 第一方面:公文的特点 首先讲一下机关公文的特点。我们都有一个共同的感觉：那就是“痛并快乐着”，所谓“痛”，那就是我们每时每刻都在加班加点，都在付出，别人在休息娱乐，我们却在加班；但是我们也有快乐之处，一个观点，一个文稿被领导所采纳，成为机关行政决策的一个非常重要的环节。一个观点给机关同事，给老百姓记住了，成为行政的一个动力，决策的一个因素，那就是我们的最大满足。用一句流行的话来说就是“痛并快乐着”。 我们现在看到的公文一词最早出现在晋朝《三国志》，里面有“辄向曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”的记载，它的意思就是当朝廷公文下发到各县郡之后，那些官员所贪的财物都被迫还给人民。这是关于公文一词的最早的正式书面记录了，迄今有1600多年的历史，而文字产生的历史有三千多年，也就是说公文产生一千多年之后才有公文。公文到现在还一直在写，一直在用，而且成为机关行政的一个非常重要的手段，没有公文就根本无法行政。公文经过了漫长历史演变,到现在我们所使用的党政机关公文,具有一定的法定体式。一个公文出来了，它无论是以领导讲话的形式出来，或者是以文件形式印发出来，它都具有法定意义和法定的形式。也就是说它一经出来你就必须执行，你不依照这个公文执行，那你就不是依法行政。具有法定的意义和规范的体式，这是公文的两大基本特点。一篇文章是不是公文，就可以用公文这两大基本特点去把握。但是从广义的层面来说，党政机关所使用的文书都叫公文，这是一般意义上的公文。比如一些计划，技术文书和邻导和领导讲话等等，都是广泛意义上的公文。大体上，我们可以按照上面所述来看公文的特点。 除了以上所讲两个基本特点之外，公文还有什么共同的特点呢？我想应该有以下几个方面： (一)公文的作者是有法定意义和身份的。 也就是说你替领导写一篇讲话，或者你这个集体去操作一份公文，它都是特定的领导机关、特定的角色赋予你这个责任，而不是每个人都可以去操作的。例如，机关的秘书集体，他们就有这样的法定身份和意义。党的十六大报告，它就有上百人的写作班子在进行操作，经过总书记的宣读，就成了法定意义上的文献。而这个写作班子，我们说他们就是一个具有法定意义上的集体。 (二)公文具有受命性。也就是说领导交办了，你必须要这样做。 (三)公文对社会的发展具有适应性。随着经济社会的发展，不断会产生新的文种。比如说意见，这是一个较新的使用广泛的文种。2000年以前，只有党委系统有意见这个文种。但现在政府系统已越来越广泛的使用起来，这是因为随着市场经济的发展，政府许多事情它不是单纯使用命令或者法规就可以解决操作得了的，而往往需要使用意见这个文种。当意见上行的时候，它就是一种建议和工作意见，要等上级答复了才能实施；当它平行了时候，它就是不相隶属机关之间商洽工作的文书；当它下行的时候，它是指导下属部门单位工作的文书，下属可按意见要求直接执行。函这个文种也是这样，现在我们政府使用得越来越多，这是由于随着社会经济发展，需要商洽的事务越来越多。所以公文对经济社会的发展有一个适应性，在这个适应的过程中不断地调整文种的结构，和行文办法。 (四)公文的时效性。以“非典”时期的抢购风为例，市政府在得到消息后，及时向社会发表了公开讲话，对及时抑制当时的食品抢购潮起到了重要作用。从这个事例可以看出公文必须及时传达党委政府声音，否则就会失去应有的意义。 (五)规范性和格式化。 我们在工作中总是自觉或不自觉地以一定的规范和格式在从事着文字工作。比如在政府工作报告中，我们在开头肯定会用“各位委员，各位代表….”这样的语句。同样，你们在写各部门材料时，也总是带有自身的一些特色，遵循着一定的体式和规范。 (六)公文的定性和定量特点。 一个公文必须旗帜鲜明地肯定或否定某些事物，对事物作出定性或定量分析，而不能在文章中说一大堆正确的废话，就像毛泽东同志曾经批评过的“党八股”那样。我们的任何事情，所布置的任何工作都必须是定性和定量的。比如在政府工作报告中，涉及到经济情况时就必须有准确的数字来说明问题，对一些工作措施和目标也要作出肯定或否定的回答，否则对下面就起不到应有的指导作用，不能让人们明白与执行。 （七）公文的庄重与严谨。 我们的公文所面对的是机关干部和广大群众，而不仅是一些知识分子或学者，它不应该是阳春白雪。一份公文必须庄重而严谨地，明明白白地把有关事物说出来，让老百姓明白。 （八）公文的鲜明个性和风格特征（主要指领导讲话）。 讲话是一种比较特殊的文种，它通常带有讲话者鲜明的个性和风格特征。我们的体会是，写一般的公文比较容易，但是写领导讲话稿就不那么容易了，这是因为领导个性和风格特征是最难以把握的。一篇讲话，要做到领导接受、听众接受、自己接受，要在这三者之间找到个最佳结合点，这是最难的地方。这其中你必须取得领导的认同，否则根本就不能通过领导这一关。 回过头来，在所有的特性中，有一句话我想大家应该记住，我国著名的语言学家叶圣陶先生曾经说过“公文不一定是就好的文章，但必须是通传通畅，让人一看就能明白的文章”。用这句话来概括一下公文的特点应该是最好不过的了。 第二方面：撰写领导讲话的基本方法 我们知道，公文是在掌握了大量事实基础上，经过转化而成的文字材料，这个转化的过程是相当难的。有的人写作时重若千斤，有的人却举重若轻，如行云流水。有时甚至是相同的材料，差别却如此之大。这是为什么？这是从事文字工作的人一直在思考的问题。对此我没有很系统的理论研究和体会，但是从我多年的工作实践来看，这其中肯定有其规律性的东西在里面。如果你觉得自己写文章老是不顺手，那么我想你肯定是没有掌握到这个规律性的东西。反而言之，如果你掌握到了，那么写文章有时是可以作为一种乐趣的，当然这只是在有时而已。 我们所说的这个“规律性的东西”它其实就是写作的方法和技巧，这对于我们写领导讲话稿非常重要。总体上我们应该把握以下几个方面：第一，你必须有一个开阔的视野，看问题应当高人一筹；第二，要有很强的分析综合能力；第三要有很强的文字驾驭能力。第四，拥有大量的素材。第四，对领导个性意图的把握。第六，拥有丰富的知识底蕴。更具体的来讲，我想我们应该做好以下几个方面： （一）了解领导意图，并向深处开拓。 我们都有这样的体会，按照自己思维去写一篇文章，一般来说并不是一件很难的事，难的是要把自己作为一个载体去反映别人的意图。领导交带文秘人员写一篇材料，有的会讲自己的思路与要求，有的什么也不讲，情况千差万别。作为文秘干部应该怎样去贴近领导并向深入开拓呢？我想首先应该把握领导的思维，按照领导思维去想领导所面临的工作和任务，想领导所想。要跳出自我去写文章，要超越自己。你做到了这点，你的文章就有可能升华，有可能成功。 我们说要从思想上贴近领导，及时准确的把握领导整体思路和决策过程。但领导的事情很多，他不可能主动的接近你，有时作为办公室的文秘人员也很难见到领导一面，怎样贴近呢？我想我们不应该光强调客观困难，我们可以从一些公开的渠道，例如报纸、新闻和简报等去把握领导的思路、个性特征。要做有心人，有时领导在些非正式场合说出来的观点思路是更为重要的，它可以引领你去把握领导思维，让你了解领导看问题的方法。我想，一个人平时一点一滴的积累是极为重要的，而不是说领导直接向我交办了，才需要我去用心去做，用心去记。我们在办公室时一定要用心记住领导的一些即兴发挥，甚至是只言片语，这就是我们的积累过程。 对于贴近领导，有时是应该双向来看这个问题的。并不是说所有领导给你的观点都是好观点，从实践来看，我们在写文稿过程中，往往是领导的观点会影响你，反过来你的观点也会影响领导。因为领导他也不是天天在写文章，可能你的文字概括能力，综合能力比较强，你有比较新的观点，与领导的思维相碰撞以后住住也会被领导所接受。有时领导所表达的是一个并不完善的观点，需要文秘去完善和提升它，这其实也是一个相互影响的过程。以珠三角大融合为例，领导在思考这个问题，我们写作班子也在思考这个问题，领导水平往往比我们高，我们的思考只不过是从文字概括的角度作一些铺路，是一种辅助性的工作。所以，我们文秘人员只有贴近领导，站在领导思路的角度去想问题，你才能出好观点。还有一个需要补充的问题，我们讲贴近领导，从表现方式上来说我们要最大限度的彰显领导个性思维、语言风格。如果一篇文章，换了谁说都一样，没有领导个性，那么它就是一篇不成功的文章。特别是写领导讲话，一定要最大限度的彰显领导个性。当然，这并不是要忽略其它东西，我们的最终目标还是要落实工作，所以应该将两者很好地融合起来。 概括起来就是“三个吃透”：吃透领导，吃透上级，吃透基层。领导是怎么想的，上级的政策意图是怎样的，基层是怎么一回事；“四个弄清”：一要弄清讲话的人是谁，弄清了我们才能达到什么人讲什么话的目的。二要弄清听众是谁，即“见什么人讲什么话”。三要弄清讲话的时间问题，即“什么时候讲什么话”。四要弄清什么地方，“即在什么地方讲什么话”。 （二）综合构思，谋篇布局。 我们有这样一个经验：通常逻辑决定思路。当我们接到一个领导讲话任务时，我们会想：这个讲话要讲什么？它的主题是什么？要怎么写？这是布局谋篇中一个非常重要的问题，也是写好一篇文章的重要前提。有些人写文章时行云流水、出手不凡，很厉害。但是我们只看到他善写的一面，而没有看到他善思的一面。他在写这一篇文章之前其实已经做了许多构思工作。有时写的时间并不长，但布局谋篇、综合构思的时间却往往很长。写文章前有好的构思，好的框架，写起来才能事半功倍。思考不成熟不能轻易动手，思路不通，文路不通，这是显而易见的事。如果定好的提纲和框架，我们就应该一气呵成的写下去，这时思维的惯性、选取素材和遣词造句往往都会很有系统性。用一根红线，先把珍珠串起来再说，这之后可以在既定框架内做修改。 明确主题，确定框架之后应该确定一个基调。究竟应该用平和、粗犷还是抑扬顿挫的语调呢？这时就要用到刚才所说的“三个吃透、四个弄清”了。定好基调之后，在一定的框架内组织文字材料，我们还要注意对已有的材料进行提炼升华，将文章的观点提升到一定的高度，这不仅仅是领导的事。做文秘的人应懂得“无中生有”，要透过现象看本质，在一定的材料上提炼出新的观点，或者将已有的观点提炼升华到新的高度。 （三）善于积累，厚积薄发。 有一句话叫“文以载道”，意思是文章要把天下的道理说给人们知道。既然文章有这么重要的功能，那么这个作者就一定要用大量的素材，要有高于一般人的洞察力，提出一般人所不能提出的大家认同的观点。善于积累，厚积薄发，就是我们平时应该大量做的事情，往往就是在这一点上体现我们的功力。文章好不好，归根结底还是看一个人的人文知识是否丰富，专业知识是否足够。我认为大家不要相信什么纯粹的技巧，特别是书店里所谓的技巧书籍。其实，所有的技巧均来自深厚的知识底蕴。 应该怎样来积累呢？首先应该在平时注意搜集前人的文字资料，占有间接的材料。因为我们不可能事事都去调查研究。要做好“三个关注”：即关注前人的观点理论；关注行业动向；关注社会热点问题；这是掌握材料的重要渠道。其次应该重视调查研究，掌握第一手的真实材料，因为通过别人反映上来的材料有时并不准确，有时甚至是错误的。所以，只有亲自沉下基层，调查研究第一手资料，才能保持文章的观点正确。 |
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