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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：0 [$ Z( z, T! z( W
做会议记录，写着写着笔没水了； : X0 m. L y% B2 y) K; L
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； # |: ]4 C4 C- t. ~& G- c
用胶水时，找不到刷子； ( y. N# a( C5 W+ a4 y7 u/ B
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
9 x i# Y3 y: A 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
l0 Z. G& G. |) Z5 U: V# n8 H( R 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
7 j6 M2 H2 z- X& [/ w/ G( @9 z 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 9 t1 D, t) `$ L: d: h4 v" G: J( {
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 * B" {* d6 y) n# {4 _; i
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 % o+ ]: \: a: U. K' R7 e: W; f
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 3 W( t' O3 y! W) W- h: K
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
* g. D. t" Q8 h3 B 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 3 u7 g3 J3 L9 `& `; G. k
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
) w* }6 v) |# _$ h 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
/ @' P! c. W# h; }3 W, a9 F8 \5 o5 Q 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 6 `/ I: e. _" n2 n5 ?
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
7 C# l/ [$ e( l+ d! T- } 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
, b5 n$ Z5 q) X6 G0 x 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 8 a# p8 U$ @$ d; z# d7 u" J
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 & M8 b2 v: U3 o0 O& J- ?
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 7 w0 f d) s! `$ q- ~7 S- V
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
& W4 B: y+ y$ k: p 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ! B% `, ^. Q' R6 l
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
$ E; P# e) v( i4 \' t 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
3 O; D3 q% Y% C8 } 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
5 q3 u1 |; g' I! e2 A" e; Q 9、与本职工作有关的表格。
b: P' c+ E9 O' f4 i1 `0 `4 O 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 9 l V! {8 n" `
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