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0 Y1 R) c) I' P, M/ B 充分发挥秘书部门的职能作用，其相关因素是很多的，有内部的，有外部的，有领导方面的，有相关方面的，还有政策、规章方面的等因素。以下主要从秘书部门自身角度，提出几点： Q% C) o2 Q, ]2 |$ |4 ~# E6 w
（－）优化结构，发挥整体功能。进入社会主义市场经济的新时期，办公厅室事多人少的现象越来越严重，扩大编制、增加人员是不现实的，也未必能解决问题。唯一的正确出路是优化结构，发挥整体功能，产生1＋1〉2的效果。
首先要深化服务意识，自觉增强整体功能。秘书部门的性质和地位决定了它的工作操作上具有集合性，运转上具有整体性，从而决定了增强整体功能始终是它面临的重要课题。所谓整体功能，从系统论的角度讲，就是作为系统而存在的事物的各个组成要素，在有机联系基础上所形成的功能的总和。就其基本内容而言，是指它的各种功能与职能作用的有机结合，协同发挥。办公厅室的整体功能发挥得好，就会促进整个机构唱出“将相和”，形成一盘棋。
* E' r5 }2 u+ N) G g# e 增强办公厅室的整体功能，需要从三方面深化认识。
一是实施服务的内在要求。“三服务”在空间上具有完整性，在时间上具有连贯性，办公厅室内要不断优化整体的各组成要素，强化整体要素间的协调统一。
二是推进服务的主要措施。在当前跨世纪的历史关口，经济体制的转变关头，办公厅室搞好“三服务”必须把握改革、发展、稳定的最佳结合点，大局上需要整体的思维，经济上需要整体的举措，要求拓宽服务领域，优化服务手段，不断增强整体功能。
三是改进服务的有效措施。只有从实际和需要出发，用科学的创新精神，进一步完善服务的运作程序，突出服务的不同重点，强化服务的工作力度，提高服务的整体水平，不断增强整体功能。
其次要突出服务重点，努力发挥整体功能。秘书部门的服务工作，要在着眼全局上围绕中心，在统筹兼顾中突出重点，努力发挥整体功能。一要靠协调发挥整体功能。综合协调是发挥整体功能的基础，秘书部门及其内部的分支机构，如能职责清楚，体制合理，运作规范，并能有效地调动各方面的积极性，妥善处理各类错综复杂的矛盾，就能增强整体功能。二要靠参谋强化整体功能。参谋服务是秘书部门发挥整体功能的重点，因此要在“参”字上花力气，在“谋”字上下功夫。要摸清情况，参谋对路，综合到位，把政务服务作为发挥整体功能的重点。三要靠督查加大整体功能，真正做到抓大事，抓政策性问题，“批必查，查必果，果必报”。四要靠后勤保障整体功能，不断改善机关的工作条件，进一步增强机关与秘书人员的凝聚力和向心力。五要靠指导延伸整体功能。力争上级关怀指导，同时加强对下级秘书部门的指导，增进整个秘书系统的整体功能。
其三，努力优化秘书部门内部人员结构。要有熟悉政务的通才，善办事务的杂家，长于思考的参谋，快笔成文的秀才和办公自动化的技术专家等等各型人物。还要注意老中青、年龄、性别、文化、经历等的组成结构。
（二）优化目标，明确工作重点。秘书部门虽然具有“不管部”等特点，所管理、办理的事务很多很杂，秘书人员应当任劳任怨，努力做好。但从理论上与体制上讲，任何工作也都需有重点，才能提高效率。因此，作为秘书部门的上级领导人和秘书部门内的秘书长、办公厅主任等，无疑应当时刻考虑与紧紧掌握为本级领导服务的重点，而不宜包揽过宽。有的市县秘书长、办公室主任身兼五六十种职务，十处打锣九处在，终日忙于会议、会见、会餐，这样是难以完成主要职责的。
（三）优化环境，力争主动服务。秘书工作的环境要力求改善。为领导、为各部门、为人民群众服务，要力争主动。秘书要想绝对取得工作的主动权，是比较难的，但不可因存在着一定的“被动性”而不去主动工作。从科学的意义上说，任何工作都不可能是绝对主动的，认识了必然，掌握了规律，就会增加主动性。
# s! Z6 ~3 R8 L4 Q （四）优化制度，严格规范操作。中央提出的秘书工作要实现“三化”——规范化、制度化、科学化，反映了秘书工作的一条重要规律。
& |* A4 d3 x; O9 [ 秘书工作内容很繁杂，但从其工作程序和方法的角度加以研究，除技术性的工作外，主要有两种类型的工作：
一是程序化的工作。对于这类工作，只要建立健全程序，并严格按程序办事，就能驾轻就熟，把它做得符合要求。诸如办文有办文的一系列程序，国家颁布的《国家行政机关公文处理办法》就是集办文程序之大成，有些单位将它细化，拟制了十几个办文系列规范程序，如写有写的程序，阅有阅的规矩，核稿有核稿的手续，催办有催办的方法，以此来确保办文的质量。开会也有会务工作的大同小异的程序，各个会议的内容规模不同，但都有从制定会议预算、发送会议通知起始，直到会议开完，代表送走，纪要发出为止的一套工作，而这些工作基本上也是程序化了的。就连会场布置，台上、台下、进出口，声、水、光、电这一类事物的安排都要列上工作程序，才能做到万无一失。秘书参谋性的工作，同样有其内在的规律，都有一套科学的程序。比如领导决策应当遵循科学的、民主的决策程序，秘书如何为决策服务，就要精心做好收集信息、准备文件、应对咨询、事前协调、事后督查以及决策的事务工作。再如信息工作，从收集、鉴别、筛选、分类，到研究加工、编写、传输、归档或输入计算机，每一环节的程序与作法，都是有许多规矩和行之有效的办法可循的。让秘书工作尽可能地程序化，完善和熟悉程序，照程序办事，这是做好秘书工作的基本要求。
二是非程序化的工作。这是新老秘书感到最难的问题。处理这些工作的规律，就是“研究没有程序的程序”，摸透这类工作的情况，也就找到了带规律性的工作方法。所谓非程序化的工作，大致有三类，其实都是有迹可寻，有轨可循的。
1．领导临时突然交办的任务。这种任务常使秘书没有思想准备，以致手忙脚乱，不知所措。对付这类事务，只要加强对领导意图的研究，加强对实际情况的掌握，加强平时应急的一套信息资料、物质准备和人员组织准备，就不致于“临时抱佛脚”了。
2．天灾人祸等突发事故。这类事故虽然有时好像“不可知”，其实大都有其发生发展的内在因素，大都有一个从量变到质变的过程。以地震为例，人类今天还不可能准确预报它的时间和强度，但是某地是不是地震区，则是可知的。认识了这一点，这些地区的秘书部门，就建立了一旦遇上大地震时的应急机制和措施，如通讯联络怎样办、领导指挥所设到哪里、怎样调集救援力量等。再如社会某些成员闹事，则更有一个较长时期的积累过程，貌似突发偶然，其实都有它的内在原因。如能及早协助领导做工作，就能保证社会的安定。再如，易发生工伤事故的工厂，秘书工作中就必须有协助领导处理工伤事故的应急办法。所以，天灾人祸也是可以研究出“没有程序的程序”，使之尽可能实现处理程序化的。
3．新情况、新问题。在改革开放、市场经济情况下，我们确实会遇到许多新情况、新问题，既无现成的规章，又无成熟的经验。这才是秘书工作中的最大难点。大如宏观调控、通货膨胀、国有企业转制、职工下岗、人口控制、农业和农村建设等问题，具体如机关“文山会海”、形式主义等等，这些都是领导机关的大事，严格说来也都还需要探索实践去寻找最好的解决途径，而不是短期内能够根本解决的。秘书需要努力提高自身的素质，把很大的精力放到研究新情况、新问题上去，才能当好新时期领导的参谋助手。这类问题也有不少已被初步地或部分地认识，比如宏观调控要“软着陆”而不宜“硬着陆”之类。秘书应该深入研究和辅助领导按已知规律处理这些问题。对于完全生疏的问题，则只有通过实践去认识真理，检验真理，本着坚持真理修正错误的态度，兢兢业业探索前进。在新情况、新问题面前，马克思主义的唯物辩证法和历史唯物主义，是指导秘书寻求规律的重要法宝。只要情况 |
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