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创业阶段怎样开一个高效会议

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秘园老董 发表于 2009-5-10 20:42:17 | 显示全部楼层 |阅读模式

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会议，会议，会议。整天都是会议，烦死了。几乎每一个在创业公司里呆过的员工都有类似的感觉。是的，大多数时候，创业公司的生活就象一场没有止尽的马拉松会议。也许，许多人对此大解不惑，员工手头有那么多的事情要做，他们却要整天束缚在一些甬长的会议上，他们何时才能完成手头的实际工作呢？实际上，在创业公司里，许多会议是低效率的，它们浪费了我们宝贵的时间。但是，我们又不得不承认，有些会议对推动公司不断地向前发展确实是非常关键的，特别是在公司处于发展时期的重要关头。我们面临的问题在于，我们如何才能开一个高效的会议，而且我们要保证所开的这些会议有成效。
　　
我们必须要明白，富有成效的会议不仅仅是为了开会，而是为了解决实际问题。其实，只要我们仔细想一想，就会发现开一个富有成效的会议有很多常人忽略的学问。以下是一些简单的小窍门，您只要运用得当，可以保证您和您的同事在会议上付出的宝贵时间得到最大的回报。

    第一，务必清楚地说出您为什么开这个会议。
            　　
    请把会议的目的、您希望会议所能达到的效果和参加会议人员需要带的资料输入会议通知表，然后把通知表分发给参加会议的每一个人。微软的OUTLOOK，和其他软件公司的工作计划工具都有会议通知的功能区。
            　　
    弄清开会的确切目的，可以帮助您决定是否真的需要开一个会议，而且还可以让您的团队知道这次会议能给他带来什么。所以，无论您什么时候开会，请务必突出会议日程的安排和会议的目的。通常，我们在会议室里开市场营销会议时，会议的组织者常会提前告诉我们开会需要取得何种效果，能够解决什么问题，而且常常会提醒我们检查会议的日程。

第二，准时出席会议。

在那些初创业的公司里，这一点需要反复强调。如果您接受了参加一个会议的邀请函，但是您不能准时出席，那么请您提前告诉会议的组织者。

    第三，准时开会。
            　　
    请于会议预定开始的时间宣布开会。千万不要等候那些迟到者，除非您有非常重要的消息要向他们宣布。不要为了那些开会拖拉者而再次重复会议的内容。这只会让他们觉得他们的不礼貌行为是有理的。
            　　
    另外一个值得会议组织者注意的是，喝咖啡饮料和吃点心的休息时间往往是阻碍会议准时开始的一个重要因素。如果出席会议的成员一定要带一些吃的、喝的东西来开会，那么，您应提醒他们在会议开始前就把小吃和饮料带来，而不是在会议开始时才去拿。让一切事情按部就班的最好方法就是在开会当中，由会议组织者出款招待与会者，这样大家就不会离座位去吃东西，影响会议的连续性和效果。

第四，制订一份周到的会议日程表，并且遵循它。

    这将让您很快地达到会议的目的，而且将助您获得预期的效果。开会当中，您可以不时抽出一些时间来检查日程表上的每一项，努力在事先规定的时间内把会议讨论推向高潮，并及时结束会议。如果您觉得还有一些问题不得不需要延长讨论时，那么请设定一个讨论的时间限制，尽量使讨论的内容紧扣中心议题。
            　　
    有时，与会者自己有个人的工作日程表，那么您最好在合适的时间，逐一问一问他们，这样，您可以更加合理地安排您的开会时间。如果会议进行当中出现一个新的问题，请立即把它加入“有待解决的事情”列表中，等会议结束后再选一个合适的时间和地点，请与会有关成员对它进行讨论。

    第五，提前发放会议材料。
            　　
    务必保证所有的文件或材料在会议开始前提前送到与会者手里。他们可以有足够的时间思考和消化这些材料。千万不要人为地生造一个类似图书馆的氛围环境（欧美人士称之为“图书馆效果”），因为在这种氛围下，每个人都象第一次到图书馆借书的读者一样，不知道会议的主题，他们在会上第一次拿到开会的材料，然后才开始阅读，结果，浪费了许多宝贵的开会时间。

    第六，准时结束会议。
            　　
    如果您需要延长会议，请另外安排当天或当周的其他时间，与会者则无须重新安排他们正进行的计划。如果您以这种方式去做，您下次开会时，既不会忘了日程也不会迟到。

第七，不要接受双重的会议邀请。

如果您不能出席会议，请说“不”9:38 2004-10-15，并且告诉会议组织者不能出席的原因。（别忘了，在微软的OUTLOOK上有回复功能。）如果会议一定要您参加，那么，请您叫会议组织者重新安排会议日期。而且，请在两次会议之间为自己留出一些时间，因为当会议一个一个接踵而来时，您会发觉在开完第一个会议后再准时出席第二个会议是非常困难的。

    第八，选择一个舒适的开会地点，提前预定好一个适合开会的房间。
            　　
    也许您曾经见过那些“会议游牧族”，他们象吉普赛人一样从一个地方飞到另一个地方，急匆匆地寻找开会的地方，非常狼狈。所以，您提前做一个订房计划，那么，您和您的同事将会有一个高效率的富有成果的会议。

最后，开会当中，请全体与会成员关掉手机，避免受外界的影响。 - d, M0 W# m* j+ }! o8 w$ A8 m