稿子。然后，通过认真研读原稿，全面领会精神，真正从领导的角度去考虑问题，切实做到整体上能够把握好领导讲话的主旨是什么，基本思路是什么，主要表达方式是什么等等关键点。这样才能保证在具体地整理过程中，避免出现与领导要表达的思想、观点相差甚远，甚至是背道而驰的现象。就我自己而言，越来越体会到办公室的工作，特别是文字工作离不开“严谨”二字，没有严谨的作风，没有负责任的精神，就会连起码的整理录音讲话的基本功都练不好。如果仅仅是把整理讲话稿当作是小事来做，那么势必会滋生完任务的想法，就会出现没有完全弄懂领导讲话通篇意思的情况下，只是对照着原稿就词论词，就句论句的进行“顺”下来，结果可想而知。

    第二，要力求多用领导原话。根据录音整理书面讲话稿的目的，就是更清晰、更准确地表达领导的观点与思想。领导很多的即兴之言，都充满着思辨的、智慧的光芒，只有在整理时尽量使用领导原话，才能更显示出领导的讲话风格和水平。所以，必须充分尊重原意，尽量保留原话原句是整理讲话稿的基本要求。如果整理出的讲话稿通篇没有领导的原话，甚至是背离领导讲话的原意，即便整理出的稿子再怎样文采飞扬，水平再怎样超凡脱俗，都没有任何实质意义。为此，在具体地实践当中，必须自始至终牢牢地把握尊重原意这一原则，尽可能多的多使用原话，使得领导的本意和语言风格得到很好体现；要坚决杜绝生编硬造、别出心裁、牵强附会的大篇幅地进行改写。

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    第三，要合情合理进行增减。前面讲到的两点就是要注重把握、运用领导即兴讲话的原意、原话，就是在整理的过程中尽量做到忠于精神、保持个性，体现出领导的风格和水平。同时，也应该清醒地认识到尊重原意不等于照搬照抄，尽量保留原句不等于原封不动。合理地进行补充、删减形成高质量的讲话稿，是整理录音的根本目的，也是检验文秘人员水平高低的一个重要标志。在整理出录音原稿的基础上增减内容、材料，形成一篇完整的书面稿子，关键要把握好“合理”二字，只有合理了，才能恰如其分，相得益彰。在增补内容方面，要认识到在一定场合下领导即兴讲话，配有肢体语言，现场的环境差异，不一定每一句都很完整、很严密，同时还要认识到领导即兴讲话的特点是思维上存在着跳跃性，表达上不一定很系统、很全面、很连贯，为此就需要在整理时进行必要地补充和完善。整理的过程最需要对照原稿进行仔细地揣摩，吃透前后文的语境意思，把领导想讲的而没有讲到的内容、材料合理地补充进去。应该说，要补充多少、补充什么，没有绝对的定论，需要具体情况具体分析。通常需要补充的有这几个方面：一是现场受众皆知的情况，领导讲话时因为大家都知道而省略不讲的内容，随着整理出书面稿子后受众面的扩大，必须对相关情节和内容进行必要地补充。二是一些严谨的提法，领导讲话时往往对有关政策、法规名称等严谨的内容点到为止、受众会意就行了，然而形成领导讲话书面稿时，从严谨性、严肃性上讲必须进行必要的补充。三是领导想表达，但是没有完成表达到位的思想、观点等内容，因为受时效的影响，领导在即兴讲话时一些思想、观点表达不是很完整，只有进行适当地补充，才能使思想、观点更完整、更准确、更明白。总的来讲，增补的内容、材料必须是领导讲话原意的必要地、合理地补充，对讲话的主旨要起到积极完善的功效，要做到言之有物，不蔓不枝，言简意赅。在删减内容方面，还是应该立足于从把握即兴讲话的特点出发，本着认真、主动、负责的精神，按照语言、行文的规范要求，适当地进行合理删减，使得最终成稿不一定把领导所讲的内容全部涵盖。换而言之，本着实际、实用、实效的原则，在充分考虑到受众差异、场合差异的基础上，进行必要的删减内容是一件见功夫、见本事的能力。通常情况下，需要删减的内容有：一是重复的话，对领导讲话多次讲的，要适当的保留，避免啰嗦。二是口语化的内容，要认清口语与书面语的差异，尽力减少口语出现的频率。三是与主旨联系不密切的内容，因为即兴讲话思绪跳跃的缘故，难免出现与主旨联系不紧的内容，在形成书面稿子时不容易处理，需要大胆地进行删减。四是不必要的客套话，领导讲话时为了与受众沟通感情的客套话，在形成书面文稿时要进行删减。五是不准确的内容，领导即兴讲话引用数据、词句等内容时，可能出现的似是而非、张冠李戴的情况，整理时必须追究出处，合理地进行删减。

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    第四，要深入了解相关背景。应该讲，领导的即兴讲话，都是有感而发，都是在特定的情景下，想起到相应的一定效果。那么领导的感从何来？如何深刻体会到领导的话外音？了解相关背景是必不可少的。比如：以08年第三季度全局的经营活动分析会为例，张局长、杨书记在会上都作了重要的脱稿讲话，如果想准确把握领导讲话的意向，就要了解相应的会议议程，出席会议的主要领导，收听会议的主要人员，会议是在全局什么样的经营情况下召开的，召开这次会议的目的是什么等等。只所以了解这些情况，根本目的就是为了更好把握领导讲话时的“角色”。判定角色就可以确认领导的讲话是主题讲话、重要讲话、还是总结讲话，或者是一般性的发言。根据不同性质的讲话类型进行定位，在整理录音时就能把握好领导讲话的语言分寸，整理出来的讲话稿就更能符合领导的身份、地位，更能体现领导的个性特点，使讲话的效果更突出。同时，当真正了解相应的背景后，就会在增补、删改材料时更有针对性。其实这也是一个研究的过程，需要研究领导的讲话风格，研究背景情况下的具体工作，研究讲话的功效是表扬、批评，还是鼓劲、鞭策，通过研究才能使内容删补得体，才能起到预期的作用。

    第五，要坚持领导认可原则。经过精心整理出的讲话稿，不管自己多么满意都是不够的，得到领导的认可才是追求的终级目标。应该讲，赢得领导认可的过程也是一个促使自我进步、提高的过程。无论领导对稿子是什么的评价，都要勇于多问“为什么”。领导说整理的稿子好，自己要问好在哪里，要去分析总结领导认可的原因，从而更好地把握领导的讲话风格，掌握领导分析问题的方法，通过积累使自己真正为领导起草讲话稿时少走弯路。如果领导对整出的稿子不认可，更需要问“为什么”，要虚心听取领导所提的意见，对照自己最初的想法，在有针对性改进的同时，还要问为什么这样改就比自己整理的稿子好。总之，无论从服务的对象来讲，还是从领导的水平、学识、能力而言，都需坚持领导认可的原则，只有这样才能达到“向领导学习”的目的，才能更好地胜任工作岗位。

受益匪浅！