 公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。为了便于政协机关工作人员更好地理解和贯彻执行《北京市政协机关公文处理办法（试行）》（以下简称《办法》），现针对日常工作中反映出来的、或认识比较模糊的一些问题简要谈谈自己的一些思考。 一、对政协机关公文处理工作的认识问题 机关工作可以概括为办文、办会、办事。机关工作人员每天都会接触公文、办理公文，领导还要审批公文。所以，公文处理工作是机关的基础工作，是机关工作的基本手段。在政协，公文是政协履行职能的重要工具。因此，做好政协公文处理工作相当重要。 公文处理是否科学决定了公文处理的效率，而公文处理的效率又直接影响机关工作的效率。因此，我们在制订《办法》时，始终把建立科学合理的公文处理机制作为核心内容融入其中。如果把一个机关比作一个人，领导班子是大脑，是神经系统，那么公文处理机制就是血液循环系统，流转中的公文就像是流动的血液一样，维持身体的正常运转。这表明，公文处理制度在机关众多的制度中占有重要的地位，是基本的工作制度，是每个工作人员都应该熟悉的。因此，领导要求将《办法》印发至每个机关工作人员手中，而不是一个处室一份。 二、关于政协各部门是否可以对外行文的问题 所谓部门是相对而言的。各部委相对国务院而言是部门，各司局相对于部委而言是部门。在政协机关，各专委会、各综合部门是政协的部门，各处室是部门内设机构。 针对部门行文的问题，《党的机关公文处理条例》规定：“党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。党委办公厅（室）根据党委授权，可以向下级党委行文；党委的其他部门，不得对下级党委发布指示性公文。”《国家行政机关公文处理办法》也规定：“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”联系政协机关，上级政协与下级政协之间、上级政协各部门与下级政协的相关业务部门之间没有隶属关系，只有指导关系。因此，政协很少有指示性公文，对外主要用的公文文种是“函”。“函”这个文种应用很广泛，哪一级单位都可以用。为什么这样说？在《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔2001〕1号）中对“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文”的含义解释是：“部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文的，只能以函的形式行文。”“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。 从以上的规定中，我们可以很清楚地看出，政协机关各部门对外联系工作时，完全可以以函的形式行文。当然还要在职权范围内，一般遵循对等的原则。例如，去年市委办公厅秘书处在学习实践科学发展观活动征求意见时，就以秘书处名义给市政协秘书处发函征求意见，这就是内设机构发函，是完全可以的。我们在《办法》中详细规定了部门行文的范围和要求。经过半年多的实践，部门在职权范围内自行行文，确实大大提高了工作效率。 三、关于政协机关内部行文关系问题 （一）规范性文件（即下行文）。这类文件全部属于文件格式的公文。按照隶属关系和职权范围，《办法》规定，政协机关可以发规范性文件的只有以下四种情况：一是以政协北京市委员会名义向各部门制发规范性、指导性文件。二是以政协北京市委员会办公厅名义可以向各部门制发规范性、指导性文件。三是人事联络室可以本室名义印发传达属于人事联络室职权范围内，需有关部门办理、知晓或共同执行事项的公文。四是机关党委可以向各支部印发传达需要办理、知晓或共同执行事项的公文。其他部门都只能以“信函格式”行文，一般不发规范性文件。 （二）请示的行文关系（属于上行文）。在《党的机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中都规定：除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”。因此，过去我们一直认为不能向领导个人写请示。但是，我们又经常见到向领导写请示的情况，到底可不可以呢？实际上，这两种情况要区别对待。文件格式的请示与签报都是下级向上级请示工作时的公文形式，二者行文目的、基本结构相同。主要区别在于：文件格式的请示是正式公文的文种，用于下级机关向上级机关行文（也就是对外行文）。而签报的请示事项适用于机关内部，大多数都直接向领导个人行文。以政协机关来讲，以党组名义的请示，受文单位只能是中共北京市委，不能写市委书记、副书记等领导个人。机关内部请示问题时，各单位则直接向主管领导行文即可。 四、关于政协机关公文运转程序问题 公文运转程序与隶属关系和职权范围紧密相关。有些同志对程序不清楚的原因在于对隶属关系和职权范围的理解不一样，因此做法也不一样。虽然《办法》里附有详细的流程图，但是因为宣传工作不到位，所以至今仍存在程序不清的问题。 （一）内部请示的运转程序。《办法》规定：“请示内容涉及其他部门的事项，特别是涉及人、财、物等事项的，须征求主管部门意见，在取得一致意见后上报；未能取得一致意见时，须在请示中列明各方理由和根据，提出建设性意见，并经有关部门领导会签后上报秘书长并主管副主席。”国务院、市委、市政府的规定都要求请示事项涉及其他部门职权范围时，各部门会签后再上报。但是，机关有的部门没有严格遵守这个规定，认为只需对主管领导负责，向主管领导请示，而不愿意批请平级部门领导会签意见。这样容易造成推诿扯皮，难以形成合力。这是内部请示运转中最突出的问题。 （二）以机关名义发文的程序。以前的程序是各部门起草的公文需以办公厅或市政协名义制发时，拟稿部门的领导签字以后交给办公厅（秘书处），我们按要求排版、修改以后报请领导层层审核签发。现在按照领导的要求，拟稿工作完成后，或上会通过后，拟稿部门应先送秘书长并主管副主席审签，再交办公厅（秘书处）审核、制发。文秘部门的一项重要工作是对公文文稿进行审核，也就是在不改变原意的前提下，进行修改、校核，力求用词更准确，语言表达更顺畅，消除语法错误和一些低级错误。文稿修改后要报办公厅主管副主任以上的领导核准。签发日期以最高领导签发的日期为准。可以说，以机关名义制发的公文，不仅有拟稿部门的心血，也有我们文秘部门的汗水，是集体智慧的结晶。 五、关于政协机关公文格式问题 如果我们把机关各部门报送的文件材料集中在一起，就会发现其中的格式多种多样，五花八门，很有部门特色、个人特色。这是因为机关很多同志虽然对公文内容很重视，但对公文格式则不清楚，或者认识不到位，觉得只要把事情讲清楚就可以了，格式无所谓。公文是一种公务文书，是内容和格式的统一体。如果是个人写论文或其他材料，对格式要求并不严格，但是写公文不行。日常工作中，各部门起草的请示、报告、总结、安排等，虽然不是正式文件，但也是公文，姓“公”而不姓“私”，因此还是应该重视格式问题，严格执行《北京市政协机关公文格式和印制标准（试行）》的规定。 （作者系北京市政协办公厅秘书处主任科员，研究会会员） |
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