2、文字基础好就一定能写好机关文稿吗？
答：文字基础好，不一定能写好机关文稿，只能说具备了写好机关文稿的条件。为什么这样说呢？起草机关文稿固然离不开扎实的文字基础，包括怎样立意、怎样结构、怎样遣词造句等等，但光有这些还远远不够。作家、记者、语文教师们的文字基础好不好？当然好，但他们在其各自的领域尽可纵情发挥、占尽风骚，却未必能写好机关文稿。这是因为，机关文稿有其独特的性质、特点和作用，起草机关文稿有其独特的思维方式和写作要求，如果把握得不好、不准，即使你驾驭文字的能力再强，文章也未必能对得上路。而这种“把握”又非一朝一夕之功，要经过一定时间的观察、实践和积累才能完成。为此，有必要将机关文稿与其他文章的特点作一比较：
——作用不同。顾名思义，机关文稿是为领导活动和社会实践服务的，或作为决策的载体，或作为上呈下达的纽带，或作为工作实践的书面反映，因而具有较强的政治性、政策性和指导性、实用性。比如领导讲话和文件的作用，就是对某项工作或某项重大活动作出部署安排，调研报告的作用，是反映情况、分析问题、总结经验或教训，为决策提供依据。而其他文体如文学作品、理论文章、新闻报道等虽然都是为现实服务的，但都各自有其独特的作用，不可混为一谈。
——表达主体不同。机关文稿虽然由文字秘书执笔写作，但不能夹杂个人的感****彩，不能由个人想怎么写就怎么写，而必须按照领导的意图，站在一级党政组或一个部门的角度想问题和提出问题。当然，个人的思想觉悟水平、是非观念和好恶爱憎，会在写作过程中有所反映，但最终都得纳入正确的轨道，即充分体现党的路线方针政策，在政治上、立场上、方向上与上级保持一致，而不可能也不应该有个人的完全“自由”。退一步说，即使你在文稿中掺杂了某些个人的不同意见和看法，领导审稿把关时也会给你改掉。其他一些文体就不同了，文学作品可以直抒个人胸臆，学术研究意见可以坦陈一家之言，个人的情感和见解有着广阔的发挥空间。
——文章语句不同。人们常说机关文稿是“官样文章”，如果排除贬义的意思，或者它的确不存在那种令人讨厌的“八股调”，这一说法倒是不无道理的。有的同志进一步说：“官样文章”也就是“ ‘要’字文章”。意思是，机关文稿中“要”字出现的频率特别高，“要提高认识”、“要坚定信心”、“要真抓实干”、“要加强领导”等等。这也是情理之中的，因为领导讲话和文件都是用于对下级布置工作的，当然会更多地用到祈使式、号召式甚至是命令式语气。由此还决定了文章表达上的确定性，一就是一，二就是二，不能或者极少使用“大概”、“可能”之类的模糊语言。其他文体则不具备这种特点，不可能也不应该强制读者接受作者的观点，即便是比较严肃的理论探讨文章，也只能仁者见仁，智者见智，把自己的观点告诉读者就可以了，因而证据上也存在相对不确定性，如“笔者认为”、“我觉得”、“我建议”等等。
——语言风格不同。概括起来讲，机关文稿的语言风格应体现为严肃、通俗、明快、朴实、泼辣。所谓“严肃”，就是不脱离政治，不脱离上级大政方针和领导意图，不脱离客观实际，行文庄重得体，语句符合规范。所谓“通俗”，就是明明白白告诉人们要做什么、为什么要这样做和怎样做，使人一听就懂，而不能使用那些过于深奥的、人们不常见的和晦涩难懂的语言。有的初学写作的同志意识不到这一点，以为写得让人听不懂的才叫有学问、有水平、结果只能适得其反。所谓“明快”，就是要开门见山，干净利落，把话说到点子上，而不能拖泥带水，含糊其辞。所谓“朴实”，就是遣词造句要做到朴素、实在，不能堆砌华丽辞藻，不能滥用文学化语言。有的同志喜欢动不动来上几句“桃李盛开，春意盎然”、“秋风送爽、丹桂飘香”之类的句子，不是不可以用，关键看在什么场合、对什么对象用，用多了，用滥了，反而使人觉得别扭。所谓“泼辣”，就是语言要有针对性、穿透力，而不能吞吞吐吐、隔靴搔痒。这一点，与文学作品的生动形象、理论文章的严谨深邃又是大相迥异的。
把握好机关文稿与其他文体的种种不同，我们就会明白：文字基础好为什么不一定能写好机关文稿，同时也明白下一步该怎么做了。这里不妨再来点形象的说法：如果说文学是一个爱说爱笑爱哭爱闹的任性女孩，学术文章是一个一边咳嗽一边对真理穷追不舍的倔犟老头，新闻报道是一个擂着鼓吹着号到处跑来跑去的精壮小伙，那么，机关文稿就是一个表情严肃、不苟言笑、挥舞着令旗叱咤风云的将军。这种比喻未必恰当，我想说明的只是：文字必须适应不同文章的不同风格，这就同人们穿衣服一样，不同的人须用不同的尺寸、款式和颜色，否则就会显得不三不四、不伦不类。
3、什么叫“知识恐慌”？文字秘书为什么要有“知识恐慌”感？
答：所谓“知识恐慌”，指的是对于知识缺乏的一种恐惧、紧张感。有这种感觉其实是一件天大的好事，惟其有“恐慌”感，才会自觉加强学习，以丰富的知识积累去战胜这种“恐慌”。这一点，对于文字秘书尤为重要。细心观察一下就可以发现：没有哪位“大手笔”不是由于勤于学习、善于学习而成才的；反过来看，没有谁是不经勤奋学习、刻苦钻研而成为“大手笔”的。所以，作为一名文字秘书，不能不重视学习，不能不具备多方面的知识。不学不觉“恐慌”，越是勤学越觉“恐慌”，越是“恐慌”越逼迫自己勤学，这样方能日有所进，终成大器。
机关文稿无论领导讲话、重要文件、工作总结、调研文章等“大块头”文章，还是通知、批复、纪要、信息等“小块头”文章，都必然涉及到政治、经济、历史、哲学、文化、教育、法律乃至宗教、涉外、军事、保密、统一战线等多方面的知识，每一门知识又包括了方针政策、专用术语、不同时期的任务与要求等大量具体的知识。如果缺乏这些方面的知识，不仅材料写不下去、写不对路，还难免不说外行话，甚至还可能说错话。比如，起草领导在民族宗教工作会议上的讲话，就不能不了解党的民族宗教政策；起草政法工作方面的文件，就不能不熟悉有关法律法规包括必要的法律用语。这一点，对于党委、政府文字综合部门的工作人员成为重要。因为你的职能在于“综合”，而你的岗位所接触到的材料、信息又不同于专业部门，所以必须尽可能多地掌握相关的专业知识。也许有的同志会说，专业性会议上的领导讲和有关不对，因为部门起草好的稿子也要先经秘书核稿把关再送领导，如果你对该部门的工作常识一无所知，核稿把关就无从下手，甚至还可能把对的也改错了。更重要的是，如果领导对部门写的稿子不满意，要求秘书推到重写，而你百分之百是个“外行”，岂不是要干瞪眼了吗？
作为专业部门的秘书人员，也许你对部门工作的相关知识烂熟于心，但你也不能不了解其他有关方面的专门知识。因为一个部门的工作不可能孤立运行，而要在党委、政府统一领导下，与其他各部门各单位的工作协调、配合运行。比如公、检、法之间，财政、地税、国税之间，人民银行与各商业银行之间，行政执法部门与经济主管部门之间，各专业部门与党、政综合部门之间，部门与部门之间，党委各部门与政府各部门之间，都存在一种相互依存、相互配合、协调运作的关系。各部门文字材料所遵循的原则、方向是否大体协调一致，实际上是衡量一个地方政令是否畅通、机关工作是否富有效率的重要标志之一。如果各部门文秘人员不努力掌握多方面的知识，仅仅知道或者仅仅强调本部门的工作和利益重要，写起材料来各行其是，那就有可能出现政策打架、步调不一的现象，就会影响机关总体工作的有效运转。
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