(三)撰写汇报材料注意事项
撰写材料的人员就是文字美容师。工作时,就要像美容师打造材夜思帅哥一样精心打理经手的每一篇材料。【材夜思总是“五官精致、身段优美、皮肤白白、头发卷卷”,让人赏心悦目、割舍不下。写作材料也要如此,要有“闻之如是,也不觉神往”的意念,将材料写出“材夜思”效应。】
1.标题要醒目。就是要做到“五官精致”。大标题、一级标题、二级标题、三级标题就是材料的五官,尤其是大标题和一级标题是材料的眼睛。眼睛是心灵的窗口,脸是性格的版图,也就是说眼睛是对内心的反映,眼睛会说话,脸就生动起来。因此,要把最想表达的意思凝练到标题上来,让领导一目了然,准确理解汇报人最想表达的意见。
2.篇幅要得宜。就是要做到“身段优美”。最忌开头自然段过长,给人以压抑感。要注意各个章节的篇幅基本均匀,不要过短也不要过长,要有比例,做到序次分明。这里要提醒的是写文章有个潜gz,叫“无三不成篇”,就是说写了“一是、二是”,下面就没有了,给人以言犹未尽不完整之感,就是文章的缺憾。
3.印制要清爽。就是要做到“皮肤白白”。最忌发生排版、装订、纸张有污迹等低级错误,让领导心生厌恶。附件编好号码,列一个详细的目录清单。最好每份单独印制,以便领导翻阅。最好不要与汇报材料印制在一起,成了一本厚册子,增加领导翻阅查找的困难,以至心中不快,惹出无名火,无端添加了议题通过时的障碍。同时,表格要规范。最好采用八开印制,少用十六开,目的就是让人看的清楚。表格是制张口表(两头不封,主要用于可能还要发生变化事项,例如规划项目表、统计指标表),还是闭口表(两头封住,主要用于固化了的事项,例如既定的工作日程安排);要用A3纸印制开口表格,用A4纸印制闭口表格,一定要符合规范。
4.注解要充分。就是要做到“头发卷卷”。一般而言汇报材料因为汇报时间有限,篇幅不可能过长,因此,汇报时,还要掌握方法和技巧,要把许多要汇报的内容汇总到附件里去。这样就必须事先准备领导在听取汇报时,对某一问题突然发问,提出一系列问号,为此,必须未雨绸缪,对领导可能要发问的地方,事先准备时就把原文中的句号,改为问号,特别是有关数字计算、政策出处、外省市的情况等等,诸如此类,都要做大量详细的注解,细细梳理,条分缕析,条理清晰,以便汇报人从容不迫地对上级领导的发问及时解答释疑。
|
说点什么...