 会务工作事项多、变化多、环节多，特别是大型会议，千头万绪、异常繁杂。如何做到心中有数、不出差错？结合实践中遇到的案例，我感到，办会应做到先行一步、多看一眼、深思一层。只有未雨绸缪，才能有效避免“败笔”。 先行一步 某局召开工作汇报会，在主客双方相互介绍的时候，发现席位牌出错，把客方某位同志名字中的“俊”打成了“佼”。尽管这位同志并不在意，还开玩笑帮工作人员解了围，但出现这样的低级失误，让会务工作人员倍感尴尬。事后查找原因，发现是工作人员送给打字员的客方名单上，手写的“俊”和“佼”比较相似，且会务工作人员在校对时思想上不够重视，未逐字审核，特别是忽略了会场布置检查环节，致使发生纰漏。 做好会务工作，要求我们务必先行一步。反思案例，如果会务工作人员提前到会场走一走、看一看，把席位安排、人员名单、会议材料等关键要素好好查一查、对一对，这样的低级失误是可以发现并避免的。若是召开大型会议，还有必要模拟会议召开情形，大到会场布置、议程安排、设施设备，小到会标席卡、材料摆放、进场路线，都要一一检查落实，对落实不到位或衔接不畅的，要及时发现、及时督促、及时整改，确保人员到位、责任到位。 多看一眼 某地召开电视电话会议，领导讲话时忽然卡壳，会议临时中断。设备室的工作人员手足无措，信号传输正常、音响设备正常、灯光照明正常……想启动应急措施都无从下手。迅速与主会场取得联系后才知道，原来是领导修订过的讲话稿缺失了最后几页。事后查明，造成这一重大失误的原因是工作人员打印讲话稿时，因时间仓促，没有发现打印机缺纸，打印后也未仔细翻阅一遍。一时的疏忽，给会议效果造成很大影响。 做好会务工作，要求我们务必多看一眼。反思案例，在日常工作中，打印页数较多的材料时，时常会出现空白页或打印不完整的情况。如果我们头脑中始终绷紧了这根弦，即使时间仓促，也会静下心来，再好好看一看。会议进行过程中，眼睛既要紧盯各项设备运转情况，又要安排专人现场跟踪会议进展，做好会场内外衔接工作，确保应变措施准确有效，保障会议万无一失。 深思一层 某系统举办全省运动会，离开幕还有一个小时，DVD播放机却突发故障，无法播出音乐。工作人员急出一身冷汗：眼看开幕式已经进入倒计时，音响师也联系不上，怎么办？按照应急预案，应准备两套播放设备，若所租场地部门没有，怎么办？好在大家急中生智，马上将工作人员分成两组，一组继续与场地音响管理部门联系，一组奔赴附近居民楼，挨家挨户去借播放机。后来正是从居民家里借到的两台播放机解了燃眉之急，避免了严重失误。 做好会务工作，要求我们务必深思一层。反思案例，万幸的是活动前工作人员对设备进行了再次检查，及时发现了故障。设想，如果故障发生在仪式举行的过程中，那就难以收场了。因此，我们在筹备大型会议活动前，应多想一想可能出现的突发情况，如设备故障、突然断电、交通拥堵等，事先形成应急方案，以免措手不及。会议结束后，应及时召开小结会议，从会议分组讨论、参会人员交流等情况中，总结有效做法，查找工作不足，形成改进措施，为下一次会务工作打好基础。 （文章摘自《秘书工作》杂志。原题目：《先行一步 多看一眼 深思一层——办会失误三例有感》；作者：危敬钰） |
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