 文秘人员把参加会议的人数、谁会因事缺席等，并把无法出席会议的有关人士处获取的意见、答复或文件等资料汇总后，向上司报告，这样可以给上司一个心理准备，衡量是否因出席情况不理想而考虑会议改期，也能大致了解未出席者的态度。 一些会议（如股东大会）在发布通知时必须按规定的原则行事。有时还要附上一份委托书，以防本人不能出席而由代理人出席，以保证有足够的票数构成在通过决议时所需的法定人数。 如果某些人经常参加会议，可以用电脑或其他形式保存他们的地址。文秘人员可以用电脑打印出标签或准备多套邮寄标签，这样就不用老是重复打印他们的地址了，但这份地址单要注意随时更新。 3．7会议资料的准备 作为判断议题材料的会议资料，与会议能否圆满成功关系极大。文秘人员要向上司确定会议需要的资料有那些？必须重新收集的资料是什么？制作复印件，为参加者准备好需要的份数。制作资料时，尽可能逐项列出要点或绘制成图表，以便能很快地掌握议题要点。资料（譬如会议议程和上次会议记录）如果和通知一起送出，有关部门和人员就能提前知晓情况，要作什么准备，在会议上作什么发言，在开会时就能马上讨论议题，如此更能节省会议的时间。 在公司的会议中，负责准备议程的可能是公司的文秘人员，这样就必须在收集办公室信息、组织议题、给与会者寄发材料等方面做许多工作。 议程是按照它们在会上被讨论的先后顺序安排的，西方国家会议的议程就可能包括下列各项中的几项或全部： a. 宣布议程 b. 宣读并通过上次会议的会议记录（或备忘录） c. 财务主管报告 d. 其他报告 e. 复议旧的议题 f. 讨论新的议题 g. 委员会人事任命 h. 提名并选举新的负责人 i. 通知 j. 休会 对于正式的会议，文秘人员可以先查看一下档案中先前的会议议程，并按公司文秘人员或法律顾问提示的顺序进行。一个正式的议程所包括的细节比上述十条所列举的要多一些。 3．8会议场所的布置 如果会议是在公司外部召开，文秘人员必须打电话确定一个合适的地方，并询问规模大小、何时可用、价格及任何你需要了解的信息。首先要预定，然后确认，并在会议之前提前几小时去布置会场。 会场的布置要配合会议的目的、性质、参加人数、会场的大小、形状等因素加以设定。桌椅的配置如图所示： （配置示意图） （1）圆桌型。是彼此面对面坐下，全部人员都能看到对方的脸，能够不用去意识上下的阶层关系，可以自由自在地谈话。所以适合自由谈话，或是收集创意的会议。如果没有圆桌，把方桌当作圆桌使用也可以。人数大约20人。缺点是黑板使用不方便。 （2）口字型。如果人数增加，就在中间形成一个空间，使其成为口字型。口字型的排列，可当作最大的圆桌型。 （3）U字型和V字型。U字型是用于学习会议。在人数多，并且需要使用黑板的场合，这种排列大家都能看得很清楚。V字型是用在幻灯片或录像机时，参加的人不用移动，也能观看。 （4）教室型。这是在股东大会，很多人参加的会议所采用的会议配置。如说明会等以传达信息为目的的会议，也可采用这种形式。 在会议桌的每个位置前都要放一套笔和记录簿（还要有备份），如允许吸烟，桌上还应有烟灰缸。所有的设备都应摆放好，随时可用。 应有一个专门的地方供客人存放衣服、帽子或其他物品。会议桌旁要有足够的椅子。检查室内的温度、照明、通风情况，如发现问题应立即改正，或通知宾馆解决。 3．9 出席者的位置 决定会议出席者的位置，要注意以下几点： （1）领导者（主持人、主席）要坐在所有与会人员都能看得清楚的位置。且其位置要容易使用黑板、投影仪等。 （2）负责记录的人，为了清楚地看得见发言者，一般是坐在发言席的正前方。内部会议可坐在主持人身边。 （3）其余参加会议的人，要坐在能看清楚发言者、黑板、荧幕的地方，而且尽可能看得到其他人的位置。如果必须指定座位时，桌子上要放置好姓名牌。 （4）列席人员。他们虽然能发言，但没有表决权。不是会议的正式成员，坐在会议正式人员的后方。 重要会议需要预先制作座位卡或姓名牌，并根据职位高低或上司的意图准确放置到位。
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