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一.总则 ! ^0 L, H' G' _* c$ I3 T
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 ) t' w/ y+ [2 w9 n* C5 N
本办法适用于全公司各部门。
/ J0 V& e% m2 }; Z. {& v 二.对外接待范围
" N; F. K' J3 o6 O, h# W& N 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 - o/ b7 |0 _, Z. U, _
接待的对象分为内宾和外宾。 9 Q. [: h: X6 [6 c
三.对外接待部门 " q& y) d8 x: {
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 " Q" M# a5 T' _( Z8 i
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
: i# I/ O( W# c2 O8 z 四.对外接待原则
9 v, x l. }7 C6 [8 m, O p 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
: I; h4 b# t/ d8 L/ k 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
; v. i* r) `* u6 k4 T+ B- \ 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 8 f9 J1 X0 a; O/ {# ~- y! ~
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 ) B" ]0 }- `; ?8 A' v
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 2 v5 }, d2 c$ @7 Y- b; w9 `; }
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
% b: {* [# N) S- p" V- y 五.接待规格的确定。
* F( f0 _9 e% K+ s 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 1 t9 i: X2 {+ E. j3 n `
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 8 O n) x% ?8 b2 ^
六.接待礼仪 ( x ^" b6 V: S) A' H
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
( {. u, ^1 B8 H0 U1 _+ H 2.接待：主动起迎，问明来意。 ' |5 Y% ^- R" q& m5 h& {3 T5 u; R
3.安排交谈地点： 8 q0 c) p. P1 [; Y
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； - Y, N P6 G8 h: }
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 3 C u$ ]) e6 ]3 ^& i* [) ~/ O
⑶切忌让客人久候而无人问津。
& p8 {0 u$ [2 z" f" o9 B! `* L ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 9 |0 S$ Y: O ~, p! a% J& R
七.引见。
8 p. h. O9 Y6 X' y 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
# Y. T! ~" C0 p! R8 C2 O 引见顺序；
1 e2 \! k/ M! B6 Y9 h2 O ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
Q5 V$ \# u; u; a! H7 S! E; o b ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； & p) h8 {9 L/ S; x. u
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 4 w% q5 w' r9 _
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
$ g% Y j% _; x 八.行路。
% [$ T& h" q% A" `4 U4 z 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； & y. M2 ?' k4 G+ x# G
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； ; L/ ]4 K5 K$ G
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 / l2 y* W# s; i ~* |* G
九.其他。 M% i" }! z3 t6 M# J) b8 _
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
7 a0 w4 A$ y8 L( d4 I$ A 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； @) k0 N8 y# d: H5 e$ h
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
+ U% B7 h5 w3 ]% }: @, O 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
+ D. }5 o/ \* h( d5 [/ A. \" b ㈠接待内宾。 ' \- C! c9 o2 ^8 j+ A
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
& M1 W. l& I, n 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 . m5 H% d$ g1 d- K3 O2 g# z! c
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
% }& u) M& D& L 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 6 g) h4 k" F/ f3 _# B& u0 H- i% @
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
' H! P9 E3 D3 n, t: `( x 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
) P) b" S+ W- d8 M' a9 G _8 v) G3 n 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 ( V5 o7 ]* a0 I% m% n3 N, V$ F" ^
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 9 B8 n S% d6 C% @! o, \& }- i
㈡接待来宾。 ) h9 \! p! w* G& y: J7 |
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
; F# A9 P" h) g- o1 E/ m 迎送。 ' j1 ]3 o! ]: F9 y0 V7 v# t( s( X9 q! \
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 - y' u, i3 U' o# ]. s. P& R5 ]: Z4 ?5 B
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
* y+ q( M7 x" J0 C% S 会见会谈。
2 D& H* W* R2 E/ ]4 z 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
/ Q5 U! @; C9 x1 A+ \; z+ e 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 $ Z0 d8 S- O0 {( U: v6 {
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 . Y7 \" H: E/ A4 q% R, \
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
: Z' f L: j5 |: T; ^ 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
! d5 b. k5 {' r( C( y0 l. _+ z 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 * _- \- ~& _5 G8 f8 {7 H0 O9 F+ J
宴请。
0 T$ n2 P) R0 h3 [4 L f5 D7 `( M4 N A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
; B- W% i$ B- g B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
% b) x# Y/ Z* ^1 ] 文艺晚会。 ( L8 C0 ?) |0 z! \ |) I8 S
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
( S% \3 |7 W- i7 l" E# D+ i8 i 参观游览。 ' P/ t0 J. u8 B3 X0 }& C/ F6 G7 ^1 e
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 7 [' F% p' j/ [' t2 j4 D3 k
接待标准 ) G( ]' _- v0 b: h- O3 q- z
⑴用餐标准。
3 q; m0 e, |# }0 P 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
" _2 W$ w: ]8 u5 y$ K& t' X 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
6 [3 |7 G/ W" w2 D" a 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
9 I9 N6 N2 v' p6 B3 @% S 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
3 j# x3 N" p* \1 g 5、常客 员工标准
p% w7 h, Y3 f( N7 [; w (2)住宿安排。 4 S$ a; z4 f$ f& }2 G
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 # y+ `+ z# H' C$ R6 c2 o% W
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 8 H9 {' U- `$ W2 c
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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