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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：* E0 q- D. h; N
做会议记录，写着写着笔没水了；
' K2 D7 g0 v0 ^ 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； : K% }0 K0 S3 D9 g2 v6 w
用胶水时，找不到刷子；
9 B( _4 R0 b7 v6 ?9 i 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
6 d2 u* `) Y+ }2 U 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
; S9 r/ Z. ^" N+ q. | 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
! G, [9 F# ~' m! ]/ w9 Z- K, V 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
7 W- }& `8 H/ S4 E! ]& x+ I6 i$ ^ 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 + g# D3 R/ L) ?
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 7 L3 u6 k4 @& B. I7 i! d/ {
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 & ]4 u( l: c3 V0 G' A O
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 & |0 r* t0 z& M0 I7 g/ }# v. t
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 * Y0 h& D- B1 \ X1 x+ S6 O
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 , `+ t" _) p: Z# v' H, o, B- z9 g, V
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 8 R0 j" w" b& L% F8 s) V4 ^
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
" u( ^. ^# Z- ~* F! q/ Q3 Y5 V 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
6 N" ?" Z Y0 V+ v+ i 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 : \% R$ C- |2 D
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 d3 z# W0 ~# B
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 1 ]$ x: ^8 h7 b i* R2 P
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
8 E' I$ [# x: D- }# F9 M 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ; ~# J3 F1 M) E3 e- f. e4 b5 l/ p
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
( e9 t8 [; u: O 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 * X. d k4 K- [+ A
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 0 i3 v, H! l( a: L* X* P) |. l$ p
9、与本职工作有关的表格。 3 k! o/ b% r' ~6 f6 L; K* c
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。1 T2 T- o) m9 u3 }
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