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" [7 W) z4 C3 I4 _4 Z+ E- O4 O 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
- |1 ^ F9 q! y3 X" F 做会议记录，写着写着笔没水了；
" s* n+ y* H2 ?* ` 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
3 T5 K4 E& v: l: j5 n7 X8 \ 用胶水时，找不到刷子；
* x' I- g$ t3 l; i 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
+ S% A7 B& S4 m 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
& A' ^( ?; Z" Y- K4 {# z0 A 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 & A6 c- h/ p6 J* c/ \' o% H
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ) _5 [3 s, j& B7 P
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
' h$ n7 F3 C. n/ L: M. ] 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
y( v) ^+ n( B4 G 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 8 z, {3 x; \3 i
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
3 E0 k- x( J- D9 a 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
* v, E' C1 {$ w4 m) ^% ^; G: B 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 5 p* ^) O7 A& }6 {. a
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 2 W _7 ?4 C/ p8 v. j0 z# h+ X% c
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
( v0 Y) S0 j- S 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 6 Z3 f* d, V2 i' H! X3 I% u" K) @" r
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
# H: d$ I+ w1 S$ C7 V 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
- b+ `* n" |$ S+ W( C: C 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
. e) k' \2 A9 A& K5 e 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
* m( g/ x$ F+ Y. n( f3 m 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
/ K8 y# q, `$ O/ x) p 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 2 R# c* m6 e% Q5 X
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
7 j. F8 T0 X# u5 g 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ( Y: [3 k& Q% ]; W) ]7 X# q& E
9、与本职工作有关的表格。 1 Z3 y9 } x0 ?+ g4 P# X3 e
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。5 m5 d( l, q' [7 ]+ i }; X) v: i1 A
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