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/ m* c' d3 w: R* j 一.总则 ; x0 G$ n6 a2 W1 q! @2 X- s
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
( T6 Q9 F8 [; v1 U 本办法适用于全公司各部门。
! G& p, t z: T6 g 二.对外接待范围 . [8 I+ h `" W5 M% {
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 1 h5 Q$ v. Z4 ^' q: n' L/ D
接待的对象分为内宾和外宾。
- j" b; \& h# d) L 三.对外接待部门
1 ^1 o, e a, X$ i+ f 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 2 m3 b- @5 r( x
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 8 E$ h/ R5 ?* Z6 [
四.对外接待原则
- `6 s" [' u7 m$ P8 d 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
* }7 d' N) l; ^1 ~4 ]+ F* { 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
* O7 c5 u3 z% u- K6 ~- S% X 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
3 o# U) v9 R8 Z" X; k; a1 f 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 6 t4 Y1 y/ C( ~7 X2 C
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
0 E! ^" w. ^8 j: D7 G 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 ! P. Y2 r, G: L3 ]
五.接待规格的确定。 ) F2 v3 _5 s% N1 O! K# a# |: S, O
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 " C" y7 k# o! |) h1 ^) ~
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 ( G: X; [% L+ w+ o+ \8 V
六.接待礼仪
+ X9 _, M) F0 j4 B3 M: e 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 5 s$ N4 w$ R+ d$ q4 G) `
2.接待：主动起迎，问明来意。
- G% F8 V* G2 o. j2 x 3.安排交谈地点：
! }, C# G% _" Y( a ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； * b# L4 v0 o+ T) I
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
% b# B1 \. z* e& `" Y! ] ⑶切忌让客人久候而无人问津。
3 E- B# p% ~9 @4 g6 W) x9 I1 q ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 9 V8 h" d, q( }! X
七.引见。 - j# C+ e! O8 m3 F' Z. l
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
7 G9 C& P! {! Z1 _8 R. } k1 H' O 引见顺序；
f8 @4 G0 ~# c) T: t# e9 t2 s ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； _! g# {- x- d8 r: B; S
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； ) Y, t6 G( [8 j7 s
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
/ c9 u' i/ T2 k1 U% m ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 7 V: h p9 c1 L3 C3 E" C
八.行路。 : |2 y! F1 U6 u2 T; v8 R
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
. `& g3 v( F6 V& m! [3 _& r 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
% ^& f/ B) \( |% q 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
3 [- e! Q* F5 R: |1 K- u 九.其他。 $ J; X& z$ M m6 e
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
& k; r% c* g' W8 J6 [ 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 2 U6 e; }1 v6 z
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
8 c) J' Z! z7 _3 z0 X \- U 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 9 L' i6 \0 K) r5 u+ K* P: t# X
㈠接待内宾。 . J5 P+ d' V# b, l- a8 i$ ^% \9 Q9 P
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
9 [3 Q2 C" I2 Z2 d% | 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
& Y2 q8 ^, w0 _' E# h6 x 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
7 ?5 ?* r4 n% U+ s 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
0 V' b8 D% K) Z- f4 a; w 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 * U: u2 w& u n- Q' U
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 T: b2 }: H' E$ e
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 0 i' p1 j7 \$ t6 h
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 * B; E: d5 y {' t9 s, c
㈡接待来宾。
+ P. C' V, b/ w' Q$ w5 Q6 Z, v1 I 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
W Z6 T$ O3 ?7 {7 B; l' j H g 迎送。
7 ?8 G5 `0 a+ P8 \! f$ C 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
+ f) M' s5 x. d! H0 F# V }2 |7 K' d: Z 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
6 q5 p* W& z; R* s: y5 b 会见会谈。
* z0 q* e; b( b) s& ^. F 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
' e. f9 g- Z2 h0 S1 D4 h 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 5 H3 m% j/ p U# R
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
# |3 X7 O: n9 S: k9 a 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 & Z$ |, K- |: A5 ]" z
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
2 l% Y8 b; \0 j9 K+ U4 ^" x 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 ; H2 _8 D9 a; @0 g) |
宴请。 5 ]! X+ ~2 F$ H# V/ m, G- ~
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
& S* u% ]6 K$ G4 J4 A1 f2 f B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 2 A$ \6 Z2 O/ z! m Q8 s7 n0 N
文艺晚会。
9 O `8 Z7 _* y7 c1 Q! g 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
+ Z3 m& x3 t% I$ f# L 参观游览。 9 ]0 u# J0 `1 B
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 2 w7 S2 \ @! P! q
接待标准 $ ? ~: n9 G! G( x( V" v$ @) F
⑴用餐标准。 4 j2 C9 t: C9 e5 N5 g/ b
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
# p: _; r8 [ v* G3 j& B 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
# ?6 i6 F, y9 T) E+ J" G0 n 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
" ?2 ~/ p; z! U2 Y/ g% v* S) q 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
, o# _5 V3 ?6 z! K+ Z0 z' W 5、常客 员工标准
! ?. P( o' V6 z! A1 ?' u (2)住宿安排。
9 q$ R! e' g) j: K- N; z6 H 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 1 S" K9 t( j8 L) P: {9 Z
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 8 x( K9 v6 }1 s {' Y
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。" f) l Y( |1 \. X# k0 m6 }+ I7 X
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