浅谈秘书人员如何做好公文核稿中的协调工作

公文核稿是指文稿的承办部门在文稿承制后，在送领导审批签发之前，先交给办公部门进行审核。公文核稿是办公部门的一项重要工作，也是秘书人员难度较大的一项工作。各级机关的办公厅（室）或秘书处应当认真做好公文的核稿工作，指定有经验的、水平高的秘书人员负责这项工作。

对公文的核稿，不光是在文字上进行修饰，而是对文稿的内容、文字、格式等所作的全面检查、核改和复核，包括是否确需行文和以什么名义行文，是否符合法律、法规和政策规定以及WTO规则，政策措施是否明确具体、切实可行，部门意见是否协调一致，文字表述是否准确无误，公文格式是否规范，等等。因此，它不是一个简单的过程，而是公文办理工作中一个复杂的过程。在这一过程中，秘书人员需要做一些协调工作，才能保证公文的质量，同时节约领导在审阅、修改文件上花费的时间，而协调又要强调艺术性，才能确保工作做到位。

下面，笔者结合自己的公文核稿实践，粗浅地谈谈秘书人员如何做好公文核稿中的协调工作。

一、在核稿工作的协调过程中，秘书人员要采取三个步骤

首先，对不懂之处或有疑问的内容，要向拟稿人了解情况。

核稿的过程也是一个沟通的过程，包括书面沟通和口头沟通，如书面沟通无法达到目的，就有必要采取口头沟通的方式。在正式核稿之前，秘书人员有必要对送来的文稿进行初审，也就是从头至尾粗阅一遍文稿，以了解和弄清文稿的结构层次和基本内容，为正式核稿做好准备。在初审中，如遇到不懂之处或有疑问的内容，秘书人员一定要及时向拟稿人了解情况，因为拟稿人一般最掌握这方面的业务以及相关的政策、规定，是这方面的行家里手。这样也有助于秘书人员了解拟稿人之所以这样写的意图与思路，以便秘书人员做好公文审核把关工作。如不作了解，容易产生秘书人员在核稿过程中对错误之处无法发现，或没有错误却盲目修改反而出错的情况。

其次，对不应该发以及可发可不发的公文，要做好说服工作。

国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》第二十七条规定公文审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，等等。可见，是否确需行文是公文核稿的重中之重。核稿人员在公文核稿中，对那些不应该发以及可发可不发的公文，要进行严格把关，一律不发。只有这样，才能避免文件过多过滥。但对此，秘书人员也要以谨慎的态度，列举出之所以不能发文的理由，并向业务部门以及拟稿人做好解释和说服工作，尽量取得他们的理解，避免因文件原因而引起双方的不愉快，造成工作上的误会和矛盾，给今后的工作带来麻烦和不便。必要时，秘书人员要与分管领导进行沟通，听取意见，获得同意和支持。

再次，对部门之间的不同意见，要进行沟通协商。

核稿时，秘书人员对文稿中需要协调的内容要予以重点把关，切不可麻痹大意。否则，可能会产生文件下发后相关部门不予承认、文件执行难的现象。如果送核前主办部门对涉及其他部门业务的内容没有征求过相关部门的意见，秘书人员应将文稿退回主办部门，并建议其送相关部门会稿。如已征求相关部门意见，但主办部门对意见未予吸收或未予全部吸收，或相关部门的意见不同，相互之间分歧太大，主办部门难以取舍时，秘书人员要了解未予吸收、未予全部吸收或难以取舍的原因，帮助主办部门进行沟通协商，尽可能达成一致意见。如再无法达成一致意见，秘书人员应当向领导汇报，以便采取新的对策，如召开协调会，坐下来认真讨论等。

二、在核稿工作的协调过程中，秘书人员要坚持三个原则

第一，要坚持权威性原则。

公文规范是秘书人员核稿时的“尚方宝剑”。由于文稿的承办部门人员的变动，或是对公文重视不够，拟稿人员对公文写作不太擅长，或是粗心大意，草率行事，往往会产生草拟的公文不符合规范、不符合要求的情况。在核稿工作中，秘书人员也经常会碰到业务部门办文不按规定程序的问题，如业务部门先将公文送领导签发，再“倒流”到办公部门核稿，使秘书人员处于改还是不改的两难境地。秘书人员必须维护公文规范的权威，以公文规范为准则进行协调，才能叫得响，站得住，靠得牢，才能收到事半功倍的效果。秘书人员要坚持权威性原则，并努力争取业务部门对核稿工作的支持，让他们切实重视公文写作，自觉遵守发文程序，严格按照公文规范进行操作。