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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
0 f( P* g0 A: C9 w) H# D6 C8 S 做会议记录，写着写着笔没水了； 3 W* S! k0 p8 R4 R/ g$ d! }
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
0 I7 P; \7 d. C# R 用胶水时，找不到刷子；
! R5 w3 w5 f) d! S 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
, e! k* t* r5 a c( k" J& K 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 5 ]& e, T2 j R3 ^ n
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 4 |7 w5 R; Q( {' |1 K
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? / t) h" W- ?* F$ I* O2 a8 o
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 6 l! e n, W0 [6 m2 ~
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ' E4 u) m2 @1 U! B T( n+ i4 P
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
3 h9 p4 j6 _, u& R 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ) H o7 B7 a$ I( S2 t4 _& q/ j7 J
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 , B+ T) l# n! |5 {) D( Q2 c
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
4 S8 P, Z2 q$ i. c8 U5 R4 x 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 " t4 b" g* M& f+ C6 X
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
7 I$ W) Z. B; J& x 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 3 T% u! e9 e7 G6 D/ B
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
0 e0 O5 F6 d1 j8 @ 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ( w* a g4 F1 e
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
; v3 A$ u$ I1 S 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 + _2 l \1 }0 c
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
$ i+ i( A! _% Y0 v 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
+ T7 ]5 o1 D7 V- m7 z 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ! X" m' t8 s2 `5 H# p; X
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 . Q/ G3 i7 m* V; z& a( e
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 6 h; T$ L) e! P( j
9、与本职工作有关的表格。
. L# O- }: |3 ^4 l, Y 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 - U0 y- B" Y5 P6 Y! m7 v: A. M' w
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