机关应用文写作讲座

二、机关应用文写作概说

下面，我从定义、作用、特点、分类等方面，对机关应用文做一个简要的说明。

1.机关应用文的定义

应用文是国家机关、政党、社会团体、企事业和个人在日常工作、生活中，为处理公私事务而常用的具有明道、交际、信守、致用功能和约定俗成体式的一种文字书写载体。

今天我们所讲的应用文，是机关应用文。党政领导机关、群众团体、企业事业的管理部门，都离不开交流情况，调查研究，总结经验，请示汇报工作，并就自己职权范围以内的有关事宜，作出决定，下达指示。把这些工作的意图，设想、过程、结果等等，用书面语言表现出来的文体，通常叫机关应用文。

机关应用文的概念比公文的概念更加宽泛。公文是国家机关及其他社会组织在其行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书。公文的基本特征是：法定的作者、权威性和程式化。公文是机关应用文的重要组成部分。

应用文重在“应用”二字，“应”是对应、适应、应承、应制、应付的意思；“用”是派用、需用、运用、实用的意思。应用文写作就是应主体需用、客体实用的文稿写作。

2.机关应用文的作用

各级各类机关，无论内政、外交、军事、公安、司法、经济、科学、教育，文化、卫生、体育等部门和单位，都离不开交流情况，调查研究，总结经验，请示汇报工作，并就自己职权范围内的有关事宜作出决定、下达指示。把这些工作的意图、设想、过程、结果等形成各式各样的文件，用以指导和推动工作，这就是机关应用文的基本职能。应当说，整个国家机器，上至中央机关，下至基层单位，之所以能够下情上知，上情下达，协调一致，运筹自如，都离不开机关应用文。如果把机关应用文的功能分解开来，大体有以下四个方面。

一是交流信息的作用。下级的希望要求、工作情况以及所属部门、单位的各种动态，特别是新情况、新问题、新经验，需要及时向上级反映；上级制定的方针、政策和指示、意见等，需要尽快向下级传达；同级或不同部门相互之间商洽工作，交流情况，协作共事，也需要一定的书面材料，这一切多是由机关应用文承担。

二是宣传教育的作用。机关的大多数文件，都有宣传教育的职能。特别是《决议》、《决定》、《报告》、《指示》等高级领导机关的文件，其内容一般都包含指导思想，理论和实践的依据，方针政策以及实施方案等。向下传达贯彻这些文件就是为了统一思想，提高认识，推动工作。有些可公开发表或改头换面作为新闻报导发表的文件，宣传教育的范围就更广，影响就更大了。下级向上级报送的简报、报告等等，实质上也有向上级机关和领导同志作宣传的作用。

三是规范行为的作用。机关应用文的许多种类，都不同程度地规定了人们的行动准则和行为方向，特别是法规性和政令性文件，对于人们该干什么，不该干什么，在什么时间、什么范围、什么问题上可干或不可干，能干到什么程度等等，都有明确的规定，有的还具体地制订了奖惩办法。这类文件一经发布，就必须坚决执行，任何人都不得违反。

四是工作依据的作用。上级机关在制定方针政策或指导工作时，除了依据耳闻目见的实际情况外，一个重要方法是根据下级上报的简报、报告、计划、总结等材料。而下级机关开展工作、处理问题时，上级的有关文件，也是判断是非的主要依据。单位之间的横向联系，也常以某一份文件作为纽带和凭证。在工作中常常遇到这种情况，一些部门之间发生矛盾时，一方便说：“拿红头文件来！”就是要求拿出根据的意思。

3.机关应用文的特点

一是政治性强。它是为一定的政治主张服务的。在当前就是为党和政府的方针、政策的贯彻而写作。有的机关应用文具有法律的、法令的性质，必须字斟句酌，正确体现党的政策、法规。

二是业务性强。机关应用文有一定的约定俗成格式，内容上融合着各行各业的业务范畴，有一定的规定性，不是随意写得来的。

三是定向性强。机关应用文的致发对象不同，内容、语气、用词也要有所不同，连文体都有区别，要根据对象来决定表达的方式。

四是逻辑性强。机关应用文一般用逻辑思维方式，着重于系统地分析论述，通过综合、归纳、分析、判断形成公文材料。

五是直接性强。机关应用文开门见山，简明精炼，减少曲折文字，更不必用影射手法。

六是时间性强。机关应用文要写得快，写得及时，否则它将失去价值。写作公文要尊重信息的价值性、准确性、时效性原则。

4.机关应用文的分类

机关应用文种类很多。如果按发送对象区分，大体有四类：

一是向上级报送的，即通常说的“上行文”。主要有请示、情况报告、工作报告等。

二是向下级机关发送的，即通常说的“下行文”。主要有指示、批示、决议、决定、通报、布告、公告、公报等。

三是可以上送，也可以下发，或者有些上送，有些下发的。如简报、调查报告、工作总结等。

四是主要在机关内部使用，必要时也可以上报下发的。如工作计划，会议纪要、汇报提纲等。

另外，还有的是两个单位或两个以上单位共同制定，只在特定范围使用的。如合同、协议书等。

当然，这只是大体的分类。事实上有许多文件，是否上送或下发，或发给左邻右舍、平行机关，常常不是由文件的“类型”决定，而是根据工作的需要。有些平时只能上送的文件(如情况报告)，因工作需要，履行了一定的批准手续之后，发给下级有关部门和人员，也是常有的事。比如，《宣组动态》的“规模以上非公有制企业党建工作情况专报”，既要向市委组织部报送，又要下发基层指导工作，这是工作需要决定的。

5.机关应用文与其他实用文体的区别

有人会问，书信、日记、笔记，乃至社会评论、新闻报导、学术论文，也是实用文体，机关应用文和它们又有什么区别呢?

一是使用范围和对象不同。机关应用文是在党政领导机关、群众团体、企事业领导部门这个范围内使用的，是机关干部用以开展工作的一种工具。它对特定范围内的组织和个人有不同程度的强制性和约束力，也就是有法定的权威性。有关的组织和人员或者作为工作参考，或者作为工作依据，或者必须遵照执行。而不象日记、书信、学术论文、新闻报导等，既见之于专业部门，也见之于社会生活的各个方面，任何人都有撰写书信、日记、学术论文、新闻报导的自由，其成品对别人没有任何法定的强制性和约束力。

二是担负的任务不同。机关应用文是国家机关实行管理的需要，体现国家政权机关的指挥意志，主要任务是交流信息，宣传教育。它是行为的规范，工作的依据。今天，它的根本任务，就是贯彻党和国家的方针政策、法律法令，以推进我国社会主义现代化建设。多数机关应用文，具有直接的鲜明的政治性。而日记、书信、新闻报导、学术论文、社会评论等，则是记叙日常生活中的所见所闻，交流个人的思想和生活状况，向社会报导消息，陈述观点，探讨学术问题等，新闻报导和社会评论有政治倾向性，而日记、书信、学术论文等，则可用于与政治毫无牵涉的其它方面。

三是表现形式和行文方式不同。机关应用文不象日记，书信那样，不拘一格，自由行文，而是根据不同内容和任务，有不同的相对稳定的格式和行文方式。每个朝代，对公文文种及其格式都有不同程度的规定。一定的内容和使用目的，只能选择与之相应的文种，不能混用，不能出“格”。现在也不例外。该请示的事只能写成“请示”，不能写成“报告”，“通知”不能写成“通报”，“指示”不能写成“命令”等等。它们有特定的书面形式，有开头、结尾的专门用语，有相应的种种规定。文件的传递也很严格，比如，向上级报送的文件，未经有关领导批准，不得下发。每份文件，只能在规定范围内阅读，不得任意扩散等等。有的连用纸、书写都有要求。这种固定格式和行文方式，是机关应用文法定权威性和鲜明政治性的要求，是机关工作高效率的要求，同时也给作者提出必须具有严肃的态度、严谨的文字等要求。