浅谈公文核稿中的几点体会

三、文件的一般格式

（一）三大部分

1．文头部分

2．行文部分

   　　标题

   　　主送机关

   　　正文

   　　成文机关

   　　成文时间

  　　 附件

3．文尾部分

   　　主题词

   　　抄送

   　　印发机关和印发时间

（二）注意点

1．关于主送机关

（1）下行普发文的规范写法是：各学院（系、室、所）、部门、群团组织、直属单位：

（2）同意转学的通知写法是：××学院及相关部门：

（3）决定、通报、意见不写主送单位

（4）通知、请示、函必须写主送单位

2.关于附件

    有的文件有附件，须在附件栏填上名称。

3.关于成文时间

    不能用阿拉伯数字，而要用汉字

4.关于主题词

    规范使用可以通过主题词库软件查，也可自拟，但不能超过5个。

5．关于公文的语言文字

（1）公文语言主要特征是平实、直接，不用修饰性语言、描写性语言和口头语。

  　（2）阿拉伯数字不能与汉字混用。

     熟语、俗语、成语、固定词组中用汉字。如，三个代表、五讲四美、七上八下、二万五千里长征、十七大等；

    表示确定数字的用阿拉伯数字。如，25%、156名教授、22个学院等。

  　（3）层次用数规范用法应为：

     第一层次：一、二、三、四

     第二层次：（一）（二）（三）（四）

     第三层次：1.  2.  3.  4.

     第四层次：（1）（2）（3）（4）

四、收发文程序及相关注意点

（一）发文程序及相关注意点

校内发文注意点：

1.发文稿纸封面页常见问题

（1）拟稿单位负责人姓名错填在核稿栏位置。

（2）联系人及联系电话不填，有问题不知找谁询问情况。

2.计划、规章、条例等事务性文书不能直接发，须变成印发性通知才能发。

3.不能拿尚未作文字、内容、形式审核的初稿先由主管校领导签发，否则，核稿时不好再作改动。

（二）收文程序及相关注意点

注意点：

1.签收管理要严格程序。

2.认真审核，确保公文的严肃性、规范性和收文的及时、有效办理。

3.承办与催办是收文管理的重点，直接影响办公室工作的质量和效率。具体要求：

一是要研究文件内容和批办意见；

二是要弄清文件办理的时间要求；

三是要认真办理。

公文、文稿处理是学校管理工作的重要组成部分，是进一步探索现代大学制度的重要基础。

    学校组建近四年来，我校公文处理工作在两办、学院办公室及部门秘书或相关人员的努力下，正逐步向规范化、制度化、科学化目标发展，但仍有不少方面需要改进，我们将与大家共同探讨，不断完善。