 6．1 会议记录的制作方法 正式的会议记录是具有法律效力的档案。决议、动议和其他声明，以及法律上有义务制作的股东大会和董事会的记录等等，必须有专门的速记人员逐字逐句记录。但是在公司经常召开的一般会议，则只须简要地记录会议经过情形或会议结果即可，其他项目也必须准确和完整。文秘人员必须仔细揣摩会议记录的行文结构、细节、措辞及其他特征。在有些企业，会议记录作为重要资料，在下一次会议中可以加以利用。另外，文秘人员在做记录时，最好同时准备录音机以提高工作效率，但用录音机时也有必要作笔记，才能知道发言者是谁。以下这些准备必不可少。 （1）迅速作出一张座位图，便于你识别会议上的发言者。 （2）准备议程表和其他文件，以备需要核对事实和数据时随时可用。 （3）简要概括一般性的讨论，但要将决议、修正案、重要声明、决定和结论等一字不差地记录下来。可以利用录音机帮助记录，但不可过分依赖它。 （4）西方一些企业规定，不管是谁提出了一个动议，或附议一个动议，或提出了会后行动、意见，都要把此人的姓名记下来。 （5）如果文秘人员漏记了什么或需要额外的信息，可提示主持人，也可以事先准备某种暗号，用来提示主持人应该重复的内容或对某一内容作出解释。 6．2 会议记录的内容和格式 会议结束后，文秘人员应该趁对会议内容还记忆犹新时，赶快听会议记录录音，根据会议的录音带和备忘录，在必要处修改记录，再准备一份隔行书写的草案。定稿之前把草案交给上司过目。草案获准并完工之后就定稿。如果用电脑操作，则不必再把整个文件重打一遍，只要把上司的修改之处编辑进来即可。也可根据需要，在认可后印刷所需数量，分发有关人员。 会议记录记载事项如下： a. 会议名称； b. 会议记录人的姓名、盖章； c. 时间（开始时间、结束时间）； d. 会议地点； e. 议题； f. 主持人、主席； g. 出席者名单； h. 会议的经过情形及结论； i. 相关的资料； j. 下次会议预定日期。 会议记录的写法，应该注意如下的事项： a. 以决定事项为重点，逐项列出较易明了； b. 简洁而有要领地写出会议经过，不一定要写所有人员的发言； c. 要注意的是，要写什么议题？以怎样的顺序提出？这些议题是什么人发言？有什么答复？表决结果有没有定案？这些都要简要地写上； d. 要写正确、清楚，要注意会议内容有无疏漏之处？客观地记录内容，不可写记录者的主观感觉，用主观意识去影响记录内容。 以下是一例营业企划会的会议记录： 6．2 修改会议记录 如果会议上要宣读前次会议的记录，某人指出需要修正的地方，此时文秘人员就要对记录作相应的修改。 在修改时要按照公司的合法要求进行。可以遵循下列程序：用红色钢笔或黑色铅笔在每个需要改正的单词、词组或句子上划线。在此线的上方写上改正后的内容，并在旁边空白处注明是在哪次会议上作出的修正。在会议日期下方的空白处注明修改人姓名。如果改动较大，在划线上方不够写，就把它单独打印出来，并在记录旁的空白处注明该记录后面还有一页修正稿。这种单独附加在记录后的较大改动需要文秘人员和主持人的签名。 6．3 为会议记录编制索引 会议记录一般是按照年代顺序存放在会议记录档案里的，文秘人员可以很容易找到某一具体日期的会议记录。如上司要你找一份日期不详、关于某个主题的会议记录时，你就应该平时作好会议记录的题目索引。 文秘人员可以在卡片上按题目的拼音顺序制作索引，也可以把索引存储进电脑中，以后每开一次会议就增加一个条目，再打印出来。会议记录做好后，应立即列上新的题目。如果一个主题可用多种方法表述，把主题题目放在左边，在右边齐平处列上日期及该主题在会议记录中讨论的位置。如果在以后的会议中又出现相同的主题，加上该条目新的日期和存放处即可。
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