浅谈秘书人员如何做好公文核稿中的协调工作

周 忻

说来诚惶诚恐。其实，我从事公文核稿工作的时间并不长——如果是从今年5月工作岗位调整算起的话，还不到3个月；即便是把以前当编辑、做校对的经历算上，也就几年光景。公文核稿工作是一件枯燥乏味但又异常繁重的工作，其工作量之巨、要求之高、责任之大，足以把一个人的视力从1.5变成高度近视。下面，是我自己从事公文核稿的几点体会：

一、“三核”、“七查”、“八审”、“十四看”

公文核稿要出精品，必须从一个环节一个环节抓起。在具体工作中，主要是严格“三核”，确保公文文本质量。

1.核内容

核心问题是6个字：准确、客观、可行。实践中，我把有关的原则、规定细化成7个具体问题，也就是核内容时做到“七查”：一查是否确有必要制发此公文，查领导是否有明确要求、是否符合工作实际需要、是否必须以公文形式制发；二查是否符合总行和监管部门精神；三查是否有脱离工作实际、实践中无法执行的提法；四查数据、计量单位、人名、地名、时间等是否准确；五查涉及相关部门的内容是否准确，可请有关部门协助核查；六查与已出台的总、分行以及监管部门的文件是否矛盾；七查政策上是否有明显漏洞、相关内容是否有遗漏。

2.核文字

公文文字方面的基本要求是：文字精练、通畅，用词准确、规范。为此，我把这些要求归纳为8个问题，也就是核文字时的“八审”：一审是否有逻辑上的错误；二审是否有大话虚话和牵扯无关的话；三审是否有过满、过头的话；四审是否有表述不清、陈述不当的话；五审是否有模棱两可的话；六审是否有过于累赘、冗长的表述；七审是否有错、漏、别字；八审是否有标点符号错误。

3.核公文格式

公文格式是公文规范化的具体表现和主要标志，是公文质量、工作作风、业务水平的重要表现。如果把它形象地比喻为一个人的行头外貌，那么核稿的职责就是查其“五官”是否端正，“四肢”是否健全，“穿戴”是否整齐。关于公文格式，我将其归纳为以下14点，也就是核公文格式时做到“十四看”：一看版头或发文机关标识是否准确；二看密级设定及其标识位置是否恰当；三看发文字号及其标识位置是否准确；四看标题是否与文种一致；五看主送单位名称、排序是否规范；六看附件标注及其标识位置是否规范；七看署名单位是否准确；八看成文日期是否准确；九看发文说明及其标识位置是否恰当；十看主题词选择及其标识位置是否恰当；十一看抄送和本行发送的单位名称、排序是否规范；十二看印发说明是否规范；十三看承办单位、联系人、电话等项是否完整准确；十四看公文字体、字号是否规范。

二、加强公文核稿过程中的沟通协调

（一）公文核稿中常见的矛盾

俗话说，文章不怕千遍改。越是重要的公文，越要不厌其烦地反复修改。问题是由谁来修改。考虑到没有两个人的词库、语法规则系统和用词造句习惯是完全相同的，由于通常是由拟稿人根据核稿意见完成修改（当然，不涉及原则和实质内容的小范围修改可以由核稿人代替拟稿人完成）。正因为如此，核稿人和拟稿人之间可能就会基于文稿的修改问题产生矛盾，总结起来主要有以下几个方面：

矛盾之一，核稿人强调文稿的语言规范和格式，拟搞人更重视文稿内容的有效表达。解决这一矛盾的尺度就是要在规范文稿的语言特点和格式的前提下，提高表达效果。

矛盾之二，文稿中往往有拟稿人自认为合理并有创新意义的观点、费力收集且引述恰当的材料和精彩的语言，而核稿人却建议删除。解决这一矛盾的尺度就是保留与否必须根据文稿的思想内容和主旨的表达需要而定，如妨碍和干扰了主旨的表达，则必须删除。

矛盾之三，核稿人是从本部门或本单位的全局出发考虑文稿的主旨和判定具体内容是否合适，而拟稿人多为从职能部门所负职责的局部出发考虑问题。解决这一矛盾的尺度是以全局为重，兼顾局部，局部服从全局。

矛盾之四，核稿人与拟稿人公文写作习惯不同。解决这一矛盾的尺度是在符合公文写作规范的前提下，核稿人要遵从拟稿人的写作习惯与特点。但如果双方的公文写作能力差距较大，原文稿存在杂乱无章、上下脱节、内容重复、前后矛盾等较严重的问题，即不是习惯差异的问题，而是能力水平差异的问题，就需要核稿人主动与拟稿人进行沟通协商，最后使拟稿人比较愉快地接受核稿人的意见并修改文稿。

矛盾之五，拟稿人无法理解或拒不听从核稿人的核稿意见。解决这一矛盾的尺度就是积极争取行领导或拟稿部门负责人的重视支持，把领导“拱”动，从上到下进行协调，可以收到高屋建瓴、势如破竹的效果。

（二）沟通协调的方法

在公文核稿实践中，根据不同的拟稿对象，不同的时间要求和不同的稿件内容，可以采取不同的沟通协调方法：

1. 直接修改法

适用于初稿比较成熟，不需“伤筋动骨”，直接在原稿上做些“添枝加叶”或删繁就简的工作；抑或初稿虽不怎么成熟，但时间较紧，只好直接动手修改。但是对于改动的地方，还是要返还拟稿人征求意见，避免错改，这也是对拟稿人的尊重。