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一.总则 . W$ V7 W, a: \. R) F& S, m1 w% o
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
& x% \4 y0 l7 P. } 本办法适用于全公司各部门。 3 \- X; ~9 E7 f
二.对外接待范围 ! U2 H9 l; d) ~* o4 [
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
( [7 p9 y1 L4 e6 r/ G 接待的对象分为内宾和外宾。
, ~3 C3 D; y4 ~0 G 三.对外接待部门 , v& }( x o7 I5 w# o3 u7 q
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
5 G( M( x5 O' K, S( e8 X: V 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
& b6 h2 c% j' P6 l 四.对外接待原则 6 [( M* \- B2 l2 H5 I
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 , ] w; O& f& r; `% D" C7 c, U
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 ( p+ \) y6 F# b' ^
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 : R- Y; j3 @ M \! L# p
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 ; z6 M I0 C4 x* h% w9 `7 Q
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 - R1 I' h( h' R/ p/ w. b! }6 N7 e
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 * K* f5 ~. ^7 O4 ]
五.接待规格的确定。
, T3 ?( k: O0 i" |1 f) k 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 , u% i" z: i9 f* z; A3 i: t
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 8 t+ Q$ F$ E, X D
六.接待礼仪
% N4 u, q1 I& m: q 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 / a9 w4 P/ o1 x: U5 `0 k
2.接待：主动起迎，问明来意。 4 }# l. m. ]# L: y# s
3.安排交谈地点： 1 h( ]9 z* k5 O1 w0 l ^% c/ Q' e
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 1 C8 e* W: M/ L! v& L2 e& Q# v
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； ( M7 W: [2 f* P: n5 P6 S
⑶切忌让客人久候而无人问津。 * Y5 @: n3 W) W, V+ {
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 0 T( B2 c2 T( d8 n/ {. [4 s
七.引见。 * k1 {7 A4 a. v
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 4 b3 T& X8 \9 `7 h8 Q. w
引见顺序； 8 O7 N2 c7 [) w. L& P/ |
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； / ]; t) n/ \/ H! Z
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
+ |: I9 e4 L. j ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
: W& m; Z5 t+ f! E$ y* I ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
- U) _/ |9 o( e6 j7 Y9 ~/ R 八.行路。 ' ^, C2 G6 o+ o3 d+ {( L' T# u
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 3 O! y4 y# ^3 }$ j
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
) z* e8 {9 M" l/ G( y! z2 f 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
3 t* t( @2 }! j) D9 g! h8 k5 h 九.其他。
9 h7 W: ]. C9 }% Y; y6 ]4 y1 u v1 `% E 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； , k$ k' l& b9 o) ?2 S Q
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
( z! Y1 H* T8 y: O 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
( l4 ^! A( b. w1 @, _4 u 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
3 g u$ p5 N! ` ㈠接待内宾。 & }; m5 c. q: j! s8 N E' ?, E$ N& X
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 ' J% `0 R$ g# q5 |. y3 h
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
/ b- N2 [ a9 |0 C" z d2 [ 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
: D8 U/ P9 j1 x* C+ m2 O n# a 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
' u( o& `/ s1 f9 ?+ f7 H3 B 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 ! D n: u- T, ^: C% o) L
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 # o1 \" Y ^1 s# v: P/ o
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 . v" v7 T- T7 y8 Z5 Q8 G L
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 + x0 i% L3 t- C: X K2 A
㈡接待来宾。
9 m2 A7 ^1 Z" h1 Q 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： ) m; m+ T- a' f& d, N6 l# O
迎送。 : [" X$ \# U! @* M. ~
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
) C" G3 r. q6 o# k+ K1 n1 t 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 5 Z. I" }+ n" K) G* e
会见会谈。
8 p x9 @1 Q, [ 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 5 G2 ?7 P9 j5 C( Y" ^1 l
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
) Y, O5 ?2 @2 M" G9 b' }2 S! k/ i 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 $ _+ K& Q P7 x2 X8 I
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 5 r; B1 D/ E }( P! E& e5 d; H3 Q
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 2 P! ^* Q* \: }) p2 {
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 2 x1 c' d9 q1 j- b. T
宴请。
& Y: x+ [' c2 h$ f A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
" w) c# \1 d! R8 D/ H& r B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 - M' @- q+ r `
文艺晚会。
+ M7 h0 O) E, O% Y6 B, a3 y: l: X 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 , } r9 ^3 I) b/ T6 _
参观游览。 1 K% l# e; T5 p" F
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
0 M1 j+ x2 z. i5 `) A% D9 Q 接待标准
# Z! P# p( @0 D ⑴用餐标准。
( T2 X: X9 a/ k/ P, b) v( L 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
' R5 Y# t0 o* V, v. Z% p 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
& a# p ` s9 W& H' a 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
" }3 \ G0 g( \* ~7 m 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
( Q t) {- [; \1 _ 5、常客 员工标准 $ B) o. Q9 c6 D" u
(2)住宿安排。
# }8 t6 e- a( I* J% d 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
1 X" X" C& D1 n- B( x. L& ^5 a 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 8 B9 `/ ]' i6 p: `* C$ B3 T
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。3 D9 N8 V2 k( I8 A
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