终结混乱办公桌三部曲

开会在即，老板等着看你精彩的企划案，你也正准备拿熬了数个夜晚的成果在同事面前好好展现，却在这关键时刻，你怎么也找不到你的文件，面对桌上一片凌乱的局面，你感到焦急万分，就连电子文档也不知归到哪里去了，最后你只能硬着头皮用口头报告，原本精彩的企划内容无法完整展现，你的心血与专业能力也大打折扣。

以下3个步骤便可以帮助你轻松做好办公室收纳工作，创造优质工作环境，提高工作效率。

初步救急的方式只适用于少量文件，大量的文件还是得靠符合自己工作需求的分类方式来归纳。以刘映汝的工作来看，她负责公司所有产品的行销事务，所以她会给每个产品一个大的资料夹，每个资料夹中又分成公关、活动、记者会、展览等，分别用L型透明夹收好，做好标签，再汇整收到产品资料夹中，这样就能一目了然。

刘映汝提醒大家，每份文件可能有不同版本，建议每次更新都能注明日期，这样就能快速找到最新版本的文件，如果要追溯之前的内容或是否修订有误，也可轻易找到。

除了用产品类别分，建议可以依经常接触的部门业务来分，例如业务部、行销部、财务部等；或是依文件功能，如合约类、工作报告类、厂商资料类等。分类后，最好能利用有索引内页的文件分类套来收纳，更便利找寻。

Step 2 整理出适合自己的分类系统后，记得要做好标签，然后进行收纳。

收纳的工具有很多种，可视需求来添购。如果是往返公文，可以利用双层的文件匣来区分in跟out，也就是待处理或已处理。而成类的文件，则可以运用活页资料夹、L型透明夹、杂志盒等来收纳，或是利用吊挂式文件夹放置在袖柜的最下层，如果有直立式公文柜或理想柜，也很适合摆放已整理过的吊挂式文件或是杂志盒等。

收纳的工具备妥后，还得为它们找个栖身之处。放置的位置通常依自己的使用习惯及频率来规划。最好连电话、键盘、笔、纸张的摆放位置都依自己的使用习惯来就定位，方便接电话时找纸笔记录，免得手忙脚乱浪费时间，又显得不够专业。

Step 3 做好了分类，添购了收纳物品，也把资料就定位后，还要能持之以恒才算成功。

有了整洁的办公环境，不仅做起事来有效率，在分秒必争的工作环境中，有助于提升专业形象，甚至还因此而受到同事羡慕的眼光成为典范，对办公室人际关系也有意想不到的益处。