 3．4 会议场所的选择 会议日期、时间决定以后，应立即安排会议场所。使用公司内部的会议室时，要向管理会议室的部门申请。若是在公司外寻觅场地，应该考虑参加者的交通是否方便？ 会议场所的选择，要根据会议的性质及人数作决定。通常要注意以下几点： （1）避免噪音严重的场所。户外的噪音当然无法避免，但如果连走廊、邻室的谈话都能听到的话，开会就会受到干扰，不能集中精神，而且可能泄漏了会议的内容。 （2）空间大小要合适。开会场地太大或太小都不能集中精神，会影响会议效果。 （3）预定开会所需要的时间，并作宽裕的准备。有时上司与客户开会，走到预定的会议室前，发觉有人在开会，于是需要等候在会议室外数十分钟。也有可能上司安排的会议不能如期结束，会影响到下一轮使用会议室的人。这需要文秘人员预定会议时间有一定的余量。 （4）其他。对会议场地的照明、空调、遮光的窗帘等设备，以及桌椅摆设、电插座、电话、壁灯的位置等，都要详细检查。如果有欠缺的物品，不能在现场补充的话，会议当天必须携带前往。 3．5 议程表制作和执行方法 会议议程表的制作对会议的顺利进行关系重大。由上司预定议事程序和执行方法以及时间分配等的情况相当多，文秘人员必须配合议程，详细检查接待方式。会议中的接待、会议的记录、会议后的收拾整理等在准备方面有无疏漏之处。 3．6 会议通知的写法和传达方法 召开会议的要点决定后，即通知全体人员。公司内部会议一般应在一周到十天以前通知；而公司外的人员也参加的会议，至少要在会前两周用正式的文书寄出通知。如果是紧急会议，或者在召开之前时间有限时，可暂时用口头或电话通知，但即使如此，如果可能，仍应寄出正式书面通知，以防有人听错了会议时间、地点，耽误大事。 在写作通知时，一定要有： （1）会议的名称； （2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称； （3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）； （4）地点：（具体在几楼几号会议室）； （5）议题（或者议事日程）； （6）主办者的联络处、电话号码等。 如果会议场地是在公司外，除了上述之外，还必须有： （7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）； （8）其他：注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料，都要详细说明。 同时，对公司外参加人员要随函附上回执，并明示期限，让对方能在期限以前回函通知是否参加？若逾期对方仍没有来函告知参加与否，必须立即用电话确定参加与否。 如果用电话通知开会，文秘人员也可制作以下表格，一旦被通知者因为遗忘或没有出席会议，可以作为证明凭据。 以下是内部会议通知的样式： 以下是外部会议通知的样式： |
说点什么...