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一个组织机构（或系统）的功能，是指这一组织机构所具有的能力和作用的总和，是组织机构所能发挥的全部效能与作用的概括。功能是由组织机构的内在的素质及其结构所决定的。当某一组织机构建立的时候，它的功能基本上也就被确定了，而且一般不宜以人们的主观意志去随意变动。比如军队具有作战的功能，如果要它去办外交、办企业，显然是不合理的。政府具有管理国家与建设国家的功能，如果让它像企业家那样，具体负责集资办工厂的功能，那显然是“小题大作”，不恰当的。
那么，秘书部门的基本功能是什么？简言之，主要是直接为领导机关与领导活动提供服务。由于秘书部门是领导机关的综合办事部门，是领导与外界接触的中介或桥梁，因之，它兼有综合协调的功能。
0 e6 n- b- c5 O. O2 f2 j; V9 R 秘书部门的基本功能，从纵向上看，可分为三个层次：
; {: m4 ~0 R' B: V( s( a 一是秘书部门的基本功能是“服务”。 ' z; y0 p9 `* Y
自古以来之所以要设置秘书部门，就是因为领导人的事务日繁，政务日重，需要有一个或大或小的机构，一批或多或少的秘书为之服务，以分担一部分事务性的、辅助性的工作。而从近代社会的发展来看，又出现一种趋向，就是一般领导机构越来越庞大，担任各种领导的官员越来越多，领导的职权越来越大，于是各级各种秘书机构也就随之而发展庞大起来。我们党多次强调“三服务”的秘书工作宗旨，就是从秘书部门的功能出发并反映了这一功能的。人们通常说秘书职业是服务性职业，秘书部门是服务性部门，秘书是服务人员，也是从其功能的角度讲的。
二是秘书部门的职业性功能是为领导工作服务的“辅助”功能，也就是通常所说的秘书是领导的“助手”的意思。 ; e* K+ X* \7 Z! H
前面讲秘书部门的基本功能是“服务”，但“服务”是一个可普遍用于许多行业的用语。邓小平同志说：“领导就是服务。”社会上几乎所有的职业都是直接或间接为他人服务、为人民服务的，但各行各业又都有自己的服务特点，或叫服务的特殊性。学校教师是通过教书育人体现为人民服务的，医生是通过治病救人体现为人民服务的，秘书部门则是通过做好领导的助手来体现为人民服务的。因此，秘书部门的功能是对领导工作起参谋助手作用的“辅助”功能。
三是秘书部门作为领导的助手的辅助功能的具体表现就是“左右手”。
( J; N* F- n" ]6 t1 Z% ?7 K1 |- A 因为助手的含义仍然较广，许多其他部门也是领导人的助手部门，例如宣传部门是领导在意识形态方面的助手，公安部门是领导在对敌斗争与保护社会治安方面的助手，就连副职领导对正职领导来说，也是辅助正职的助手。如果称秘书部门为领导的“左右手”，这就较之笼统地谈助手更明确了。辅助领导的助手很多，而“左右手”部门只此一家。“左右手”是形象化的语言，它说明的是秘书部门位居领导和领导机关的中枢，具有同领导“近身”的特点；同时也说明了秘书部门的重要性，领导如无左膀右臂的辅助，是不能顺利开展工作的。
根据以上所述，可再把秘书部门的功能归纳为：贴近领导，直接辅助领导，为领导服务。在秘书部门建立的时候，这个功能就基本确定了。以上主要是针对党政领导机构的秘书部门而讲的，然而这一秘书共性，对于其他秘书部门，例如企业、事业单位，甚至民间、私人秘书，也是基本符合的。" c* g& d4 Q% J7 ]) ]# o5 A
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