浅谈公文核稿中的几点体会

 公文 核 稿 心 得

　　最近，省分行办公室在审核公文文稿和对下级行来文进行抽查时发现，公文质量尤其是基础文稿质量亟待提高。为此，省分行办公室专门在省分行机关组织了一次公文实务培训。根据会议安排，我们又从上次培训的例文中精选了十余份有代表性的公文进行重点演示。这些公文有的是已发文件，有的是部门报送办公室审核的文件，有的是基层行上报的文件。有的文件较长，本次只选取了部分内容进行重点演示。需要指出的是，这次培训演示不是标准答案，有些地方还缺乏更仔细的推敲，但从大的方面基本可以揭示公文基础文稿中存在的问题，仅供大家参考。同时，我们还结合这些例文对最近的审稿工作进行了归纳，向大家提示公文草拟和修改时应注意的问题。

　　公文是应用文的一种，具有直接性、真实性、规范性特征。公文又是一种特殊应用文，表现为强制使用白话文并兼用议论、说明、叙述三种表达方式。公文一般由三部分组成：文头、正文和文尾。文头就是通常所说的文件头，由文件名称、发文字号、签发人、紧急程度和密级等组成；正文由标题、主送单位、正文、发送机关、成文时间、印章、附件、抄送机关等组成；文尾由主题词、发送栏、印发机关及印发日期、共印份数等组成。现在的公文构成要素大多都有程式化、规范化的要求，把它做规范应该没有大的问题，也容易控制。公文中的大多数问题实际出现在正文的表达上。归纳起来，有12个方面问题要引起拟文者和把关者注意。

　　第一，标题贵在简洁、规范。拟定标题，最重要的是要简洁明了，主干清晰，符合规范。容易犯的错误是：过多地加进一些定语、非主干内容或在转发文时过多地引用上级发文内容，导致标题过长（如企业授信数据），主题不突出。再就是一些习惯性的但却是错误的标题格式一直被引用，如“关于对……”、“关于申请……请示”之类。这类标题由于中介词影响较大，加之主干部分构成因素比较复杂，容易形成病句，这里不可能一一举出，但有一点需要牢记，就是用最简单的话、把最重要的事情说出来就行了。举两个例子。“关于对某某同志拟任职务进行公示的通知”，这样的标题经常出现，显然不规范，但用了很多年，就是没人说。其实可以很简单，因为“公示”本身就是一个文体，只需说“关于某某同志任职的公示”就可以了。再比如：“关于对某某……公司授信某某亿元及贷款某某亿元的请示（或批复）”，公司名称很长，而且把几乎所有相关信息都放在了标题里，显然不合适，有必要进行约简处理。“某某公司”名称如果太长，可以使用简称，改成“关于某某公司授信及贷款的请示（或批复）”就可以了。大家回去以后可以多参考上级行和政府文件进行理解和把握，相信会有所帮助。

　　第二，抬头（主送机关）并不简单。这里说抬头并不简单主要有两层意思，一是新的组织架构越来越复杂，行文是否规范与准确使用抬头有很大关系。对大多数文稿来说，无特别指代，抬头一般都是格式化的，很简单，如“省分行营业部，各二级分行，各直管市支行”等等，抬头依据行文内容要求的主要对象而定。但也有一些特殊情况下的行文抬头需要特殊把握，如在处理机关内部的党务工作、特定的业务工作以及在处理与政府部门、监管部门的关系需要行文时，都可能出现一些特殊要求，应符合公文规范。二是抬头一经确定，客观上就给出并限制了正文的表达方式或范围，也就是说，抬头一经确定，一般情况下，在正文中就没有必要再出现抬头已经指代明确的对象，如“各行要……”、“各行必须……”、“全行……”之类的提示。我们注意到，在不少行的工作报告如行长报告中也存在类似的问题。如行长报告，本来就是讲给下级行听的，如无对特别对象的要求，没有必要重复指代或提示。当然，有些时候，这种提示可能是必须的，如：政策要求向下延伸或对管理部门有要求时，要提示“各级行要……”、“各部门要……”。还有一种情况就是对某一项特别重要的政策需要强调时，可以进行加重提示，但要尽量少用。这是做到行文简洁一个很重要的方面。

　　第三，导语应该是让人心情愉快的开场白。公文一般有三要件：“为什么”、“是什么”、“干什么（怎么办）”。“是什么”回答文件要解决的主要问题，“干什么”是文件的主体，就是讲政策，导语则是要回答“为什么”。导语中容易出现的问题是：戴大帽子或废话较多、游离主题、轻重不明，让人看到以后别扭且无从下手修改。我们提倡：导语一定要直截了当、直奔主题。发文依据实际上很简单，不要人为地弄复杂了；发文依据还要分清主次，不能把上级行的文件依据排在了次要位置。也有这样的情况，为引导或便于下文分析，导语部分需要对有些情况进行简要分析，但这种分析一定要简洁，不要把一些无关紧要的事儿都放在里面说一说。不少行办公室和省分行机关一些职能部门的同志都有这样的习惯，什么事都想从根上说起，这样很不好。还有一个问题也需要引起注意，就是在正文部分的一些标题下面，又出现一些引导性或说理性的语言，看似要引出下文，实际上没有必要。我们认为除非特别重要的政策出台时，或后面分层次表达需要一个总的要求进行归纳性阐述，一般情况下没有必要再进行引导性的表达。导语是让人心情愉快的开场白，开场白过后就要谈正事，自然也就没有必要在谈正事的时候，又把自己介绍一番。

　　第四，小标题要认真提炼。一般情况下，小标题都要进行提炼，而且，经过提炼的小标题的表达方式要尽可能统一起来。有时候比较简单的、普通的事务性、技术性方面的工作安排可以用平铺的方式，就是直接讲出来而不使用小标题，但最好别出现平铺与经过提炼的小标题在一个大的部分混用的情况。小标题的提炼关键是要把握两点：一是上合主题。小标题不能脱离公文主题而存在，否则，这一部分的表述可能整体都不需要或只需要在引言部分点到为止。二是下盖所要表达的内容，也就是做到文要对题。如果出现小标题后面的文字表达是必需的但已拟定的小标题又不能覆盖，这说明小标题还需要重新提炼。同时，小标题体现的是政策要求，一定要严谨，不能用容易产生歧义的词语；如果小标题代表着比较重要的政策出台，一定要与上级行的“母文件”在提法上保持一致，不要轻易地改变上级行表达政策的词性。同时，还要注意分清主次，哪些先讲，哪些后说，相互之间有没有可能出现交叉，以及不同层次的小标题之间的关系等等，这些问题拟文者和公文把关者一定要心中有数。