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如何打理你的工作环境?

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秘园老董 发表于 2009-5-10 20:43:12 | 显示全部楼层 |阅读模式

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杂乱无章的工作环境最易使人遗忘重要的事情或物件，以致丢三落四，顾此失彼，从而加重这样的环境本身带给你的烦躁情绪――如此一来，工作效率高低不说，连自己的健康看来也得赔在里边了。

因此，整顿工作环境是效率专家们最常提出的（也是非常重要的）建议之一。不同版本的“5S”、“5C”被人津津乐道。但我也发觉，什么东西只要一加归纳，一用缩写，就立即变成了“学院派”的专利，也就神秘得不知所云了。（有几个人能说出“54321办公室”是管什么的？）

因此，还是让我们从看得懂的步骤开始吧。

移除

对待一个“百宝堆”式的办公桌、书架或柜橱，最好的方法就是先将上面、里边的东西一股脑地堆在房间的最显眼处。不用这个方法，你整理起来会束手束脚，患得患失。

    当然，轻拿轻放还是要的。总不能“泼洗澡水泼掉了孩子”。

   整理
            　　
    以大刀阔斧的精神对“百宝堆”的物件进行整理分类。以两秒种一件的速度，迅速将其分为“无用”、“？”和“有用”三堆；再对“有用”的一堆重做一次，只留下“绝对必需”的物品。

在面对每一个“有用”的物件时，要不断地问自己这样两个问题：
“我上次用它是在什么时候？”――如果答案是“一年以前”，那么绝对不是“必需”用品――立即把它放入“？”一堆。

“我多久会用上一次？”――如果答案不是“至少一周一次”，那么也不是“必需”用品――也把它放入“？”一堆。

拣出了自己绝对必需物品之后，整理工作的重点就该轮到“？”一堆了。这其实是这一阶段的重头，因为这一堆肯定是最大的。

    在整理过程中，要将它们再分作“收藏”、“送人”和“无用”三堆。千万不要被“这玩意真好玩”、“挺值钱的”或是“说不准可以传给儿子”之类的想法诱惑，因为所有这些，只是说明了东西本身可能的价值，而不是对你来说的价值（使用价值）。如果你想收藏，就把它们放在一个统一的牢靠的地方，并登记造册；如果你觉得“不值得那么麻烦”，那么说明这东西根本就没有留着的价值，还是尽快扔掉或送人为好。
    经过这番工作，该送的送，该扔的扔，东西一少，心情会首先不知不觉地好起来。不信？你试试看。
            　　
    清洁
            　　
    这一步很好理解，就是把环境和所有不要扔的物品清扫、擦拭干净。工作虽然繁琐，但也许可以请人代劳。别以为只有有下属的人可以这样做，如果工作实在太忙，没有下属的人可以去请钟点工。

定位

东西是否有用，全赖于你在要用的时候能够及时找到。这里，要借用一个管理工学的概念：可视化，即标明所有可以确定标明的物品的用途、用法及注意事项。

用在办公室，就是要标明每个文件柜（包括隔层）、每个文件盒、每个文件夹甚至办公桌的每个抽屉的用途及所放置的文件物品。为了美观起见，标签不必象厂区那样大，有条件的还可订制小型铜制铭牌。

这样做的目的其实是双重的：不仅可以使你及时找到要找的东西，也可提醒你用完后放回原处。（想想，你大概不会将写有内容的记事本放入一个标明是“文具”抽屉中，但如没有标明，那可就难说了。）

剩下的就是养成习惯，我们不再作为一个步骤列出。一开始肯定不太习惯，但强迫成习惯，习惯成自然。“人是习惯的奴隶”，我们总希望是些好的习惯。 ( Y, Z' @9 L! S0 S' \