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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
+ N- I7 \/ j( u9 [# K 做会议记录，写着写着笔没水了； 9 t+ p- \1 i7 `0 V5 O
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 7 [( l! M2 H2 S
用胶水时，找不到刷子； e7 ^) ~- f( {1 f
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ' x, R5 U4 A7 G' M2 X1 v# t
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 * b$ B, Z" X) e; F, S- M% l
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
( S3 s, a/ m" ]9 q 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? % H. {1 _3 w* E+ I
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 2 }0 v& X: o& b6 N( N s
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ( U/ B1 y3 d; I$ v. N6 x
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
( O- |: H8 [% h4 L- L0 e 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
+ y3 r/ B W# |1 k8 t7 E4 |# c _6 p' [ 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
" z% U& `" }5 K& E. I& i! ], M0 C$ W! w 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 0 ~8 d5 V! C5 x, \; S$ f+ ~: u" I
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
4 m7 r$ c( {! R% v6 q. |0 | 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
' b# ]7 P+ S' l5 ` 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ' \4 _2 Q x: d8 T( P9 H* I# w+ p
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 . `+ R# P9 g7 y' p+ U! I
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
! {; L( ?1 j8 j5 I 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 3 @ U# [1 t' z6 p
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
- O% @9 b/ r1 a3 J( a# Z9 @0 ~3 R 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 - o. v }* l/ g- ^
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
3 a) }5 B! g" w1 S6 \8 F+ Y 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 & @2 p# i5 a" q7 a u }
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 3 B4 o! g6 Y2 s& n. k
9、与本职工作有关的表格。
% _4 y+ M- S% @4 \' \* `8 N3 f 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。3 L" a2 B3 O# \& }$ s8 d# M2 K
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