1.电话接打 电话是现代社会中不可或缺的通讯工具。文秘人员经常会使用电话与单位内、外的有关人员接洽应对。在电话交谈中互相不能见面,所以有许多应该格外注意的地方。因为,假如电话应对得不好,不但会招到对方的责备,而且很可能迁怒整个机关或企业,给对方留下不良印象。因此文秘人员应掌握正确得体的使用方法。 使用电话要注意三点:正确、有效、礼貌。 正确是指应掌握电话的类型和电话机的种类并且正确地使用; 有效是指不浪费时间,不浪费电话费,在尽量少的通话时间内达到预期的效果; 礼貌是指对通话人的尊重,使通话愉快,增加效果,促进人际关系的发展。 1.1 电话的类型 按照通话的要求分,有保密电话和普通电话。非保密电话不可用于秘密事项的联络。 按照通话的距离分,有内部电话、市内电话和长途电话。内部电话指在一个单位或系统内部安装的电话系统,即平时所称的“总机”和“分机”,总机与外线联网,分机可通过总机与外线通话。市内电话指在一个城市区域内(包括郊区)可以直拨通话的电话网,长途电话指跨区域的电话通信,又分国内长途和国际长途。 按照通话内容分,有通用电话和专线电话。通用电话指不具专门功能的普通电话。专线电话指一条用户线只有一种专门的、特定的用途,如110、119只能用于报匪警和火警,不能做其他用途,负责专线电话的人员不能移作他用。文秘人员接触的专线电话有以下几种: (1)市长(或省长、区长、县长)电话。这是政府机关为倾听群众的呼声,加强与群众联系而设立的专线电话,大多由文秘人员代接并处理。 (2)举报电话。这是为了加强廉政建设,打击腐败、丑恶行为而设立的专线电话。 (3)监督电话。是为了纠正行政机关、各行业工作作风,以公正、公平、公开为原则而设立的专线电话。 (4)投诉电话。以接收和处理群众急需解决问题的专线电话。如接收对公用事业(水、电、煤、公共交通)以及对其他产品质量问题的意见,有很大的社会作用。 |
说点什么...