(四)信函性文种的写法 1、函 函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。函的结构由标题、受文机关、正文和落款四部分构成: (1)标题 函的标题有两种形式:发文机关名称+事由+文种,如,苏州大学关于XXX的复函;事由+文种,如“关于恳求XXX的函”或“关于申请XXX的函”;“关于请求批准XXX的函”。 (2)受文机关:顶格加冒号写受文机关全称或规范性简称。 (3)正文: 开头概括交代发函的原因和目的,常用“现将有关问题说明如下:”、“现将有关问题复函如下:”等习惯用语过渡转入主体。 主体部分要简洁得体,问题、意见要写得明确。 结语。根据不同类型的函件事项,选择“特此函告”、“特此复函”等习惯用语结束正文。便函也可使用“此致.敬礼”等敬语。 落款。在右下方署明发文单位名称,加盖公章并在下面写明年、月、日期。
(五)其他常用应用文的写法 1、介绍信 介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用。 介绍信通常有两种形式: 普通介绍信。用公文纸书写: (1)在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字,字要比正文大些。 (2)联系单位或个人的称呼。 (3)被介绍人的姓名、身份、人数(派出人数较多,可写成“×××等×人”)。 (4)接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。 (5)本单位名称和写信日期,加盖公章。 带存根的印刷介绍信有规定格式,使用只须填上有关内容。 (1)存根部分简填,以便日后查考。 (2)本文部分要填写详细些。 (3)派人联系办理重要或保密事情,要注明被派人员的政治面貌、职务。 (4)重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字,有的还要限制有效期。 (5)除本文部分需加盖公章外,存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。
2、申请书 申请书是个人或集体向组织表达愿望,向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。申请书应把该写的问题写清楚,但也要注意精炼。申请书一般是一事一书。 (1)在申请书的第一行正中写申请书的名称。如:“入党(团)申请书”、“开业申请书”等,字体较正文稍大。 (2)写接受申请书的单位或有关负责同志的名称。 (3)写申请书的具体内容: 申请的事情或理由最好分段写,以便接受申请的一方把握要领。 申请的理由比较多,可以从几个方面、几个阶段谈认识。 (4)结尾写表示敬意的话,如“此致敬礼”、“请领导批准”等语,也可以不写。 (5)最后写申请人姓名或申请单位名称(加盖公章)和写申请书的日期。
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