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一.总则
) D1 M+ g1 x! u F; @, D: s 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 3 Z+ \# F) C2 |# ^- b$ S7 q
本办法适用于全公司各部门。 ) K& _; x& Z5 W8 W# Y6 M
二.对外接待范围 & D. r# ?! K) x. y4 O" G
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
- I! g) f: h1 ?9 `) ] 接待的对象分为内宾和外宾。
2 O$ N4 L$ r. h& O7 ` T) ?2 Q 三.对外接待部门 5 h0 S% J9 A# A
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
3 B) r: G' G: ?8 E& d, D n 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 ( m2 W* {" ^/ m' N' b# V- d
四.对外接待原则 9 `9 A# ?. I- o4 q% |
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
& \" I, L6 w1 t# {. P; W 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
* }1 _! Y7 U: {( } 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
8 d) V& G' M( O3 n: M 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 , G3 \% N, b& M y
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
. M$ y; B$ M b" { 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 1 s; a5 @; F5 ^. G. Q
五.接待规格的确定。
) H7 ^. C* ~$ F7 Y% g 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 7 Q9 D) I+ R. S$ v! D( V
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 / N: O/ b# q4 b- o% W; b
六.接待礼仪 3 i8 z6 W5 b4 `. m& D
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
7 N3 s9 }2 i' l5 k. x 2.接待：主动起迎，问明来意。 2 C% d( z6 y' ?! K ]& R; i+ f8 U
3.安排交谈地点：
# ?' w/ r8 T5 A- @1 t ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； # d U3 o7 |. D
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； " p: ?( h5 x0 d/ k, \: V
⑶切忌让客人久候而无人问津。
/ B0 _/ i4 \6 M8 ^ ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
4 i2 }- a' y1 ^- U 七.引见。 2 Z( q/ p0 I% N* b6 w
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
) b& S2 \9 R/ s+ D' A+ { 引见顺序；
6 w2 X$ q* a: W* a) d. [7 ]' y) } ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； & {3 B/ M4 ?, K; G! ^+ O& D4 ]
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 0 q# l" S( b% @. o, a% m
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 ) f; ~+ y9 m9 v
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 ' u+ m; H3 n8 M
八.行路。
( Q" ]9 n2 |; y; H8 Z* N+ f6 h1 K 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
: B3 ^* D/ J. f/ c3 O4 s" h* R 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
# ^) i& U& J7 W* O$ g3 |2 a/ s" R( q 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
/ B2 V" _0 t1 T3 {- Z t* B 九.其他。
8 C% u- a3 {" N0 ~, U 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； # @' k- M# Q5 s$ B+ w& q
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
& k: g9 {/ k. D0 ^2 h8 B 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 ( h: |6 A( L- O5 v
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 ! g6 t' R3 T" n9 i' |( l
㈠接待内宾。
1 f, n/ @0 H6 q+ T 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 4 c7 [6 s4 F {1 q. o4 X6 R
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 8 O2 }9 k1 t3 C% { d* }
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
1 Z1 t G/ j1 `+ m# v* R 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
- Y* K0 K7 S! J8 C4 @# Y 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
) o1 }! E8 H4 g5 g& P3 d 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
! i: W6 t9 U' H/ d7 R- M 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 9 G6 v1 t+ l% x/ }5 v8 T
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 ! p$ S I) b! j+ g8 G3 @; m0 ?
㈡接待来宾。
( h. G7 r9 J6 ~8 B 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： $ p1 J# q8 k7 {
迎送。 % A( |6 ?/ V5 H& P# d/ A: M
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
' f/ W, Q4 S. ~9 V. {) J" Y 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 9 M5 a- ]* V5 _* v- d, I# ^
会见会谈。
4 v+ ?$ V4 X$ |" Z# j) m7 f 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 * f# K6 Y- o& w$ D' j
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
: A5 g4 W) B; U 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
! d. P& o2 U! h$ k9 J" E 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 - ] R! b2 y: S/ }+ f; M0 K
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 & [- `0 U! H! g6 I; \2 u5 O# d
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
7 y! M& W& T1 U 宴请。 4 @ F. e; R6 W7 L4 A$ {* V
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
! ?6 R1 {# u* X* W1 f' f G- E B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 6 i7 ~; Z+ }( |* k& L o
文艺晚会。 * }0 v: W! A( l( P$ s( P) J$ l3 ^1 z
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 ) f5 k8 Y+ u' W2 f6 k
参观游览。
. {/ y) |' ~* O/ d# j" G5 N$ x 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
) @/ s5 p$ V+ T& i5 D4 t9 A 接待标准 8 ?0 R3 D; Z8 v: t
⑴用餐标准。
! X: R4 M% f/ i$ B- h5 K X6 a 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
0 E+ q8 R9 V4 a5 D# R8 ~7 j( ~ 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
; a3 }' _) a9 q5 U. _4 J4 B 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 2 c) ^. r: l; h2 d1 k* L4 a" Y( W
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 : ], I& c& c$ h D' i
5、常客 员工标准
$ R M9 `4 z3 ~0 g) L- G (2)住宿安排。
7 O! M, z' T# ~8 m 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
; ^. b1 `4 O3 P0 f& I# ~4 a. r2 |; X 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
Z: L$ f7 w! J! X' w6 {1 ` 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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