试谈公文写作入门的窍门、捷径

 在工作中，经常会遇到这种情况：领导把秘书或工作人员叫去，说有个什么什么事，你给起个文。就是这么一两句话，领导把工作布置完了，再没有别的指示。

  你怎么起这个文呢？

  首先，要解决的问题是，要起草的这个公文，发给谁，采用什么文种？

  这，就需要我们了解公文的行文规则。

  什么是行文规则？

  行文规则，就是行文的关系、行文的方向。

  行文关系，指的是发文机关和收文机关的级别关系，是上下级关系还是平级关系，或者相互间没有隶属关系。

  由于行文关系不同，行文方向也不同。从行文关系和行文方向的角度，公文就分为了上行文、平行文、下行文三种类型。

  与行文规则相关的，是行文的文种。或者说，行文规则，决定着行文采用的文种。

  公文的上行文、平行文、下行文这三种类型，各有相应的文种范围。

  1、上行文

  上行文，指的是本级机关向所属的上级机关呈送的公文。相应的文种有：请示、报告、意见等。《办法》规定，“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告”。也就是说，本级机关只向直接主管的上级机关行文，特殊情况下才可越级行文，但“应当同时抄送被越过的上级机关”(《条例》)。

  2、平行文

  平行文，是指本级机关与同级机关或者没有隶属关系的机关之间往来的公文。相应的文种有：函、通知等。同级行政机关、社会团体、企事业单位之间，不管隶属关系和地区、系统，都可以采用函的文种商洽工作，询问和答复问题、审批事项，也可以采用通知。

  3、下行文

  下行文，是指上级机关向下级机关下发的公文。相应的文种有：命令(令)、决定、决议、布告、公告、通告、通报、批复、意见、工作要点、通知等。

  重点之三，要熟悉公文的格式。

  公文的格式，分为两类。一类是，外在的、形式上的文本格式。公文的文本格式，是针对所有公文的，不分文种。我们阅读文件，第一印象，就是文件的外在的、形式上的文本格式。严格、规范的文本格式，体现了文件的庄重、整洁、权威性和严肃性。《条例》和《办法》的第三章公文格式，分别对党的机关和行政机关公文的文本格式，做了统一的规定。

  以党的机关公文的文本格式为例，《条例》规定，党的机关的公文格式，包括十七个部分。我把这十七部分，分为文头格式、文干格式和文尾格式三大部分。文头，由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人六部分组成。文干，由标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印发传达范围八部分组成。文尾，由主题词、抄送机关和印制版记三部分组成。

  《条例》还规定了，党的机关六种公文版头的形式和适用范围，也是应该熟悉和掌握的。

  为什么要强调公文的文本格式呢？我们说，熟悉并规范地运用公文的文本格式，是为了做到“形似”。照“虎”画“猫”，起码，在外观上、形式上要像。

  以上，我们围绕着“照虎画猫”的第一个步骤，了解画猫----公文处理、写作的规则，进行了探讨。

  把第一个步骤小结如下：

  第一，熟悉公文的种类；

  第二，熟悉公文的行文规则；

  第三，熟悉公文的文本格式。

  经过的第一个步骤，可以使我们对公文处理、写作的规则，有了一个初步的、较系统的理性认识。但是，仅仅如此，是不夠的。还得有感性认识。

  这就是我们紧接着要探讨的， “照虎画猫”的第二个步骤。(待续)