 ——按“存在”分，有两种： 以上几种划分，不管是手写、剪辑、电子、网络，或是文字、图片、音频、视频，归根结底就两种形态。 一类是实物形态，如读书笔记、工作笔记、剪贴本、复印件等，以物质的形式存在。 另一类是虚拟形态，主要是指电子版本、网络链接等，以虚拟的形式存在。在当今信息技术越来越发达的今天，虚拟形态的资料越来越占主流，值得我们深入研究其管理方法。
2.从业务维度分
这是从机构和职能的角度考虑，把素材归入单位、部门或具体职能之下，建立“业务库”。 业务划分有三个层次。 第一是单位层次。一个单位的文字工作者要管理好自己单位的资料，首先要站在全单位的高度，以单位名称建立一个根目录，用这个根目录来统领所有部门的资料。 如果从外单位收集的资料数量多、规律性强，为防止与本单位资料混淆，不妨给外单位也建立素材库，如“省商务厅文件”“某某市政府文件”等。 第二是部门层次。每个单位都有自己的组织结构体系，分为若干层级和组成部门，如办公室，人事部、财务部、市场部、技术部等，每个部门必然会产生很多资料。 若是作为单位的综合文稿起草者，意味着每个单位的资料都不能放过，把它们笼统地堆在一起显然不行，最好还是按部门、层次，为每个部门建立一个资料库，归口管理为宜。 第三是职能层次。但凡一个部门都有具体的职能职责，都要负责一些非常具体的工作任务。每种职能和任务都意味着一系列的材料，要把它们管好，还不能忽略这一茬。 比如，办公室有文稿起草、文件收发、档案管理、后勤服务、财务管理等职能，在管理资料时，要细化到职能职责这个层面才行，对其他部门来说，也是一样的道理。
3.从作者维度分
这是从素材的著作权的角度考虑，把素材按权属分别归入作者的名下，建立“作者库”。 素材的作者通常有三种类型。 一类是上级领导的资料。不管在什么单位工作，也不管是在机关或企业，通常情况下，都会面对多位领导，要为他们起草文稿、处理大量文件、资料，时间一长，管理的难度必然增大，若不分类管理，多个领导的资料混在一起，必然乱套。 所以，笔者建议不要怕麻烦，尽量为每一位领导建立一个资料库，直接以他的姓名来命名，每个领导下面，再按其他标准进行必要的分类。 一类是领导上级的资料。在机关写材料的人都知道，要想写好自己上级领导的稿子，必然要大量收集研读领导的领导讲过的稿子、发表过的文章或讲过的话。 所以，笔者也建议，对于一些重要领导，有必要专门建立素材库，将这些素材集中起来管理。 再一类就是专家学者的资料。有时，写好材料，还会大量学习借鉴行业领域内专家学者的研究成果，而这些成果与领导的文稿有所区别，不适宜归为一类。 这种情况下，若某位专家的资料过多，可以为他专门建库；若资料不多，可把所有专家资料集中起来，建立“专家学者资料库”。
4.从事理维度分
这是从事物发展的规律和过程来考虑，把素材按基本流程排列起来，归入到关键环节中，建立“事理库”。 这种方法分三步骤。 首先，理清发展脉络。俗话说的好，劈柴不照纹，累死劈材人。要做好任何事情都要遵循事物发展的基本规律，把基本脉络理清楚，明白先干什么、后干什么，然后再按规律来做，才会做的顺畅，管理材料也是这个道理，不能颠倒了次序。 其次，把握关键节点。如果脉络是线的话，节点则是线上的关键，关键点上的素材最多，也最重要。所以要善于从脉络上把关键点找出来。 以项目管理为例，从头到尾，关键点就是方案策划、规划设计、行政审批、工程建设、投产见效、运营发展等，必须做到心中有数。 最后，建立管理目录。在梳理清楚发展脉络和关键环节后，就可以沿着发展脉络，依次在关键环节上建立素材库了。 譬如，笔者近年来收集了大量的写作经验文章，我先梳理了写作的基本流程，最后在调研、构思、提纲、写作、修改、校对等六个关键节点上分别建立了“调研资料库”“构思资料库”“提纲资料库”等六个库，非常清爽。 |
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