 3．10 会议用品的准备 会议所需的用品和小用具，必须考虑到会议的性质、内容，应该准确无误地预备妥当。例如，会议经常使用如图所示的物品： 如果是在本单位召开会议，文秘人员可以提前很长时间就做好检查和安排。如果会议室在公司外部，有时必须等到另一个会议休会时才能去检查和做准备。假如是租用的设备，文秘人员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用的设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布置好。应检查一下，看是否需要一个合适的人来操作这些设备。 此外，准备茶具或供应餐点时，要预先订购，叫附近的餐馆到一定时间送到会议室来。 3．11 为来宾安排膳宿等 到达会场的人，不仅只有来开会的人，在接待时，还必须为随行的文秘人员、司机安排休息室。为了会议秩序的稳定，也需要预先确保停车场的位置及分配。 有时要为来自外地的与会者安排宾馆住宿。最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间。文秘人员必须记住，要弄清是否有与会者的配偶陪同。如果人数不定或姓名不详，可请宾馆根据估计的人数预留一些房间。 有时文秘人员还必须为与会者安排交通事宜，应及早安排各种交通工具，保证与会者的方便与及时需要。 4．会议中的实务 4．1接待事务 （1）协助会议签到处的工作。会议签到通常有四种方法： 文秘人员点名（适用于小型会议，文秘人员对与会者比较熟悉）； 与会者本人签名报到； 凭会议通知报到； 磁卡签到。 文秘人员要在会场接待，核对预定出席者是否到达。这时应携带预定出席者的名单，以便核对。大中型会议还要预备好身份卡，分发给每一位与会者。对重要客人要陪同入场，并与有关人员作互相介绍。 股东会议及董事会等，如果没有达到决议的最低出席人数，就不能进行表决。所以人数不足就不能开会。 会议开始前，必须向上司报告人员出席情况。如果已预定参加但未到者，必须以电话联系，催促出席。 （2）暂时保管与会人员的物品。暂时保管出席者的衣物等物品，要负责查点清楚，以免发生差错。 （3）分发资料。会议使用的资料，如与会者姓名及其公司的名称、地址、会议议程等的资料，应尽可能事先就发送出去，使开会者事先了解。也可以在接待处分发，以便让与会人员在会前先对内容有所认知。有些出席者可能忘记携带事先发送的资料，所以在接待处仍应准备一些资料。 4．2 会场的管理及茶点招待 为了使会议舒适进行，文秘人员要调整会议场地的冷暖、照明设备。开会时如允许抽烟，则应该特别注意通风设备。此外，会议中可能讨论到机密事项，所以与会议无关者的出入，必须严加管制。 会议进行中端出茶点或湿毛巾等服务，要事先告诉上司，尽量在会议休息的时间再供应饮料。文秘人员在会场中走进走出不太好。 4．3 会议中的电话或来访者 在会议中途有关出席人员电话的处理，要事先和上司商量才能决定。如果会场有电话打入，就会妨碍会议的进行。应把电话接到接待处或休息室等会场外的地方，然后用便条告知上司或出席者即可。可叫对方把电话打给另外可找到的主管人员；或记下对方的信息，告知上司会后回电话。 遇有紧急情况，应立即写在便条上悄悄递给当事人，等一等，看他是否能当场给你答复，或委托你去办理。如果文秘人员正在做记录，就不可中断或离开会议室。
|
说点什么...