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, H6 s' u9 y- K 一.总则 , r# x5 u& `& E! h+ g' C( Y
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
+ |% a" B [/ ]! ]; b- ~1 L/ q 本办法适用于全公司各部门。 5 p$ x4 u8 \6 F2 {* i$ f
二.对外接待范围 8 l! ~' ]0 A8 [* m, Y/ x
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 # G! ^! p2 ~- G3 e0 Z: t
接待的对象分为内宾和外宾。
: g6 N# B" ?' [ 三.对外接待部门 . ^: S1 r! q' |2 p! A# Z2 t8 s. j9 h
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 $ \% J) E- o" G
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
6 Z B8 [ `3 T; p: {0 f5 z# R& ^, U 四.对外接待原则
" [- k. ~' K5 a4 ^1 k9 @% a 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
* P8 S' `6 v, G, B. c 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 # @' L: ?- ? R) F6 X
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
9 [5 `& ~* I9 C9 N 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
( `2 n- a9 B5 Z3 I8 i- a 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 $ l$ j4 j5 e: W0 x/ D( ~& r
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 & B( o; P1 J4 c$ m& I
五.接待规格的确定。 ) I6 ^3 f# A; p$ a' V
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 * ~% r+ q n; V: P
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
, P( m3 D. y' v# d' j& i* | 六.接待礼仪 4 J+ ^ p. e9 r8 E1 Y. R! K$ m6 p
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
& z, G) l5 k, v, a5 L, V7 F 2.接待：主动起迎，问明来意。 0 \/ Z7 b, a" A. q* y
3.安排交谈地点：
5 E" `7 q" Y3 }* p8 Y3 j( I( K' g ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
5 ]$ m& p5 N' {) V% F ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； & ]) \! m( N9 \ @, c' q" H
⑶切忌让客人久候而无人问津。
3 b m" m) N) g1 f) [ ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
4 N! b* ^2 d. [* {8 s 七.引见。
6 T8 t7 f% x( C) i Q 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
6 `) ^0 y( j5 z5 x- g 引见顺序；
) U- _) U9 ?+ a7 {3 T; S/ u ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； / N# Y, p- n6 f
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 5 E ^3 l: p6 q. e3 |" S {
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 ( l9 h, g& K& H# A9 V8 O8 m
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
$ B1 Y! Q- j7 P# O 八.行路。 % Q' ]: r- N* d) X
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 4 k+ s" D1 T( `4 P' w" j
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
# k- s0 M: F8 J3 c: ~ 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
6 T# g# d( D1 X 九.其他。
" B$ z6 B* I; T/ h 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 6 Q8 |: o6 g+ Q3 c0 t2 j
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； & D! Y- Z0 G6 u9 A! z5 h* v
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
1 z1 t& n4 z1 |" E0 p$ ^, [/ } 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 9 Z7 P i0 ?% V2 y
㈠接待内宾。
' e! Y6 i4 e6 G) r 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 1 U) H1 |; L: U2 R2 N
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 + c. ]5 L" J. [- F3 N
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 8 l3 g5 s( L7 u3 n8 D
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 / m. X+ Q3 {1 t( K2 F' {) A
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
) m6 G8 k# F. w" |# A 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
& v' S3 a7 {2 f) c$ F6 [ 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
$ j5 r3 t, ]% t 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
5 _9 m6 u4 g/ C4 C ㈡接待来宾。
9 P) U% @0 K& l+ M8 `1 l 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： ! C+ F$ {( t" P0 q2 l& M! R) G
迎送。
. c @+ j5 _' H! W* B, e) Y: d 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 ; `& x. h- z: w% r* B5 R* g& t
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
1 @" P+ [4 x% Q* }0 F9 J 会见会谈。
Y5 @% ~% ]% c 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
1 M4 p( F# a; }6 ` 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
' L+ \7 T. m& ~; y 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 4 ^, D; I, y! N) L
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 - @' }0 r( s1 U1 ?
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 0 U- h& k Z# ^
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 ! s+ s6 O1 l: S% ~( ~+ J( K
宴请。
w* q/ i% x/ j A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
5 R \' y3 j: \7 [- Y' O B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 ( b4 M2 j+ e9 S7 U, c
文艺晚会。 9 j% y9 e1 ~& @" c; c# y
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 - ~" l. k0 b( N& t+ g" N- j
参观游览。 6 Q0 o( |' E) s5 E% r
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 # P! D u: U3 ~ U
接待标准
4 l' q) r4 E" b y7 d5 j* } ⑴用餐标准。 / ^+ H* U8 |8 h* l( b
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 - G f, w# J) b- q) D: F0 R# ~. O2 @
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 * `6 Z* p1 e4 P8 @; V0 {
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 % E* W _: R/ l- e+ m& y8 {8 d
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
( P/ X8 H1 [. }+ u: \% P 5、常客 员工标准
6 o1 \4 t5 c: `3 \" \0 Z \! L (2)住宿安排。
, b( R0 y7 o4 Z8 q 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
' V" V! h& k$ J/ P3 i 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
@- Y: h9 | ^6 b, p Z 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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