 内江市东兴区食品药品监督管理局 机关公文管理制度 为加强局机关公文管理，提高工作效率和质量，实现机关公文发文处理工作的科学化、制度化、规范化，特制定本制度。 一、上报、下发公文处理程序 （一）起草公文，必须做到观点明确，条理清晰，表述清楚，用语准确。 （二）各股室（队、中心）拟制公文，应由股室（队、中心）负责人审阅把关，然后按公文审批程序处理。 （三）公文审批程序： 1、全局性工作、人事、财务方面公文，股室（队、中心）草拟—分管领导审核—局长签发--局办公室编号、打印、司印。 2、业务性公文，股室（队、中心）草拟--局办分管领导审核—相关分管领导签发--局办公室编号、打印、司印。 3、空白执法类文书，法规股草拟（提供样模）--局办分管领导审核—法规股分管领导审定签发--局办公室司印。 4、业务性报表、资料，股室（队、中心）草拟--相关分管领导审定签发--局办公室司印。 5、信息，股室（队、中心）草拟--相关分管领导审核--局办分管领导审定签发--局办公室承办。 6、空白资料、表格、文书等印刷，股室（队、中心）草拟--相关分管领导审核--局办分管领导审定签发--局办公室承办。 （四）公文打印后，由公文拟稿人负责做好校对工作。公文印制必须做到准确、及时、规范、保密。 （五）公文寄发，原则上由公文起草股室（队、中心、）负责。 （六）公文印发完毕后，局办公室必须按照规定将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全，进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。 二、收文处理程序 所有收文一律由局办公室统一签收登记和管理。收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、分办、承办、督办、办结、归档、销毁、保密等程序。 （一）签收 局办公室文档管理人员每天接收或下载省市局、市区及 相关部门的公文；查看党政网、电子政务外网、市局网站等相关平台是否有上级交办公文；通过收发文件交换站、邮寄和传真的信函、邮件应及时签收、拆封、登记，呈送局办分管领导签批。 凡从上述渠道接收电子版公文后,作为正式公文先行办理；收到正式公文后，再将电子版公文办理过程中产生的有关材料并入正式公文，继续办理或者归档。 （二）登记 1、凡接收的公文，除写明“亲收”、“亲启”或署有个人姓名的信件由本人拆封外，统一由局办分管文档管理人员签收、拆封、登记、编号；特殊情况下，由局办分管文档管理人员或局办分管负责人先行签收后转收发人员。 2、文档管理人员按发文机关分类登记，没有密级且属不须本局承办的阅知件、发给个人或无工作关系的抄件、或没有保存价值的公文，可不予登记；直送相关股室（队、中心）办理的公文，相关股室（队、中心）先签收后，即转局办公室登记后再行办理。 （三）拟办、批办、分办 签收的公文及简报等，一般应当在30分钟内送局办分管领导提出拟办意见，文档管理人员根据局办分管领导阅批意见，在60分钟内分送到相关领导阅批或承办股室（队、中心）、承办人承办；紧急或有时间要求的公文随到随办，急件公文要及时通知承办人。 （四）承办 文档管理人员将领导阅批的公文，做好登记后及时转有关股室（队、中心）、承办人承办，有关股室（队、中心）签收公文、领导签批件由局办公室文档管理人员传送相关股室（队、中心）、承办人，要保证承办件及时办理，确保工作效率。承办股室（队、中心）、承办人需要原件的，到局办公室办理相关手续后借出，公文办理完毕及时存档。 承办股室（队、中心）、承办人收到承办件后及时进行确认，对不属于股室（队、中心）职责的应迅速与局办公室联系，经局办分管领导确认后转其他股室（队、中心）承办，不得积压或自行转办；各承办股室（队、中心）要按办理时限要求将承办公文的办理情况报相关分管领导，并定期进行自查，防止漏办或延误工作。公文涉及两个以上承办股室（队、中心）时，由主办股室（队、中心）负责牵头，相关股室（队、中心）密切配合不得推诿。 （五）督办 局领导批示要求承办股室（队、中心）提出办理意见、落实或研究处理的批示件，由局办跟踪催办，承办股室（队、中心）原则上在2个工作日反馈办理情况。急件急办，领导明确签署时间要求的，以领导签批时限为准。情况复杂的，承办股室（队、中心）应将办理情况及时报告领导。涉及多个股室（队、中心）的，由主办股室（队、中心）牵头、沟通、协调达成一致意见后，在规定工作日内报签批领导。特殊情况的要向分管领导说明并报告办理进展情况，报告结果一般不得超过规定工作日或领导签批时限。 （六）办结 凡请阅知的人员都已签字的，视为办理完毕，具体情况如下： 1、已按领导批示，认真承办，履行了处理程序，并有结果； 2、对上级机关公文，已通过行文或其他方式贯彻执行； 3、对同级机关函件已明确答复； 4、对下级机关请示已作批复； 5、呈阅件在规定传阅范围内传阅完毕。 （七）归档 承办、阅办完的公文要及时退给局办公室统一处理，有存档价值和存查必要的公文，按照《局档案管理制度》由局办公室立卷归档（承办过程中形成的所有文字、音像资料等，原则按谁主办谁负责送归局办公室存档）；承办件办结后，承办股室（队、中心）将办理结果和承办件一并送局办公室存档。 （八）销毁 根据《档案法》，对保管期限已满或原基础不好的案卷或保管期限不明确的案卷，由指导科档案管理人员对拟销毁档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别造册登记，由局档案工作鉴定领导小组鉴定，确定销毁或续存，经审查不予销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明；销毁清册及销毁档案书面报告，必须经分管档案工作的领导签字，方能生效；经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点销毁，不准出卖或做其它用；销毁档案时必须派专人护送到指定地点，由两人以上监督销毁，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人要签名盖章，以示负责。 （九）保密 文件要严格按照传阅范围进行传阅，在传阅过程中，不得从阅夹中抽留文件，不得带回家中。 对秘密文件复印要遵守国家有关规定并注意以下保密事项： 1、复印国家秘密文件，局办公室要指定专人负责，同时建立严格的登记制度并由分管办公室领导审批； 2、“绝密”文件和中央领导同志的内部讲话记录，发文部门规定不准翻印的文件，未经原发文机关批准不得自行复印； 3、严禁复印中央各种文稿和中央领导同志的内部讲话稿； 4、严禁将国家秘密文件拿到社会上营业性的复印场所复印； 5、对复印的国家秘密文件要与原文件一样进行严格管理。 三、公文处理责任及考核。 各股室（队、中心）负责人为所发公文的第一责任人，具体拟稿人为具体责任人。公文的处理质量列入股室（队、中心）的目标考核。具体为： （一）违反公文处理程序，越级办文或未经领导签发 办文的，一次扣减所在股室（队、中心）年终考核分值5分。 （二）按公文处理程序规定,所有局发公文必须经领导签发，未经领导签发便编号、印制、司印的文件一律无效，并扣除相关股室（队、中心）年终目标考核分值各2分,造成重大影响的追究有关人员责任。 （三）未经局办分管领导审核把关的文件，一律不得送局相关分管领导审阅、签发，除一些特殊文件有特殊规定外，所有文件须有局办分管领导审核签署意见，局办公室因把关不严造成错件，一次扣局办公室目标考核分值0.1分。 （四）公文打印好后印制前，公文拟稿人要认真做好校对工作，凡在公文印制好后发现错字、别字、病句或其它逻辑、语法明显错误的内容，一次扣减校对人员所在股室（队、中心）年终考核目标分值0.2分，并承担由错件印制所造成的经济损失。 （五）公文拟稿人应对文件拟稿认真负责。局办分管领导在校对科（局）办理公文时，对公文中发现有病句、错字、别字的，一次直接扣除股室（队、中心）目标管理分值0.1分；局办公室司印人员不认真，未经领导签发而司印的，一次扣局办公室目标考核分值2分。 （六）公文的底稿、正文和有关与公文有联系的材料收集齐全，作为追究责任的依据。 |
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