 7．编写会议简报 政府机关、企事业单位的大型、重要会议在进行过程中需要编写会议简报，这是一种内部性质的，用来反映会议动态、进程和主要内容的简要报道。它的作用表现为：向上级部门或会议领导汇报会议情况；向有关平级和下属单位传递会议信息；在会议各小组内部交流沟通信息。会议简报大多是在会议进行过程中编写的，也有的在会后总结编写。因而，其写作要点是内容准确、新颖，编排短小精悍，拟写、印刷和发送快速。会议简报的写法有两种： （1）报道式。采用新闻报道的方式，介绍会议进程和动态。 （2）转发式。把会议成员的一些有代表性的、重要的发言稿加上编者按予以转发。 8. 拟写会议纪要 会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用，可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。有两种形式： （1）议决性会议纪要。一般日常办公会议所用，是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。 （2）周知性会议纪要。座谈会、学术会议常用的，用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。 9．为上司参加会议作安排 上司接到会议通知以后，前往参加会议的各种准备顺序及工作有以下要求。 收到给上司的会议通知书后，应仔细看清楚，确认开会目的、时间、地点，先查看记事表或工作日程安排，看看有没有预约，然后向上司请示参加与否。这一点很重要，因为如果没有预约，上司也可能另有安排，文秘人员并不知道。更有可能因该会议的重要性，非要推掉其他的约会而参加，这些应由上司亲自决定。 收到会议通知应尽快回复对方。如果在公司以外的地方开会，一般都会在通知上说明，附有回执，可以利用回执答复对方。 假如上司不准备参加时，也不可将通知丢掉，应该予以保管，直到开会日期为止。 （1）决定出席时： a. 在日程安排预定表中填写会议名称、时间、地点； b. 除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料； c. 如果是公司外的会议，并且是第一次前往的地点，一定要先了解场地情况，并调查到达会场交通所耗费的时间； d. 和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便。 （2）决定不出席时： a. 如果由他人代理出席时，要通知对方所有相关情况，并将通知件和资料递交给代理者； b. 需要委托书的会议，应书写委托书，并寄出。 |
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