 4．4 宣读和作会议记录 如果是文秘人员作的记录，可能要求你宣读上次的会议记录。必须吐字清晰，语速适中，音量要让所有的人都能听见。桌上有时会放有一台录音机录下整个会议的进行情况，文秘人员要保证自己的声音被准确无误地录下来。 如果是其他人宣读会议记录，文秘人员在把打印好的记录发给大家之前，要仔细检查，同时，注意附上所有必须的文件资料。 会议进行中作会议记录，要求： （1）简洁。尽量把会议要点、重要发言细节记录下来，有时可以用录音机记录。 （2）清楚。最好列出一点点的要点，分出工作事件、负责执行的部门和人员、完成工作的最后期限、必须注意的原则，以及列明独特的、有重要参考凭据的意见。 （3）通俗、清洁。在文字和表达方式上，不要故作深奥。字里行间要留有空隙，看上去条理清晰。 会议中有时会遇到这种情况：有人要求把他发言的一段不作记录处理，只要主持人点头答应，文秘人员必须遵守，停止笔录，关掉录音机。 重要会议记录要得到与会人员的签名认可。这时文秘人员应该做好会议记录的分发工作，并在下一次会议之前收回会议记录。 5．会议后的实务 5．1会议结束后的处理 会议结束以后，文秘人员要注意以下的处理工作： （1）出席者离去时。要替搭车回去的人安排车子。如果能事先通知司机会议进行的情况和预定结束的时间，就能顺利地安排交通问题了。 a. 在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领； b. 有留话时，切记务必传达； c. 检查会场有无物品遗漏； d. 要为参加会议的人员送行。 （2）文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭。 a. 桌、椅早先若有移动，必须还原； b. 洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾； c. 携带进会场的资料和会议用品要记得带回； d. 关紧门窗并上锁； e. 通知会场的管理单位，会议已经结束。 5．2 会议后的工作 会议完毕以后，文秘人员的工作如下： （1）如有必要，应寄答谢卡给有些重要人物，应立即制作、发送； （2）将会议的各项资料分发给会议缺席者； （3）会议有关文件的整理和保管工作要做好。 5．3 会议业务的检查和总结 文秘人员对于会议业务应作如下的检查和总结，以供下次举行会议时参考。 （1）通知开会时，是否有遗漏掉的人？有没有收到回函，被通知者有没有参加会议？ （2）会议资料是否完整？份数有没有不足的情况？ （3）为会议而准备的各种物品，有没有不足的情况？ （4）接待业务是否顺利进行？ （5）会场管理是否妥当？出席会议者是否都能舒适地集中精神，了解会议内情？ （6）茶点服务是否周到？ （7）与上司的联系是否成功？ （8）其他方面，有没有不理想或疏漏之处？ 6．会议记录的制作
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