 为什么要写公文 作为一名机关工作人员，撰写各类公文几乎是一项经常性的工作，也是一项让人头疼的工作。但是离开公文，几乎就会寸步难行。比如，召开会议、布置工作、通报事项、交流情况，等等，都需要撰写不同类型的公文。 可以说，不论古今，任何一个机构，要想实现正常运转都离不开包括公文在内的各类信息材料的收集、加工、传递和反馈、再反馈。《易经·系辞》上写到，“上古结绳而治，后世圣人易之以书契。”说明公文产生经历了一个漫长的过程。夏启在讨伐有扈氏时发布的军事动员令称为《甘誓》，是我国最早的一篇公文。秦代出现了最早的上行文“书”、“奏”;汉朝出现了“章”、“表”、“疏”等上行文，官员之间出现了平行文“移书”，同时也出现了“令”、“教”、“谕”等下行文，我国古代文书工作日臻完善。 这些特定的公文都有特定的作用，涉及治国理政、兴邦安民乃至个人的前途命运，所以，撰写者无不殚精竭虑而为之，往往体现出经天纬地的大智慧、大谋略。战国时期的大政治家李斯是楚国人，年轻时做过掌管文书的小吏，对公文写作颇有研究。后来，投奔秦国，封为客卿。当时秦王下决心统一六国，韩国怕被秦国灭掉，派水工郑国到秦鼓动修建水渠，目的是想削弱秦国的人力和物力，牵制秦的东进。后来，郑国修渠的目的暴露了。秦国群臣对外来的客卿议论很大，建议驱逐一切来客。秦王下了逐客令，李斯也在被逐之列。当时，李斯熬一宿写出了流传至今的《谏逐客书》，通过秦国依靠各国人才发展壮大的历史，向秦王阐述了“太山不让土壤，故能成其大;河海不择细流，故能就其深;王者不却众庶，故能明其德”的道理，使秦王收回了逐客令。西汉初期，出现了一批公文写作大家和一些堪称典范的公文名作。如贾谊的《陈政事疏》、《论积贮疏》，晁错的《论贵粟疏》，司马相如的《上疏谏猎》等，政论性强，作者关心国家和社会的发展，借古喻今，写得深切晓明，有很强的说服力和感染力。鲁迅在《汉文学史纲要》中指出：贾、晁的疏论“皆为西汉鸿文，沾溉后人，其泽甚远”。 魏文帝曹丕对公文极其推崇。他在《典论·论文》中写到，文章(主要是指公务文书)乃“经国之大业，不朽之盛事”。古人所云“一言或重于九鼎、片纸书或贤于十部从事”，也是这个道理。改革开放之初，小平同志一句“摸着石头过河”开创了我国多少领域的先河!安徽小岗村一个“包产到户”拯救了全国的农村。试想一下，即使当时全国党政机关都加班，也解决不了的农村问题，基层一次尝试、一句话就解决了，岂不正是“片纸书或贤于十部从事”。 今天，在公共管理日益大众化、行政管理日趋民主透明的大环境下，公文的撰写发布过程成为一种名副其实的公关活动。其效果如何，直接影响到公务行为的成败。尤其是西方发达资本主义国家，政府要员每发表一次讲演、每做一次讲话都作为一种公关行为来运作，近则取信于选民，远则造势于全球;追求的是最理想的效果，达成的是长远的战略意图，绝非罗列一些空话大话，更不是以会议落实会议，用文件落实文件，这是我们需要认真学习借鉴的。 比如，历届美国总统，口才都不错，他们但凡公开演讲，总是口若悬河，妙语连珠。事实上，他们都有专门的写作班子。就连美国的铁杆追随者也受益匪浅。2009年3月英国第52位首相布朗访美期间忽然变得“伶牙俐齿”，特别是他在美国国会参众两院联席会议上发表的演讲，赢得了在场议员19次集体起立鼓掌。但是，当时美国大多数人并不知道，布朗变“名嘴”，并不是因为他的口才发生了质变，而是他雇用了一批前白宫写手组成的专业撰稿公司替他润色讲稿，代价是7085美元。至于美国现任总统奥巴马，他的演讲，不仅气势宏大，而且富有朝气， 这也并非说明他就是天才演讲家。这与他大胆启用青年文才充当“文胆”有直接联系。奥巴马的一个重要写手是目前白宫唯一的外交政策演讲撰稿人本·罗兹。他今年31岁，专业是小说写作。作为外交政策写手，罗兹不仅要揣摩奥巴马的讲话习惯和语音语调，而且还要熟知外交事务。他是目前白宫写手中唯一身兼外交顾问的人，而且经常列席白宫国家安全会议。奥巴马就任以来的每一篇引起世界关注的外交政策讲话，从宣布从伊拉克撤军和对阿富汗增兵，到发表无核世界演讲，再到中东政策讲话，全都出自他的手笔。有人评论罗兹的最大长处在于“他真的理解总统的声音”，“在外交事务上与总统心有灵犀。”这也充分说明，作为广义公文一种的讲话稿也必须体现领导的意图，绝非天马行空，任意而为。 至此，我们可以更进一步得出结论，任何一种对外发布的公文都是一种事关组织发展的公关行为，它不仅涉及组织利益，同样事关我们个人的利益、荣誉以及前途。所以，每一个草拟公文的工作人员都要从为本单位公关、搞好内外环境、打造良好公共关系的角度出发，高度负责地做好公文工作。同时，这也告诉我们，文秘工作事关全局，其重要性和难度均越来越大，也需创新思路、改变方法、与时俱进，不可墨守成规。 然而，有很多在机关工作一、二十年的“老”同志，就是连基本的会议通知都写不好，不知道是不好好写，还是真写不好? 接下来，再探讨第二个问题： 怎样写好公文 总结写作公文的经验，其中最重要一条就是目的先行，首先明确自己劳神费劲写的这篇稿子是干什么用的，然后时时刻刻在脑子里留意这个目的，观照这个目的，不让一句话、一个段落、一个思想脱离这个目的，多余的话一句不说，该说的话一句不少。长此以往，一篇篇好文章就写出来了。那么，我们起草发布公文，都有哪些目的呢? 1、让人对本职工作有所了解，且留下深刻印象，这主要是针对上级领导说的。作为科员，做了工作，需要向科长汇报;作为科长，需要向主管、向单位“一把手”汇报;作为一个单位，需要向分管领导、向上级主管部门汇报。这主要是指工作总结、汇报之类。假如工作做得挺好，就是总结不出来，说不出来，这也是一种缺陷。其实，总结正是提高工作水平的一种方式。不善于总结，怎么发现缺点和不足，怎么找到规律性的认识，怎么提出自己的独到见解，怎么把单项的阶段性工作上升到理论的层次，怎么求得工作的新发展和新突破? 在实际工作中，有人善于埋头苦干，他们两眼向下，从不仰望星空，一辈子工作踏踏实实，却没有什么创新和开拓，属于守成者之列;有的人也善于埋头苦干，也善于总结提高，既有实践、也有理论，属于创业者之列。二者同等重要，但毫无疑问，当前，我国更需要后者创业型人才。这就要求我们既要实干，又要善于总结提高，那样才能在实干的基础上做到会干、干好、干出特色、超出一般，于是乎才能有为、有位，前途无量。 2、让人对政策规定认识清楚，自觉遵守，积极响应。这主要针对一般社会公众而言。作为一个单位，不可避免地要出台一些广发性的文件，要求社会公众大力支持，自觉执行。比如说规定、决议、倡议书等等。如果我们做不到言之有理、合乎规定、符合实际、切实可行、保证有效，那么，就可能流于形式，难以见效。这就要求事先必须做好调查研究，不能闭门造车、随意捏造。 3、让人对安排部署的工作或需要周知的事项清晰明白，能够无差错地落实，这主要针对下属单位、服务对象而言。比如说，用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求的指示;用于对重要问题提出见解和处理办法的意见;用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项的通知，等等。这些都是在具体工作中经常用到的，尤其是通知，更是推进工作的重要途径。就拿转发文件的通知来说，上级下发文件，需要基层周知或执行，往往这样处理“现将***文件转发给你们，请尊照执行”，最多加一句“执行情况及时反馈”。如果多级转发文件，光标题就三四行，比正文还长，诸如“关于转发***的通知的通知的通知”，弄得书名号都不够用了。现在，一些单位转发通知倒简单了，标题直接写“关于转发**号文件的通知”，至于**号文件只有到正文里去找了。至于正文，多数还是那样简单，真是以文件落实文件的典范。其实，转发上级文件，同样需要结合实际提出有针对性的落实措施，绝不能只是转发了事。此外，有一种通知叫事务性通知，即安排布置工作、发布有关要求下级机关办理的事项的通知，这类通知要求简洁明确、可行性强，基层单位接到通知一看就明白，就知道需要立即做哪几件事。不过，写起来，也需要动动脑筋。前面说过，有的在机关工作十年、二十年的老同志，起草个会议通知，还是架手架脚。比如需要起草个召开座谈会的通知，老先生这样写道，经***研究同意，决定召开**工作座谈会，主要内容：1、2、3，分别另起一行单写，写完之后发现还没说会议时间呢，于是在小3下面另起一行写上会议时间，又发现还没有会议地点、参加会议人员呢，于是又分别另起一段写上会议地点和参加会议人员。一个通知，弄得七零八落，缺乏统一性、完整性。 4、让人觉得请求的事项合情合理，非办不可;报告的事项客观实在，令人信服，颇为满意;答复的事项认真细致，有礼有节。这主要是指请示、报告、批复之类。请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种，主要用于在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理;工作中遇到需要上级批准才能办理的事情;超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时;第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作;第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。在写请示时，应当注意以下一些事项：要坚持一文一事;请示事项必须明确、具体、可行;不要搞多头请示(请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式);一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关;另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门;除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。注意，平级机关之间不使用请示，但现在许多单位向财政局申请经费都用请示，错了也改不了。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。报告分综合性报告、专题性报告、回复报告三种。综合性报告正文把握三点：(1)开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。(2)主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。(3)结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。专题报告正文可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见;以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施;因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。回复报告正文根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。 5、让人觉得说出了自己的心声，解决了自己的疑问，点出了自己没想到的观点、意见，统一了思想、达成了共识，为推进某项工作、开展某项活动进行了充分的动员和安排部署，这是针对与会者说的。比如，讲话稿(包含讲说稿、谈话稿、会议报告以及祝酒词、贺词，甚至主持词之类)。撰写讲话稿的作用是为了节省时间，集中、有效地围绕主题把话讲好，不至于走题或讲错话。讲话稿一般由讲话人自己写，只有在特殊情况下，可经过授意由别人代写，现在一般是由别人代写，所以撰稿者还需要从领导角度出发，想领导之所想、言领导之所言，符合当时当地的场合氛围，符合领导的身份、语气和讲话习惯。讲话稿有详稿、略稿和腹稿之分。详稿准备较充分，只需拿到会上去念就行了;略稿是个提纲、要点，在发言时要再作发挥;腹稿，仅仅在头脑里酝酿一下，考虑个大概，到时即席发言，然后根据别人的记录整理成书面的东西。 |
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