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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
9 f. t, [7 f+ D* j3 V+ K# C 做会议记录，写着写着笔没水了；
$ E4 f0 f$ v2 D9 } 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； $ i& A: E- v6 C! o" |( f
用胶水时，找不到刷子；
0 K9 g* ]. o* C$ \/ K/ e% O9 @ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
: a* U4 }* z/ S0 O, E8 k 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 1 b7 z& k# P2 T: _) U5 i
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
, m, B/ e& b( b; a3 } 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ) e; k) A; Y- F* T: B8 f
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ! w! E) Q* E! e- N% o; b" {* K$ T
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
0 G0 ~3 U4 \) T0 ~; x& m 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
$ c! C2 z/ S. l5 c: r0 q 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 : e* M: e; P- T9 @+ z' [
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
# ~! B1 W1 ?. F e( |& q) E2 R 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
. W) i8 W3 L. l9 w1 d 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 . [" C; r4 D0 D9 Q
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 4 ?# b- D7 l" M' p
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 & c! x3 ]' T. ?( d% a0 N/ a+ X" P+ F
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
+ A/ i" U0 l2 g' [. ^' Z 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 + F9 n8 _' O3 s( \5 a
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
+ }. d. S$ |7 J, D 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 4 g& \! ?* d. F! M( j- z
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
+ P. y4 ~: S' L# w1 n+ p8 \ 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
# j6 z2 g2 @5 p; k1 } 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 M6 ?1 Q" J- n6 q: u" B, j& i; U7 u4 |
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
( o" f8 S4 a" d$ E 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 - |' k7 t% Y$ |5 B+ ] j
9、与本职工作有关的表格。 - w5 g/ v' g$ h3 U9 M. \
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 7 ?& R; R6 ?3 \1 [+ H" V; `* k
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