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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况： y7 Y, j2 D# q0 {
做会议记录，写着写着笔没水了； ' p# G+ T7 W! A9 _) i
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
8 s& C6 E4 Y( F$ H7 m0 P9 T: B. R 用胶水时，找不到刷子；
. a8 e% B4 R( }1 q 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 4 q, R! E% u0 O0 b0 P) [" r7 z
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
: G! }. n, r" y; V 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ) b& ?% N6 X7 {- }
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 9 ~' J' C& u% w! Y' t/ {7 v
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
. e8 u. j1 k6 s( y3 q7 Z# m 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
" l9 g0 ~$ D+ w. K4 ` 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 / U( w) s* k' S: P Y
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
( E1 N9 p9 h" {- ~% t& T& d6 E6 x 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
: O0 K8 j. u5 o 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 % z* m) c+ S% }# _/ u) }
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 $ p- y. l$ B$ v1 z4 s( E
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
$ l9 a0 [* @3 v _/ I" i* |% j 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 9 J% W: D' c8 h6 `7 ?( f {3 [, @
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
5 r$ ^, [! I. v: C* A/ `8 } 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ; n9 i) K3 R k
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
1 G' j9 O% W! \2 l0 ~. ?4 v 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 - R8 S+ c3 r5 [$ j( \ w! B
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 * o+ _. w) F) `
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
6 `2 l4 N* v; S 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 + O1 t. |7 Q) R, S$ D& {9 w7 P
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 # W" `- k( J1 A/ k! z5 \8 b- m
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
5 ^! X- B9 f# b7 G/ |1 y- A 9、与本职工作有关的表格。
; Q0 ?2 H1 p5 f4 ?$ v# {' V; ~ 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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