论办公室主任的基本素养

　　办公室是机关单位的枢纽部门，是单位的“大脑和主神经”，办公室工作的好与坏、强与弱对一个单位的全面建设影响极大。而作为这一枢纽和主神经的控制者，办公室主任，其自身素质的好与差、高与低，自然决定和影响着办公室工作的有序、高效开展，可以毫不夸张地说：办公室主任强，单位内部工作比较协调，全面建设的成效就比较明显，单位的外在形象也更好。那么，在现实工作岗位上，办公室主任要胜任好自己的本职工作，履行好自己的基本职能，做一个合格乃至优秀的办公室主任，应注重以下几个方面的学习、锻炼，切实具备和增强以下几种基本素养。

　　一、注重理论学习，具备很高的政治理论素养

　　理论是实践的先导。办公室工作的特性决定于办公室主任必须要具备很高的理论素养，这样才能从平凡琐碎的事务中解脱出来，抓住事物的重点、难点，高屋建瓴，高瞻远瞩，有的放矢，确保效果，办公室主任的理论素养主要包括以下几个方面：一是具备过硬的政治理论素养。全面掌握马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和江泽民“三个代表”重要思想，并能熟炼运用这些思想来不断指导自己的实践行动，这是办公室保持正确方向的根本保证，也是办公室主任永葆本色、不断改造和进取的动力源泉，二是要具备很强的政策理论素养。办公室工作的时效性很强，办公室主任必须全面、系统地掌握与本系统、本部门相关的政策理论，同时，对国家现行的经济政策、农村政策、土地政策等大的方针政策也都要有较系统的掌握，只有这样，才能制定出具有很好的指导性和针对性政策。三是要具备很强的法律知识素养。依法决策、依法施为是办公室工作的准则，是灵魂。办公室主任必须熟练掌握以宪法为核心，以民法、刑法及民事、刑事诉讼法、行政许可法、公务员法等为重点内容的法律法规，并能用这些法律法规严格要求自己，严格依法办事，严格依法施为，这样才能确保办公室工作的原则性和规范性。四是要具备很熟练的专业理论素养。特别是要学习和掌握现代秘书工作理论、办公室工作理论、信息办公理论、公文写作理论等，并运用这些理论来具体指导自己的实践工作，这是当好办公室主任的前提条件，也是保证办公室工作效率的唯一途径。

　　二、注重思想改造，具备良好的品德素养

　　“德是立人之本，是成事之基”。办公室主任处在领导与群众之间的特殊位置，是领导的传声筒，是群众的代言人，良好的品德修养是搞好上下服务、协调，保证上下满意的重要条件。一是要有立足本职、有所作为的思想品德。要热爱本职工作和岗位，积极钻研本职工作业务，敢于克服困难和解决问题，能动性、创造性开展好本职工作，把工作当事业，把成绩当价值，把满意当目标，在不断创造工作业绩的同时，实现自己的人生理想和目标，二是要有默默无闻，甘当人梯的思想品德。办公室主任是助手、是配角。办公室工作的性质决定了办公室主任只能在幕后默默无闻地为领导服务。因此，如果没有淡泊名利，甘为他人作嫁衣的思想，是不宜做办公室工作的。办公室主任要正确看待和处理个人与领导、个人与集体之间的关系，时刻保持平常心，甘做绿叶，甘当人梯，切不可有任何的牢骚和不满。三是要有埋头苦干，无私奉献的思想品德。办公室工作既具体又繁忙，办公室主任经常拟稿，经常熬夜，经常节假日得不到休息，要做好这些工作，办公室主任就必须甘做埋头苦干的“拓荒牛”、无私奉献的“老黄牛”，把心思和精力全部集中在工作上。只有这样，才能使自己成为一个思维灵敏、作风干练、处事果断的合格主任。四是要有甘于寂寞，乐于清贫的思想品德。办公室工作的本质就是为领导服务，台前的鲜花、掌声和赞誉，永远不属于办公室主任。面对当今社会的种种诱惑，办公室主任要志存高远，守得住清贫，耐得住寂寞，不以物喜，不以己悲，严于律己，廉洁奉公，不断加强道德修养，铸就正确的人生观、价值观、利益观。同时由于办公室主任的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”，还要求办公室主任必须诚实正直、心明步正，谦虚谨慎、兢兢业业，恪尽职责、严守机密， 互相补台、竞而不妒。

　　三、注重基本训练，具备很强的业务能力素养

　　能力是工作的前提和基础。办公室工作特点突出，其中最主要的特点就是能出点子有思想，能写文章出成绩。这就要求办公室主任要有一定的文字功底和一定的谋划能力，能起到以文辅政，当好参谋和助手的作用。
首先，要善于当好参谋，使自己的思想在辅助决策的过程中发出璀璨的火花，博得领导者的赏识。怎样能参善谋呢?一是要有正确的角色意识。办公室主任具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。办公室主任必须注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。二是要深刻领会领导意图。要“参”到点子上，“谋”到关键处，必须准确理解和把握领导意图。要善于通过间接或者直接方式，把领导的所思所想、所筹所划弄清楚，做到既能按领导意图正确“发挥”，又不自作聪明，越殂代庖。在此基础上，以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节，经过深思熟虑，形成有价值的参谋意见。三是要注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见。

　　但同时，办公室主任在“善谋”过程中还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导’’或副职的位置，把幕后工作放到台前。二是轻易抛出“夹生”想法(观点)，强加于领导，于公于己都不利。三是出“馊主意”，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动。要避免以上误区，就要求办公室主任能用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。其次，要擅长书写文稿，这是办公室主任最起码的素质要求。要综合提高自己的文稿质量，就要特别注意“四抓”：一是抓学习练内功。在学习内容上，侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识，以拓宽知识面，高屋建瓴，了然于胸；同时，还要在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高，使撰写的文稿血肉俱全；向领导学习，学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧，使文稿起伏与领导语言、工作方式达到“同频共振”；向同事学习，取人之长，补已之短，努力做一个“通才”、“全才”。二是抓锻炼增能力。办公室主任应多深入基层调查研究，努力吃透“下情”，广泛涉猎第一手资料，不断填充自己的“资料库”，增强写作能力；又能为领导科学决策提供准确、可靠的依据。三是抓借鉴采众长。一方面，办公室主任要经常博采来自方方面面、正正反反的信息，汲取精华，为已所用；另一方面，要解放思想，开阔视野，增长见识、才干。四是抓积累出思想。俗话说：“好记头不如烂笔头”，要充分利用各种手段和方法，广泛收集和积累与工作和业务相关的文字材料和信息，在广泛涉猎的基础上，结合实际情况加以分析、理解和消化，提取精华为己所用，在积累中出思想，在消化中出点子，不断提升自己的文稿质量。